管理与 DSR 案例工具在 Office 365 安全和合规性中心 GDPR 数据主题请求

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有关保护和启用个人的隐私权内欧盟 (EU) 是欧盟常规数据保护规章 (GDPR)。在欧盟的 GDPR 使每个人 (称为数据主题) 访问、 检索、 更正、 擦除,以及限制其个人数据处理的右侧。下 GDPR,个人数据意味着与标识或可识别的自然人员相关的任何信息。通过向其组织的人员的正式请求对其个人数据执行的操作被称为数据主题请求或 DSR。有关响应 DSRs Office 365中的数据的详细信息,请参阅Office 365 数据主题请求指南

管理 DSR 提交您的组织中人员的答复调查,您可以使用 DSR 案例工具在Office 365 安全和合规性中心若要查找的内容存储在:

  • 您的组织中的任何用户邮箱。这包括中Microsoft TeamsSkype for Business对话和一对一聊天

  • 与Office 365组相关联的所有邮箱和Microsoft Teams中的所有团队邮箱

  • 所有SharePoint Online网站和您的组织中的OneDrive for Business帐户

  • 所有团队网站和您的组织中的Office 365组网站

  • 所有公用文件夹中Exchange Online

使用 DSR 案例工具,您可以:

  • 为每个 DSR 调查创建单独的事例。

  • 通过将人员添加为成员的大小写; 中有权访问 DSR 大小写的控件只有成员可以访问的大小写,并且只能查看列表中的情况下它们用例中安全和合规性中心DSR 情况下页上。此外,您可以对相同的大小写不同成员分配不同的权限。例如,您可以允许某些成员,以仅查看大小写和搜索结果并允许其他成员创建的搜索和导出搜索结果。

  • 内置搜索中用于创建或上载按特定数据主题的所有内容。

  • (可选) 修改内置搜索查询,然后重新运行的搜索以缩小搜索结果。

  • 添加其他内容的搜索与 DSR 事例相关联。这包括创建从我的分析和 Office 漫游服务返回部分索引的项和系统生成日志的搜索。

  • 导出数据以响应 DSR access 或导出请求。

  • DSR 调查过程完成; 后删除案例这将删除所有搜索和导出与案例关联的作业。

下面是使用 DSR 案例工具管理 DSR 调查的高级过程:

步骤 1: 将电子数据展示权限分配给潜在的大小写成员

步骤 2: 创建 DSR 大小写

步骤 3: 运行搜索查询

步骤 4: 将数据导出

(可选)步骤 5: 修改内置搜索查询

有关使用 DSR 案例工具的详细信息

重要: 我们的工具可以帮助管理员执行 DSR access 或使他们能够利用内置搜索和导出功能找到 DSR 案例工具中导出请求。工具有助于简化导出到 DSR 请求提交数据主题的相关数据的最佳方法。但是,值得注意的搜索结果会有所不同基于数据主题或采取的管理员操作可能会影响项目将视为出口用途的"个人数据"。例如,如果数据主题已修改文件的最后一个人他们未创建,该文件可能不会返回的搜索结果中。同样,管理员可以将数据导出不包括部分索引的项或所有版本的SharePoint文档。因此,提供的工具可以帮助方便访问和导出数据请求;但是,结果应遵循特定的管理员和数据主题使用方案。

步骤 1:向潜在事例成员分配电子数据展示权限

默认情况下, Office 365全局管理员可以访问 DSR 案例工具在安全和合规性中心。通过设计,例如数据的隐私官、 人力资源管理器中,其他用户或参与 DSR 调查的其他人没有访问 DSR 案例工具,并且将具有要为其分配访问工具的相应权限。执行此操作的最简单方法是转到安全和合规性中心中的权限页面,将用户添加到电子数据展示管理器角色组。请注意,您还需要分配这些权限,以便您可以将其添加为您在步骤 2 中创建的 DSR 事例的成员。

