版本控制在 SharePoint 列表或库中的工作原理

版本控制在 SharePoint 列表或库中的工作原理

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如果在SharePoint列表或库中启用了版本控制, 则可以在列表中的项目每次更改时存储、跟踪和还原其中的文件。与其他设置 (如 "结帐") 结合使用的版本控制使您可以很好地控制在您的网站上发布的内容, 并且可以在需要查看或还原项目或文件的旧版本时提供真正的价值。

注意: 默认情况下, SharePoint库中的版本控制, 在SharePoint列表中默认处于禁用状态。有关设置版本控制的详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

版本控制概述

具有管理列表权限的任何人都可以打开或关闭库的版本控制。版本控制适用于所有默认列表类型中的列表项, 包括 "日历"、"问题跟踪列表" 和 "自定义列表"。它还可用于存储在库中的所有文件类型, 包括 Web 部件页。有关设置和使用版本控制的详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

注意: 如果你是 Office 365 客户, 则在创建新的OneDrive for Business库时, 默认情况下版本化处于打开状态, 并且它将自动保存文档的最后一个500版本。这将帮助你避免丢失重要文档或数据。如果你的OneDrive for Business网站或你的团队网站上的现有库未启用版本控制, 则可以随时为其打开版本控制。

可以使用版本控制来

  • 跟踪版本的历史记录    启用版本控制时,可查看项目或文件更改的时间和更改者信息。还可以查看属性(有关文件的信息)何时被更改。例如,如果某人更改了列表项的截止日期,则该信息将出现在版本历史记录中。您还可以查看用户在将文件签入库中时所做的注释。

  • 还原早期版本    如果在当前版本中操作错误、当前版本损坏、或仅由于您更喜欢早期版本,都可用早期版本替换当前版本。“还原”版本将成为新的当前版本。

  • 查看早期版本    不用覆盖当前版本即可查看早期版本。如果您在 Microsoft Office 文档(例如 Word 或 Excel 文件)中查看版本历史记录,则可对这两个版本进行比较以确定有何差异。

启用版本控制后,将在以下情况下创建版本:

  • 最初创建列表项或文件时或上载文件时。

    注意: 如果需要文件签出, 则必须在中检查文件以创建其第一个版本。

  • 上载与现有文件具有相同名称的文件时。

  • 当列表项或文件的属性更改时。

  • 打开并保存 Office 文档时。再次打开文档后, 将在保存编辑后创建新版本。

  • 在编辑和保存 Office 文档时定期进行。并非所有编辑和保存都将创建新版本。例如, 当频繁保存编辑时, 每个新版本将捕获某个时间点, 而不是每个单独的编辑。当启用自动保存时, 这很常见。

  • 在文档的共同创作期间, 当其他用户开始处理文档时, 或者当用户单击 "保存" 将更改上载到库时。

文件在任何给定的时间最多可能有三个当前版本:签出版本、最新次要版本或草稿版本、最新的已发布版本或主要版本。所有其他版本都被视为历史版本。有些当前版本仅向有权查看它们的用户显示。

有些组织同时跟踪其库中文件的主要版本和次要版本。而有些组织则只跟踪主要版本。主要版本由整数标明,如 5.0;次要版本由小数标明,如 5.1。

大多数组织在文件开发过程中使用次要版本,而在达到特定里程碑时或准备让广大受众审阅时使用主要版本。在很多组织中,草稿安全设置为仅允许文件所有者和具有文件审批权限的用户进行审阅。这意味着在主要版本发布之前其他用户都看不到次要版本。

对于列表,可进行主要版本控制,但不能使用次要版本功能。列表项的每个版本编号为整数。如果组织要求对列表中的项目进行审批,则在具有审批权限的用户批准项目之前,这些项目将保持“待定”状态。在“待定”状态下,它们以小数编号,并被称为草稿。

有关启用和设置版本控制 (包括主要版本和次要版本) 的详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

每次创建新版本时,版本号将自动增加。在启用主要版本控制的列表或库中,版本号将以整数编号,例如 1.0、2.0、3.0 等。在库中,管理员可以同时启用对主要版本和次要版本的版本控制。跟踪次要版本时,版本将以小数编号,例如 1.1、1.2、1.3 等。当其中一个版本作为主要版本发布时,其编号将变成 2.0。后续次要版本将编号为 2.1、2.2、2.3 等。

当您放弃签出时,版本号不会更改。如果最新版本为版本 3.0,则在您放弃签出之后版本号仍为 3.0。

当您删除某个版本时, 该版本将转到 "回收站", 它的编号将随之移动。版本历史记录将显示剩余的版本号。其他版本编号不会更改。例如, 如果您的文档具有次要版本4.1 和 4.2, 并且您决定删除版本 4.1, 则生成的版本历史记录仅显示版本4.0 和4.2。下图显示了这种情况。

有关启用和设置版本控制 (包括主要版本和次要版本) 的详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

