目标:优化项目计划以满足预算要求

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制定项目计划后,需要检查计划成本。如果计划成本不满足预算要求,则可以通过优化计划使之保持在预算之内。请记住,更改预算时,您可能会更改项目的完成日期或范围。时间、范围和预算之间的这种关系通常称为项目三角形。

提示: 本文是介绍大量项目管理活动的项目地图文章系列中的一篇。我们称这些活动为“目标”,因为它们是围绕项目管理的生命周期进行组织的:制定计划、跟踪和管理项目,以及关闭项目。

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优化项目计划以满足预算要求

数字 1 查看项目成本    在图表中,您可以查看汇总、 一段时间,成本或成本。执行此操作可以帮助您以查看是否满足目标的预算和您是否需要调整成本。

数字 2 优化计划以降低成本    如果您确定计划的成本不能满足您的目标的预算,您可以使用几种策略剪切成本。

  • 调整资源和成本以满足预算要求

    单击以下适用的所有链接:

    • 输入资源的成本,来调整定期和加班费率、 每次使用成本、 固定的成本,或成本资源。

    • 删除或替换资源分配若要降低成本开销更大的资源 (人员、 设备、 材料或成本) 替换为一个较为便宜或减少类似单个任务的资源数。有时,缩小的范围、 日程更长或更低质量对应权衡使用成本较低的资源导致。仍然,这是一个优化成本的最现实策略。如果从工作分配删除昂贵资源时,此资源可处理其他任务或更有效的项目。

    • 重新分配任务的剩余工时以控制哪些几个资源完成的剩余工时,或指定精确的剩余工时将会完成哪些部分。

  • 缩小项目范围,以满足预算要求

    单击以下适用的所有链接:

    • 确定是否要更改的可交付结果范围

      您可能需要缩小范围,以保证完成日期或预算。或者,制订项目计划后, 您可能会发现您有更多时间或资金比预期。在两种情况下,您可以更改项目的范围。您可以更改可交付结果的产品或更改项目的范围之间进行选择。

      • 削减产品可交付结果     如果通过削减产品可交付结果来缩小范围,则实际上是减少了计划提供给客户或项目负责人的结果。例如,假设您正致力于一个新的产品开发项目。为满足完成时间或预算要求,您决定从产品中去掉最初计划并得到客户认可的某些功能。在这种情况下,您可能需要得到客户的认可,并可能需要根据情况调整合同。

      • 缩小项目范围    您或许能够通过更改产品的制造方式来提供相同的产品可交付结果。

        例如,在一个新的产品开发项目中,您决定删除市场研究任务,并缩短产品测试的工期,以满足完成日期或预算要求。在这种情况下,最终产品和可交付结果不会更改。但是,您通过缩小项目范围更改了提供此最终产品的方法。

      • 使用可用时间或预算     如果您发现拥有的时间或资金比预计的要多,则可以增加可交付结果。此外,您也可以扩大项目自身的范围,这通常会带来质量更高的产品。

      • 考虑范围对质量的影响     您可能需要缩小范围以满足完成日期或预算要求。另外,在制定项目计划之后,您可能发现拥有的时间或资金比预计的要多。无论在哪种情况下,都可以更改项目的范围。请注意,质量与范围密切相关。如果缩小范围,则可能需要接受质量的下降。如果增大范围,则可能会提高项目和所得产品的质量。

    • 更改工期减少的计划任务的时间量。请确保缩减的工期仍允许要完成的工时。此外请确保调整相应分配给资源的工时量。

    • 如果任务并非绝对需要,则可以将其删除。但是请注意,删除任务可能会降低项目执行的总体质量。必须完成的任务仍应在计划中予以体现,只有那些被视为可选的任务才应被删除。

    • 通过成本较高的资源 (人员、 设备或材料) 替换为一个较为便宜替换资源分配。有时,使用成本较低的资源会导致缩小的范围、 日程更长或质量下降对应折衷方案。仍然,这是一个优化成本的最现实策略。

数字 3 调整计划能够利用其他预算    构建您的计划后,您可能会发现您有多个预算可用。您可以选择以使项目保持在预算范围内。或者,可以增加范围和质量目标项目。

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在制定计划且 Microsoft Office Project 2007 计算了项目的日程安排和成本之后,您可能会发现自己拥有更多的时间或预算。您可以选择提前或在预算之内结束项目,也可以扩大项目的范围并提高项目的质量。

  • 咨询客户    询问客户或利益干系人,了解其最满意的时间或预算使用方式。他们可能喜欢将计划保留原样,让项目提前完成或在预算之内完成。

  • 检查合同    检查合同中有关提前完成项目或在预算之内完成项目的激励措施(或者在某些情况下甚至是处罚措施)。合同类型(固定价格、可收回成本或单价)可能决定了您应该如何充分利用可用时间或预算。

  • 添加范围    您可以添加任务或阶段的期望,但认为抱有足够的时间或金钱。您可以增加工期现有任务,以便资源具有更多时间来完成的任务。请注意添加范围可能会添加到您的计划的时间和成本。更改范围和可交付结果可能合同产生影响,因此请确保检查合同并获得客户端批准在必要时。

  • 提高质量标准     您可以用剩余的时间或预算来添加任务或阶段,以便提高质量或对质量进行检查。此外,您也可以延长现有任务的工期,以使资源有更多的时间来完成更高质量的工作。另一种提高质量的方法是增加更多具有较高技术水平的员工、更高效的设备或更高等级的材料。这几类资源可能会更昂贵,但它们也可能是剩余预算的好用途。

数字 4 输入有关成本更改的备注    日志信息以满足预算要求您所做的更改。跟踪实际进度、 结束项目或收集下一个项目的数据时,此类笔记很有帮助。

数字 5 评估成本优化的结果    验证您确实降低成本,以及的完成日期、 工作量和其他项目不产生负面受这些更改。

单击以下适用的所有链接:

  • 查看项目成本 若要查看是否降低成本和如何关闭您已向会议目标的预算。

  • 显示关键路径以查看您对所做的更改如何优化成本受影响的关键路径。您可能会看到不同的日期、 不同的任务和不同的关键路径与相关联的资源。

  • 查看资源工作量,以查看是否任何已分配的资源现在重载或充分利用因成本优化工作。

  • 检查对其他项目影响确保是项目中合并或链接到的其他项目文件中更新的任何更改。

数字 6 工作分配更改传达给资源    如果为资源分配新任务或更改或删除任何现有工作分配时,您需要发布这些更改为受影响的资源。

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