分步说明,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的电子数据展示权限分配

注意: 默认情况下, Office 365全局管理员 (或其他安全和合规性中心组织管理角色组的成员没有必需的权限,导出内容的搜索结果 (请参阅本文中的步骤 4)。若要解决此问题,管理员可以将自己添加为电子数据展示管理器角色组的成员。

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步骤 2: 创建 DSR 大小写,并添加成员

下一步是创建 DSR 大小写。创建事例时,您可以选择以启动内置搜索,也可以创建这种情况而无需启动搜索。以下过程将指导您创建这种情况,而不开始搜索,并说明如何将成员添加到这种情况。

  1. 转到https://protection.office.com和Office 365使用您的工作或学校帐户登录。

  2. 在安全和合规性中心中,单击数据隐私>数据主题请求,然后单击 “添加”图标 新 DSR 大小写

  3. 新 DSR 案例飞出页面上,为命名的大小写,键入该栏的可选说明,,然后单击下一步。请注意,必须在您的组织中唯一的大小写的名称。

    提示: 请考虑添加提交您正在进行调查名称中 DSR 请求的人员的名称和/或新的用例的说明。请注意,只有这种情况下 (和电子数据展示管理员) 的成员将能够在数据主题请求页面上查看列表中的情况下大小写。

  4. 请求的详细信息页面上,在数据主题 (表示此请求的人员)、 下选择您想要查找和导出的数据,然后单击下一步的人员。

  5. 确认您的大小写设置页面上,您可以更改大小写的名称和说明,并选择不同的数据主题。否则,只需单击保存

    将显示一个确认已创建新的 DSR 案例页。

    启动搜索,或者直接关闭新 DSR 案例页面

    此时,您可以执行两项操作之一:

    1. 单击显示我的搜索结果将启动搜索。这是默认选择。步骤 3 中讨论时选择此选项运行内置搜索和返回的结果。

    2. 单击完成关闭而不开始内置搜索的新 DSR 大小写。在选择此选项,数据主题请求页面上显示新 DSR 大小写。

  6. 以便您可以转到新的 DSR 案例并向其添加成员,请单击完成

  7. 数据主题请求页面上,单击您刚刚创建的 DSR 事例的名称。

  8. 这种情况下管理飞出页面上,在管理成员下单击添加

    用户下显示的已分配的相应电子数据展示权限的人员列表。请注意,将此列表中显示分配给在步骤 1 中的电子数据展示权限的人员。

  9. 选择要添加为 DSR 大小写的成员,请单击添加,然后保存所做的更改的人员。

    请注意,您还可以添加角色组为 DSR 大小写的成员的管理角色组下单击添加

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步骤 3: 运行搜索查询

创建 DSR 事例和添加成员后下, 一步是运行内置搜索相关联的大小写。此默认搜索查询执行下列操作:

  • 在您的组织已发送或接收数据主题的所有电子邮件中搜索所有邮箱。通过使用参与者电子邮件属性,将搜索的电子邮件中的所有人员字段中的数据主题完成此操作。此属性返回的数据主体是件人、抄送密件抄送字段中的项目。发送或接收数据主题的邮件中也搜索Exchange Online中的公用文件夹。

  • 在您的组织文档和创建或上载数据主题的项目中搜索所有网站。这被通过使用以下网站属性:

    • 作者属性返回的项目数据主题中 Office 文档中的作者字段中列出的位置。此值仍然存在,即使复制和其他人上载文档。

    • 创建者属性返回已创建或上载数据主题的项。

下面是内置获取自动创建,当您创建 DSR 大小写的搜索关键字查询的外观。

participants:"<email address>" OR author:"<display name>" OR createdby:"<display name>

例如,如果数据主题的名称,Ina Leonte 关键字查询将如下所示:

participants:"ina@contoso.com" OR author:"Ina Leonte" OR createdby:"Ina Leonte"

若要运行 DSR 事例内置搜索:

