版本控制在 SharePoint 列表或库中的工作方式

版本控制在 SharePoint 列表或库中的工作方式

如果在 SharePoint 列表或库中启用了版本控制,则可以在列表中存储、跟踪和还原项目,并在更改时在库中存储和还原这些文件。 与其他设置(如 "签出")结合使用的版本控制使你可以很好地控制在网站上发布的内容,并且如果你需要查看或还原项目或文件的旧版本,则可以提供真正的值。

注意: 默认情况下,版本控制在 SharePoint 库中打开,默认情况下在 SharePoint 列表中处于关闭状态。 有关设置版本控制的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

版本控制概述

任何有权管理列表的人都可以打开或关闭库的版本控制。 版本控制适用于所有默认列表类型中的列表项,包括日历、问题跟踪列表和自定义列表。 它也可用于存储在库中的所有文件类型,包括 Web 部件页。 有关设置和使用版本控制的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

注意: 如果你是 Office 365 客户,则默认情况下,在创建新的 OneDrive for Business 库时会启用版本控制,并且它将自动保存文档的最后一个500版本。 这将帮助您避免丢失重要文档或数据。 如果你的 OneDrive for Business 网站或你的团队网站上的现有库未启用版本控制,则可以随时为其启用版本控制。

你可以使用版本控制执行以下操作:

  • 跟踪版本历史记录    启用版本控制后,你可以查看项目或文件的更改时间和更改者。 你还可以查看何时更改了属性(有关文件的信息)。 例如,如果某人更改了列表项的截止日期,则该信息将显示在版本历史记录中。 你还可以查看用户在将文件签入到库时所做的批注。

  • 还原早期版本    如果当前版本中出现错误,或者如果当前版本已损坏,或者如果你只是更喜欢早期版本,则可以将当前版本替换为以前的版本。 还原的版本将成为新的当前版本。

  • 查看以前的版本    您可以查看以前的版本,而不覆盖当前版本。 如果要查看 Microsoft Office 文档(如 Word 或 Excel 文件)中的版本历史记录,可以比较这两个版本以确定差异。

如果启用了版本控制,则会在以下情况下创建版本:

  • 第一次创建列表项或文件时或上载文件时。

    注意: 如果需要文件签出,则必须在中检查文件以创建其第一个版本。

  • 上载与现有文件同名的文件时。

  • 当列表项或文件的属性发生更改时。

  • 打开和保存 Office 文档时。 再次打开文档后,将在保存编辑后创建新版本。

  • 在编辑和保存 Office 文档时定期进行。 并非所有编辑和保存都将创建新版本。 例如,当经常保存编辑时,每个新版本都会捕获一个时间点,而不是每个单独的编辑。 这在启用自动保存时很常见。

  • 在文档共同创作期间,当其他用户开始处理文档或用户单击 "保存" 以将更改上载到库时。 

在任何给定时间,文件最多可以有三个最新版本:已签出的版本、最新的次要版本或草稿版本、最新发布的或主要版本。 所有其他版本均被视为历史版本。 某些当前版本仅对具有查看权限的用户可见。

某些组织在其库中跟踪文件的主要版本和次要版本。 其他人仅跟踪主要版本。 主要版本由整数(如5.0)标识。次要版本由十进制数(如5.1)标识。

大多数组织在正在开发文件时使用次要版本,并且在到达某些里程碑时或在文件准备好供广大受众审阅时使用主要版本。 在许多组织中,"草稿" 安全设置为仅允许文件的所有者和具有审批文件权限的人员。 这意味着,任何其他人都无法看到次要版本,直到发布主要版本。

主要版本可用于列表,但次要版本不可用。 列表项的每个版本都按整数编号。 如果您的组织需要对列表中的项目进行审批,这些项目将保留为待定状态,直到有权审批它们的用户批准。 处于挂起状态时,它们的编号为十进制数,并且称为 "草稿"。

