管理邮箱大小

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你是否收到每周甚至每天的消息, 警告你即将用尽邮箱空间? 邮箱清理是一种可用于剪裁邮箱大小的一次性停止清理工具。

  1. 在Outlook 中, 选择 "文件>工具" > "邮箱清理"。

    邮箱清理

  2. 请执行以下任一操作:

    • 查看邮箱和其中的单个文件夹的总大小。

    • 查找早于特定日期或大于特定大小的项目。

    • 使用自动存档对项目进行存档。

    • 查看 "已删除邮件" 文件夹的大小并清空 "已删除邮件" 文件夹。

    • 查看 "冲突" 文件夹的大小并删除此文件夹。

保持邮箱精益的最佳做法

如果你的电子邮件存储在电子邮件服务器 (如Exchange ) 上, 当你的邮箱达到上限时, 你的管理员可能会开始限制功能。 例如, 在 90 MB, 您可能会收到警告, 在 100 MB, 您可能无法发送电子邮件, 并且在 110 MB 您可能无法接收电子邮件。

下面是一些在控制中保留邮箱大小的方法:

  • 存档较旧的项目-移动要保留到存档中的旧项目。 你可以创建一个单独的Outlook 数据文件 (.pst), 你可以在需要时从Outlook 中打开它。 默认情况下, Outlook 自动按固定间隔对项目进行存档。 您还可以在需要时手动存档项目。 这样, 您可以决定要存档哪些项目、何时存档它们以及存储它们的位置。

    注意: 如果看不到 "存档" 命令, 则您的组织可能已关闭该功能。

  • 清空 "已删除邮件" 文件夹-经常清空 "已删除邮件" 文件夹, 确保不会保留不需要的邮件。

  • 清空 "垃圾邮件" 文件夹-定期清空 "垃圾邮件" 文件夹以保存实际需要的邮件的收件箱空间。

  • 将附件存储在邮箱外-随着时间的推移, 附件将会占用大量空间。 对于要保留的附件, 请考虑将其保存到团队网站、 OneDrive 或计算机上的文件夹。

  1. 在Outlook 中, 选择 "文件>清理工具" > "邮箱清理"。

    邮箱清理工具

  2. 请执行以下任一操作:

    • 查看邮箱和其中的单个文件夹的总大小。

    • 查找早于特定日期或大于特定大小的项目。

    • 使用自动存档对项目进行存档。

    • 查看 "已删除邮件" 文件夹的大小并清空 "已删除邮件" 文件夹。

    • 查看 "冲突" 文件夹的大小并删除此文件夹。

保持邮箱精益的最佳做法

如果你的电子邮件存储在电子邮件服务器 (如Exchange ) 上, 当你的邮箱达到上限时, 你的管理员可能会开始限制功能。 例如, 在 90 MB, 您可能会收到警告, 在 100 MB, 您可能无法发送电子邮件, 并且在 110 MB 您可能无法接收电子邮件。

下面是一些在控制中保留邮箱大小的方法:

  • 存档较旧的项目-移动要保留到存档中的旧项目。 你可以创建一个单独的Outlook 数据文件 (.pst), 你可以在需要时从Outlook 中打开它。 默认情况下, Outlook 自动按固定间隔对项目进行存档。 您还可以在需要时手动存档项目。 这样, 您可以决定要存档哪些项目、何时存档它们以及存储它们的位置。

    注意: 如果看不到 "存档" 命令, 则您的组织可能已关闭该功能。

  • 清空 "已删除邮件" 文件夹-经常清空 "已删除邮件" 文件夹, 确保不会保留不需要的邮件。

  • 清空 "垃圾邮件" 文件夹-定期清空 "垃圾邮件" 文件夹以保存实际需要的邮件的收件箱空间。

  • 将附件存储在邮箱外-随着时间的推移, 附件将会占用大量空间。 对于要保留的附件, 请考虑将其保存到团队网站、 OneDrive 或计算机上的文件夹。

你可以使用 "邮箱清除" 工具, 该工具允许你查看邮箱和单个文件夹的大小。 您还可以将旧项目存档到存档个人文件夹文件 (.pst), 并清空 "已删除邮件" 文件夹。

  1. 在 "工具" 菜单上, 单击 "邮箱清除"。

  2. 请执行以下任一操作:

    • 若要查看邮箱和邮箱内单个文件夹的总大小, 请单击 "查看邮箱大小"。

    • 若要查找旧项目, 请选择 "查找早于 n 天的项目", 输入1到999之间的数字, 然后单击 "查找"。

    • 若要查找大型项目, 请选择 "查找大于 n kb 的项目", 输入一个介于1和9999之间的数字, 然后单击 "查找"。

    • 若要将邮箱中较旧的项目移至存档个人文件夹文件 (.pst), 请单击 "自动存档"。 存档 .pst 文件的默认文件夹是 c:\Documents 和 Settings\user name\Local Settings \ Application Data\Microsoft\Outlook.

    • 若要查看 "已删除邮件" 文件夹的大小, 请单击 "查看已删除邮件的大小"。

    • 若要清空 "已删除邮件" 文件夹, 请单击 "清空"。

    • 若要查看 "冲突" 文件夹的大小, 请单击 "查看冲突大小"。

    • 若要删除 "冲突" 文件夹中的内容, 请单击 "删除"。

减小个人文件夹文件 (.pst) 的大小

如果从个人文件夹文件 (.pst) 中删除项目, 则当您不使用计算机且 Outlook 正在运行时, 该文件会在后台自动压缩。 如果要立即减小文件的大小, 可以强制执行压缩。 压缩数据文件的过程可能需要几分钟。

  1. 在 "文件" 菜单上, 单击 "数据文件管理"。

  2. 单击要压缩的数据文件, 然后单击 "设置"。

  3. 单击 "立即压缩"。

注意: 压缩 .pst 文件后, 您无需退出 Outlook。

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减小脱机文件夹文件 (.ost) 的大小

如果您删除了大量项目, 则减小脱机文件夹文件 (.ost) 文件的大小可能会提高性能。 此过程不会删除保存在服务器上的任何项目。

  1. 删除不想保留的任何项目, 然后清空 "已删除邮件" 文件夹。

  2. “工具”菜单上,单击“帐户设置”

    缺少 "帐户设置" 命令。

    "帐户设置" 命令位于Microsoft Office Outlook 2007 中的 "工具" 菜单上。 如果您使用的是早期版本的 Outlook, 则以下说明不适用。 使用该产品附带的帮助。 如果你正在使用的程序的标题栏显示 Microsoft Outlook Express, 则你使用的程序与 Outlook 不同。 请参阅 Outlook Express 中的帮助以获取帮助。

  3. 在列表中, 选择 " Microsoft Exchange Server", 然后单击 "更改"。

  4. 单击“其他设置”。

  5. 单击 "高级" 选项卡, 然后单击 "脱机文件夹文件设置"。

  6. 单击 "立即压缩"。

    注意: 

    • 若要删除联机和脱机文件夹中的项目, 请选择该项目, 然后按 DELETE。

    • 如果在 "缓存 Exchange 模式" 中使用 Exchange 帐户, 则仅从本地 .ost 文件中清除所选文件夹。 如果在 Exchange Server 电子邮件帐户的 "发送/接收" 设置中选择 "文件夹选项", 则服务器上的项目将在下一同步时再次下载到 .ost 文件。

    • 使用 "缓存 Exchange 模式" 时, 默认情况下, 不同步公用文件夹的收藏夹。 如果您选择同步公用文件夹, 则脱机文件夹文件 (.ost) 的大小可能会显著增加。

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