管理您的 Access 数据收集答复

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本文介绍如何查看您的数据收集答复,可以验证您的电子邮件的方式处理设置和步骤可用于解决常见的错误消息或答复的问题。

管理数据收集邮件对话框中,可帮助您管理您发送电子邮件收件人和 Outlook 收件箱中收到的邮件的每个答复的两个数据收集邮件。

“管理数据收集邮件”对话框

如果看不到对话框中,执行下列操作以将其打开:

  1. 打开包含您要管理的消息的数据库。

  2. 外部数据选项卡上的收集数据组中,单击管理答复

你要做什么?

查看答复

下面是发送数据集窗体通过电子邮件之后,会发生什么情况。通过单击收件人对消息做出响应答复,完成该窗体,然后单击发送。本节介绍如何可以查看答复和操作是否有不正确处理。是否选择了自动或手动处理答复,您可以手动打开答复或找出谁做出响应。设置答复系列选项的详细信息,请参阅文章,添加数据收集通过电子邮件到 Access 数据库

若要查看的答复,请执行下列操作:

  1. 打开 Microsoft Outlook 2007 或 2010,并浏览到用于存储数据收集答复您指定的文件夹。

    提示: 如果您不记得文件夹的名称,在外部数据选项卡的收集数据组中,单击管理答复。在管理数据收集邮件对话框中,您将在Outlook 文件夹列中的您想要查看其答复的邮件所对应的行中,找到文件夹名称。

  2. 若要在 Outlook 中打开答复,请双击答复。根据发件人已完成,您将看到窗体。

Access 将不处理答复邮件的答复。因此,如果您看到从收件人的一个或多个窗体为空,不完整或完成正确,您必须重新发送原始电子邮件的那些用户,而不是使用答复命令。重新发送数据收集邮件的详细信息,请参阅重新发送数据收集邮件

同样,如果您想要发送给其他人的请求,您必须重新发送原始邮件,而不是将其转发。

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有关自动处理答复验证设置

如果您选择使用自动处理您的答复,请执行下列操作以确保正确处理答复:

  • 对于每个答复、 查看后续标志数据收集状态类别列中的值。

    提示: 如果看不到您的视图中的后续标志数据收集状态类别的列,请使用字段选择器以添加他们。右键单击列标题中,然后单击字段选择器。在字段选择器对话框中,每个字段拖放到现有的列标题的左或向右。

    在 Outlook 文件夹中,如果后续标志设置为数据集操作已成功完成数据集状态列保留为空,并在类别列中存在一个绿色指示器,答复已成功处理。

  • 此外,您可能希望查看目标表,以确保您看到收集的数据存储为新记录或更新到现有记录的内容。

    注意: 您将不能从电子邮件答复中添加数据,如果您的收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向您发送数据收集窗体。

自动处理答复的问题疑难解答

电子邮件收件人可能会报告他们有填写的表单并返回到您为答复发送给他们。但是,您看不到 Access 或 Outlook 中的预期的结果。例如:

  • 看不到在 Access 中的目标表中的数据。不添加新记录后,或不更新现有记录。

  • 在 Outlook 中邮件的数据收集状态列显示一条错误消息或字符串"未处理的消息"。此外,类别列中的消息显示红色方块或为空。

如果您遇到这种类型的问题,请参阅中未自动处理我的数据收集答复的疑难解答步骤。

此外,请参阅将数据添加到 Access 数据库的电子邮件通过收集如果您想要验证您已经正确设置了自动处理。

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手动处理答复

手动处理答复的涉及从 Outlook 开始导出操作。一次只能导出一个答复。避免其数据集状态列设置为使用电子邮件收集数据已成功的答复。此状态指示,答复已成功处理。必须手动处理的答复的数据集状态列设置为未处理的邮件。此列中有一条错误消息的答复具有未自动处理,并将需要一些疑难解答之前,您可以手动将其导出。有关帮助疑难解答,请参阅,不会自动处理我的数据收集答复

