目标:优化项目计划以满足预算要求

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构建项目计划后, 请查看计划成本。如果计划成本不足以满足您的预算, 您可以优化计划以在预算范围内。更改预算时, 请记住, 您可能会更改项目的完成日期或范围 。时间、范围和预算之间的这种关系通常称为 " 项目三角形"。

提示: 本文是项目地图中的一系列文章的一部分, 其中介绍了一组广泛的项目管理活动。我们调用这些活动 "目标", 因为它们围绕项目管理生命周期进行组织: 生成计划、跟踪和管理项目并关闭项目。

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优化项目计划以满足预算要求

数字 1 查看项目成本    您可以查看合计、随时间变化的成本或图表中的成本。执行此操作可帮助你查看是否满足你的目标预算以及你是否需要调整成本。

数字 2 优化计划以降低成本    如果你确定计划成本不符合你的目标预算, 你可以使用多个策略来削减成本。

  • 调整资源和成本以满足预算要求

    单击以下所有适用项:

    • 资源输入成本, 以调整常规费率和加班费率、每次使用成本、固定成本或成本资源。

    • 删除或替换资源分配, 通过使用较便宜的资源 (人员、设备、材料或成本) 替换成本较低的资源来削减成本, 或减少单个任务的可比较资源数量。有时, 使用成本较低的资源会导致对缩小的范围、更长的日程或较低质量进行相应的折衷。但是, 这是优化成本的最现实策略之一。如果从工作分配中删除了成本较高的资源, 此资源可用于更经济高效的其他任务或项目。

    • 重新分配任务的剩余工时, 以控制有多个资源执行剩余工时的哪一部分, 或指定完成剩余工时的确切时间。

  • 缩小项目范围以满足预算要求

    执行下列所有适用的操作:

    • 确定是更改可交付结果还是范围

      你可能需要缩小范围以满足完成日期或预算。或者, 在构建你的项目计划之后, 你可能会发现你的时间或金钱比预期的要多。在任何一种情况下, 你都可以更改项目的范围。您可以在更改产品的可交付结果或更改项目的范围之间进行选择。

      • 削减产品可交付结果    如果通过削减产品可交付结果来缩小范围, 则实际上比计划提供的客户或利益干系人少。例如, 假设您正在处理一个项目以开发新产品。为了满足完成日期或预算, 你决定要削减客户最初计划和批准的产品功能。在这种情况下, 你可能需要获得客户的批准, 如果适用, 你可能需要调整合同。

      • 剪切项目范围    你可能能够通过更改生成的方式来提供相同的产品可交付结果。

        例如, 在项目上开发新产品时, 你决定删除市场研究任务, 并且还会缩短产品测试的工期, 以便满足完成日期或预算要求。在这种情况下, 最终产品和可交付结果不会发生变化。但是, 你已通过缩小项目范围来更改提供此最终产品的方法。

      • 使用可用时间或预算    如果发现你的时间或金钱比预期的要多, 可以添加可交付结果。或者, 你可以增加项目本身的范围, 这通常会导致更高质量的产品。

      • 考虑范围对质量的影响    你可能需要缩小范围以满足完成日期或预算。或者, 在构建你的项目计划之后, 你可能会发现你的时间或金钱比预期的要多。在任何一种情况下, 你都可以更改项目的范围。请考虑质量和范围是密切相关的。如果你剪切范围, 你可能需要接受较低的质量级别。如果增加范围, 可能会提高项目的质量和生成的产品质量。

    • 更改工期以减少计划任务的时间量。请确保缩短的工期仍然允许完成工作。此外, 请确保调整分配给资源的相应工时量。

    • 删除任务 (如果不是绝对必要)。但是请注意, 删除任务可能会降低整个项目实现的质量。必须完成的任务仍会在计划中反映出来, 并且只应删除被视为可选的任务。

    • 通过使用成本较低的资源 (人员、设备或材料) 替换资源分配。有时, 使用成本较低的资源会导致对缩小的范围、更长的日程或质量降低相应的权衡。但是, 这是优化成本的最现实策略之一。

数字 3 调整计划以充分利用其他预算    构建你的计划后, 你可能会发现你有更多可用的预算。你可以选择将项目置于 "预算" 下。或者, 你可以增加项目的范围和质量目标。

更多 .。。

在生成计划和Microsoft Office Project 2007计算项目的日程安排和成本后, 你可能会发现你有更多的时间或增加的预算可用。你可以选择在计划之前或在预算范围内结束项目。或者, 你可以增加范围并将质量添加到项目中。

  • 咨询客户     询问客户或利益干系人他们喜欢使用时间或预算的方式。他们可能更倾向于将计划保留原样, 并使项目提前或在预算范围内。

  • 检查你的合同    检查是否有合同激励 (或某些情况, 甚至是惩罚) 以提前计划或在预算范围内。合同类型 (固定价格、可补偿成本或单价) 可能决定了你应该如何充分利用可用时间或预算。

  • 添加作用域    你可以添加所需的任务或阶段, 但认为你没有足够的时间或金钱。你可以增加现有任务的工期 , 以便资源有更多时间来完成任务。请注意, 添加范围可能会向你的计划添加时间和成本。更改范围和可交付结果可能会影响合同, 因此请务必检查合同并在必要时获得客户批准。

  • 提高质量标准    你可以使用剩余时间或预算来添加添加或检查质量的任务或阶段。你可以增加现有任务的工期, 以便资源有更多的时间来执行更高质量的工作。提高质量的另一种方法是添加更具技能的人员、更高效的设备或更高级别的材料。这些类型的资源可能更昂贵, 但也可能会很好地使用过剩预算。

数字 4 输入有关成本变化的注释    记录有关为满足预算而进行的更改的信息。当你跟踪实际进度、关闭项目或收集下一个项目的数据时, 此类说明可能很有帮助。

数字 5 评估成本优化的结果    验证你确实降低了成本, 并且这些更改不会对完成日期、工作量和其他项目产生负面影响。

单击以下所有适用项:

  • 查看项目成本 查看是否降低了成本以及达到目标预算的接近程度。

  • 显示关键路径, 了解如何优化对关键路径影响的成本所做的更改。你可能会看到与关键路径相关联的不同日期、不同任务和不同资源。

  • 查看资源工作量, 以查看是否由于成本优化的考虑, 任何已分配的资源现已超负荷或使用不足。

  • 检查对其他项目的影响, 以确保在项目中链接或合并的其他项目文件中更新任何更改。

数字 6作业更改传达给资源    如果为资源分配了新任务, 或更改或删除了任何现有作业, 则需要为受影响的资源发布这些更改。

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