  1. 在安全和合规性中心中,单击数据隐私>数据主题请求,然后单击在步骤 2 中创建的 DSR 事例旁边的打开

    单击页面顶部的搜索选项卡,然后单击创建新的 DSR 事例时创建的内置搜索旁边的复选框。请注意搜索具有相同名称 DSR 大小写。

  2. 在搜索飞出页面,单击打开查询

    当您打开查询时,搜索将启动,并且将在一段时间内完成。

  3. 完成搜索后,单击预览结果以预览搜索结果。有关详细信息,请参阅预览搜索结果

    提示: 您还可以查看搜索查询统计信息,以查看邮箱和网站搜索,返回的项目和顶部包含搜索查询匹配项的内容位置的数量。有关详细信息,请参阅查看信息以及有关搜索统计信息

您可以编辑内置搜索查询、 更改内容的位置的搜索,,然后重新运行搜索。有关详细信息,请参阅步骤 5

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步骤 4: 将数据导出

运行内置搜索后,您可以导出搜索结果。或者,在将数据导出之前,您可能想要修改查询以减少搜索结果的数量。有关缩小搜索结果的详细信息,请参阅步骤 5。

导出搜索结果时,会将邮箱项目下载 PST 文件中或作为单个邮件。从SharePoint和OneDrive帐户导出内容时,份本机 Office 文档和其他文档将被导出。包含导出每个项目的信息的结果文件也是附带的搜索结果。有关导出的更多详细信息,请参阅从 Office 365 安全和合规性中心导出内容的搜索结果

注意: 默认情况下, Office 365全局管理员 (或其他安全和合规性中心组织管理角色组的成员) 没有必需的权限,导出内容的搜索结果。若要解决此问题,管理员可以将自己添加为电子数据展示管理器角色组的成员。

用于将数据导出的计算机必须满足下列系统要求:

  • 32 位或 64 位版本的 Windows 7 和更高版本

  • Microsoft.NET Framework 4.7

  • 支持的浏览器:

    • Microsoft Edge

    • Microsoft Internet Explorer 10 和更高版本

      注意: Microsoft 不制造第三方扩展或 ClickOnce 应用程序的加载项。不支持导出数据不受支持的浏览器中使用第三方扩展或加载项。

若要将数据导出 DSR 案例中内置的搜索:

  1. 在安全和合规性中心中,单击数据隐私>数据主题请求,然后单击您想要将数据从导出 DSR 案例旁边的打开

  2. 单击页面上,顶部的搜索选项卡,然后单击创建 DSR 案例时创建的内置搜索旁边的复选框。或单击另一个搜索要将数据导出从该搜索。

  3. 在搜索飞出页面上,单击 “导出搜索结果”图标 更多,,然后从下拉列表中选择将结果导出

  4. 将结果导出页上,选择下列推荐 DSR 导出请求的选项。

    配置导出设置
    1. 输出选项中,选择第一个选项 (不包括的具有的具有不可识别的格式、 已加密,或其他原因未索引的所有项目) 导出索引的项目。您不想从内置搜索导出部分索引的项的原因是对其他用户的部分索引的项将被导出。要导出的数据主题仅部分索引的项,我们建议您创建单独的搜索。有关详细信息,请参阅"有关使用 DSR 案例工具的详细信息"部分中的导出部分索引数据主题的项目

    2. 为导出 Exchange 内容下选择第三个选项,一个 PST 文件包含一个文件夹中的所有邮件。因为结果的一些可能的来源另一个用户的邮箱中的项目,此选项只列出单个文件夹中的项目,而不指示实际的邮箱,且消除重复在下一个项目中的建议的结果时使用的最佳选项.此选项,也可以查看 (项目进行排序的发送日期) 的按时间顺序的项目,而无需导航每个项目的原始邮箱文件夹结构数据主题。

    3. 选择启用消除选项,以排除重复的电子邮件。 我们建议此选项,因为内置搜索搜索您的组织中的所有邮箱。因此,如果在搜索的邮箱中找到相同的邮件的多个副本,此选项意味着只有一个邮件的副本将被导出。此选项,同时将导出邮件之一中的单个文件夹中的 PST 文件会导致 DSR 的最佳用户体验导出请求。请注意 Results.csv 导出报表将列出所有位置找到重复的邮件。

