管理 Office 365 中的非活动邮箱

通过 Office 365 可保留已删除邮箱的内容。此功能称为“非活动邮箱”。借助非活动邮箱可在之前的员工离开组织后保留他们的电子邮件。如果在删除相应的 Office 365 用户帐户之前,向邮箱应用“诉讼保留”或 Office 365 保留策略(创建于 Office 365 安全和合规性中心该邮箱会变为非活动邮箱。非活动邮箱的内容会在邮箱变为活动状态之前对邮箱应用的保留期间内进行保留。这使得管理员、合规专员或记录管理员可使用 安全和合规性中心 中的“内容搜索”来搜索并导出非活动邮箱的内容。非活动邮箱无法接收电子邮件,也不显示在组织的共享通讯簿或其他列表中。

内容

创建非活动邮箱

管理非活动邮箱

注意: 我们推迟了创建新的就地保留以使邮箱处于非活动状态的截止日期(2017 年 7 月 1 日)。但今年晚些时候或明年初,用户将不能在 Exchange Online 中创建新的就地保留。到时候仅可使用诉讼保留和 Office 365 保留策略创建非活动状态的邮箱。但是,现有的就地保留中的非活动邮箱仍受支持,并且用户可继续管理非活动状态邮箱的就地保留。这包括更改就地保留的持续时间,以及通过删除就地保留来永久删除非活动状态的邮箱。

准备工作

  • 要使邮箱变为非活动邮箱,必须向邮箱分配 Exchange Online 计划 2 许可证,这样可以在删除邮箱之前向其应用诉讼保留或 Office 365 保留策略。Exchange Online 计划 2 许可证属于 Office 365 企业版 E3 和 E5 订阅。如果已向邮箱分配 Exchange Online 计划 1 许可证(属于 Office 365 企业版 E1 订阅),则必须向其分配一个单独的 Exchange Online Archiving 许可证,这样才可以在删除邮箱之前向其应用保留。有关详细信息,请参阅 Exchange Online Archiving

  • 删除相应的 Office 365 用户帐户后,与已删除的 Exchange Online 邮箱关联的许可证将可用。然后可分配该许可证给另一个用户。

  • 如果在删除邮箱之前未向其应用诉讼保留或 Office 365 保留策略,则不会保留或发现邮箱的内容。但删除的邮箱可在删除后 30 天内恢复,但是如果未恢复,则 30 天后将永久删除该邮箱及其内容。

  • 有关诉讼保留的详细信息,请参阅就地保留和诉讼保留。有关 安全和合规性中心 中 Office 365 保留策略的详细信息,请参阅 Office 365 中的保留策略概述

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创建非活动邮箱

使邮箱变为非活动包含两个步骤:1) 将邮箱置于“诉讼保留”状态或向其应用 Office 365 保留策略,2) 然后删除邮箱或相应的 Office 365 用户帐户。邮箱变为非活动之后,它的内容会一直保留,直到删除保留或保留策略。

步骤 1:将邮箱置于诉讼保留状态或应用 Office 365 保留策略。

通过将邮箱置于诉讼保留状态或应用 Office 365 保留策略,可在删除邮箱前保留其中的内容。这两种类型的保留将保留所有邮箱内容,包括已删除的项目和已修改项目的原始版本。已删除和修改的项目会在非活动邮箱中保留指定时间,或保留到通过删除应用于非活动邮箱的保留或保留策略,永久删除非活动邮箱。

如果已对某邮箱应用保留,或者如果已向邮箱应用 Office 365 保留策略,则只需如步骤 2 中所述,删除相应的 Office 365 用户帐户即可。

有关将邮箱置于诉讼保留状态或应用 Office 365 保留策略的分步过程,请参阅:

注意: 对于诉讼保留和 Office 365 保留策略,可创建一个无限期保留或有时限性的保留。在无限期保留中,非活动邮箱的内容将永久保留,或直到保留被删除或保留持续时间被更改。删除保留或保留策略(假定已在 30 天之前删除了邮箱)之后,非活动邮箱将标记为永久删除,也不会再保留或不能再发现邮箱中的内容。在有时限性的保留或 Office 365 保留策略中,可指定保留的时间段。这个时间段以每个项目为基础,从邮箱项目接收或创建之日算起。在邮箱项目的保留期过期后,该项目被移动到或位于非活动邮箱中的“可恢复项目”文件夹中,那么已删除项目保留期过期后,它会从非活动邮箱中永久删除(清除)。