有关启用和设置版本控制(包括主要版本和次要版本)的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

每次创建新版本时,都会自动添加版本号。 在启用了主要版本控制的列表或库中,版本有完整的数字,如1.0、2.0、3.0 等。 在库中,管理员可能为主要版本和次要版本启用版本控制。 在跟踪次要版本时,它们具有十进制数字,如1.1、1.2、1.3 等。 当其中一个版本作为主要版本发布时,其数字将变为2.0。 后续次要版本编号为2.1、2.2、2.3 等。

放弃签出时,版本号不会更改。 如果最新版本是版本3.0,则在放弃签出后,它将保留在3.0 中。

删除版本时,版本将转到 "回收站",其编号将与回收站一起使用。 版本历史记录将显示剩余的版本号。 其他版本号不会更改。 例如,如果你的文档具有次要版本4.1 和4.2,并且你决定删除版本4.1,则生成的版本历史记录仅显示版本4.0 和4.2。 下图显示了这种情况。

有关启用和设置版本控制(包括主要版本和次要版本)的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

已删除一个次要版本的版本历史记录

某些组织允许文件的无限版本,而其他组织则应用限制。 签入文件的最新版本后,你可能会发现缺少旧版本。 如果你的最新版本是101.0,并且你发现不再有版本1.0,则意味着管理员已将库配置为仅允许100主版本的文件。 添加101st 版本会导致删除第一个版本。 仅保留版本2.0 到101.0。 同样,如果添加了102nd 版本,则仅保留版本3.0 到102.0。

管理员还可能决定将次要版本数限制为仅限于最新版本的一组数量。 例如,如果允许100主要版本,管理员可能会决定仅保留最新的五个主要版本的次要草稿。 主要版本之间的默认次要版本数是511。 如果你尝试保存另一个次要版本,你将看到一条错误消息,告知你必须首先发布文档。 网站管理员可以将默认值更改为允许较少的次要版本。

如果列表或库限制主要版本数,则当达到限制时,将删除最早的版本。 例如,如果仅保留100版本,并且你的团队创建105版本,则仅保留版本6到105。 如果创建了另一个版本,则仅保留版本7到106。 如果列表或库限制版本,则应确保参与者知道较早版本将在达到版本限制时被删除。

在限制其次要版本保留次要版本的主要版本的数量的库中,当达到版本限制时,将删除以前的主要版本的次要版本。 例如,如果你仅保留100主要版本的草稿,并且你的团队创建105主要版本,则将仅为最早版本保留主要版本。 将删除与五个最早主要版本(如1.2 或2.3)相关联的次要版本,但主要版本(1、2等)将被保留,除非你的库也限制主要版本。

限制版本的数量通常是一个好做法。 这意味着你可以在服务器上保留空间并减少用户的混乱。 但是,如果您的组织需要保存所有版本的法律或其他原因,请不要应用任何限制。

注意: 

  • SharePoint Online 需要对库进行版本控制; SharePoint Server 允许你选择 "无版本控制" 作为选项。

  • SharePoint Online 库设置允许范围为100-50000 的主要版本; SharePoint Server 库设置允许范围为1-50000 的主要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 库设置均支持1-50000 个次要版本的范围。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 列表设置都允许版本控制(包括草稿)作为选项,其范围为1-50000 版本。

重要: 如果你的组织限制存储的版本数,则当达到限制时,将永久删除最早的版本。 它们不会被发送到 "回收站"。

有关启用和设置版本控制(包括限制)的详细信息,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

你可以配置哪些用户可以查看列表项和文件的草稿。 草稿在两种情况下创建:

