筛选桌面数据库中的数据

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要应用筛选器,请右键单击要用于筛选的字段或控件,然后选择弹出菜单下半部分中的筛选命令。若要使用特定值作为筛选器的基础,请选择该值,右键单击它,然后选择筛选命令。筛选选项取决于您使用的字段的数据类型。下面是选择了值 hello world 的文本字段的筛选选项外观:

显示文本筛选选项的上下文菜单

您可以使用筛选器在窗体、报表、查询或数据表中显示特定记录,或者仅打印报表、表或查询中的特定记录。通过应用筛选器,您可以限制视图中的数据而不必改变基础对象的设计。

本文介绍如何应用、 保存和 Access 桌面数据库中删除筛选器。有关筛选的 Access 应用程序的信息,请参阅博客文章使用 Access 2013 筛选数据。有关访问的详细信息的应用程序通常情况下,请参阅文章创建 Access 应用程序

本文内容

关于筛选

不同的筛选方式

在数据的“已筛选”视图和“未筛选”视图之间切换

清除筛选器

保存筛选器并自动应用

关于筛选

限制显示的数据是一项基本数据库任务,筛选是其中一种方式,但有时查询是更好的选择。决定使用筛选器之后,可以采用多种方式:公用筛选器、按选定内容筛选以及按窗体筛选。

何时使用查询?

有时,您要限制显示的数据,查询是一种比筛选更好的选择。创建查询需要做一些工作,您必须打开查询设计器,添加表,等等。但是完成后,您可以使用新数据源为窗体、报表、其他查询(任何可提取数据源的对象)提供数据。以下情况下可考虑使用查询:

  • 您计划反复使用同一组有限数据,可能涉及多个对象。您可以保存过滤器,以及删除和重新应用筛选器,但除了您为其创建筛选器的对象之外,不能对任何其他对象使用筛选器。

  • 您需要同时包括多种可能性,即多个备选条件集。虽然也可以使用“按窗体筛选”,但是在查询中,您可以同时看到所有备选条件集,而不是像在“按窗体筛选”中那样显示在不同选项卡上。

筛选器支持不同的数据类型

有各种类型的筛选器,其中一些适用于一种类型的数据,另一些适用于多种数据类型。您可以使用的筛选器取决于您要筛选的字段的类型和值。下图显示日期/时间数据的公用筛选器。

针对日期字段的筛选

1. 日期/时间数据公用筛选器

2. 期间的所有日期筛选器仅适用于日期/时间数据。它忽略日期值的日和年部分。

重复使用筛选器

如果保存应用了筛选器的对象,该筛选器将在下次打开该对象时可用。您可以设置 FilterOnLoad 属性来控制打开对象时是否应用筛选器。

如果您要对其他数据库对象重复使用筛选器,您可以将它另存为查询。

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不同的筛选方式

筛选方式主要有三种:

  • 公用筛选器    – 公用筛选器随时可用,使您可以选择要筛选的数据值,还提供一组内置的比较筛选器,例如“包含”。

  • 按选定内容筛选    – 此方法也随时可用,非常适合查看要用作筛选器的值。

  • 按窗体筛选 – 如果您要同时应用一组筛选器,“按窗体筛选”使您能够更有效地控制该过程。

公用筛选器

公用筛选器是适合大多数数据类型的内置筛选器,提供特定于数据的基本筛选功能。例如,筛选日期/时间数据时,您可以使用“之前”公用筛选器排除在特定日期或之后的日期。

注意:  公用筛选器一次处理一个字段。若要按多个字段或控件筛选,您可以分别对每个字段或控件应用筛选器,或使用高级筛选选项。

使用公用筛选器    单击要筛选的字段的标题,公用筛选器显示在弹出菜单的下部。

公用日期筛选器
日期/时间数据的公用筛选器

1. 若要筛选特定值,请使用复选框列表。该列表显示字段中当前存储的所有值。

2. 若要筛选某个范围的值,请单击比较过滤器并指定所需值。

公用筛选器提示

  • 若要筛选仅使用一个或几个值的值列表,请清除(全选)检查框,然后选择所需的值。

  • 若要筛选的 null 值 (显示记录没有筛选字段的数据的位置),清除(全选)复选框,然后选择复选框旁边(空白)

  • 您可以在公用筛选器中使用通配符以增加匹配内容,例如,星号通配符 (*) 匹配任意字符串。因此,您可能对“名字”字段应用“等于”公用筛选器,并使用筛选字符串 Miche*l* 匹配 Michele 的各种拼写。

  • 若要在筛选器中仅包含通配符本身(而不是作为通配符),请将该字符放在方括号中。

为什么我看不到公用筛选器?

