生成可在 Web 上共享的 Access 数据库

可以使用 Access 2010 和 Access Services(SharePoint 组件)构建 Web 数据库应用程序。这有助于:

  • 保护和管理对数据的访问

  • 在整个组织内或通过 Internet 共享数据

    注意:  用户帐户是使用 Web 数据库所必需的。不支持匿名访问。

  • 创建无需 Access 即可使用的数据库应用程序

本文概述了 Access Web 数据库设计。有关桌面数据库设计的简介,请参阅创建新的桌面数据库数据库设计基础这两篇文章。

本文内容

概述

创建 Web 数据库

发布和同步对应用程序所做的更改

概述

Access 2010 和 Access Services(SharePoint 的一个可选组件)为你提供了创建可在 Web 上使用的数据库的平台。你可以使用 Access 2010 和 SharePoint 设计和发布 Web 数据库,拥有 SharePoint 帐户的用户可以在 Web 浏览器中使用 Web 数据库。

运作方式

发布 Web 数据库时,Access Services 将创建包含此数据库的 SharePoint 网站。所有数据库对象和数据均移至该网站中的 SharePoint 列表。以下视频介绍了此过程。

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

在您发布之后,SharePoint 访问者可以根据其对 SharePoint 网站的权限来使用您的数据库。

  • 完全控制    这允许您更改数据和设计。

  • 参与    这允许您进行数据更改,但不允许您进行设计更改。

  • 读取    这允许您读取数据,但您不能进行任何更改。

你可以在 Access 中打开 Web 数据库,修改设计,然后同步所做的更改,实际是将所做的更改保存到 SharePoint 网站。以下视频介绍了发布 Web 数据库之后进行设计更改的过程。

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

您还可以将 Web 数据库脱机,使用脱机版本,然后在联机后同步所做的数据和设计更改。

注意: 若要构建 Web 数据库,你需要在该数据库要发布到的 SharePoint 网站上拥有完全控制权限。有关 SharePoint 权限的详细信息,请参阅“另请参阅”部分。

窗体和报表在浏览器中运行

窗体、报表和大多数宏在浏览器内部运行。这使 Access 能够刷新屏幕上的数据,而无需恢复整个页面。

您可以创建一个可帮助用户导航您的应用程序的窗体。新增控件(即导航控件)使您可以向窗体轻松地添加标准的 Web 样式的导航按钮,以实现此目的。

注意: 导航窗格(Access 中用于浏览数据库中的对象的功能)在 Web 浏览器中不可用。

数据存储在 SharePoint 列表中

所有表成为 SharePoint 列表,所有记录成为列表项目。这使您能够使用 SharePoint 权限控制对 Web 数据库的访问,并利用其他 SharePoint 功能。

安全注释 :  链接表的连接字符串未经加密,包括用户和密码信息,前提是该信息已保存,并且链接目标支持用户帐户。在具有指向 SharePoint 列表的链接并且该链接包括用户名和密码的数据库中,恶意用户可以使用保存的凭据更改哪个列表是链接目标。即使凭据不是使用连接字符串保存的,恶意用户也可以在已经拥有足够权限的协作者的协助下在 SharePoint 网站上修改权限。当共享某个数据库的副本并且该数据库包含指向发布的 Web 数据库中的列表的链接时请小心谨慎。

查询和数据宏在服务器上运行

所有 SQL 处理均在服务器上执行。这有助于通过限制结果集的流量来提高网络性能。

Intranet 或 Internet

你可以发布到自己的 Intranet SharePoint 服务器上,也可以发布到 Internet 上。Microsoft 提供面向 Internet 的 SharePoint 托管解决方案。

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创建 Web 数据库

本节介绍主要的新增功能,并提供完成创建 Web 数据库所需的基本设计任务的步骤。

本节内容

开始之前

考虑使用模板

从空白 Web 数据库开始

设计 Web 表

添加计算字段

设置数据验证规则

创建两个 Web 表之间的关系

在“数据表”视图中修改查阅字段

使用数据宏维护数据完整性

创建 Web 查询

创建 Web 窗体

创建 Web 报表

创建导航窗体并将其设置为在启动时显示的默认窗体

开始之前

下面列出了一些应在开始设计 Web 数据库之前执行的任务。此外,您应了解 Web 数据库和桌面数据库之间的设计差异,对于资深的 Access 开发人员更是如此。

  • 确定数据库的用途    制定明确计划,以便在制定设计详细信息时做出明智的决策。

  • 查找和组织所需的信息    在 Web 数据库中不能使用链接表。在发布之前,必须导入要使用的、并非源自该数据库的所有数据。如果在开始设计前准备好数据,则可以避免为应对意外数据挑战而重新调整您的设计。

