管理中心内的 Office 365 报表 - SharePoint 网站使用情况

作为 Office 365 的管理员,“报表”仪表板将显示组织中各 Office 365 产品的活动概述。使用该仪表板,能够更深入细致地了解特定于每个产品的活动。例如,可以获得有关从 SharePoint​​ 获取的值的高级视图,其中包括用户存储在 SharePoint​​ 网站的总文件数、频繁使用的文件数以及所有这些网站中已使用的存储。然后,可深入研究 SharePoint 网站使用情况报表,了解所有网站的趋势和其中每个网站的详细信息。

注意: 只有 Office 365 中的全局管理员,Exchange、SharePoint、Skype for Business 管理员或报表阅读人员才能查看 Office 365 报表。

如何访问 SharePoint 网站使用情况报表

  1. 在 Office 365 管理中心内,从左侧的菜单选择“报表”或单击“报表”小组件。 查看新的 Office 365 活动报表

  2. 使用左上方的“选择报表”下拉菜单,然后选择“SharePoint 网站使用情况”。 选择报表

解读 SharePoint 网站使用情况报表

SharePoint 网站使用情况报表

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可查看“SharePoint 网站​​使用情况”报表,了解过去 7 天、30 天、90 天或 180 天的趋势。

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每个报表包含此报表的生成日期。报表通常反映活动时间的 24 至 48 小时延迟。

注意: 有时收集数据和处理数据的过程中可能出现无法预计的延迟,这可能会推迟报表生成。显示的报表日期始终反映系统已处理报表数据后的当前日期。我们力图将这一延迟控制在活动发生后的 24-48 小时内。

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网站”图表显示总网站数和活跃网站数,包括报告时段内用户对文件进行查看、修改、上传、下载、共享或同步,或者对页面进行查看的所有网站。

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文件”图表显示所有网站中的总文件数和活动文件数。总文件数包括用户文件和系统文件。在指定时间内如果存储、同步、修改或共享了文件,则该文件被视为活动文件。

注意: 同一个文件活动可能会针对一个文件多次发生,但仅将该文件计为一个活跃文件。例如,用户可在指定期间多次保存和同步同一文件,但在数据中此文件仅计为一个活跃文件和一个同步文件。

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存储”图表显示报告时段内分配和使用存储的趋势。

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页面”图表显示在所有网站中查看的页面数。

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可单击图例中的项目来筛选所查看的图表。例如,在“文件”图表上,单击或点击“文件”或“活跃文件”。在“网站”图表上,可单击或点击“全部网站”或“活跃网站”。在“存储空间”图表上,可单击“分配的存储空间”或“已用存储空间”。更改选择不会更改网格表中的信息。

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下表显示按网站的活动细目。

SharePoint 使用情况报表的列选项

  • 网站 URL”表示网站的完整 URL。

  • 已删除”是网站的删除状态。需要至少 7 天时间,网站才会标记为已删除。

  • 网站所有者”表示网站主要所有者的用户名。

  • 上次活动日期(UTC)”指上次在网站上检测到文件活动或查看了页面的日期。

  • 文件”表示网站上的文件数。

  • 活跃文件”表示网站上的活跃文件数。在指定时间内如果存储、同步、修改或共享了文件,则该文件被视为活跃文件。

    注释: 

    • 同一个文件活动可能会针对一个文件多次发生,但仅将该文件计为一个活跃文件。例如,用户可在指定期间多次保存和同步同一文件,但在数据中此文件仅计为一个活跃文件和一个同步文件。

    • 如果在指定期间删除了报表上的文件,则报表中显示的活跃文件数可能会超过当前网站上的文件数。

  • 使用的存储空间 (MB)”表示当前网站上正在使用的存储空间大小。

  • 分配的存储空间 (MB)”表示分配给该网站的最大存储空间大小。

  • 页面查看次数”表示在网站上查看页面的次数。

  • 访问的页数”表示在网站上访问的独特页面数。

  • 根网站模板”表示用于创建网站的模板。

注意: 要根据不同的网站类型筛选数据,请导出数据并使用“根网站模板”列。

如果组织策略阻止查看包含用户个人身份信息的报告,可更改所有这些报表的隐私设置。请查看 Office 365 管理中心中的活动报告中的如何隐藏用户级详细信息?部分。

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单击或点击“管理列管理列 ,在报表中添加或删除列。

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还可单击或点击“导出导出 链接,将报表数据导出为 Excel .csv 文件。此操作可导出所有网站的数据,使你能够对数据进行简单的排序和筛选,以进一步分析数据。如果网站数量不足 2000,则可在报表中的表格内进行排序和筛选。如果网站数超过 2000,则需要导出数据才能进行排序和筛选。

注意: 请注意,将数据导出到 Excel 文件后,生成内容报表的日期会反映在文件的“数据截止日期”列中。

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