管理邮箱大小

你是否收到每周甚至每天的消息, 警告你即将用尽邮箱空间? 邮箱清理是一种可用于剪裁邮箱大小的一次性停止清理工具。

  1. 在 Outlook 中, 选择 "文件>工具" > "邮箱清除"。

    邮箱清理

  2. 请执行以下任一操作:

    • 查看邮箱和其中的单个文件夹的总大小。

    • 查找早于特定日期或大于特定大小的项目。

    • 使用自动存档对项目进行存档。

    • 查看 "已删除邮件" 文件夹的大小并清空 "已删除邮件" 文件夹。

    • 查看 "冲突" 文件夹的大小并删除此文件夹。

保持邮箱精益的最佳做法

如果您的电子邮件存储在电子邮件服务器 (如 Exchange ) 中, 当邮箱达到上限时, 您的管理员可能会开始限制功能。 例如, 在 90 MB, 您可能会收到警告, 在 100 MB, 您可能无法发送电子邮件, 并且在 110 MB 您可能无法接收电子邮件。

下面是一些在控制中保留邮箱大小的方法:

  • 存档较旧的项目-移动要保留到存档中的旧项目。 你可以创建一个单独的 Outlook 数据文件 (.pst), 以便你可以在需要时随时从中打开 Outlook 。 默认情况下, Outlook 按固定时间间隔自动存档项目。 您还可以在需要时手动存档项目。 这样, 您可以决定要存档哪些项目、何时存档它们以及存储它们的位置。

    注意: 如果看不到 "存档" 命令, 则您的组织可能已关闭该功能。

  • 清空 "已删除邮件" 文件夹-经常清空 "已删除邮件" 文件夹, 确保不会保留不需要的邮件。

  • 清空 "垃圾邮件" 文件夹-定期清空 "垃圾邮件" 文件夹以保存实际需要的邮件的收件箱空间。

  • 将附件存储在邮箱外-随着时间的推移, 附件将会占用大量空间。 对于要保留的附件, 请考虑将其保存到团队网站、 OneDrive 或计算机上的文件夹中。

  1. 在 Outlook 中, 选择 "文件>清理工具" > "邮箱清理"。

    邮箱清理工具

  2. 请执行以下任一操作:

    • 查看邮箱和其中的单个文件夹的总大小。

    • 查找早于特定日期或大于特定大小的项目。

    • 使用自动存档对项目进行存档。

    • 查看 "已删除邮件" 文件夹的大小并清空 "已删除邮件" 文件夹。

    • 查看 "冲突" 文件夹的大小并删除此文件夹。

保持邮箱精益的最佳做法

如果您的电子邮件存储在电子邮件服务器 (如 Exchange ) 中, 当邮箱达到上限时, 您的管理员可能会开始限制功能。 例如, 在 90 MB, 您可能会收到警告, 在 100 MB, 您可能无法发送电子邮件, 并且在 110 MB 您可能无法接收电子邮件。

下面是一些在控制中保留邮箱大小的方法:

  • 存档较旧的项目-移动要保留到存档中的旧项目。 你可以创建一个单独的 Outlook 数据文件 (.pst), 以便你可以在需要时随时从中打开 Outlook 。 默认情况下, Outlook 按固定时间间隔自动存档项目。 您还可以在需要时手动存档项目。 这样, 您可以决定要存档哪些项目、何时存档它们以及存储它们的位置。

    注意: 如果看不到 "存档" 命令, 则您的组织可能已关闭该功能。

  • 清空 "已删除邮件" 文件夹-经常清空 "已删除邮件" 文件夹, 确保不会保留不需要的邮件。

  • 清空 "垃圾邮件" 文件夹-定期清空 "垃圾邮件" 文件夹以保存实际需要的邮件的收件箱空间。

  • 将附件存储在邮箱外-随着时间的推移, 附件将会占用大量空间。 对于要保留的附件, 请考虑将其保存到团队网站、 OneDrive 或计算机上的文件夹中。

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