在下列情况下公用筛选器不可用:

  • 特定于数据的筛选器对于“是/否”、“OLE 对象”和“附件”字段不可用。

  • 值列表对备注字段不可用。

  • 在除数据表视图、窗体视图、报表视图或布局视图以外的视图中,公用筛选器不可用。

按选定内容筛选

若要应用基于当前选择值的筛选器,请功能区上单击“开始”,然后在“排序和筛选”组中单击“选中内容”。下拉列表显示可用的筛选选项。像公用筛选器一样,按选定内容筛选选项因数据类型而异。您还可以右键单击所选值按选定内容筛选。

“按选定内容筛选”菜单

按窗体筛选

若要通过填写窗体进行筛选,请在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“高级”,然后单击“按窗体筛选”。使用“按窗体筛选”时,Access 创建一个像您筛选的窗体一样的空白窗体,使您可以完成您需要数量的字段。完成后,Access 查找匹配的记录。当您想要使用多个字段的值时,这很便利。下图显示一个简单的按窗体筛选示例:

按窗体筛选

注意: 使用“按窗体筛选”时,不能使用以下字段类型指定字段值:多值、备注、超链接、是/否或 OLE 对象。

使用“或”选项卡添加备选“按窗体筛选”值

若要添加一组不同的值要用于筛选,请单击选项卡底部的筛选器按窗体-这将打开一个空的新窗体,用于筛选。每次使用或选项卡上,Access 将创建另一个;没有始终一个未使用或按窗体筛选选项卡。当您提供多组使用按窗体筛选的值时,满足任何组的记录包括在内。换言之,详细信息或制表符您使用,请将包括您的筛选器的更多数据。

高级筛选/排序

有时,您可能希望应用筛选器的效果比您使用其他筛选方法编写筛选条件更好。在这些情况下,您可以使用“高级筛选/排序”,一种类似于设计查询的筛选器设计体验。

  1. 在下面的任一视图中打开表、查询、窗体或报表:数据表、窗体、报表或布局。

  2. 确保视图尚未经过筛选。在记录导航器栏上,确认“无筛选器”灰显(不可用)。如果未显示记录导航器栏,请单击“开始”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”,然后单击“清除所有筛选器”(如果“清除所有筛选器”灰显,则说明没有生效的筛选)。

  3. 功能区上单击开始,然后在排序和筛选的组中单击高级 ,然后单击高级筛选/排序

  4. 将要作为筛选依据的字段添加到网格中。

  5. 在每个字段的“条件”行中指定条件。条件将按组应用,并且只有与“条件”行中的所有条件都匹配的记录才会显示。若要为单个字段指定其他条件,请在“条件”行中键入第一个条件,在“”行中键入第二个条件,依此类推。

    提示: 

    • ”行中的整组条件作为“条件”行中的一组条件备用。要同时应用于两组条件的任何条件都必须同时在“条件”行和“”行中键入。单击“切换筛选”可以查看已筛选的行。

    • 要了解如何编写条件的好方法是应用公用筛选器或筛选器基于生成接近您要查找的结果的选择。然后,对视图应用筛选,显示筛选对象选项卡

“筛选”文档选项卡上的特殊命令

两个特殊命令可供您在筛选文档选项卡。当您右键单击任意位置选项卡上,在设计网格上方从查询加载另存为查询命令的快捷菜单上可用。

特殊筛选选项

从查询加载”命令可将所选查询的设计加载到网格中。这样您就可以使用查询条件作为筛选条件。

另存为查询”命令可以用来将筛选设置另存为新查询。

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在数据的“已筛选”视图和“未筛选”视图之间切换

若要切换到数据的未筛选视图,请单击记录导航器栏上的“已筛选”。

记录导航器中的筛选切换

若要切换回的已筛选视图,请单击记录导航器栏上的“未筛选”。

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清除筛选器

清除筛选器以将其完全删除。不能通过单击“未筛选”重新应用已清除的筛选器,必须重新创建筛选器。可以从单个字段中清除单个筛选器,也可以从视图中的所有字段中清除所有筛选器。

  • 清除一个筛选器    右键单击已筛选的项目,然后单击“从字段名中清除筛选器”。

  • 清除所有筛选器   在主页选项卡上,在排序和筛选组中,单击高级,然后再单击清除所有筛选器

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保存筛选器并自动应用

当您关闭表、 查询、 窗体或报表,筛选器是在位置筛选器将与对象一起保存。下一次打开对象时,将显示未筛选的数据,但已保存的筛选器可应用-只需通过单击记录导航器栏上的未筛选切换到筛选视图。如果您想要打开对象时应用的筛选器,设置FilterOnLoad属性

注意: FilterOnLoad属性设置仅应用在对象加载时。在设计视图中设置此属性对于对象,然后切换到另一个视图将不会导致要应用的设置。您必须关闭并重新打开对象更改为FilterOnLoad属性设置才会生效。

将筛选器另存为查询

若要将筛选器另存为查询(以便您可以对其他对象重新使用它),请使用功能区上的“高级筛选/排序”:单击“开始”,然后在“排序和筛选”组中,单击“高级”,然后单击“高级筛选/排序”。按您需要的方式设置筛选器,右键单击“筛选器”选项卡上的空白区,然后单击“另存为查询”。

高级筛选/排序中的上下文菜单

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