组织库中的文件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如何组织库中的文件取决于小组的需要以及存储和搜索信息的首选方式。制定某些计划可以帮助您设置最适合您的组织的结构。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 附带了许多现成的库和库模板。这些库和模板为组织文件提供了良好的起点。

本文内容

Office SharePoint Server 2007 库和库模板

组织文件的方法

向库添加列

创建视图

在库中创建文件夹

Office SharePoint Server 2007 库和库模板

在安装 Office SharePoint Server 2007 时,会为您创建许多库以帮助您保持网站集组织良好。创建哪些库取决于网站集的配置方式。例如,配置了发布功能的网站集包含以下库:

  • 文档库    为每个网站创建此库是为了存储在该网站中的页面上所使用的文档。

  • 图像库    为每个网站创建此库是为了存储在该网站中的页面上所使用的图像。

  • 页面库    为每个网站创建此库是为了存储该网站中的页面。

  • 网站集文档库    创建此库是为了存储在整个网站集中使用的文档。

  • 网站集图像库    创建此库是为了存储在整个网站集中使用的图像。

  • 样式库    创建此库是为了存储自定义 XSL 样式和级联样式表。

库模板是另一种方法该Office SharePoint Server 2007可帮助您组织您的文件。通过使用库模板,您可以轻松地创建设计支持特定类型的文件,并启用特定库功能的库。有关Office SharePoint Server 2007库模板的详细信息,请参阅文章库模板在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中可用

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组织文件的方式

库具有多种功能,可以帮助您处理一个库中的多个文件。不过,多个库可能更适合您的组织。

在一个库中存储多个文档

您可能需要一个大型库来满足多种不同需要。例如,同一个小组可能要完成若干个项目,或者多个小组要共同完成一个项目。

在下列情形下,请考虑使用单个库:

  • 小组需要查看有关同一组文件的摘要信息或者不同视图。例如,经理可能希望查看按部门或截止日期分组的所有文件。

  • 用户希望在网站上的同一位置中搜索文件。

  • 您希望向文件应用相同的设置,例如跟踪文件的版本或要求审批。

  • 正在使用库的各小组具有相似的特征,例如相同的权限级别。

    注意: 可以将独有权限级别应用到特定文件,但是如果权限级别差别很大,请考虑使用多个库。

  • 您希望对有关电子表格中的文件的信息进行分析或接收有关文件的合并更新。

    注意: 您可以使用 RSS 技术在某些情况下(如库中所存储的文件发生更改时)获得有关库中任何更改的提示。RSS 源使工作组成员可以查看已更改文件的合并列表。

下面是查看和管理同一个库中的文件的一些方式:

  • 添加列   为了帮助您查明最重要的数据,并以不同的方式查看数据的组,您可以向库添加列。列在库页的顶部显示为标题,如"部门名称"或"截止日期"。您可以使用列标题进行排序和筛选库中的文件。

  • 创建视图   如果您的组中的人员经常需要显示的数据以某种方式,您可以使用视图。在视图中,列用于排序、 分组、 筛选和显示的数据。

  • 创建文件夹    如果库中包含可按逻辑分组的许多文件,则可以在库中使用文件夹创建这些组。文件夹可以帮助用户以熟悉的方式浏览和管理文件。Office SharePoint Server 2007 提供了树视图,这样用户便可以通过与使用硬盘上的文件夹类似的方式来浏览他们的网站和文件夹。

  • 设置多个模板    如果在库中设置多个内容类型,则可以在同一个库内创建不同类型的默认模板,例如销售合同、营销演示文稿和预算工作表。内容类型使得多个库更具灵活性和一致性。  

创建多个库

当要存储和管理的若干组文件之间或者处理文件的小组之间有明显差别时,可能需要创建多个库。

在下列情形下,请使用多个库:

  • 要存储和管理的文件类型不同,并且不希望用户经常一起查看文件摘要或搜索文件。

  • 使用文件的用户组不同,并且具有差别显著的权限级别。

  • 需要为不同的文件组应用不同的设置,例如,版本控制或审批。

  • 不需要将文件放在一起进行分析或者接收有关文件的合并更新。

  • 希望为创建新文件提供多组不同的选项,或者希望库的“新建”菜单上的选项按不同的顺序显示。

使用下面列出的方法可以高效地处理多个库:

  • 设置网站模板和栏    如果您的组织希望在各个库之间设定一致的设置,可以设置网站模板和网站栏。可以在多个库间共享设置,这样就无需每次重新创建设置。

  • 向其他位置发送文件    如果希望文件在多个库中都可用,可以将该文件存储在一个库中,然后向其他库发送它的副本。可以选择在更改原始文档时获得更新该文档的任何副本的提示。

  • 创建库模板    如果希望为多个库设定某些统一的设置或者在多个库中重复使用特征,可以将库保存为模板。当单击“网站操作”菜单上的“创建”时,库模板可作为网站中的选项使用。

注意: 如果将新文件添加到包含早期项目文件的库中,可能很难决定是创建新库还是将文件添加到现有库中。各种情况都有所差异,但是如果认为有时会需要将所有文件放在一起进行分析或管理,则可考虑将文件添加到现有库中。可以使用栏、筛选器和视图,以便只有最近使用的文件才显示在默认视图中。

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向库中添加栏

默认情况下,库跟踪文件的名称以及有关文件状态的信息,例如,该文件是否已签入。可以指定其他栏(如部门名称或项目编号),用于协助您所在的小组对文件进行分类和跟踪。库的大部分视图都可以通过添加栏的方式创建。

