管理中心内的 Office 365 报表 - OneDrive for Business 使用情况

新的 Office 365“报表”仪表板将显示你组织中各 Office 365 产品的活动概述。它让你能够深入研究各产品级报表,以便更细致地了解每个产品内的活动。请查看报表概述主题

例如,仪表板上的 OneDrive 卡提供从 OneDrive for Business 中获取的值的高级视图,可显示组织中所有文件总数和所用存储。可深入研究,了解活跃 OneDrive 帐户的趋势、用户与之交互的文件数,以及使用的存储量。它还提供每个用户的 OneDrive 的详细信息。

注意: 只有 Office 365 中的全局管理员,或 Exchange、SharePoint、Skype for Business 管理员,或报表阅读人员才能查看 Office 365 报表。

如何获取 OneDrive 使用情况报表?

  1. 在 Office 365 管理中心内,从左侧的菜单选择“报表”,然后选择“使用情况”或单击“报表”小组件。

    查看新的 Office 365 活动报表
  2. 使用左上方的“选择报表”下拉菜单,然后选择“OneDrive 使用情况”。

    选择报表

OneDrive 使用情况报表说明

可以通过查看“帐户”、“文件”和“存储空间”视图来了解 OneDrive for Business 使用情况。

OneDrive 使用情况报表

1

OneDrive 使用情况”报表显示过去 7 天、30 天、90 天或 180 天的变化趋势。但单击报告中的某一天后,表 (7) 会显示距当前日期(而非报告生成日期)28 天内的数据。

2

每个报表包含此报表的生成日期。报表通常反映活动时间的 24 至 48 小时延迟。

注意: 有时收集数据和处理数据的过程中可能出现无法预计的延迟,这可能会推迟报表生成。显示的报表日期始终反映系统已处理报表数据后的当前日期。我们力图将这一延迟控制在活动发生后的 24-48 小时内。

3

帐户”视图显示 OneDrive 总帐户和活跃帐户数的变化趋势。“活跃帐户”指其中用户会查看、修改、上传、下载、共享或同步文件。

4

文件”视图显示总文件数和活跃文件数。在指定时间内,如果存储、同步、修改或共享了文件,则该文件被视为活跃文件。

注意: 同一个文件活动可能会针对一个文件多次发生,但仅将该文件计为一个活跃文件。例如,用户可在指定期间多次保存和同步同一文件,但在数据中此文件仅计为一个活跃文件和一个同步文件。

5

存储空间”视图将显示使用中的 OneDrive 的存储空间量的变化趋势。

注意: 大小包括与文件关联的任何版本和元数据。

6

  • 在“帐户”图表上,Y 轴表示 OneDrive 帐户数。

  • 在“文件”图表上,Y 轴表示 OneDrive 中存储的文件数。

  • 在“存储空间”图表上,Y 轴表示已使用的 OneDrive 存储空间量。

  • 所有图表的 X 轴都表示此特定报表的所选日期范围。

7

可单击图例中的项来筛选图表上可看到的系列。例如,在“文件”图表上,点选或单击“所有文件”或“活跃文件”。在“帐户”图表上,可以点选或单击“所有帐户”或“活跃帐户”。或者在“存储”图表上,可以点选或单击“已使用的存储”。更改此选项不会更改表格中的信息。

8

该表显示每个用户的 OneDrive 数据细目。如需在表格中显示,需为用户分配包含 OneDrive 的产品许可证,并将 SharePoint Online 设置为开。用户还需登录到 OneDrive 同步客户端,或者使用 web 浏览器访问其 OneDrive。

如果 OneDrive 已有文件活动,则该帐户具有执行文件活动的最新日期。表中行根据“上次活动日期”排序,因此具有最新文件活动的 OneDrive 会显示在列表顶部。

可以添加或删除表中的列。

列选项
  • URL”表示用户的 OneDrive 的 web 地址。

  • 已删除”是 OneDrive 的删除状态。需要至少 7 天时间,帐户才会被标记为“已删除”。

  • 所有者”表示 OneDrive 的主要管理员的用户名。

  • 上次活动日期 (UTC)” 表示 OneDrive 中最近执行的文件活动日期。如果 OneDrive 不曾有文件活动,其值将为空。

  • 文件”表示 OneDrive 中的文件数。

  • 活跃文件”表示一段时间内的活跃文件数。在选定时间内如果存储、同步、修改或共享了文件,则该文件被视为活跃文件。

    注意: 

    • 同一个文件活动可能会针对一个文件多次发生,但仅将该文件计为一个活跃文件。例如,用户可在指定期间多次保存和同步同一文件,但在数据中此文件仅计为一个活跃文件和一个同步文件。

    • 如果在指定期间删除了报表上的文件,则报表中显示的活跃文件数可能会超过 OneDrive 中的当前文件数。

    • 删除的用户会继续显示在报表中,为期 180 天。

  • 已使用的存储 (MB)”表示 OneDrive 使用的存储量大小,以 MB 计算。这包括与文件关联的任何版本和元数据。

如果组织的策略阻止你查看可识别其中用户信息的报表,你可以更改所有这些报表的隐私设置。请查看 Office 365 管理中心预览版中的活动报表中的如何隐藏用户级别详细信息部分。

9

单击或点击“管理列”图标 管理列 ,在报表中添加或删除列。

10

还可单击或点击“导出导出 链接,将报表数据导出为 Excel .csv 文件。此操作可导出每个 OneDrive 的日期,可方便用户进行简单的排序和筛选,以执行进一步分析。如果 OneDrive 帐户数量不足 2000,则可在报表中的表格内进行排序和筛选。如果 OneDrive 帐户数量超过 2000,则需要导出数据才能进行筛选和排序。

注意: 数据导出到 Excel 文件后,请注意,内容报表生成的日期会反映在文件的“数据截止日期”列。

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