    4. (可选) 您可以选择要导出的SharePoint和OneDrive文档的所有版本的包括版本SharePoint文档的选项。这需要的版本控制开启文档库。此选项可以帮助确保所有相关数据的导出。

  5. 选择导出设置后,单击导出

    搜索结果准备下载,这意味着他们正在上载到您的组织中的 Microsoft 云Azure存储区。后续步骤显示了如何将此数据下载到本地计算机。

  6. 单击导出选项卡以显示您刚刚创建的导出作业。请注意导出作业具有相同名称的相应搜索与_Export追加到搜索名称的末尾。

  7. 单击您刚刚创建以显示导出飞出页面的导出作业。此页面显示有关搜索,如大小和要导出的项目的总数和百分比已转移到Azure存储区的项目的信息。单击刷新更新的上载状态信息。

  8. 导出密钥,请单击复制到剪贴板。您将使用此键步骤 11 中下载的搜索结果。

  9. 单击导出飞出页面顶部的下载结果 “导出搜索结果”图标

  10. 在页面底部的弹出窗口中,单击打开以打开MicrosoftOffice 365电子数据展示导出工具电子数据展示导出工具将安装第一次下载搜索结果。

  11. 电子数据展示导出工具中,粘贴您在步骤 8 中相应的框中复制的导出键。

  12. 单击“浏览”指定要下载搜索结果文件的位置。

    注意: 由于磁盘活动 (读取和写入) 高金额,您应下载到本地磁盘驱动器; 搜索结果不下载到映射的网络驱动器或其他网络位置。

  13. 单击“启动”将搜索结果下载到计算机。

    电子数据展示导出工具显示有关导出流程,包括估计值个数 (和大小) 的剩余项目要下载的状态信息。导出过程完成时,您可以访问已下载的位置中的文件。有关下载内容的搜索结果时,包含报表的详细信息,请参阅"导出内容的搜索结果从 Office 365 安全和合规性中心"中的导出报告部分。

导出数据后,搜索结果和导出报表都位于具有相同名称的 DSR 事例的文件夹。包含邮箱项目的 PST 文件位于命名Exchange的子文件夹中。文档和其他网站中的项目位于名为SharePoint的子文件夹中。

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(可选)步骤 5: 修改内置搜索查询

运行内置搜索后,您可以修改它以缩小范围以返回更少的搜索结果。您可以向查询添加条件来执行此操作。条件逻辑运算符连接到关键字查询。这意味着将返回在搜索结果中,项目必须满足关键字查询和您添加的任何条件。这是如何帮助条件以缩小结果范围。如果搜索查询 (指定不同的属性的条件) 添加两个或多个唯一条件时,这些条件逻辑上通过AND运算符连接。这意味着返回满足 (除了关键字查询) 的所有条件的项目。如果为单个条件中添加多个值 (以逗号或分号分隔),则这些值由OR运算符连接。这意味着如果它们不包含任何指定值属性在条件中返回的项。

下面是一些可以添加到 DSR 事例的内置搜索查询条件的示例。在搜索查询中使用的实际属性名称显示括号。

  • 文件类型 (filetype) -指定文档或文件的扩展名。使用此条件搜索文档和由特定 Office 应用程序,例如 Word、 Excel 和 OneNote 创建的文件。

  • 消息类型 (kind) -指定的电子邮件要搜索的项类型。例如,您可以使用语法kind:email OR kind:im返回中Microsoft Teams的电子邮件和Skype for Business对话或一对一聊天。

  • 合规性标记 (compliancetag) -指定标签分配给电子邮件或文档。此条件将返回与特定标签分类的项目。标签用于分类电子邮件和文档的数据管理和实施的分类标签定义的保留规则。这是 DSR 调查的有用条件,因为您的组织可能使用标签与数据隐私相关的内容进行分类,或包含个人数据或敏感信息。对于此条件的值,请使用完整的标签名称或标签名称的第一部分通配符。有关详细信息,请参阅在 Office 365 中的标签的概述