  • 确定将用于发布的 SharePoint 网站    没有 SharePoint,则不能发布任何内容。如果您希望在设计时在浏览器中测试您的设计(好主意),则必须首先发布它。

  • 规划安全性    利用 SharePoint 安全性可以控制对 Web 数据库的访问。请在早期规划安全性,这样将其融入到您的设计中。

桌面数据库和 Web 数据库的设计差异

桌面数据库中可以使用的某些数据库功能在 Access Services 中不可用。但是,某些新增功能支持的许多方案都与这些桌面功能所支持的方案相同。

下表列出了仅限桌面的功能以及可帮助支持相同方案的新增功能。

方案

仅限桌面的功能

新增功能

设计数据库对象

设计视图

增强的数据表视图;布局视图

查看汇总数据,例如,求和、平均值和组

组函数

数据宏;报表中的组函数

事件编程

VBA

宏和数据宏;使用智能感知的宏设计新体验

导航至数据库对象

导航窗格;切换面板

导航控件或其他窗体元素

重要: 可以在 Web 数据库中创建很多客户端对象,但是不能在浏览器中使用它们。不过,它们是 Web 数据库的一部分,并且可在桌面上的 Access 2010 中使用。用户可在 Access 中打开 Web 数据库,然后使用客户端对象。这是共享数据库的有效方式,并且创造了通过 Web 一起工作的新机会。SharePoint 处理所有并发问题。

仅限桌面的功能(没有对应的 Access Services 功能)

注意: 下面的列表不是独占的。

  • 联合查询

  • 交叉表查询

  • 窗体上的重叠控件

  • 表关系

  • 设置条件格式

  • 各种宏操作和表达式

考虑使用模板

在确定应用程序必须执行的操作时,请考虑数据库模板是否有用。 数据库模板是预建的应用程序,可以按原样使用,也可以进行修改以满足您的特定需求。

你可以在 Backstage 视图中的“新建”选项卡上查看可用模板。有关随 Access 2010 附带模板的详细信息,请参阅选择并使用 Access 模板一文。

从空白 Web 数据库开始

  • 在“文件”选项卡上,单击“新建”。

    Backstage 视图中的“新建”选项卡

“文件”选项卡将打开 Backstage 视图,该视图是 Access 界面的一个新部件,您可以在此界面中查找适用于整个数据库的命令,例如,“发布到 SharePoint”

在 Backstage 视图中,“新建”选项卡包含用于创建数据库的命令。

Backstage 视图中“新建”选项卡的功能

1. 在“可用模板”下,单击“空白 Web 数据库”

2. 查看“文件名”框中建议的文件名以及下面列出的数据库文件的路径。 在“文件名”框中键入相应内容可以更改文件名。

3. 若要更改路径,请单击“文件名”框旁边的文件夹图标,浏览数据库文件的存放位置。

4. 单击“创建”。 此时将打开新的 Web 数据库,并显示一个新的空表。

设计 Web 表

使用“数据表”视图可以设计 Web 表。

首次创建空白 Web 数据库时,Access 将创建一个新表,并在“数据表”视图中打开它。 您可以使用“字段”选项卡和“表”选项卡上的命令添加字段、索引、验证规则和数据宏,数据宏是一个新功能,允许您基于事件更改数据。 

编辑和使用新表后,您很可能希望创建更多表。

创建新的 Web 表

打开您的 Web 数据库,并执行下列操作:

  • “创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”

首次创建表时,它包含一个字段:AutoNumber ID 字段。你可以添加新字段,以存储表主题所需的信息项目。例如,你可能希望添加可存储开始跟踪某一内容时的日期的字段。

从字段库添加字段

您可以使用字段库从多个预设格式的字段中选择,并将其添加到您的表中。

  • 在“字段”选项卡的“添加和删除”组中,单击所需的字段类型。

通过单击数据表添加字段

  1. 在打开表后,单击“单击以添加”,然后选择所需的字段类型。

  2. 赋予该字段一个反映其内容的名称。

    提示: 若要更改现有字段的名称,请双击该字段的名称。

  3. 对要创建的每个字段重复此步骤。

更改字段属性

格式和属性确定字段的行为,例如,可存储的数据类型。您可以更改这些设置,使字段按所需方式运行。

  1. 选择具有要更改的格式和属性的字段。

  2. 在功能区上,单击“字段”选项卡。

  3. 使用“格式”“属性”组中的命令更改设置。

添加计算字段

您可以添加一个字段,以显示根据同一表中的其他数据计算而来的值。其他表中的数据不能用作计算数据的源。计算字段不支持某些表达式。

  1. 在打开表后,单击“单击以添加”

