目标:设置要跟踪的项目

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虽然Microsoft Office Project 2007使跟踪变得简单, 但有几个步骤可以开始跟踪项目进度。首先, 确定要使用的跟踪方法和要跟踪的项目 (如任务开始和完成日期、 工时和资源成本)。然后, 确保你的团队已针对你选择的跟踪方法进行了设置。

提示: 本文是项目地图中的一系列文章的一部分, 其中介绍了一组广泛的项目管理活动。我们调用这些活动 "目标", 因为它们围绕项目管理生命周期进行组织: 生成计划、跟踪和管理项目并关闭项目。

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跟踪月球的望远镜

数字 1  准备比较一段时间内的项目信息   你可能需要创建或保存原始项目估计和实际项目数据, 比较它们以确定进度。

单击以下所有适用项:

  • 创建或更新比较基准或中期计划, 以便稍后在项目中将比较基准计划或中期计划中的信息与最新的日程表或基准进行比较。保存比较基准计划使你能够确定并解决差异, 并更准确地针对类似的未来项目进行计划。

  • 将项目的版本保存到 project Server , 以保存项目管理管理员想要进行比较、建模和存档的不同版本的项目。

  • 比较项目的两个版本, 以查看详细报表中相同项目的当前版本与早期版本之间的差异, 而无需使用Microsoft Office Project Server 2007。

数字 2  准备手动收集数据   虽然收集项目状态信息的最快和最简单的方法是使用Project Server 2007, 但你可能需要或想要手动收集这些信息。

更多 .。。

例如, 你可能没有电子邮件系统或对 intranet 或 Internet 的访问权限, 或者你的项目可能很小, 以至于你不会花费时间自己收集数据。

当你决定手动收集项目状态数据时, 请记住, 你还需要手动将数据输入到你的项目计划中。以下是要记住的一些要点:

  • 确定要跟踪和更新的项目信息   例如, 您可以更新任务、任务完成百分比和成本的开始日期和完成日期。

  • 识别和收集来自信息源的数据   例如, 若要更新开始日期和完成日期, 请从分配到任务的资源收集实际日期。若要收集成本数据, 您可能需要从财务人员处获得实际成本。

  • 确定数据收集方法   你可以通过 phoning 源或向门进行访谈来主动收集数据。或者, 您可以让您的源填写表单并为您提供。

  • 确定和坚持使用真实的收藏安排   你希望或需要多长时间收集和更新项目信息?每周一次?每月一次?选择一个非常方便且适合你的日程安排的频率将增加收集项目状态信息并将其合并到项目计划中的可能性。

  • 确定要将实际数据合并到项目计划中的时间间隔   例如, 您可以合并每月的实际成本、每周、每日或每小时的实际成本。通过使用Project 2007中的 " 时间分段 " 视图 ("任务分配状况" 视图和 "资源使用状况" 视图), 你可以更改时间刻度并按照所需的粒度级别更新实际数据。

通过让你的团队状态报告方法满足 project 允许的需求, 你更有可能获得及时的信息。

数字 3  准备收集数据   选择一个手动或电子系统以收集你所需的任务状态信息, 以便跟踪你的项目进度。

按以下顺序单击:

  1. 查看或更改连接到 Project Server 的 URL , 以便团队成员可以在其浏览器中使用此URL访问Microsoft Office Project Web Access主页。

  2. 发布最新计划和团队工作分配以请求团队成员接受任务工作分配。你可以使用Office Project Web Access中提供的状态报告来跟踪和更新任务进度。

数字 4  准备跟踪采购进度   你可能想要监视你获取完成项目任务所需的商品和服务的接近程度。

当你采购产品和服务时, 你可以在整个采购流程中关注其状态。例如, 至少你可能需要了解产品或服务是否超出投标, 在 "评估" 下或在 "合同" 下以及所选供应商的名称。

借助Project 2007, 你可以通过将所需的字段插入任务工作表视图, 然后跟踪其进度来跟踪采购进度。

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