  • 在跟踪主要版本和次要版本的库中创建或更新文件的次要版本时。

  • 在需要内容审批的列表或库中创建或更新但尚未审批列表项或文件时。

在跟踪主要版本和次要版本时,可以指定用户是否必须具有编辑文件的权限,然后才能查看和阅读次要版本。 当应用此设置时,具有编辑文件权限的用户可以处理文件,但具有只读文件权限的用户无法看到次要版本。 例如,你可能不希望具有库访问权限的每个人都可以在编辑文件时查看批注或修订。 如果正在跟踪主要版本和次要版本,但没有人发布了主要版本,则没有权限查看草稿项目的用户看不到该文件。

需要内容审批时,你可以指定待审批文件是否可以由具有读取权限的人员、具有编辑权限的用户或仅作者和具有审批项目权限的用户查看。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,作者必须先发布主要版本,然后才能提交文件进行审批。 当需要内容审批时,有权阅读内容但无权查看草稿项目的用户将看到文件的上次批准或主要版本。

无论用户是否具有编辑文件的权限,如果用户搜索的是次要版本的文件,则不会获得其结果。

你可以限制在列表或库中保存的列表项或文件的版本数,这有助于保留服务器空间。 如果你的团队创建了大量版本,则限制版本数可帮助你的团队更好地管理和查找以前的版本。 例如,如果你的团队在几个月或一年内保留了许多版本。

s,成员浏览版本历史记录以找到所需的版本可能很困难。 如果你的团队需要查看或保留以前的任何版本,请不要限制要保留的版本数,也可以将保留的版本数设置为较高的数量。

如果你的库跟踪主要版本和次要版本,你可以选择要保留的文件的主要版本和要保留的每个主要版本的次要版本数。 默认情况下,每个主要版本最多可以包含511个草稿(次要版本)。

根据团队的工作方式,团队可能更有可能需要最新的次要版本,例如最近编辑的版本。 随着时间的推移,你的团队可能不太可能需要较旧的次要版本。 通常,主要版本表示里程碑(如提交以供审阅或发布的文件),而次要版本是尚未准备好供所有网站参与者阅读的工作。

如果列表或库限制主要版本数,则当达到限制时,将删除最早的版本。 例如,如果仅保留100版本,并且你的团队创建105版本,则仅保留版本6到105。 如果创建了另一个版本,则仅保留版本7到1066。 如果列表或库限制版本,则应确保参与者知道较早版本将在达到版本限制时被删除。

在限制其次要版本保留次要版本的主要版本的数量的库中,当达到版本限制时,将删除以前的主要版本的次要版本。 例如,如果你仅保留100主要版本的草稿,并且你的团队创建105主要版本,则将仅为最早版本保留主要版本。 将删除与五个最早主要版本(如1.2 或2.3)相关联的次要版本,但主要版本(1、2等)将被保留,除非你的库也限制主要版本。

注意: 

  • SharePoint Online 需要对库进行版本控制; SharePoint Server 允许你选择 "无版本控制" 作为选项。

  • SharePoint Online 库设置允许范围为100-50000 的主要版本; SharePoint Server 库设置允许范围为1-50000 的主要版本。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 库设置均支持1-50000 个次要版本的范围。

  • SharePoint Online 和 SharePoint Server 列表设置都允许版本控制(包括草稿)作为选项,其范围为1-50000 版本。

版本控制在创建库时自动打开,而不是在创建列表时自动打开。 任何有权管理列表的人都可以打开或关闭版本控制。 在与管理网站相同的人员的许多网站上,因为列表和库从网站继承权限。 除了启用版本控制,网站所有者(或管理列表或库的其他人员)决定是否需要内容审批,谁可以查看草稿项目以及是否需要签出。 这些决策都会影响版本控制的工作方式。 例如,如果管理库的人员决定需要签出,则仅当签入文件时才会创建版本号。 如果需要内容审批,主版本号将不会应用,直到有权执行此操作的人员批准文件。

