管理会议工作区网站中的与会者

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会议工作区中的与会者列表跟踪受邀参加会议的用户、他们是否将参加,以及他们希望传达他们参加情况的任何记录(例如,提醒组织者他们将晚到一点时间)。在会议期间或之后,可以更新列表以反映实际参加的用户。

注意: 与会者被自动分配到会议工作区网站的成员组,网站赋予他们在网站上进行查看和参与讨论的权限,除非网站所有者已在您的网站上自定义了权限级别。若要添加或更改其他与会者,您必须是会议工作区网站的所有者或会议组织者。有关详细信息,请与设置或管理网站的人员联系。

本文内容

如何创建与会者列表

使用会议工作区网站添加与会者

编辑会议与会者

删除与会者

与会者列表的创建方法

创建与会者列表的方式取决于设置会议工作区网站的方式。

某些与会议工作区网站兼容的日历和电子邮件应用程序会在您发送会议请求之后,自动更新会议工作区网站中的与会者列表。与会者名称来自于会议请求“收件人”行上列出的内容。

如果与会者是由日历和电子邮件应用程序自动设置,则与会者将获得参与讨论权限级别,该级别将使他们能够查看网页并编辑列表项和文档。权限级别和用户可以执行的操作都是从父网站继承而来,但您可以应用唯一的权限。要这样做,您需要在会议工作区网站的设置中修改高级用户权限。在“请参阅”部分中可找到有关修改权限级别的详细信息的链接。

如果自动授予权限有问题,您会收到一条消息,告诉您在会议工作区网站的什么地方将与会者添加为用户。

您将知道与会者是否是自动设置的,因为他们将出现在会议工作区网站的与会者列表中。有关在与会议工作区网站兼容的日历和电子邮件应用程序中设置会议工作区网站的详细信息,请参阅该应用程序中的“帮助”。

如果您从电子邮件或日历应用程序设置与会者,然后在会议工作区网站中编辑与会者,您可能需要在电子邮件或日历应用程序中更新相关信息。

如果您使用网站来设置会议工作区网站,或者,如果电子邮件或日历应用程序不自动添加与会者,则需要使用网站上的与会者列表来更新与会者。

注释: 

  • 会议工作区网站中可以只有一个与会者列表。如果将另一个与会者 Web 部件添加到会议工作区网站,原始与会者列表的另一个视图(而不是新的与会者列表)会显示。

  • 当您从 Web 浏览器设置了会议工作区网站时,您和其他已经有权访问父网站的与会者将有权访问会议工作区网站,如果继承权限。为了使这种方式,必须输入有效的电子邮件地址 (例如someone@example.com) 或与会者列表中的用户名称 (域 \ 名称)。没有网站访问权限的与会者必须授予权限首先由管理员或网站所有者。

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使用会议工作区网站添加会议与会者

  1. 在主页上的“与会者”列表的底部,单击“管理与会者”

  2. “列表工具”下,单击“项目”

  3. 单击新建项目.

  4. 名称框中,键入人员的姓名单击检查姓名 按钮图像 来确定是否为网站所使用的目录服务中找到该人员的姓名。若要查找您要处理任务的人员,请单击浏览 浏览

  5. “注释”框中,输入可选的注释,比如此人员与会将讨论的项目或状态信息。

  6. “响应”框中,指定该人员是已接受、已拒绝还是暂时接受请求。

  7. 出勤框中,指定是否有人是必需或可选的与会者,或者是会议组织者。

  8. 单击“保存”

  9. 若要返回会议工作区网站,请在顶部导航中单击网站名称。

    注释: 

    • 您和其他与会者在被添加到与会者列表之后是否自动获得会议工作区网站的权限,取决于创建会议工作区网站时所使用的权限设置。

    • 只有会议组织者或网站所有者可以添加其他与会者。

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编辑会议与会者

  1. “与会者”列表底部,单击“管理与会者”

  2. 指向与会者的名称以显示向下箭头。

  3. 单击出现的向下箭头,然后单击“编辑项目”

  4. 更改所需信息,然后单击“保存”

注意: 只有会议组织者、网站所有者或与会者可以更改答复或其他信息。

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删除会议与会者

  1. “与会者”列表底部,单击“管理与会者”

  2. 指向与会者的名称以显示向下箭头。

  3. 单击出现的向下箭头,然后单击“删除项目”

  4. 当系统提示是否要将项目发送到“回收站”时,请单击“确定”

    注释: 

    • 只有会议组织者或网站所有者可以删除其他与会者。

    • 您无法将与会者列表本身从会议工作区网站删除。但是,您可以隐藏该列表以便不显示该列表。有关自定义会议工作区的详细信息,请查看“请参阅”部分。

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