管理会议和与会者

作为演示者,您可以控制会议的所有方面。您可以决定参与者及其可以参与的程度。

查看会议信息

在会议期间,您可以随时查看会议的基本信息,包括:

  • 会议名称

  • 会议日期、开始时间和结束时间

  • 会议 ID

  • 会议密钥

  • 会议中心

  • 加入会议的网址 (URL)

  • 电话会议呼入详细信息

查看会议信息

  • 在主命令栏中,单击“会议”

管理会议参与者

您可以查看会议参与者的列表,并对单个参与者采取相应的操作,例如启动聊天。您还可以在列表中查看每个与会者的当前反馈颜色。

另外,您也可以通过查看“座位表”来查看采用绘图格式的相同信息。但是,您不能在此视图中对参与者执行任何操作。

要对哪些人可以参加会议这一问题施加更严格的控制,请使用“会议厅”

您可以为与会者设置查看参与者列表和“座位表”的权限。

查看会议参与者列表

  1. 在主命令栏中,单击“与会者”

  2. 如有必要,请在“与会者”窗格中单击“查看”,然后单击“列表”

查看座位表

  • “与会者”窗格中,单击“查看”,然后单击“座位表”

管理与会者权限

与会者权限最初由会议组织者设置。作为演示者,您可以调整所有与会者的下列权限:

  • 如果您选择“打印为 PDF 格式”,与会者便可以用 Adobe Acrobat 文件 (PDF) 格式将当前资源保存到他们的计算机中。

  • 如果您选择“查看当前内容”,与会者便可以查看当前未演示的资源。

  • 如果您选择“提出问题”,与会者便可以向演示者发送问题、接收响应以及通过“举手”请求聊天或授予讲席。

  • 如果您选择“注释当前内容”,与会者便可以使用注释工具注释协作幻灯片。

  • 如果您选择“查看与会者列表”,与会者便可以查看会议参与者列表以及每个参与者的当前反馈颜色。

  • 如果您选择“查看座位表”,与会者便可以用图示形式查看与会者列表。

  • 如果您选择“聊天”,与会者便可以参与和其他参与者之间的一对一聊天,或接收演示者提供的讲席。

  • 如果您选择“查看缩略图并导航当前内容”,与会者便可以查看当前资源中的各个幻灯片并在它们之间进行导航。

  • 如果您选择“在当前内容中创建新页”,与会者便可以在当前资源中添加新幻灯片。

  • 如果您选择“使用内容窗格以选择并添加内容”,与会者便可以控制会议的演示文稿内容。

  • “讲义”下,如果您选择“仅下载”,与会者便可以下载演示者或其他参与者提供的讲义。

  • “讲义”下,如果您选择“上载和下载”,与会者便可以上载或下载讲义。(要上载讲义,与会者必须使用基于 Microsoft Windows 的客户端。)

  • “讲义”下,如果您选择“不适用”,那么讲义不可用于会议。

  • “共享便笺”下,如果您选择“不适用”,那么共享便笺不可用于会议。

  • “共享便笺”下,如果您选择“查看和保存”,那么与会者(除了 Live Meeting Web Access 与会者)可以查看会议的“共享便笺”,并可将副本保存到他们的计算机上。

  • “共享便笺”下,如果您选择“查看、保存和编辑”,那么与会者(除了 Live Meeting Web Access 与会者)可以参与创建“共享便笺”,并可将说明保存到他们的计算机上。

更改与会者权限

  1. 在主命令栏中,单击“与会者”

  2. “与会者”窗格中,单击“权限”

  3. “与会者权限”对话框中,进行所需的更改,然后单击“确定”

邀请其他与会者和演示者

在会议期间,您可以通过发送电子邮件来邀请他人参加会议。

邀请新的会议参与者

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“邀请”

  3. “发送电子邮件邀请”对话框中,键入下列信息:

    • 您的电子邮件地址。

    • 您的姓名。

    • 需要在会议中具有演示者特权的所有被邀请者的电子邮件地址。请使用分号分隔多个地址。

    • 需要在会议中具有与会者特权的所有被邀请者的电子邮件地址。请使用分号分隔多个地址。

    • 邀请邮件中的文本。

  4. 单击“发送邀请”

使用会议厅

“会议厅”提供了一种控制流入会议的参与者的方式。在召开大型会议时,此功能特别有用。

使用“会议厅”可带来下列好处:

  • 您可以有选择性地允许意外与会者加入会议。

  • 您可以决定锁定会议,从而使迟到者无法参与。

如果使用“会议厅”,则会在创建会议时生成一个“会议厅”URL。当组织者设置会议时,他或她可以将“会议厅”URL 设置为对未收到 Live Meeting 邀请的人都可用。跟踪此链接的人将进入“会议厅”并在那里等候,直至您(或其他演示者)向他们授予访问会议的权限。

为了帮助跟踪“会议厅”内的活动,您可以选择在参与者进入会议厅时始终都在控制台中接收通知。

组织者必须在设置会议时启用“会议厅”,您才能使用它。

查看会议厅

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“会议厅”

向会议厅中的参与者授予访问权限

  1. “会议厅”中的“与会者”下,单击要授予访问权限的参与者的姓名。

  2. 单击“授予访问权限”

自动向会议厅中的参与者授予访问权限

  • “会议厅”中的“会议厅设置”下,选中“自动向会议厅中的与会者授予访问权限”复选框。

拒绝会议厅中的参与者访问会议

  1. “会议厅”中的“与会者”下,单击要拒绝其访问会议的参与者的姓名。

  2. 单击“拒绝访问权限”

在参与者进入会议厅时接收通知

  • “会议厅”中的“会议厅设置”下,选中“每当新与会者进入会议厅时都发出通知”复选框。

锁定会议

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“锁定”

解除会议锁定

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“解除锁定”

结束会议

作为演示者,您可以通过两种方式离开会议:一种是关闭 Office Live Meeting Web Access 并允许会议在您未参与的情况下继续;另一种是结束包括您在内的所有参与者的会议。

退出会议并允许会议继续

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“退出”

  3. “确认退出会议”对话框中,单击“确定”

结束所有参与者的会议

  1. 在主命令栏中,单击“会议”

  2. “会议”窗格中,单击“退出并结束会话”

  3. “确认结束会话”对话框中,单击“确定”

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