管理您的信息

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

访问所需的内容和信息以便如期完成工作至关重要。幸运的是,SharePoint Server 2013 和 Office 365 页面顶部的“新闻源”、OneDrive 和“网站”链接可帮助您收集和存储内容和信息,以便您可以从您的桌面和便携设备随时再次快速查找它们。

本文提供了有关在您的 OneDrive for Business 库中和“网站”页面上管理内容的高级指导。但是信息也来自您与其他人的对话。有关管理来自其他人和社交对话的信息的指导,请参阅关注人员以跟踪其活动哪些项目将显示在您的新闻源中?

注意: “新闻源”、OneDrive 和“网站”页面的功能以及对这些页面的访问可能不同于本文的介绍内容,具体取决于您的组织如何设置并自定义了个人网站和配置文件。

本文内容

构建 OneDrive for Business 库

关注对您很重要的文档

标记文档以帮助其他人查找它们

查找对您很重要的文档和网站

管理文档隐私

关注有关您感兴趣的主题的标签

通过添加通知跟踪文档更改

向文档和列表添加评级

共享您的文档

关注您感兴趣的网站

标记网站以帮助其他人查找它们

构建 OneDrive for Business 库

SharePoint 和 Office 365 附带的 OneDrive for Business 库是您的业务 OneDrive 库,您可以在这里存储业务方面的个人文档和媒体文件。

OneDrive for Business 与 OneDrive 类似,不过,OneDrive for Business 库通常位于云中的安全位置或者位于贵公司管理的本地服务器上。您可以根据需要组织您的库和文件。默认情况下,只有您能够查看您的库中的文档和其他内容文件,但是您可以指定希望与其他人共享哪些文档(如果有)。OneDrive for Business 库提供了许多在工作组网站中可用的有用功能,包括评级工具、关注工具以及“标签和注释”工具。

将您的业务文件存储在 OneDrive for Business 中是一种很好的做法,因为它提供了一个用于存储内容、查找所需内容以及共享您和其他人可以协作处理的所选项目的集中位置。

注意: OneDrive for Business 的功能和访问取决于您的组织的自定义设置,可能与本文所述内容有所不同。

您的 OneDrive for Business 库是组织以下内容的好地方:

  • 您创建的文档和其他文件。

  • 个人文档和公司流程。

  • 您希望与他人共同创作的文档。

  • 媒体资产,例如图像、PowerPoint 平台、音乐和视频文件。

要访问您的个人库,请执行以下操作:

  • 在您组织的 SharePoint 和 Office 365 网站顶部单击 OneDrive

    OneDrive 链接

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关注对您很重要的文档

通过关注文档,您可以跟踪对其所做的更改并更轻松地查找文档。关注文档对于您和其他人协作处理的文档(您和其他人共享的文档或者其他人与您共享的文档)特别有用。

当您在快速启动上单击“关注的文档”时,您关注的文档会显示在您的新闻源页面上的“我正在关注”下方和您的 OneDrive for Business 页面上。您可以通过单击省略号 (),然后单击“关注”来在您的 OneDrive for Business 库中关注文档。

标记文档以帮助其他人查找它们

标记允许您将文档与特定兴趣领域相关联(如果贵公司支持标记功能)。例如,您可以将描述公司假期政策的文档标记为 #假期。您可以标记所选文档或添加个人注释或备注,方法是在功能区中单击“标签和注释”工具,然后在文本框中键入关键字。如果您的组织支持标记功能,这些标签将显示为 #关键字,并且将与文档相关联。

有关关键字的详细信息,请参阅查看和设置配置文件

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查找对您很重要的文档和网站

当看到似乎对您有用的文档或网站时,您可以关注文档或关注网站,以便可以再次轻松找到它。

要查找关注的文档,请在 SharePoint 网站或 Office 365 页面顶部,执行下列任一操作:

  • 单击“新闻源”,然后在“我正在关注”下方单击文档上方带圆圈的数字。

  • 单击 OneDrive,然后在快速启动上单击“关注的文档”。

要查找关注的网站,请在 SharePoint 网站或 Office 365 页面顶部,执行下列任一操作:

  • 单击“新闻源”,然后在“我正在关注”下方单击网站上方带圆圈的数字。

  • 单击“网站”。

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管理文档隐私

默认情况下,OneDrive for Business 库中的文档为私有。要更改此条件以便所选人员能够共享特定文档,您需要明确共享文档。您还可以指定获邀访问您文档的人员的读取和编辑权限。要设置文档共享,请单击要共享的文档旁边的“打开菜单”(…),如管理文档隐私所述。

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关注有关您感兴趣的主题的标签

要查看有关您想要深入了解的标记主题的对话,您可以执行以下操作之一:

通过添加通知跟踪文档更改

为文档添加通知允许您在文档被更改、更新或删除时收到通知。通知设置允许您定义接收通知的频率以及通过电子邮件还是短信接收通知。您可以通过单击库中的“文件”选项卡,然后单击“通知我”来为文档添加通知,如创建通知或订阅 RSS 源所述。

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向文档和列表添加评级

如果您拥有一个共享文档库并且想知道哪些内容领域对访问网站的用户最具吸引力,则文档评级将尤其有用。评级还可以帮助访问者决定要查看的文档或项目。当您在 SharePoint 网站上对某个项目评级时,您的关注者将在其新闻源中收到通知(即,如果关注者对文档至少具有“查看”权限,并且您的新闻源设置允许此访问)。要允许网站访问者和参与者在您的网站上对库和列表项进行评级,您需要向网站添加该功能。

有关如何向文档和列表添加评级的信息,请参阅向库添加评级功能

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共享您的文档

通过与组织内的所选人员共享文档,您可以针对个人库中的任何文档展开协作。单击要共享的文档旁边的省略号 (),然后在文档的标注卡中单击“共享”选项,如协作处理文档所述。

关注您感兴趣的网站

您可以关注 SharePoint 网站以查看在“网站”页面上列出的 Web URL。关注网站后,该网站的新闻源上的文章会聚合到您的“我正在关注”源中。此外,根据您的新闻源设置,您的关注者的新闻源将显示您正在关注的项目,这是一种扩大影响的好方法。当您关注的人员开始关注相同网站时,您将在您的新闻源中看到该操作的通知。您可能会对此信息感兴趣并重视它,因为这些人员可能是潜在的协作者。

标记网站以帮助其他人查找它们

标记网站有助于您组织对您很重要的网站。它也有助于协作、共享信息,因为关注您的人员将看到您标记了该网站,也可能会发现其重要价值。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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