  2. 指向“计算字段”,然后单击该字段所需的数据类型。

    将打开“表达式生成器”。

  3. 使用表达式生成器为字段创建计算。请记住,只能为计算使用与数据源相同的表中的其他字段。有关使用表达式生成器的帮助的详细信息,请参阅使用表达式生成器一文。

设置数据验证规则

您可以使用表达式验证大多数字段的输入。您还可以使用表达式验证表输入,如果您需要为不支持验证的字段验证输入,或者您希望根据表中其他字段的值验证字段输入,此功能非常有用。有关验证的更完整说明,请参阅使用有效性规则限制数据输入一文。

您还可以指定在验证规则阻止输入时所显示的消息(也称为验证消息)。

设置字段验证规则和消息

  1. 选择要添加验证规则的字段。

  2. 在功能区上,单击“字段”选项卡。

  3. “字段验证”组中,单击“验证”,然后单击“字段验证规则”

    将打开“表达式生成器”。

  4. 使用表达式生成器创建验证规则。有关使用表达式生成器的帮助的详细信息,请参阅使用表达式生成器一文。

  5. “字段验证”组中,单击“验证”,然后单击“字段验证消息”

  6. 键入您希望在输入数据无效时显示的消息,然后单击“确定”

设置记录验证规则和消息

您可以使用记录验证规则来防止记录重复,也可以要求记录满足某个组合条件,例如,[开始日期] 大于 2010 年 1 月 1 日并小于 [结束日期]

  1. 打开要添加验证规则的表。

  2. 在功能区上,单击“字段”选项卡。

  3. “字段验证”组中,单击“验证”,然后单击“记录验证规则”

    将打开“表达式生成器”。

  4. 使用表达式生成器创建验证规则。有关使用表达式生成器的帮助的详细信息,请参阅使用表达式生成器一文。

  5. “字段验证”组中,单击“验证”,然后单击“记录验证消息”

  6. 键入您希望在输入数据无效时显示的消息,然后单击“确定”

创建两个 Web 表之间的关系

若要在 Web 数据库中创建关系,您可以使用查阅向导创建一个查阅字段。查阅字段转至位于此关系的“多”端的表,并指向位于此关系的“一”端的表。

在“数据表”视图中创建查阅字段

  1. 打开要将其置于此关系的“多”端的表。

  2. 单击“单击以添加”旁边的箭头,然后单击“查阅和关系”

  3. 按照查阅向导的步骤进行操作以创建查阅字段。

在“数据表”视图中修改查阅字段

  1. 打开包含要修改的查阅字段的表。

  2. 执行下列操作之一:

    • “字段”选项卡上的“属性”组中,单击“修改查阅”

    • 右键单击该查阅字段,然后单击“修改查阅”

  3. 按照查阅向导的步骤进行操作。

使用数据宏维护数据完整性

使用数据宏可以实现级联更新和删除。可以使用“表”选项卡上的命令创建用来修改数据的嵌入宏。以下视频向您展示了基础知识。

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

有关创建数据宏的详细信息,请参阅创建数据宏一文。

创建 Web 查询

可以使用查询作为窗体和报表的数据源。查询在服务器上运行,从而有助于最大程度减少网络流量。

例如,假设您使用 Web 数据库来跟踪慈善募捐。您希望在活动进行时看到谁捐了钱。可以使用查询来选择数据,并准备将这些数据在窗体和报表中使用。

注意: 此过程使用慈善募捐模板作为示例。如果您使用慈善募捐数据库模板创建新数据库,那么可以照此过程进行。

  1. “创建”选项卡上的“查询”组中,单击“查询”

  2. “显示表”对话框中,双击要包含的每个表,然后单击“关闭”

    此例中,双击 Constituents、Donations、Events 和 EventAttendees。

  3. 在查询设计窗口中,将字段从一个对象拖至另一个对象,照此方法创建任何需要的联接。

    在此示例中,将 Constituents 中的 ID 字段拖至 Donations 中的 DonorConstituentID 字段,然后将 Donations 的 DonorConstituentID 字段拖至 EventAttendees 的 ConstituentID 字段。

  4. 添加要使用的字段。可将字段拖至网格,也可以双击字段来添加。

    此例中,添加 Events 表中的 Event、Donations 表中的 DonationDate,以及 Constituents 表中的 Greeting、FirstName 和 LastName。

  5. 添加要应用的任何条件。

    此例中,您要将 DonationDate 限制在活动的 StartDate 和 EndDate 之间。在查询设计网格中,在 DonationDate 下的“条件”行中,键入 >=[StartDate] And <=[EndDate]

