组织列表中的项目

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

组织列表的方式取决于小组的需要以及存储和搜索信息的首选方式。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 附带了许多现成的列表和列表模板。这些列表和模板为组织列表项提供了良好的起点。

本文内容

Office SharePoint Server 列表和列表模板

组织列表的方式

向列表添加列

创建视图

选择其他视图

向列表中添加文件夹

Office SharePoint Server 列表和列表模板

在安装 Office SharePoint Server 2007 时,会为您创建许多列表。所有这些列表都共享同一基本功能集,但每个列表又是根据特定组织的需要而定制的。例如,“可重用内容”列表可存储包含 HTML 或文本内容及可插入网页中的项目。此外,“可重用内容”列表还支持自动更新,以便对此列表中各项目的更改可以自动应用于使用这些列表项的网页。

列表模板是另一种方法该Office SharePoint Server 2007可帮助您保持有序。通过使用列表模板,您可以轻松地创建设计为支持特定类型的项目,并启用特定列表功能的列表。有关Office SharePoint Server 2007列表模板的详细信息,请参阅文章Office SharePoint Server 2007 中提供的列表模板

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组织列表的方式

下面是一些可用来组织列表和列表项的方式:

  • 添加栏    要帮助您的小组确定最重要的项目,可以向列表中添加栏。如果要收集有关每个列表项的附加信息(例如部门名称或员工姓名),可能还要添加更多个栏。

    如果列表中有多个项目,可以考虑为某些栏编制索引,以便提高查看多个项目或切换视图时的性能。此功能不会更改项目的组织方式,但可以使组织更加方便地在一个列表中存储大量项目。但索引会占用更多数据库空间。有关详细信息,请与管理员联系。

  • 创建视图    如果小组中的人员经常需要以某种特定方式查看数据,则可使用视图。视图使用栏对数据进行排序、分组、筛选和显示。您还可以选择每个视图中同时显示的项目数。例如,根据使用偏好和连接速度,用户可以浏览每页 25 或 100 个列表项的列表。

    视图为您提供在列表中存储大量项目的灵活性,但在特定时间只显示所需的子集,例如只显示本年度张贴的问题,或只显示日历中的当前事件。您可以创建只供您使用的个人视图,如果您有修改列表的权限,还可以创建供所有人使用的公共视图。

  • 创建文件夹    如果列表所有者允许创建文件夹,则可以向大多数类型的列表中添加文件夹。如果列表项可按特定方式划分(例如按项目或按组),这种方法非常有用。文件夹可以帮助用户更轻松地浏览和管理列表项。Office SharePoint Server 2007 提供了树视图,这样人们便可以通过与使用硬盘上的文件夹类似的方式来浏览他们的网站和文件夹。例如,每个部门可以有自己的文件夹。

    • 在网站间以一致的方式使用列表   如果您的组使用多种类型的列表,您可以使用内容类型、 网站栏和模板跨多个列表添加一致性。这些功能使您能够重复使用有效的方法中的设置和列表结构。例如,您可以创建客户服务问题,指定某些列 (如客户联系人) 的内容类型和内容类型的业务流程。另一个示例创建具有部门下拉列表的网站列部门名称。您可以重复使用多个列表,以确保名称始终显示相同的方式在每个列表中的列。

      另请参阅部分找到有关内容类型、 网站栏和列表模板的详细信息的链接。

尽管可以通过多种方式使用列表的功能,但使用方式取决于列表的大小和数量以及组织的需要。

在一个列表中存储多个项目

您可能需要一个大型列表来满足多种需要。例如,组织内可能有大量技术问题需要跟踪,并且这些问题可能适用于多个项目和小组。

在下列情形下,请使用单个列表:

  • 小组需要查看有关列表项的摘要信息或同一组项目的不同视图。例如,经理可能要查看组织内所有技术问题的进度或查看在相同时间段内提交的所有问题。

  • 用户希望在网站上的同一位置中浏览或搜索问题。

  • 您希望向列表项应用相同的设置,例如跟踪版本或要求审批。

  • 处理列表的小组具有相似的特征,例如相同的权限级别。可以将独有权限应用到特定的列表项,但是如果权限级别差别很大,请考虑使用多个列表。

  • 希望对有关列表的信息进行分析或接收列表的合并更新。可通过使用 RSS 技术在列表项更改时接收通知或查看列表的更改。RSS 源使工作组成员可以查看已更改信息的合并列表。

创建多个列表

如果要管理的项目之间或处理项目的用户组之间存在显著差异,可能需要多个列表。

在下列情形下,请使用多个列表:

  • 您认为用户不需要一起提供项目的摘要信息。

  • 处理信息的用户组存在差异并且具有不同的权限级别。

  • 需要对多组项目应用不同设置,例如版本控制或审批。

  • 不需要将项目放在一起进行分析或者接收有关列表的合并更新。

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向列表中添加栏

列表中的信息存储在栏中,例如“职务”、“姓氏”或“公司”等栏。如果需要存储有关列表项的附加信息,可以添加栏,以帮助排序、分组以及创建列表的多个视图。例如,可按截止日期对列表排序,或按部门名称对项目分组。

创建栏时有几种栏类型可供选择,包括单行文本、选项的下拉列表、通过其他栏计算得出的数值,甚至还包括网站上人员的姓名和照片。

注意: 下面的过程从要向其中添加栏的列表的列表页开始。如果该列表尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  1. 设置菜单 设置菜单 中,单击创建栏

