用户目标:规划项目

规划项目用户目标

最好是在您打开 Microsoft Project 之前开始您的规划。

若要捕获您最初对项目目标的想法,请使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等应用程序。

在每个人都同意您的想法之后,您可以开始使用 Project 规划您的日程。

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  • 确保你拥有项目    确保你正在考虑的内容是实际项目。项目具有三个特征。

  • 是临时的和唯一的   设计汽车制造厂是一个项目,因为它是一次性的活动。制造汽车是一系列重复活动,因此不是一个项目。

  • 具有明确定义的可交付结果    可交付结果提供项目焦点和用途。如果可交付结果未清楚列明,利益干系人不会感觉其项目投资非常值得。

  • 具有开始和结束    没有项目结束日期,利益干系人和投资方无法享受项目的成果和其投资可能带来的好处。

    下面的一些示例可帮助您决定您是否拥有项目。

不是项目的活动

明确定义的项目

制造汽车

  • 预计升级制造工厂以提高效率。

  • 预计查找距离制造设备较近的维护工厂。

降低竞争风险

  • 预计更换安全软件。

  • 预计从相关行业招募风险专家。

  • 确定项目约束    。 约束是指会限制项目经理设计和管理项目的选项的因素。大多数项目都有三个约束。

  • 受限的时间跨度    主要可交付结果的结束日期通常决定项目的总体长度。

  • 受限的人员和其他资源    项目经理通常只能分配数量有限的人员或预算来执行项目工作。

  • 小范围    项目通常受团队可以完成的量约束。如果项目具有太多可交付结果或功能,则日程中可能没有足够的时间让所有内容得以完成。

一个约束的变化通常会影响到另外两个,可能会影响总体质量。例如,缩短项目的工期将强制项目经理对完成项目可交付结果所需的工作人员数量进行决策。如果没有足够的工作人员,则缩短项目可能带来其他折衷,例如减少项目的范围。

  • 尽早确定您的利益干系人    没什么比无法确定关键利益干系人和如何以最佳方式与他们进行沟通对项目的损害更大。如果在项目开始之后无法确定关键利益干系人,则项目可能会慢慢停止或因为提出新的项目目标和方法而超出预算。

步骤 1:捕获最初想法

在 OneNote 中捕获最初想法

当您考虑项目以及要完成的内容时,请使用 OneNote 记下笔记。您的笔记可以包含电子邮件、网站链接、视频或最早的规范。

将 Excel 数据导入到 Project

项目有时作为简单列表在 Excel 中开始。但是随着它们不断增长,请将它们导入到 Project 中,在这里,您可以更高效地组织任务和安排日程。

在任何 PC 上使用 Office 365 在任何位置捕获项目笔记

使用 Office 365 处理早期项目规范。只要您正在具有 Internet 连接的 PC 上工作,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的完整版本根据需要在任意位置处理文档。

在 Web 浏览器中使用 Office Online

如果没有 Office 365,请使用 Office Online。只要您拥有 Microsoft 帐户,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的 Web 版本来捕获早期的项目想法。

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步骤 2:与您的利益干系人保持联系

报告早期进度

无论您处在项目规划的哪个阶段,出色呈现的报告有助于让利益干系人接受项目可交付结果。

加入联机会议

如果利益干系人无法亲临现场,请使用联机会议与他们联系。共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记以讨论早期项目规划。人员可以在其办公室、路途中或其移动设备上参加联机会议。

通过 IM 与项目工作组成员进行聊天

在您处理项目日程的过程中出现问题时,将鼠标悬停在某人的姓名上并使用 Lync 共享 IM 消息。

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步骤 3:开始项目

从 Word 复制并粘贴到 Project

在 Word 中复制任务列表并将其粘贴到 Project 以快速开始一个日程。Project 将保留大纲结构和格式。

从其他项目或模板创建新项目

基于预填充了类似项目的任务的模板创建新的项目。行业专家创建了其中许多项目来帮助您快速开始。

将 Excel 数据导入到 Project

将在 Excel 中启动的任务列表移动到 Project 中。Project 将保留大纲结构和格式。

将 SharePoint 任务列表作为早期项目导入

项目有时作为 SharePoint 中的任务列表开始,以便与没有 Microsoft Project 的人员共享。一旦任务列表增长到特定大小,请将其移动到 Project 中以继续处理。

项目管理目标:创建新的项目日程

在 Microsoft Project 中启动项目之后,您可以开始添加任务、组织它们、将它们链接在一起、添加人员等等。

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