已删除一个次要版本的版本历史记录

有些组织允许的文件版本数量不受限制,而其他一些组织则限制文件版本数量。您可能会发现,在签入一个文件的最新版本后,将会有一个旧版本消失。如果最新版本是 26.0,并且您注意到版本 1.0 不再存在,则意味着管理员将库配置为一个文件仅允许有 25 个主要版本。如果添加第 26 个版本,将导致第一个版本被删除。只有版本 2.0 至版本 26.0 保留。同样,如果添加第 27 个版本,则只有版本 3.0 至版本 27.0 保留。

管理员还可能决定将次要版本的数量限制为仅限最新版本的编号。例如, 如果允许25个主要版本, 管理员可能决定只保留最新的五个主要版本的次要草稿。主要版本之间的次要版本的默认数量为511。如果你尝试保存其他次要版本, 你将看到一条错误消息, 告知你必须首先发布文档。网站管理员可以更改默认值, 以允许较少的次要版本。

如果列表或库限制主要版本数, 则当达到限制时, 将删除最早的版本。例如, 如果仅保留20个版本, 并且你的团队创建了25个版本, 则仅保留版本6到25。如果创建了另一个版本, 将仅保留版本7到26。如果列表或库限制版本, 则应确保参与者知道在达到版本限制时将删除较早版本。

在限制为其保留次要版本的主要版本数的库中, 当达到版本限制时, 将删除以前的主要版本的次要版本。例如, 如果仅保留10个主要版本的草稿, 并且你的团队将创建15个主要版本, 则仅保留最早版本的主要版本。将删除与五个最早主要版本 (如1.2 或 2.3) 相关联的次要版本, 但主版本 (1、2等) 将保留, 除非你的库也限制主要版本。

限制版本数量通常是一种好做法。它意味着您能够节省服务器上的空间,减少用户的混乱。但是,如果出于法律原因或其他原因,组织必须保存所有版本,请不要进行任何限制。

重要: 如果你的组织限制其存储的版本数, 则当达到限制时, 将永久删除最早的版本。它们不会发送到 "回收站"。

有关启用和设置版本控制 (包括限制) 的详细信息, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

你可以配置哪些用户可以查看列表项和文件的草稿。在以下两种情况下会创建草稿:

  • 在跟踪主要版本和次要版本的库中创建或更新文件的次要版本时。

  • 在需要内容审批的列表或库中创建或更新列表项或文件, 但尚未批准。

跟踪主要版本和次要版本时,您可以指定用户是否必须有文件编辑权限才能查看和读取次要版本。 应用此设置时,具有文件编辑权限的用户可以处理文件,而仅有文件读取权限的用户无法查看次要版本。 例如,在编辑文件时,您可能不希望有权访问库的每个人都能查看批注或修订。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,并且还没有用户发布主要版本,则文件对于无权查看草稿项目的用户是不可见的。

当需要内容审批时, 你可以指定待审批文件是否可以由具有读取权限的人员、具有编辑权限的用户查看, 或者仅由作者和具有审批项目权限的用户查看。如果同时跟踪主要版本和次要版本, 则作者必须发布主要版本, 然后才能提交文件以供审批。当需要内容审批时, 有权阅读内容但无权查看草稿项目的用户将看到文件的上次批准或主要版本。

无论用户是否有权编辑文件, 如果用户搜索的是次要版本的文件, 则不会获得其结果。

你可以限制在列表或库中保存的列表项或文件的版本数, 这有助于保留服务器空间。如果你的团队创建了大量版本, 则限制版本数量有助于你的团队更好地管理和查找以前的版本。例如, 如果你的团队在几个月或一年时间内保留许多版本。

s, 成员浏览版本历史记录可能很难找到所需的版本。如果你的团队需要查看或保留其以前的任何版本, 请不要限制要保留的版本数, 也可以将保留的版本数设置为较高的数量。

如果你的库跟踪主要版本和次要版本, 你可以选择要保留的文件的主要版本数, 以及要保留的每个主要版本的次要版本数。默认情况下, 每个主要版本最多可以包含511个草稿 (次要版本)。

根据你的团队的工作方式, 你的团队可能更有可能需要最新的次要版本, 例如最近编辑的版本。随着时间的推移, 你的团队可能不太可能需要较旧的次要版本。通常情况下, 主要版本表示一个里程碑 (如提交以供审阅或发布的文件), 而次要版本是指尚未准备就绪以供所有网站参与者读取的工作。

如果列表或库限制主要版本数, 则当达到限制时, 将删除最早的版本。例如, 如果仅保留20个版本, 并且你的团队创建了25个版本, 则仅保留版本6到25。如果创建了另一个版本, 将仅保留版本7到26。如果列表或库限制版本, 则应确保参与者知道在达到版本限制时将删除较早版本。

在限制为其保留次要版本的主要版本数的库中, 当达到版本限制时, 将删除以前的主要版本的次要版本。例如, 如果仅保留10个主要版本的草稿, 并且你的团队将创建15个主要版本, 则仅保留最早版本的主要版本。将删除与五个最早主要版本 (如1.2 或 2.3) 相关联的次要版本, 但主版本 (1、2等) 将保留, 除非你的库也限制主要版本。