重要: 如果你的库中使用的人员计划共同创作文档,请不要将库配置为需要签出。 当用户所需的文档已签出时,用户无法作为共同作者工作。

若要了解如何为列表或库启用版本控制,请参阅为列表或库启用和配置版本控制

如果你的库中启用了版本控制,则设置它的人员确定是否跟踪主要版本和次要版本,同时确定哪些人可以查看次要版本。 在大多数情况下,当需要内容审批时,只有文件的所有者和具有审批项目权限的人员可以查看次要版本。 在其他库中,任何可以编辑库中的文件或对库具有读取权限的任何人都可以查看所有版本。 批准版本后,对列表或库拥有读取权限的每个人都可以查看版本。

虽然列表没有主要版本和次要版本,但处于 "挂起" 状态的任何项都被视为 "草稿"。 在大多数情况下,只有项目的创建者和具有 "完全控制" 或 "设计" 权限的人员可以查看草稿。 草稿显示了这些人的待定状态,但其他人仅在版本历史记录中看到最新的已批准版本。 如果文件被拒绝,则它将保持挂起状态,直到具有必要权限的用户删除它。

默认情况下,挂起项目或文件仅对其创建者和具有管理列表权限的人员可见,但你可以指定其他用户组是否可以查看项目或文件。 如果将库设置为同时跟踪主要版本和次要版本,则编辑文件的人员必须首先发布文件的主要版本。

有关设置文档审批的详细信息,请参阅需要网站列表或库中的项目审批

注意: 在某些列表和库中,"草稿" 安全性被配置为允许所有网站用户查看挂起已批准的版本。

从打开了版本控制的库中签出文件时,每次签入新版本时都会创建新版本。 并且,如果主要版本次要版本处于打开状态,则可以在签入时确定要签入的版本类型。 在需要签出的库中,版本仅在签入时创建。

在不需要签出的库中,在打开文件后首次保存时会创建新版本。 每个后续保存都将覆盖您通过第一个保存创建的版本。 如果你关闭该应用程序,然后重新打开该文档,则第一次保存将再次生成一个版本。 这可能会导致版本数量非常快地急剧增加。

有关签入和签出的详细信息,请参阅签出、签入或放弃对库中的文件所做的更改

重要: 如果你正在共同创作文档,请不要签出文档,除非你有充分理由阻止其他人处理该文档。

要求签出可帮助你的团队充分利用版本控制,因为用户专门指定何时创建版本。 仅当有人签出文件,对其进行更改,然后再将其签入时,才会创建版本。 如果不需要签出,则会在用户第一次保存文件时创建一个版本,此版本会在该用户关闭时进行更新。 如果该用户或其他人再次打开并保存该文件,则会创建另一个版本。 例如,你可能不希望创建多个版本,例如,在完成对文件的更改之前必须关闭一个文件才能创建多个版本。

当需要签出时,用户不必先签出文件,就无法添加文件、更改文件或更改文件属性。 当用户签入文件时,系统会提示他们提供有关其所做更改的注释,这有助于创建更有意义的版本历史记录。

注意: 如果库将存储与你的网站上的任务列表同步的 Microsoft Project (mpp)文件,则应清除 "需要签出" 框。

有关要求签出的详细信息,请参阅设置需要签出文件的库

列表和库具有与版本控制和签出相关的权限,这些权限根据应用于用户或特定组的权限级别而有所不同。 可以编辑权限级别的人员可以采用不同的方式配置这些权限,也可以创建具有自定义权限级别的新组。

这些权限可让你灵活地管理库。 例如,你可能希望某人能够删除文件的版本,而不具有删除文件本身的权限。 删除版本的权限与删除项目的权限不同,因此你可以提供自定义级别的控制。

下表显示了与版本控制和签出相关的权限以及它们应用于哪些默认权限级别。

权限

默认权限级别

查看版本

"完全控制"、"设计"、"参与" 和 "阅读"

删除版本

"完全控制"、"设计" 和 "参与"

替代签出

完全控制和设计

审批项目

完全控制和设计

有关权限的详细信息,请参阅了解 SharePoint 中的权限级别

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