目标:设置要跟踪的项目

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尽管Microsoft Office Project 2007轻松跟踪 ,有几个步骤,以使您可以开始跟踪项目进度之前。首先,决定要使用的跟踪方法和跟踪,如任务的开始日期和完成日期、 工时,和资源成本的项目。然后,确保您已选择的跟踪方法设置您的团队。

提示: 本文是介绍大量项目管理活动的项目地图文章系列中的一篇。我们称这些活动为“目标”,因为它们是围绕项目管理的生命周期进行组织的:制定计划、跟踪和管理项目,以及关闭项目。

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跟踪月球的望远镜

数字 1  准备以比较一段时间的项目信息   您可能需要创建或保存原始项目估计和实际项目数据,以确定进度进行比较。

单击以下适用的所有链接:

  • 创建或更新比较基准或中期计划,以便以后可以在比较基准计划您或您中期计划到最新的日程或更高版本中项目的比较基准比较信息。保存比较基准计划使您能够识别并解决差异,并更准确地规划类似将来的项目。

  • 保存项目到 Project Server 的版本以保存您的项目管理管理员想要的比较、 建模和存档的项目的不同版本。

  • 比较项目的两个版本不使用Microsoft Office Project Server 2007查看差异详细的报表中的当前版本和早期版本的同一个项目。

数字 2  准备要手动收集数据   虽然收集项目状态信息的最快和最简单方法是使用Project Server 2007,您可能需要或者希望手动收集的信息。

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例如,您可能没有电子邮件系统或对 Intranet 或 Internet 的访问权,或者您的项目可能非常小,以致您自己几乎不用花费时间来收集数据。

当您决定手动收集项目状态数据时,请记住还必须将数据手动输入到项目计划中。您需要注意以下几点:

  • 决定要跟踪和更新的项目信息   例如,您可以更新开始日期和完成日期的任务,任务完成百分比和成本。

  • 识别和信息的来源收集数据   例如,更新开始和完成日期,请从资源人员分配给任务收集实际日期。若要收集成本数据,您可能需要从会计人员获取实际成本。

  • 确定数据收集方法    您可以通过打电话给资源或上门访问他们来积极地收集数据。或者可以要求资源填写表单并将表单提交给您。

  • 确定并坚持使用切实可行的收集计划    您希望或需要多长时间收集并更新一次项目信息?一周一次,还是一个月一次?请选择一种既方便又符合日程安排安排的频率来增加收集项目状态信息及将其合并到项目计划中的可能性。

  • 确定将实际数据合并到项目计划的时间间隔    例如,您可以合并每月实际成本、每周实际成本、每日实际成本或每小时实际成本。通过使用 Project 2007 中的时间分段视图(“任务分配状况”视图和“资源使用状况”视图),您可以更改时间刻度并按照所需的间隔来更新实际数据。

在项目需求允许的前提下,通过让工作组的状态报告方法尽量简单,将更有可能得到及时的信息。

数字 3  准备要收集数据   选择手动或电子系统收集任务状态信息来跟踪项目进度。

请依次单击以下链接:

  1. 查看或更改连接到 Project Server 的 URL以便工作组成员可以使用此URL其浏览器中访问Microsoft Office Project Web Access主页。

  2. 发布最新的计划和工作组工作分配请求工作组成员接受任务工作分配。您可以使用报告Office Project Web Access中可用的状态跟踪和更新任务进度。

数字 4  准备跟踪采购进度   您可能想要监视如何关闭不获取商品和完成项目任务所需的服务。

采购产品和服务时,您可以在整个采购过程中跟踪它们的状态。例如,您可能至少需要知道产品或服务是否超标、是否在估价之内、是否按合同进行,以及所选的供应商的名称。

与Project 2007,您可以通过在任务工作表视图,插入所需的字段,然后跟踪其进度跟踪采购进度。

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