列表和 DSR 案例工具中的所有条件的说明,请参阅"关键字查询和内容搜索的搜索条件"一文中的搜索条件

更改搜索的内容的位置

除了修订 DSR 事例内置搜索,您还可以更改搜索的内容的位置。为前面所述,内置搜索组织和任何Exchange Online公用文件夹中搜索的每个邮箱和网站。例如,您无法搜索范围缩小到仅搜索数据主题的邮箱和OneDrive帐户和所选的SharePoint网站。如果您选择要搜索特定网站,您将需要添加您想要搜索的每个网站。

修改要搜索的内容的位置:

  1. 打开您想要更改的内容的位置的内置搜索。

  2. 在搜索查询中,在位置下单击旁边的特定位置选项修改

    单击修改以更改内置搜索查询的内容的位置

    显示修改位置飞出页面。下面是内置搜索和某些信息修改搜索的位置中的内容的位置的说明。

    修改位置飞出页面
    1. 选中了下飞出页面顶部的邮箱部分中的全选开关,指示,所有邮箱中都搜索。若要缩小搜索范围,请单击开关以取消选择它,然后单击选择用户、 组或团队并选择要搜索的特定邮箱。

    2. 选中了下飞出页面中间的网站部分中的全选开关,指示,将所有网站中都搜索。若要向所选网站搜索范围缩小,将取消选择开关,然后单击选择网站。您将需要添加您想要搜索,每个特定网站包括数据主题OneDrive帐户。

    3. 切换Exchange公用文件夹部分中的处于选中状态,这意味着所有Exchange公用文件夹中都搜索。请注意,您可以仅搜索所有Exchange公用文件夹或其中任何一个。您无法选择特定的搜索。

  3. 如果您修改内置搜索的内容的位置,单击保存并运行重新开始搜索。

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有关使用 DSR 案例工具的详细信息

以下各部分包含有关使用 DSR 案例工具对 DSR 导出请求做出响应的详细信息。

将数据导出从 MyAnalytics 和 Office 漫游服务

导出部分索引的项

搜索和导出数据从 Microsoft 团队和 Office 365 组

搜索 Exchange 公用文件夹

将数据导出从 MyAnalytics 和 Office 漫游服务

DSR 案例工具可用于搜索和导出使用率数据生成的 MyAnalytics 和 Office 漫游服务。下面介绍了这些服务执行哪些操作的说明:

  • MyAnalytics为用户提供有关如何他们花费时间基于其邮箱中的邮件和日历数据的见解。从用户的邮箱中的电子邮件和会议标题派生所有 MyAnalytics 见解。将被分配 MyAnalytics 许可证的用户可以登录到Office 365 ,然后转到要查看有关如何他们花费时间见解 MyAnalytics 仪表板。(用户可以屏幕截图的响应 DSR 访问请求这些见解)。内置搜索,DSR 种情况下的将导出数据用于生成 MyAnalytics 见解。

  • Office 漫游服务 漫游是存储 Office 相关的设置,例如 Office 主题、 自定义词典,语言设置、 开发人员模式和自动更正的服务。

从 MyAnalytics 和 Office 漫游服务数据存储在隐藏文件夹位于Exchange Online邮箱的非个人间邮件 (非 IPM) 子树中的数据主题的邮箱。这意味着使用 Outlook 或其他邮件客户端访问其邮箱时,隐藏将数据从用户的视图。有关隐藏文件夹的详细信息,请参阅MAPI 隐藏文件夹

您可以创建单独的内容搜索 (并将其与 DSR 大小写) 该返回 MyAnalytics 和 Office 漫游服务使用率数据的数据主题邮箱中。此数据不包括在搜索统计信息,它将不能预览。但,您可以将其导出并将其提供给响应 DSR 导出请求数据主题。

从 MyAnalytics 和 Office 漫游服务导出数据时,数据将保存到一个单独的每个应用程序位于ApplicationDataRoot文件夹,这是在文件夹的名称与数据主题的电子邮件地址下的文件夹中。此数据导出为 JSON 文件,这是可读文本文件类似于 XML 或 TXT 文件,附加到电子邮件。目前,这些文件夹命名分配给 MyAnalytics 和 Office 漫游服务下, 表中列出的全局唯一标识符 (GUID)。在未来版本 DSR 案例工具,GUID 将替换实际应用程序的名称。