  2. “名称和类型”部分中,在“栏名”框中键入所需的名称。

  3. “此栏中的信息类型为”下,选择您要在栏中显示的信息类型。

  4. “其他栏设置”节的“说明”框中键入说明,这有助于用户了解对应栏的用途以及该栏应包含的数据。 该说明是可选的。

  5. 根据所选的栏类型,在“其他栏设置”部分中可能会显示更多选项。选择所需的其他设置。

  6. 将列添加到默认视图,用户在您的网站上自动看到当首次打开列表或库,单击添加到默认视图

  7. 单击“确定”。

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创建视图

可以使用视图查看列表中最重要的项目或最适合某种用途的项目。例如,可以为最近创建的项目、适用于特定部门的项目或由同一用户创建的项目创建视图。

“视图”菜单上的视图

查看大多数列表时,可通过指向栏名,然后单击该栏名旁边的箭头,来临时对项目进行排序或筛选。如果只是偶尔需要以特定方式查看列表项,此操作将非常有用,但是下次查看列表时您还需要重复这些步骤。

对列表或库中的项目排序

如果您希望以特定方式经常查看列表中,您可以创建视图。您可以使用此视图使用列表的任何时间。创建视图时,将它添加到列表视图菜单 视图菜单

列表可以有个人视图和公共视图。任何人都可以创建个人视图,从而可以以某种特定方式查看列表,或者仅筛选出希望查看的列表项。如果您有设计网站的权限,则可创建公共视图,查看列表的任何人都可使用该视图。也可以将公共视图设为默认视图,这样用户便可自动使用该视图来查看列表。

此外,在设计网站时,您可以链接到不同的视图或设计和使用不同的视图的 Web 部件的页面。例如,工作组可能想要链接到显示仅由其工作组成员创建的文档列表的视图。

如果小组成员在移动设备上查看列表,则可以创建移动视图,移动视图有一些限制(例如一个视图中显示的项目数),并且针对移动设备的带宽和某些限制因素进行优化。有关创建视图的详细信息,请在“请参阅”部分中查找指向这些信息的链接。

  1. 如果该列表尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。

    如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  2. 设置菜单 设置菜单 中,单击创建视图

  3. “选择视图格式”下,单击要创建的视图的类型。多数情况下,您将要创建“标准视图”,但在某些特殊情况下(例如,在要创建日历视图或甘特图视图时)也可能选择其他视图。

  4. 视图名称框中,键入您的视图,如 Sorted 按姓氏的名称。

  5. 如果您想要设为默认视图,请选择设为默认视图复选框。您可以将此默认视图仅在其公共视图,且您有权更改列表的设计。

  6. 访问群体部分中,在视图访问群体,下选择您是否要创建只有您可以使用个人视图或其他人可以使用的公共视图。

  7. 在“”部分可以选择相应的复选框,显示或隐藏列。在列名称旁,输入视图中该列的顺序号。

  8. “排序”部分中,选择是否要对列表项进行排序以及如何排序。可以使用两个栏进行排序,例如,先按姓氏排序,再按名字排序。

  9. “筛选”部分中,选择是否要筛选列表项以及如何筛选。经过筛选的视图将显示更少的列表选定内容,例如只显示由特定部门创建的项目或具有“批准”状态的项目。

  10. 在“分组依据”部分中,可以将具有相同值的项目分到它们自己的分区中,例如可以将特定作者编写的文档分在可扩展分区中。

  11. 在“汇总”部分中,可以统计栏中的项目数,例如问题总数。在某些情况下,还可以汇总或提取其他信息,例如平均值。

  12. 在“样式”部分,选择视图要使用的样式,例如加阴影的列表,列表中每隔一行加阴影。

  13. 如果列表中包含文件夹,可以创建不包括文件夹的视图,这有时候称为无层次视图。要查看处于同一级的所有列表项,请单击“显示所有项目,但不显示文件夹”。 

  14. 可以限定在列表中可以查看的项目数或者在同一页上可以查看的项目数。如果您为移动设备创建视图,则这些设置尤为重要。在“项目限制”部分中,选择所需的选项。

  15. 如果计划在移动设备上查看列表,请在“移动”部分中选择所需的选项。

  16. 单击“确定”。

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选择其他视图

有些列表附带了多个视图,您也可以创建其他视图。如果有不同视图可用,则可使用“视图”菜单在不同视图之间进行切换。

  1. 如果该列表尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。

    如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  2. 视图菜单 视图菜单 中,单击所需的视图。

    提示: 要对现有的视图进行更改,请单击“视图”菜单,然后单击“修改此视图”

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向列表中添加文件夹

如果有多种类型的列表项,则可以添加文件夹以帮助您组织列表。

  1. 如果该列表尚未打开,则请在“快速启动”栏上单击其名称。

    如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  2. 新建菜单 “新建”菜单 ,单击新建文件夹

    如果创建列表的用户指定不能在该列表中创建文件夹,“新建文件夹”命令将不可用。

  3. 键入文件夹的名称,然后单击“确定”

提示: 如果有多个具有文件夹的列表,或者小组中的用户喜欢像浏览他们的硬盘那样浏览列表,则您的小组可能要启用树视图。通过树视图,可以展开、折叠和轻松浏览文件夹。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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