创建 Web 窗体

窗体是在 Web 数据库中输入和编辑数据的主要方式,而且对于审核数据也很有用。窗体在浏览器中运行,从而有助于优化性能。打开窗体时,浏览器将从 SharePoint 服务器检索所需的数据。可以对窗体中的数据进行筛选和排序,而不必再次从服务器检索数据。

提示: 为实现最佳性能,请限制主窗体和报表检索的记录数。

  1. 选择要用作数据源的表或查询。

    注意: 如果要创建未绑定窗体,请跳过此步骤。

  2. “创建”选项卡上的“窗体”组中,单击以下某个按钮:

    • 窗体    使用选作数据源的对象,创建一次显示一条记录的简单窗体。

      注意: 如果正在创建未绑定窗体,此按钮不可用。

    • 多个项目    使用选作数据源的对象,创建一次显示多条记录的窗体。

      注意: 如果正在创建未绑定窗体,此按钮不可用。

    • 空白窗体    创建没有任何内容的窗体。

    • 数据表    使用选作数据源的对象,创建外观和行为与数据表相似的窗体。

      注意: 如果正在创建未绑定窗体,此按钮不可用。

创建 Web 报表

报表是审核或打印 Web 数据库中数据的主要方式。报表在浏览器中运行,从而有助于优化性能。打开报表时,浏览器将从 SharePoint 服务器检索所需的数据。可以对报表中的数据进行筛选和排序,而不必再次从服务器检索数据。

提示: 为实现最佳性能,请限制主窗体和报表检索的记录数。

  1. 选择要用作数据源的表或查询。

  2. “创建”选项卡上的“报表”组中,单击以下某个按钮:

    • 报告    使用选作数据源的对象创建基本报表。

    • 空报表    创建没有任何内容的报表。

创建导航窗体并将其设置为在启动时显示的默认窗体

用户需要一种导航您的应用程序的方式。请记住 ,导航窗格在 Web 浏览器中不可用。为了能让用户使用您的数据库对象,您必须为他们提供一种方法。您可以创建导航窗体,并指定在他人通过 Web 浏览器打开您的应用程序时显示此导航窗体。但是,如果您未指定要在应用程序启动时显示的窗体,将不会打开任何窗体,而且任何人使用该应用程序都将非常困难。

提示: 您可能需要等到最后才能创建导航窗体,因此,您可以在创建此窗体时向其添加所有对象。

  1. 在功能区上,单击“创建”选项卡。

  2. “窗体”组中,单击“导航”,然后从列表中选择导航布局。

  3. 若要添加项目,请将其从导航窗格中拖至导航控件。

    注意: 只能向导航控件添加窗体和报表。

  4. 向导航窗格主体添加所需的任何其他控件。例如,您可能需要通过向导航窗格添加一些控件来跨所有窗格提供搜索功能。

将导航窗体设置为默认 Web 显示窗体

  1. “文件”选项卡上的“帮助”下,单击“选项”

  2. 在“Access 选项”对话框中,单击“当前数据库”

  3. “应用程序选项”下,单击“Web 显示窗体”,然后从列表中选择所需窗体。

    注意:  不必选择导航窗体作为 Web 显示窗体。您可以指定任何 Web 窗体。

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发布和同步对应用程序所做的更改

发布 Web 数据库

你可以在“概述”部分中观看此过程的视频。

  1. “文件”选项卡上,单击“保存并发布”,然后单击“发布到 Access Services”

  2. 单击“运行兼容性检查器”
    Access 的 Backstage 视图中的“运行兼容性检查器”按钮
    兼容性检查器可帮助确保您的数据库正确发布。如果发现任何问题,您应该在发布之前解决这些问题。

    注意: 如果发现任何问题,Access 会将问题存储在名为“Web 兼容性问题”的表中。表中的每一行包含指向疑难解答信息的链接。

  3. “发布到 Access Services”下面,填写以下内容:

    • “服务器 URL”框中,键入你要在其中发布数据库的 SharePoint 服务器的网址。例如,http://Contoso/

    • 在“网站名称”框中,键入 Web 数据库的名称。此名称将附加在服务器 URL 后面,以生成应用程序的 URL。例如,如果“服务器 URL”为 http://Contoso/,“网站名称”为 CustomerService,那么 URL 为 http://contoso/customerservice

  4. 单击“发布到 Access Services”

同步 Web 数据库

在完成设计更改或将数据库脱机后,您最终需要同步。同步可弥补计算机上的数据库文件与 SharePoint 网站上的数据库文件之间的差异。

你可以在“概述”部分中观看此过程的视频。

  1. 在 Access 中打开 Web 数据库并做设计更改。

  2. 完成后,单击“文件”选项卡,然后单击“全部同步”。
    Access 的 Backstage 视图中的“全部同步”按钮

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