目标:定义阶段和任务

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了解您的项目中涉及的工作后,您准备好在Microsoft Office Project 2007中创建的任务列表。任务列表是项目的核心 — 完整或不正确计划的任务列表可以严重影响您的项目进度。将任务组织为里程碑和阶段使项目结构和可方便您进行评估进度。

不管项目是包含持续数年并且使用标准项目管理方法的几千个步骤,还是包含持续一个月并且使用敏捷项目管理方法的几个步骤,任务列表的组织对于项目的成功都是至关重要的。

提示: 本文是一系列介绍广泛的项目管理活动项目地图中的文章的一部分。我们称这些活动为"目标",因为它们围绕项目管理的生命周期组织: 构建计划、 跟踪和管理项目,并关闭项目。

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坐在梁上的建筑工人

数字 1  定义项目任务    核心,项目是一组任务。每个任务代表一段工作必须完成项目。

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正确定义的任务具有明确的开始时间和结束时间,这样项目经理可以很容易地确定任务的完成时间。

定义任务时请注意以下几点:

  • 出于实用的目的,任务应至少为一天。在长期的项目中,任务工期可能很长。在短期项目中,工期较短。

  • 通常,最好按您所期望的任务执行顺序输入任务。但是,有些项目可能需要将类似的任务组合在一起,或者按执行任务的资源类型对任务进行分组。这样就为项目创建了阶段。

    如果您的单位通常使用某些类别查看工作,您可以按这些类别对工作进行分组。请注意,将任务分组后,将无法再为这些任务创建大纲,这是因为分组任务将构成另一类型的大纲。

  • 任务列表的结构决定项目计划的详细程度。如果只列出项目的阶段,而且每个阶段覆盖一个很长的时间段,您的计划将是项目的高级视图。如果您事无巨细地列出了每项工作,您的计划就太详细了。通常,您需要在这两个极端之间进行平衡。

    帮助您决定任务列表详细程度的一个方法是,考虑您需要对项目进行跟踪的程度:

    • 如果列出需要完成的所有工作(无论多小),您将需要跟踪每项任务并输入进度,可能至少每天一次。这样一来,即使是最细微的工作稍有滞后,您也能及时了解。

      如果您的单位更喜欢将工作分解为持续一个月的系列任务,那么更详细地列出任务可能很有意义。有时候,工期较短的系列任务(例如用敏捷方法来管理项目)可以使项目更迅速地响应范围或资源的变化。

    • 如果只列出并跟踪项目的阶段,您不必经常对项目进行更新。但是,在阶段结束之前,您不会了解工作的进展情况。

  • 请考虑项目的重要性、获得和输入任务更新的频率以及为确保项目正常进行需要对项目进行跟踪的程度。

数字 3  输入到项目任务    添加周期性任务和仅一次发生的任务。

数字 4  创建阶段和子阶段中的项目   组织您的项目进行分组完成项目中的主要步骤的相关的任务。

数字 5  创建里程碑    里程碑允许您创建标记项目中的主要事件的参考点。里程碑用于监控项目的进度。

数字 2  导入到项目的任务    如果您已经拥有存储在另一个位置的任务列表信息导入任务。

单击以下适用的所有链接:

  • 链接或嵌入到 Project 中的 Excel 数据一个简单的方式将任务添加到动态链接到 Microsoft Office Excel 的项目。

  • 从另一种文件格式的数据导入您的项目。可以从 Excel 工作表、 数据库或文本文件导入任务数据,然后将该数据映射到Project 2007中的相应字段。您也可以导入项目文件的制表符分隔和逗号分隔值文本格式的文件。

  • 导入 Outlook 任务列表项目到如果您在 Microsoft Office Outlook 中保留的任务列表,并且想要将列表复制到项目计划。

数字 6  添加有关任务的支持信息    向网页添加备注、 文档和链接的窗体中的详细信息。

单击以下适用的所有链接:

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