应用程序

GUID 中的文件夹名称

MyAnalytics

3c896ded-22c5-450f-91f6-3d1ef0848f6e

Office 漫游服务

1caee58f-eb14-4a6b-9339-1fe2ddf6692b

若要搜索和导出数据 MyAnalytics 和 Office 漫游服务:

  1. 在安全和合规性中心中,单击数据隐私>数据主题请求,然后单击打开旁边 DSR 案例所要导出的使用数据的数据主题。

  2. 单击页面顶部的搜索选项卡,然后单击 “添加”图标 引导式搜索

  3. 搜索页面上,单击取消

  4. 搜索查询,在类型条件中,选择MyAnalyticsOffice 漫游服务旁边的复选框。

    选择要导出使用率数据的 MyAnalytics 和 Office 漫游服务复选框

    请注意,类型条件 (这是电子邮件的邮件类) 应在搜索查询中的唯一项。您可以删除关键字框中,或将其保留为空。

  5. 位置下中,确保已选中的特定位置,然后单击修改

  6. 上的修改位置飞出页面 (邮箱部分) 的顶部,单击选择用户、 组或团队合作的用户

  7. 编辑位置页上单击选择用户、 组或团队,选择数据主题的邮箱,然后保存您所选内容。

  8. 单击保存并运行,然后搜索,将其保存。

    启动搜索。

导出数据 MyAnalytics 和 Office 漫游服务:

  1. 您在上一步中创建搜索完成后,单击搜索选项卡顶部的页面,然后单击搜索旁边的复选框。您可能需要单击刷新以显示搜索 刷新

  2. 在搜索飞出页面上,单击 “导出搜索结果”图标 更多,,然后从下拉列表中选择将结果导出

  3. 导出结果页面上,选择这些建议用于导出使用率数据的选项。

    导出导出 MyAnalytics 和 Office 漫游服务使用率数据时的选项
    1. 输出选项中,选择第一个选项 (不包括的具有的具有不可识别的格式、 已加密,或其他原因未索引的所有项目) 导出索引的项目。

    2. 为导出 Exchange 内容下选择第二个选项,一个 PST 文件包含的所有邮件

    3. 保留其余导出选项处于未选中状态。

  4. 选择导出设置后,单击导出

    搜索结果准备下载,这意味着他们正在上载到您的组织中的 Microsoft 云Azure存储区。后续步骤显示了如何将此数据下载到本地计算机。

  5. 单击导出选项卡以显示您刚刚创建的导出作业。请注意导出作业具有相同名称的相应搜索与_Export追加到搜索名称的末尾。

  6. 单击您刚刚创建以显示导出飞出页面的导出作业。

  7. 导出密钥,请单击复制到剪贴板。在步骤 10 中,将使用此键来下载搜索结果。

  8. 单击导出飞出页面顶部的下载结果 “导出搜索结果”图标

  9. 在页面底部的弹出窗口中,单击打开以打开MicrosoftOffice 365电子数据展示导出工具电子数据展示导出工具将安装第一次下载搜索结果。

  10. 电子数据展示导出工具中,粘贴您在步骤 7 中相应的框中复制的导出键。

  11. 单击“浏览”指定要下载搜索结果文件的位置。

    注意: 由于磁盘活动 (读取和写入) 高金额,您应下载到本地磁盘驱动器; 搜索结果不下载到映射的网络驱动器或其他网络位置。

  12. 单击“启动”将搜索结果下载到计算机。

    电子数据展示导出工具显示有关导出流程,包括估计值个数 (和大小) 的剩余项目要下载的状态信息。导出过程完成时,可以在 Outlook 中打开 Exchange PST 文件,然后转到ApplicationDataRoot文件夹可访问的子文件夹到 MyAnalytics 和漫游服务。