  1. 在 Outlook 中,右键单击您想要手动处理的答复。

  2. 单击将数据导出到 Microsoft Office Access

  3. 将数据导出到 Microsoft Access对话框中,查看答复、 的详细信息,然后单击确定以导出。如果导出操作成功,你会看到消息数据已成功导出到数据库。如果操作失败,您将看到消息无法导入数据,由于错误,后面跟有问题导致失败的说明。下表列出了可能会导致导出操作失败的问题。

手动处理答复的问题疑难解答

问题或 列的数据集状态消息

原因

解决方法

当用鼠标右键单击答复时,看不到将数据导出到 Microsoft Access命令。

所选的邮件不是有效的数据收集答复。

删除不是从指定的文件夹的数据收集答复的邮件。

答复不会转到右文件夹中。

仅原始邮件答复将转到指定的文件夹中。

您 (除非您用于邮件的副本已发送邮件文件夹中生成答复) 答复到您自己的邮件和答复一部分的电子邮件用于讨论线程可能会移动到指定的文件夹。

其他可能的原因包括: 未安装 Access,或丢失或损坏的加载项时所需处理答复是。

如果未收到处理一个你自己的答复,填写的窗体中的已发送邮件文件夹中找到已发送的邮件。

如果用户填写的窗体中答复的答复,让用户答复原始邮件。

如果您怀疑加载项是或者丢失或损坏切换到 Outlook 并且完成以下步骤:

  1. 单击选项,然后在Outlook 选项对话框中,单击加载项

  2. 活动应用程序加载项下,确保您看到Microsoft Access Outlook 加载项中的数据收集和发布

如果您看到的条目在已禁用的应用程序加载项下,单击管理框中的箭头,选择禁用项目,,禁用项目对话框中选择Microsoft Access Outlook 加载项的数据收集和发布并单击启用

如果看不到Microsoft Access Outlook 加载项中的数据收集和发布再次尝试安装 Access。

找不到该数据库。找到的数据库,然后手动导入数据。

数据库已被移动到另一个位置,已重命名或删除,或损坏。

将数据库还原为原始位置,然后再试。

正在使用的数据库。

以独占方式打开数据库并不能对数据库进行更改,直到释放独占锁。

请在关闭并在正常模式下打开数据库的独占模式下打开数据库的用户。然后,请尝试手动导出答复。

找不到表、 查询或字段。

目标表或查询已被删除或重命名,或者其结构已修改表单的内容,不能添加到表的方式。

创建缺少目标表和查询,或创建并发送新邮件中的数据集。

窗体是损坏或已修改。

答复中的窗体已损坏,或有人 (收件人或发件人) 修改窗体。

如果收件人修改窗体,请让他们重新发送给您的窗体,然后手动导出答复。

如果原始邮件中的窗体已损坏或不是有效,您必须创建和发送一封新邮件。

找不到完成处理所需信息。

找不到所需映射答复必须更新现有记录的信息。

邮件设置必须与 Outlook 同步。在 Access 中,在外部数据选项卡的收集数据组中,单击管理答复。在管理答复对话框中,选择邮件。在邮件的详细信息,Access 将显示警告框。单击要同步的设置,该警告,然后关闭对话框。切换回 Outlook,然后尝试手动导出答复。

无法添加或更新数据,因为数据会导致仅接受唯一值的字段中的重复值。

索引属性设置为是 (无重复)的字段不能包含重复值。如果已分配给窗体字段的值位于表中的相应字段,该操作将失败。

让收件人发送另一个答复,使用窗体字段中不同的值。

您输入的值不在列表中项目的选项。

这两窗体包括必填的字段查阅值,但用户未指定字段值,或字段的限于列表属性设置为和用户指定的不是在列表中的值。

让收件人填写所有字段后, 重新发送答复或填充外出和窗体中,保存,然后尝试再次导出。

表单字段中的值无效。

收件人在一个或多个字段中输入无效数据。

让收件人填写所有字段后, 重新发送答复或填充外出和保存窗体,然后重试导出。

答复包含您需要填写的表单。完成后,请将其发送到此电子邮件的发件人。

收件人不未填写表单。

让收件人发送填写完表单后的另一个答复。

如果原始邮件未送达某些用户,请尝试重新发送邮件而不是将其转发。有关详细信息重新发送邮件,请参阅重新发送数据收集邮件

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