移动到新的 SharePoint 库发布的表单模板

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本文内容

概述

开始之前

获取表单模板的工作副本

步骤 1: 将表单模板发布到新文档库

步骤 2: 复制和重新链接现有窗体

概述

将表单模板发布到文档库中为您的用户填写之后,您可能需要将该表单模板移动到另一个文档库。例如,您可能需要移动到具有更多的容量的服务器的表单模板,以便更多用户就可以同时填写表单。部分用户可能已填写基于您存储在原始文档库中的表单模板的表单。表单模板移动到新的文档库时,请要太移动这些现有窗体。您还希望确保在新的文档库中工作将这些现有窗体之前存档或删除旧的文档库。

提示: 移动到新的文档库发布的表单模板之前,可以创建包括通知用户其窗体已经移动到新的文档库的计划。您希望用户使用新的文档库来存储新表单或修改现有窗体。计划还应包括存档或删除原始文档库的过程。

若要移动到新的文档库的表单模板和其现有窗体,您首先需要将表单模板的工作副本发布到新文档库。工作副本是存储您的计算机上或在版本控制应用程序,如 Microsoft Visual SourceSafe 版本。

提示: 如果您没有使用表单模板的副本,您可以保存到您的计算机以用作工作副本从原始文档库表单模板的副本。

将工作副本发布到新的文档库后,您需要从旧的文档库的任何窗体复制到新的文档库,然后重新链接到新发布的表单模板的新文档库中的窗体。

如果您需要进行任何更改因移动表单模板,请发布表单模板之前完成这些更改。例如,也可能因移动表单模板更改所使用的基于此表单模板的窗体的外部数据源的位置。在此例中,您需要更改表单模板中的数据连接到外部数据源的新位置,发布表单模板之前。查找有关更改另请参阅部分中的数据连接的详细信息的链接。

注意: 发布表单模板不是与保存的表单模板。发布表单模板时,发布向导中添加发布位置和处理到表单模板的说明,以便用户可以打开基于该表单模板的表单。保存表单模板时,将保存表单模板中,的副本,就像将文件保存到您的计算机时。当您想要让可供用户填写的表单模板时,应始终使用发布向导。

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准备工作

在移动表单模板和基于表单模板到新的文档库中的任何现有表单之前,您将需要以下各项:

  • 表单模板的工作副本   这是您将修改,然后重新发布到新的文档库的表单模板的副本。可能存储工作副本,您的计算机上或版本控制程序,如 Visual SourceSafe。

  • 任何新的外部数据源的位置   如果基于表单模板的窗体使用外部数据源已更改,您将需要外部数据源的新位置。与您的管理员验证您和您的用户具有适当的权限来使用外部数据源。如果表单模板中的数据连接文件使用设置来连接到外部数据源,验证使用外部数据源的新位置中已更新的数据连接文件。

  • 运行Windows SharePoint Services 3.0的服务器上适当的权限   您将需要在服务器上发布表单模板,并从旧的文档库的任何现有窗体复制到新的文档库的相应权限。请与您的服务器管理员联系以确保您具有这些权限。

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获取表单模板的工作副本

如果您想要修改表单模板发布到文档库或共享的网络位置,并且您没有表单模板的工作副本,您可以将保存到您的计算机从发布位置表单模板的工作副本。

提示: 请考虑使用版本控制程序,如 Microsoft Visual SourceSafe,若要管理的表单模板的工作副本。

保存到您的计算机的文档库中的表单模板的副本

  1. 在 Web 浏览器中打开文档库发布表单模板的位置。

  2. 设置菜单上,单击设置,然后单击表单库设置

  3. “常规设置”下,单击“高级设置”

  4. 文档模板部分中,单击编辑模板

    表单模板将在 Microsoft Office InfoPath 中打开。

  5. Microsoft Office InfoPath对话框中,单击

  6. “文件”菜单上,单击“另存为”

  7. Microsoft Office InfoPath对话框中,单击确定

  8. 另存为对话框中,浏览到要保存的表单模板中,副本,然后单击保存位置。

将共享的网络文件夹中的表单模板的副本保存到您的计算机

  1. 文件菜单上,单击设计表单模板

  2. 打开的表单模板,请单击在我的电脑

  3. 通过浏览找到已发布的表单模板的共享的网络文件夹、 表单模板中,单击,然后单击打开

  4. “文件”菜单上,单击“另存为”

  5. Microsoft Office InfoPath对话框中,单击确定

  6. 另存为对话框中,选择一个位置以外原始发布您要在其中保存的表单模板中,使用副本的位置,然后单击保存

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步骤 1: 将表单模板发布到新文档库

  1. 在设计模式中打开的表单模板的工作副本。

  2. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  3. 在发布向导中,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  4. 输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,键入包含您想要移动到表单模板的新文档库的 SharePoint 网站的位置,然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,单击文档库,然后单击下一步

  6. 单击创建新的文档库,然后单击下一步

  7. 在向导的下一页上,键入名称和新的文档库中,说明,然后单击下一步

  8. 选择您想要显示为文档库的默认视图中的列的表单模板中的字段。

    操作方法

    1. 单击“添加”。

    2. 选择您想要为一列中的文档库中,添加的字段,然后执行下列操作之一:

      • 列名称框中,键入栏的名称。

      • 网站列组列表中选择网站列在列名称列表中,选择一个名称,然后单击确定

        注意: 如果您选择的重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中或计数的所有匹配项的字段中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

    3. 单击“确定”。

    查找有关在另请参阅部分中的文档库中的列中显示数据的详细信息的链接。

  9. 单击“下一步”

  10. 在向导的下一页上,验证所显示的信息正确,,然后单击发布

  11. 若要打开的文档库并测试填写基于该表单模板的表单的过程,选择打开此文档库复选框,然后单击关闭

    文档库将在浏览器中打开。列表工具栏上单击新建,将在 Microsoft Office InfoPath 中打开基于该表单模板的表单。

将表单模板发布到新的文档库后,您可以复制基于表单模板从旧的文档库到新的文档库的旧版本的现有窗体。复制现有窗体后,您可以重新链接到最新版本的表单模板的现有窗体。如果不链接现有窗体,用户可能无法打开这些现有窗体。

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步骤 2: 复制和重新链接现有窗体

此过程假定两个文档库是正在运行Windows SharePoint Services 3.0的服务器上。

  1. 在 Web 浏览器中打开旧的文档库。

  2. 视图菜单上,单击资源管理器视图

  3. 和按住 ctrl 键,选择您想要移动,每个窗体,然后右键单击窗体。

  4. Internet Explorer对话框中,单击,然后单击快捷菜单上的复制

  5. 打开新的文档库。

  6. 选择视图中,单击资源管理器视图

  7. 右键单击文件夹窗口中的空白区域中。

  8. Internet Explorer对话框中,单击,,然后单击快捷菜单上的粘贴

  9. 视图菜单上,单击重新链接文档

  10. 重新链接列中,选择要链接到新的表单模板的每个表单复选框。

  11. 在列表工具栏上,单击重新链接所选文档

重新链接到新的表单模板的现有窗体后,用户将可以更改现有复制到新文档库或基于新发布的表单模板的新窗体,请填写的表单。

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