创建栏时有几种栏类型可供选择,包括单行文本、选项的下拉列表、通过其他栏计算得出的数值,甚至还包括网站上人员的姓名和照片。

注意: 下面的过程从要向其中添加栏的库的库页面开始。如果该库尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。如果库的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  1. 设置菜单 设置菜单 中,单击创建栏

  2. “名称和类型”部分中,在“栏名”框中键入所需的名称。

  3. “此栏中的信息类型为”下,选择您要在栏中显示的信息类型。

  4. “其他栏设置”节的“说明”框中键入说明,这有助于用户了解对应栏的用途以及该栏应包含的数据。 该说明是可选的。

  5. 根据所选的栏类型,在“其他栏设置”部分中可能会显示更多选项。选择所需的其他设置。

  6. 将列添加到默认视图,用户在您的网站上自动看到首次打开列表或库时,单击添加到默认视图

  7. 单击“确定”。

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创建视图

可以使用视图查看最重要的文件或最适合某种用途的文件。例如,可以为最近创建的文件、某个特定部门的文件或者某个特定用户创建的文件创建视图。创建了视图后,当您查看库时该视图始终可用。

“视图”菜单上的视图

查看库中的文件时,可以通过指向栏名,然后单击该名称旁边的下箭头,来临时对文件进行排序或筛选。如果需要以某种特定方式查看文件,这样做将非常有用,但是下次查看库时必须重复这些步骤。

对列表或库中的项目排序

如果您希望以特定方式经常查看的文件,您可以创建视图。您可以使用此视图使用库的任何时间。创建视图时,将它添加到库的视图菜单 视图菜单

库可以有个人视图和公共视图。任何人都可以创建个人视图,从而以某种特定方式查看文件,或者仅筛选出他们要查看的文件。如果您有设计网站的权限,则可以创建公共视图(任何人查看库时都可以使用该视图)。还可将任意公共视图设置为默认视图,以便用户可以自动看到库的该视图。

另外,在设计网站时,可以通过使用不同视图的 Web 部件链接到不同的视图或设计页面。

如果小组成员在移动设备上查看库,则可以创建移动视图,移动视图有一些限制(例如一个视图中显示的项目数),并且针对移动设备的带宽和某些限制因素进行优化。有关创建视图的详细信息,请在“请参阅”部分中查找指向这些信息的链接。

下面是创建标准类型的视图的过程。对于某些其他类型的视图,可以选择的选项可能会有所不同,但是创建视图的基本步骤是相似的。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 设置菜单 设置菜单 中,单击创建视图

  3. “选择视图格式”下,单击要创建的视图的类型。多数情况下,您会单击“标准视图”,但是在某些特定情况下(例如,创建报告时)也可能选择其他视图。

  4. 视图名称框中,键入您的视图,如 Sorted 按姓氏的名称。

  5. 如果要将此视图设为库的默认视图,请选中“将此项设为默认视图”复选框。只可以将公共视图设为默认视图。

  6. 访问群体部分中,在视图访问群体,下选择您是否要创建只有您可以使用个人视图或其他人可以使用的公共视图。

  7. 在“”部分可以选择相应的复选框,显示或隐藏列。在列名称旁,输入视图中该列的顺序号。

  8. “排序”部分中,选择是否对文件排序以及如何排序的相关选项。可以使用两个栏进行排序。例如,可以首先按作者排序,然后按每位作者的文件名排序。

  9. “筛选”部分中,选择是否筛选文件以及如何筛选文件的有关选项。筛选后的视图会向您显示所选的一小部分文件,例如仅显示特定部门创建的文件或仅显示状态为“已批准”的文件。

  10. “分组依据”部分中,可以对某部分中具有相同值的项目进行分组,例如按照各个作者对文档部分进行展开或折叠。

  11. 在“汇总”部分中,可以统计栏中的项目数,例如问题总数。在某些情况下,还可以汇总或提取其他信息,例如平均值。

  12. 在“样式”部分,选择视图要使用的样式,例如加阴影的列表,列表中每隔一行加阴影。

  13. 如果库具有文件夹,则可以创建不包含这些文件夹的视图。有时也称为无层次视图。要查看处于同一级的所有文件,请在“文件夹”部分中单击“显示所有项目,但不显示文件夹”

  14. 可以限定在库中可以查看的文件数或者在同一页面上可以查看的文件数。如果您为移动设备创建视图,则这些设置尤为重要。在“项目限制”部分中,选择所需的选项。

  15. 如果计划在移动设备上查看库,则请在“移动”部分中选择所需的选项。

  16. 单击“确定”

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在库中创建文件夹

如果一个库内具有多种不同类型的文档或者不同的内容,则可以创建文件夹以帮助您组织内容。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 新建菜单 “新建”菜单 ,单击新建文件夹

    注意: 创建库的用户可能已指定不能在库中创建文件夹。如果是这种情况,则“新建文件夹”命令不可用。

  3. 键入文件夹的名称,然后单击“确定”

提示: 如果您有带文件夹的多个库,并且小组中的用户希望像浏览他们的硬盘那样浏览库,则您的小组可能希望让网站能够使用树视图。可以使用树视图展开、折叠并轻松导航文件夹。如果您有设计网站的权限,则可以在“网站设置”页上的“导航选项”中启用树视图。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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