    为前面所述,使用数据中包含的 JSON 文件附加到邮件中。若要查看 JSON 文件,单击邮件,然后打开 JSON 附件。

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导出部分索引的项

我们建议您不创建新的 DSR 事例时创建的内置搜索中导出部分索引的项 (也称为未索引的项)。这是因为搜索结果将很有可能包含部分索引项,您的组织中的其他用户不只是部分数据主题的索引项)。相反,我们建议您创建单独的内容搜索与 DSR 大小写,旨在导出仅部分索引的项与数据主题相关联。

下面是更高级别的流程导出部分索引的项。它们是导出后,您可以查看它们以确定项目是否为 DSR 访问响应或导出请求。

  1. 打开 DSR 大小写,然后在搜索页面上创建新的搜索。

  2. 有关配置搜索查询和内容的位置使用下列条件来搜索:

    • 使用空/空白关键字查询。在内容搜索的位置,这将返回的所有项目。

    • 搜索仅数据主题Exchange Online邮箱和自己OneDrive帐户。

  3. 运行搜索并完成后,您可以导出和下载搜索结果 (如下所述的步骤 4)。使用以下设置导出部分索引的项。

    • 输出选项中,选择第三个选项 (仅具有不可识别的格式的项目已加密,或其他原因未索引) 导出仅部分索引的项。

    • 为导出 Exchange 内容下,您可以选择基于您的首选项的任何选项。

    • 如果版本部分编制索引,选择包括SharePoint文档的版本选项会将导出版本的文档。

有关部分索引项的详细信息,请参阅:

搜索和导出数据从 Microsoft 团队和 Office 365 组

属于Microsoft Teams (称为工作组聊天一对一聊天) 中的聊天列表中的对话存储在Exchange Online邮箱的用户参与聊天。此外,在一对一聊天的人员共享的文件存储在OneDrive帐户的人员共享该文件。内置搜索搜索组织中的所有邮箱和OneDrive帐户,因为 DSR 案例中的内置搜索将返回工作组聊天和 (即数据主题创建或上载) 的聊天会话中共享的文档。

或者,也可以是团队通道 (也称为通道消息) 的一部分的对话存储在与工作组具有关联的邮箱。内置搜索也返回这些类型的数据主题参与的对话,因为搜索与 Microsoft 团队相关联的所有邮箱。此外,团队的SharePoint网站上存储的数据主题可能有共享团队通道中的图块。创建文件或 uploadedby 数据主题将返回的 DSR 案例中的内置搜索因为搜索中包括的与 Microsoft 团队相关联的网站。

同样,邮箱和Office 365组所对应的SharePoint网站还包括在内置的搜索。这意味着电子邮件发送或接收的数据主题的位置,并将返回创建或上载数据主题的文件。

有关使用内容搜索要搜索的Microsoft Teams和Office 365组中的项目,或了解如何获取成员的列表的详细信息,请参阅"Office 365 中的内容搜索"中的搜索 Microsoft 团队和 Office 365 组部分。

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搜索 Exchange 公用文件夹

内置搜索,DSR 种情况下的将仅返回电子邮件数据主题发送到已启用邮件的公用文件夹或其他人发送到公用文件夹,并且还将复制数据主题的邮件。不会返回到公用文件夹可能已发布数据主题的邮件。若要搜索的数据主题发布到公用文件夹的项目,您可以创建一个单独创建单独的内容搜索的搜索数据主题被发送到公用文件夹的任何项。

下面是一个更高级别的的过程来搜索数据主题可能将发送到公用文件夹的项目。

  1. 打开 DSR 大小写,然后在搜索页面上创建新的搜索。

  2. 有关配置搜索查询和内容的位置使用下列条件来搜索:

    • 关键字框中,请使用以下搜索查询:

      itemclass:ipm.post AND "<email address of the data subject>"
    • 搜索所有Exchange公用文件夹

    • 运行搜索并完成后,您可以导出和下载搜索结果 (如下所述的步骤 4)。使用以下设置导出部分索引的项。

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