用户目标:将项目结束日期提前

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提前项目结束日期

您已更改了项目日程,现在,离项目的结束日期还有很久。

若要修复项目的结束日期,请调整对结束日期影响最大的任务。这些任务位于项目的关键路径上。

有关此系列项目管理说明指南的更多文章,请参阅项目指南

开始之前的项目管理提示

对日程进行更改时,您需要考虑三个因素:项目的成本、可交付结果的范围和时间。这是构成三角形的三个点。无法在不影响其他内容的情况下更改三角形的一个点。

项目三角形

以下是这对于您的项目结束日期的意义的示例。

  • 如果您打算提前结束计划,最终可能会增加成本和缩小交付范围。

  • 如果您打算绝不更改项目的成本,结果可能是延长日程和缩小范围。

  • 如果您扩大范围或增加可交付结果数目,那么您的项目可能需要更长时间,需要额外的工作人员或资源并耗费更多资金。

如果您没有使用过项目管理    无论项目计划得如何周全,总难免有出错的时候。现在开始查找问题,而不是放任其恶化。

有一些方法可以帮助您开始监控和修复您的项目。

  • 首先查看最重要的任务    当需要解决项目中的问题时,某些任务比其他任务更为重要。对日程影响最大的任务是关键任务,是最需要密切关注的任务。

  • 获取您的项目的正确视图    Project 有许多视图和报表可帮助您找出项目问题所在。对于简单项目,请使用甘特图仔细查看项目的结束日期。对于复杂项目,请查看差异表或挣值报表。

  • 获取每周状态报告    让人员递交工作状态报告并不容易。在每周召开工作组会议时获取工作状态比较容易。太频繁地收集状态(如每周不止一次)可能会适得其反。

如果您是经验丰富的项目经理    您担任项目经理已经很长时间,但是现在,您面临一个项目需要密切监控以确保成本保持在预算范围内。

此外,您的赞助方说她希望每月收到执行报告。

下面是您着手监视、报告和修复项目所需要的一些内容。

  • 为您的项目创建基线    创建了日程后,请保存基线版本。基线是指可用于比较任务进度的项目原始版本。

  • 获取您的项目的正确视图    Project 有许多视图和报表可帮助您找出项目问题所在。当项目变得更加复杂时,请查看差异表或挣值报表以查看具体问题。

  • 获取每周状态报告    当项目变得更加复杂时,您可以使用更复杂的方法收集每周状态报告。团队成员可以在 SharePoint 任务列表中输入状态信息,这些信息随后可以与 Microsoft Project 同步。如果您使用的是 Project 专业版,您也可以使用 Project Web App 从您的工作组收集状态报告。太频繁地收集状态(如每周不止一次)可能会适得其反。

  • 了解挣值    挣值有助于您确定项目是否是否进展正常。

监控项目

跟踪日程进度

查看工作组成员的任务更新,了解问题所在。您可以使用甘特图快速跟踪进度,也可以使用复杂的挣值。

这可以帮助您查看项目工作的进度是否符合预期。

显示项目的关键路径

显示对项目结束日期影响最大的任务。请首先查找这些任务以解决日程中的问题。

选择合适的项目日程视图

使用 Project 中的视图和报表来检测可能的问题并帮助对日程进行更改。

设置和保存基线

若要重新开始跟踪,请开始新的基线以比较将来的进度。

查看潜在问题报告

创建和自定义项目进度的图形报告。在 Project 中查看这些报告或将它们导出到其他应用程序(如 PowerPoint、Word 或 Excel)中。

使用挣值查找问题

挣值可以帮助您回答如下问题:“从这个项目迄今所完成的工作量来看,我们应该花了多少钱?”或“我们会按时完成吗?”

使用 Project Web App 监控项目

如果您使用的是 Microsoft Project 专业版,请使用 Project Web App 收集状态信息和监控日程进度。

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解决问题

更改任务工期

减少任务工期以提前结束项目。确保减少对项目结束日期影响最大的关键任务的任务工期。

重新分配任务的工时

当人员正在同时处理过多工作分配时,请通过调配资源分配来让 Project 更均匀地分发工作。

向您的项目添加其他人员

添加人员来处理延迟结束日期的任务。

从团队中删除人员

从任务中删除人员是提前结束项目的另一种方法。处理任务的人员太多或者人员不适当可能会导致沟通问题,从而拉长任务工期。

更改项目日历的工作日

您可以通过更改人员的工作日历来将项目的结束日期提前。您可以向人员的日程添加额外工作日或让他们加班工作。

在项目论坛中提出问题

获得由专家解答的 Project 问题。Answers.com 上的 Project 论坛有经验丰富的用户和 Project 顾问来准备回答您的问题。

交流项目信息

对某位人员的日程进行更改之后,请传达这些更改,以防丢失任何信息。

使用 Lync 与项目工作组成员进行 IM 聊天

当有关任务的快速问题出现时,请将鼠标悬停在人员的姓名上,然后单击“发送 IM”以在 Lync 中开始即时消息会话。

了解项目管理时的折衷办法

项目中的任何更改都会以牺牲时间、资金或交付范围为代价。为使项目计划照常进行,您每天都需要竭力平衡这些因素。了解如何应对这些限制。

Project 如何安排任务

当 Project 调整您的日程时,任务可能会意外地移动。了解 Project 功能强大的日程安排引擎的工作原理。

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