签入文件

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向 Microsoft Windows SharePoint Services 网站上的库中签入文件时,所做的更改将适用于使用该库的所有人。

本文内容

概述

签入文件

签入文件时覆盖次要版本

概述

在签出文件并进行更新后,需要签入文件,以使其他人可以看到这些更改。在要求签出的库中,会在您首次创建或上载文件时要求您签出文件。必须签入这些文件,其他人才能看到或使用它们。如果库要求内容审批,则必须先审批更新,使用该库的所有人才能看到这些更新。

签入文件时,可以就您对文件所做的更改键入注释。这有助于用户了解您在签出文件后对其所做的更改。如果多个用户在处理一个文件,签入注释将特别有用。如果正在跟踪版本,则您所做的注释将成为文件的版本记录的一部分,这在文件有多个修订版本时特别有用。

如果正在跟踪主要版本和次要版本,您会提示您选择要签入哪种类型的版本。主要版本通常是重大更改,如添加分区,而次要版本是较小的更改,如修复错误。如果您的库跟踪这两种类型的版本,并且需要内容审批,签入次要版本创建的文件的草稿副本。若要批准文件的人员准备就绪后,您必须作为主要版本发布草稿。

通常,只应签入您签出的文件。如果签入签出给其他人的文件,将收到警告。如果签入该文件,则会覆盖其他人对该文件所做的所有更改。

有时候,可能要更新服务器上的副本,以使其他人可以看到更改,然后继续处理该文件。如果对版本进行跟踪,则可能希望使更改成为版本记录的一部分,以便在以后需要时可以将它们还原。在这些情况下,可以签入文件的副本,但使文件保持签出状态,以便可以继续处理该文件。

某些程序兼容的Windows SharePoint Services 3.0,如Microsoft Office Word 2007,使您能够检查放大和缩小程序中的文件,而无需返回到要签入文件的服务器。有关详细信息,请参阅在您的程序中的帮助。

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签入文件

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向要签入,单击出现箭头,然后依次签入的文件。

  3. 在页的签入文档部分中的显示,如果系统提示您选择哪种类型的版本要签入,则您的库跟踪主要和次要版本的文件。单击次要版本 (草稿)主要版本 (发布),具体取决于您对文件所做的更改的类型。

    版本选项也将数字分配到要签入的版本。例如,2.3 是两次作为主要版本发布的文件的第三个次要版本,该文件的下一个主要版本 3.0 是。

  4. 若要签入更改,但保留签出文件,请选择保留文档的签入此版本后签出?签入文档部分中的复选框。

  5. “注释”部分中,键入对文件所做的更改的说明。

    您的组织可能对签入注释有特定的建议或要求。

  6. 单击“确定”。

  7. 提示您确认签入时,请单击“是”

    例如,您可能会提示以确认您确实要签入文件中,如果您仍然遇到将打开进行编辑的文件。

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签入文件时覆盖次要版本

若要覆盖次要版本,可以按通常的方式签入文件,但需要指定要覆盖当前的次要版本。此选项有助于防止版本记录变得过长,例如,当组织对可以保留的版本数设定了严格限制时。

仅当同时跟踪文件的主要版本和次要版本、当前正在处理次要版本以及正在签入新的次要版本时,才能覆盖次要版本。您还必须拥有删除以前版本的权限。

重要: 仅当确定要永久性地删除文件的以前版本时(例如,如果其中包含输入错误或其他错误),才应选择此选项。覆盖次要版本时,将从版本记录中将其删除,并且无法还原。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向要签入,单击出现箭头,然后依次签入的文件。

  3. 在所显示的页面的“文档签入”部分中,单击“覆盖当前次要版本”

  4. 若要签入更改,但保留签出文件,请选择保留文档的签入此版本后签出?签入文档部分中的复选框。

  5. “注释”部分中,键入对文件所做的更改的说明。

    您的组织可能对签入注释有特定的建议或要求。

  6. 单击“确定”。

  7. 提示您确认签入时,请单击“是”

    例如,您可能会提示以确认您确实要签入文件中,如果您仍然遇到将打开进行编辑的文件。

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