第 3 步:更新进度

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熟悉界面 呈交时间表 更新进度

在 Project Web App 中提交执行任务所用工时非常重要,以更常用的方法向项目经理传达任务进度同样也很重要。

本文介绍:

任务进度:区别在哪里?

讨论在 Project Web App 中如何报告任务进度之前,确保清楚工时与任务进度之间的区别,这一点非常重要。

时间

工时是你处理特定任务所花的实际小时数。这是你在时间表上填写的内容,以捕获你在工作周期间对不同事项花费的小时数。

任务进度

任务进度是如下内容的概括性术语:任务的已完成工作所占百分比(完成百分比),以及完成任务还需执行的剩余工作量(剩余工时)。

可以通过提交任务进度了解任务现状更详细的信息。

我们来看一个示例。

在此示例中,为您分配了一项计划需要 40 个小时才能完成的任务。

任务

您在星期一对任务花费了 8 小时,星期二花费了 4 小时,星期三花费了 8 小时,总共 20 小时。

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

总计

实际

8

4

8

0

0

20

计划值

8

8

8

8

8

40

这是您要在时间表上输入的工时

现在,让我们从任务进度的角度看看我完成的工作。

尽管已经在任务上花费了 40 个小时中的 20 个小时,您仍然会觉得完成的工作量不是 50%。

您可能认为您完成得较多(假定已完成 75%)或有点落后(可能已完成 25%)。

40 小时中的 20 小时应该如下所示:

50%

但事实上,您的进度比计划提前了,实际如下所示:

75%

或落后于计划,实际如下所示:

当传达您的估计完成百分比时,这就是您的任务进度。传达任务的估计剩余工时数(剩余工时)也被视为任务进度。

继续我们的示例;完成计划的 40 个小时中的 20 个小时之后,您可能会觉得任务完工前待完成的剩余工时数超过 20 小时。 将您的估计剩余工时提交给项目经理,这就是传达任务进度。

好吧,但是提醒我一下为什么要传达?

请记住,与时间表一样,坦白说传达任务进度重点不在于您。重点是项目本身,为了确保工作按时完成且不超出预算。

如果您正在处理的任务花费的时间比预计时间更长,无论是哪种原因,项目经理都可能可以在将来再作安排,这样整个项目不会失控。

即使您在工作中全力以赴,也未必尽如计划。所有优秀的项目经理都知道这一点,所以不会强求任务进度严格按计划进行。只需要诚实,分享项目现状并尽力让项目顺利进行。

在哪里输入任务进度?

这个问题比较复杂。设置 Project Web App 以输入任务进度的方法有两种。

工时和任务进度分别采用单独的视图。    如果您的组织按照这种方式设置 Project Web App,工作组成员将在“时间表”视图中输入和提交工时,在“任务”视图中输入和提交任务进度。

  • 时间的数据格式   :“时间表”视图中为小时数

  • 任务进度的输入格式:   “时间表”视图中为完成百分比,“任务”视图中为“剩余工时”

工时和任务进度共用一个组合视图。    如果您的组织按照这种方式设置 Project Web App,工作组成员可以在“时间表”视图中捕获工时和任务进度。 在这种情况下,任务进度通过您的工时而不是完成百分比表示,再加上剩余工时。

  • 时间的数据格式   :“时间表”视图中为小时数

  • 任务进度的输入格式:   “时间表”视图中为“剩余工时”

这种“组合视图”方法(您的管理员知道的可能是“单一输入模式”)使您无需将信息记录在两个位置,但是您不能更直观地传达完成百分比(“我大概完成了此任务的 25%”)。 最后,作为工作组成员,您只需要服从组织为您选择的方法,但是有时知道背后的细节也有帮助。

准备添加任务进度?    

添加有关工作的注释

另一种传达任务进度的方法是向项目经理发送更新时,只需要添加一些注释。 有时您可能需要解释所用时间为什么比计划的多(“我增加了 20 个小时的剩余工时,原因是...”),您也可能希望为当周完成的工作提供更多一点详细信息(“我星期二用了 6 个小时来执行此项任务,具体工作是...”)

若要添加注释,请在提交时间表或任务进度前在功能区中选择“提交时添加注释”复选框,这样就可以先填写注释框,再将更改发送到项目经理。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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