版本控制在创建库时自动打开, 而不是在创建列表时打开。具有管理列表权限的任何人都可以打开或关闭版本控制。在与管理网站相同人员的许多网站上, 因为列表和库会从网站继承权限。除了启用版本控制, 网站所有者 (或管理列表或库的其他人员) 决定是否需要内容审批 (可查看草稿项目的人员), 以及是否需要签出。其中的每个决策都会影响版本控制的工作方式。例如, 如果管理库的人员决定需要签出, 则只有签入文件时才会创建版本号。如果需要内容审批, 主版本号将不会应用, 除非有权执行此操作的用户批准了文件。

重要:  如果在库中操作的用户要共同创作文档,请不要把库配置为要求签出。所需文档签出时用户无法共同创作。

若要了解如何为列表或库启用版本控制, 请参阅为列表或库启用和配置版本控制

如果你的库中启用了版本控制, 则设置它的人员将决定是同时跟踪主要版本和次要版本, 还是确定谁可以查看次要版本。在大多数情况下, 如果需要内容审批, 只有文件的所有者以及有权审批项目的用户可以查看次要版本。在其他库中, 可以编辑库中的文件的任何用户, 或对库具有读取权限的任何人都可以看到所有版本。批准版本后, 对列表或库具有 "读取" 权限的每个人都可以查看该版本。

虽然列表没有主要版本和次要版本,但处于“待定”状态的任何项目都被视为草稿。大多数情况下,只有项目的创建者以及具有“完全控制”或“设计”权限的人员才能够查看草稿。对于这些人员,草稿显示为“待定”状态,但其他人只会在版本历史记录中看到最新的“已批准”版本。如果文件被拒绝,则它将处于“待定”状态,直至拥有必需权限的人员删除该文件。

默认情况下, 待定项目或文件仅对其创建者和具有管理列表权限的人员可见, 但是你可以指定其他用户组是否可以查看项目或文件。如果你的库已设置为同时跟踪主要版本和次要版本, 则编辑该文件的人员必须首先发布文件的主要版本。

有关设置文档审批的详细信息, 请参阅要求审批网站列表或库中的项目

注意: 将某些列表和库中的 "草稿" 设置配置为允许所有网站用户查看挂起批准的版本。

如果在启用了版本控制的库中签出文件,则在您每次重新签入该文件时,都会创建一个新版本。此外,如果启用了主要版本次要版本,则您可以在签入时指定签入哪种类型的版本。在要求签出的库中,仅在签入时创建版本。

在不要求签出的库中,在您打开文件之后第一次保存时,将创建一个新版本。随后的每次保存都会覆盖您第一次保存时创建的版本。如果您关闭应用程序,然后重新打开文档,则在第一次保存时会再次生成一个版本。这会导致版本数量急剧增加。

有关签入和签出的详细信息, 请参阅签出、签入或放弃对库中的文件所做的更改

重要:  如果正在共同创作文档,不要将其签出,除非有正当理由需要阻止其他用户在文档中工作。

要求签出可帮助你的团队充分利用版本控制, 因为用户专门指定何时创建版本。只有当有人签出文件, 对其进行更改, 然后再将其签回时, 才会创建版本。如果不需要签出, 则会在用户第一次保存文件时创建一个版本, 并且此版本会在该人员关闭时进行更新。如果此人或其他人随后打开并保存文件, 则会创建另一个版本。根据具体情况, 你可能不打算创建多个版本, 例如, 如果你必须在完成对文件的更改之前关闭某个文件以参与会议。

当需要签出时, 用户不能在事先签出文件的情况下添加文件、更改文件或更改文件属性。当用户签入文件时, 系统会提示他们提供有关所做更改的注释, 这有助于创建更有意义的版本历史记录。

注意: 如果库将存储与您的网站上的任务列表同步的 Microsoft Project (mpp) 文件, 则应清除 "需要签出" 框。

有关要求签出的详细信息, 请参阅将库设置为要求签出文件

列表和库具有与版本控制和签出相关的权限, 具体取决于应用于用户或特定组的权限级别。可以编辑权限级别的人员可以采用不同的方式配置这些权限, 也可以创建具有自定义权限级别的新组。

这些权限使您能够灵活地管理库。例如, 你可能希望其他人能够删除文件的版本, 而不具有删除文件本身的权限。删除版本的权限与删除项目的权限不同, 因此你可以提供自定义级别的控制。

下表显示了与版本控制和签出相关的权限以及它们应用的默认权限级别。

权限

默认权限级别

查看版本

"完全控制"、"设计"、"参与" 和 "阅读"

删除版本

"完全控制"、"设计" 和 "参与"

替代签出

完全控制和设计

审批项目

完全控制和设计

有关权限的详细信息, 请参阅了解 SharePoint 中的权限级别

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