管理邮箱大小

收到的每周甚至每天的邮件或警告时即将用完邮箱空间?邮箱清理是一个-停止-清理工具可用于剪裁邮箱大小。

  1. 在Outlook,选择文件>清理工具>邮箱清理

    邮箱清理工具

  2. 请执行以下任一操作:

    • 查看邮箱和其中各个文件夹的总大小。

    • 查找早于特定日期或小于特定大小的项目。

    • 使用自动存档的项目进行存档。

    • 查看“已删除邮件”文件夹的大小,并清空“已删除邮件”文件夹。

    • 查看“冲突”文件夹的大小并删除此文件夹。

保留邮箱整洁的最佳做法

如果您的电子邮件存储在Exchange,如电子邮件服务器上您的邮箱达到其上限时您的管理员可能启动限制功能。例如,在 90 MB 可能会收到一条警告,您可能无法发送电子邮件,并在 110 MB 您可能无法接收电子邮件的 100 mb。

下面介绍了控制邮箱大小的几种方法:

  • 存档较旧项目 – 移动您想要保持到存档旧项目。您可以创建您可以从Outlook的随时打开需要单独Outlook 数据文件 (.pst) 。默认情况下, Outlook自动存档以固定间隔的项目。您可以手动存档项目,只要。这样,您可以决定要存档的何时存档它们,以及在何处将其存储的项目。

    注意: 如果看不到存档命令,您的组织可能已经关闭了功能。

  • 清空已删除邮件文件夹-清空已删除邮件文件夹经常以确保您不保留不需要的邮件。

  • 清空垃圾邮件文件夹 -定期清空垃圾邮件文件夹可节省您的收件箱空间实际上想的邮件。

  • 邮箱外部存储附件-为随着时间的推移累计的附件,它们可以占用大量的空间。要保留的附件,请考虑将其保存到工作组网站、 OneDrive,或文件夹在您的计算机上。

您可以使用邮箱清除工具,使您可以查看您的邮箱和单个文件夹的大小。也可以存档较旧项目到存档个人文件夹文件 (.pst),并清空已删除邮件文件夹。

  1. 工具菜单上,单击邮箱清除

  2. 请执行以下任一操作:

    • 若要查看您的邮箱和其中各个文件夹的总大小,请单击查看邮箱大小

    • 若要查找较旧项目,选择查找早于 n 天的项目,输入一个介于 1 和 999 之间,然后单击查找

    • 若要查找大型项目,请选择查找大于 n 千字节、 输入一个介于 1 和 9999 之间,然后单击查找

    • 要在您的邮箱的较旧项目移到存档个人文件夹文件 (.pst) 中,单击自动存档。存档.pst 文件的默认文件夹是 c:\Documents 和 Settings\user name\Local \local 应用程序 Data\Microsoft\Outlook。

    • 若要查看已删除邮件文件夹的大小,请单击查看已删除项目大小

    • 若要清空已删除邮件文件夹,请单击清空

    • 若要查看冲突文件夹的大小,请单击查看冲突大小

    • 若要删除冲突文件夹的内容,请单击删除

减小个人文件夹文件 (.pst) 的大小

如果从个人文件夹文件 (.pst) 中删除项目,该文件将自动在后台压缩,当您未在使用您的计算机,Outlook 正在运行。如果您想要立即减小文件的大小,您可以强制执行压缩。若要压缩的数据文件的过程可能需要几分钟时间。

  1. 文件菜单上,单击数据文件管理

  2. 单击要压缩,该数据文件,然后单击设置

  3. 单击开始压缩

注意: 无需退出 Outlook 后压缩.pst 文件。

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减小脱机文件夹文件 (.ost) 的大小

如果删除了大量的项目,减少脱机文件夹文件 (.ost) 文件的大小可能会提高性能。此过程不会删除任何服务器保存的项目。

  1. 删除不希望保留,和然后清空已删除邮件文件夹的所有项目。

  2. “工具”菜单上,单击“帐户设置”

    找不到帐户设置命令。

    帐户设置命令位于工具菜单中Microsoft Office Outlook 2007。如果您使用的早期版本的 Outlook,不适用于以下说明。使用该产品附带的帮助。如果您正在使用的程序的标题栏显示 Microsoft Outlook Express,您在使用不是 Outlook 相同的程序。以获得帮助,请参阅在 Outlook Express 的帮助。

  3. 在列表中,选择Microsoft Exchange Server,然后单击更改

  4. 单击“其他设置”。

  5. 单击高级选项卡,然后单击脱机文件夹文件设置

  6. 单击开始压缩

注意: 

  • 若要删除项目从联机和脱机文件夹,请选择该项目,,然后按删除。

  • 如果使用的缓存 Exchange 模式中的 Exchange 帐户,则将从本地.ost 文件清除仅所选的文件夹。在服务器上的项目都将下载再次到.ost 文件在下次同步时,如果在发送/接收设置中的文件夹选项下的 Exchange Server 电子邮件帐户选中该文件夹。

  • 使用缓存 Exchange 模式时,默认情况下不同步公用文件夹收藏夹。如果您选择同步公用文件夹,可能会显著增加脱机文件夹文件 (.ost) 的大小。

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注释: 

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