步骤 2:删除邮箱

将邮箱置于保留或向其应用 Office 365 保留策略后,下一步是删除邮箱。删除邮箱的最佳方式是在Office365AdminCenter 删除相应的 Office 365 用户帐户。有关删除 Office 365 用户帐户的信息,请参阅从组织中删除用户

注意: 还可在 Exchange Online 中使用 Remove-Mailbox cmdlet 删除邮箱。有关详细信息,请参阅删除或还原 Exchange Online 中的用户邮箱

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管理非活动邮箱

以下各节介绍创建非活动邮箱后可执行的操作。

查看非活动邮箱列表

搜索并导出非活动邮箱的内容

更改非活动邮箱的保留期

恢复非活动邮箱

将非活动邮箱的内容还原到另一个邮箱

删除非活动邮箱

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查看非活动邮箱列表

若要查看组织中非活动邮箱的列表,请执行以下操作:

  1. 转到 https://protection.office.com/ 并使用 Office 365 组织中的管理员帐户凭据登录。

  2. 在安全与合规中心的左侧窗格中,单击“数据管理”>“保留”。

  3. 在“保留”页面上,单击“更多导航栏省略号 ,然后单击“非活动邮箱”。

    在“保留”页面上,单击“更多”,然后单击“非活动邮箱”,以显示非活动邮箱列表

    随即显示“非活动邮箱”页面。请注意,显示的是组织中非活动邮箱的总数。

    将显示组织中所有非活动邮箱的列表

或者,可在 Exchange Online PowerShell 中运行以下命令,以显示非活动邮箱列表。

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

还可运行以下命令,将非活动邮箱列表导出到 CSV 文件。此示例中,在当前目录中创建 CSV 文件。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

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搜索并导出非活动邮箱的内容

可通过使用 安全和合规性中心 中的“内容搜索”工具来访问非活动邮箱的内容。搜索非活动邮箱时,可以创建关键字搜索查询搜索特定的项目或者返回整个非活动邮箱的内容。可预览搜索结果或将搜索结果导出到 Outlook 数据 (PST) 文件或导出为单独的电子邮件。有关搜索邮箱和导出搜索结果的分布过程,请参阅下列主题:

更改非活动邮箱的保留期

在邮箱变为非活动邮箱后,可更改对非活动邮箱应用的保留或 Office 365 保留策略的持续时间。有关分步过程说明,请参阅更改 Office 365 中非活动邮箱的保留期

恢复非活动邮箱

如果之前的员工返回组织,或者如果某位新员工要接替离职员工的工作职责,则可恢复非活动邮箱的内容。恢复非活动邮箱时,邮箱会转换为一个新邮箱,将保留非活动邮箱的内容和文件夹结构,并将邮箱链接到新用户帐户。恢复后,非活动邮箱不再存在。有关恢复非活动邮箱时的分步过程说明和所发生情况的详细信息,请参阅恢复 Office 365 中的非活动邮箱

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将非活动邮箱的内容还原到另一个邮箱

如果另一名员工接替之前员工的工作职责,或者如果另一个用户需要访问非活动邮箱的内容,可将非活动邮箱的内容还原(或合并)到某个现有邮箱。还原非活动邮箱时,内容将复制到另一个邮箱。非活动邮箱将保留,并且仍保留非活动状态。仍可以使用电子数据展示搜索非活动邮箱,可以将其内容还原到另一个邮箱,也可以在以后将其恢复或删除。有关分步过程说明,请参阅还原 Office 365 中的非活动邮箱

删除非活动邮箱

如果不再需要保留非活动邮箱的内容,可以通过删除应用于非活动邮箱的保留或 Office 365 保留策略,永久性地删除非活动邮箱。如果距离邮箱删除日期已过去 30 多天,则会在删除保留后将此邮箱标记为永久删除,并且无法恢复。如果距离邮箱删除日期还不到 30 天,则仍可以在删除保留或保留策略后恢复此邮箱。有关删除保留或 Office 365 保留策略来永久删除非活动邮箱的分步过程,请参阅删除 Office 365 中的非活动邮箱

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