版本控制在 SharePoint 列表或库中如何工作

版本控制在 SharePoint 列表或库中如何工作

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您SharePoint列表或库中启用版本控制后,您可以存储、 跟踪和还原列表中的项目和库中的文件,只要这些更改。版本控制,结合其他设置,如签出,为您提供了大量的已发布到您的网站上,并可以提供实际值,如果您遇到过需要查看或还原较旧版本的项目或文件的内容控件。

注意: 版本控制SharePoint库中的默认处于打开和关闭默认情况下,在SharePoint中列出。版本控制设置的详细信息,请参阅启用和配置版本控制列表或库

更新年 10 月 2017年致谢客户的反馈

版本控制概述

使用列表管理权限的任何人都可以启用版本控制打开或关闭库。版本控制的项目是可用列表中所有默认列表类型 — 包括日历、 问题跟踪列表和自定义列表。此外,适用于可以存储在库中,包括 Web 部件页的所有文件类型。设置和使用版本控制的详细信息,请参阅启用和配置版本控制列表或库

注意: 如果您是 Office 365 客户,版本控制现已默认情况下创建新OneDrive for Business库,并且它将自动保存文档的最后一个 500 版本。这将有助于防止丢失重要的文档或数据。如果您有现有的库, OneDrive for Business网站上或在您不具有启用版本控制的工作组网站上,您可以启用版本控制的任何时候。

可以使用版本控制来

  • 跟踪版本的历史记录    启用版本控制时,可查看项目或文件更改的时间和更改者信息。还可以查看属性(有关文件的信息)何时被更改。例如,如果某人更改了列表项的截止日期,则该信息将出现在版本历史记录中。您还可以查看用户在将文件签入库中时所做的注释。

  • 还原早期版本    如果在当前版本中操作错误、当前版本损坏、或仅由于您更喜欢早期版本,都可用早期版本替换当前版本。“还原”版本将成为新的当前版本。

  • 查看早期版本    不用覆盖当前版本即可查看早期版本。如果您在 Microsoft Office 文档(例如 Word 或 Excel 文件)中查看版本历史记录,则可对这两个版本进行比较以确定有何差异。

启用版本控制后,将在以下情况下创建版本:

  • 最初创建列表项或文件时或上载文件时。

    注意: 如果需要签出文件,必须签入文件以创建其第一个版本。

  • 在上载的文件与现有文件同名,并且“作为新版本添加到现有文件中”复选框已选中时。

  • 当列表项或文件的属性更改时。

  • 在打开、编辑和保存文件时。当您首次单击“保存”时,会创建一个版本。在当前编辑会话期间,文件会保留这个新版本号,即使您多次保存文件也是如此。如果您关闭文件,然后在另一个编辑会话中重新打开文件,则会创建另一个版本。

  • 在不同的用户开始处理文档时,或者当用户单击共同创作的文档中,单击保存以将更改上载到库。

文件在任何给定的时间最多可能有三个当前版本:签出版本、最新次要版本或草稿版本、最新的已发布版本或主要版本。所有其他版本都被视为历史版本。有些当前版本仅向有权查看它们的用户显示。

有些组织同时跟踪其库中文件的主要版本和次要版本。而有些组织则只跟踪主要版本。主要版本由整数标明,如 5.0;次要版本由小数标明,如 5.1。

大多数组织在文件开发过程中使用次要版本,而在达到特定里程碑时或准备让广大受众审阅时使用主要版本。在很多组织中,草稿安全设置为仅允许文件所有者和具有文件审批权限的用户进行审阅。这意味着在主要版本发布之前其他用户都看不到次要版本。

对于列表,可进行主要版本控制,但不能使用次要版本功能。列表项的每个版本编号为整数。如果组织要求对列表中的项目进行审批,则在具有审批权限的用户批准项目之前,这些项目将保持“待定”状态。在“待定”状态下,它们以小数编号,并被称为草稿。

有关详细信息启用和设置版本控制,包括主要版本和次要版本,请参阅启用和配置版本控制列表或库

每次创建新版本时,版本号将自动增加。在启用主要版本控制的列表或库中,版本号将以整数编号,例如 1.0、2.0、3.0 等。在库中,管理员可以同时启用对主要版本和次要版本的版本控制。跟踪次要版本时,版本将以小数编号,例如 1.1、1.2、1.3 等。当其中一个版本作为主要版本发布时,其编号将变成 2.0。后续次要版本将编号为 2.1、2.2、2.3 等。

当您放弃签出时,版本号不会更改。如果最新版本为版本 3.0,则在您放弃签出之后版本号仍为 3.0。

当您删除版本时,版本转到回收站,并与之其数字排列。版本历史记录将显示剩余的版本号。不会更改的其他版本的数字。例如,如果您有文档具有次要版本 4.1 和 4.2,并且您决定删除版本 4.1,得到的版本历史记录显示版本 4.0 和 4.2。下图显示了这。

有关详细信息启用和设置版本控制,包括主要版本和次要版本,请参阅启用和配置版本控制列表或库

一个删除了次要版本的版本历史记录

有些组织允许的文件版本数量不受限制,而其他一些组织则限制文件版本数量。您可能会发现,在签入一个文件的最新版本后,将会有一个旧版本消失。如果最新版本是 26.0,并且您注意到版本 1.0 不再存在,则意味着管理员将库配置为一个文件仅允许有 25 个主要版本。如果添加第 26 个版本,将导致第一个版本被删除。只有版本 2.0 至版本 26.0 保留。同样,如果添加第 27 个版本,则只有版本 3.0 至版本 27.0 保留。

管理员还可以决定限制到不仅仅是一组数的最新版本的次要版本的数量。例如,如果允许 25 个主要版本时,管理员可以决定保留最新五个主要版本的次要草稿。主要版本之间的次要版本的默认数是 511。如果您尝试保存其他次要版本,您将看到一条错误消息,告知您您必须先发布文档。您的网站管理员可以更改默认值,以便允许更少的次要版本。

如果列表或库限制主要版本的数量,达到限制时,会删除最早的版本。例如,如果只保留 20 个版本,并且您的工作组创建 25 个版本,则仅 6 至 25 保留版本。如果创建另一个版本,则仅 7 至 26 保留版本。如果该列表或库限制版本,您应该确保参与者是注意达到版本限制时,将删除早期版本。

在库中的保留的次要版本的主要版本的数量限制,次要版本时将删除以前的主要版本达到版本限制。例如,如果您的工作组创建 15 个主要版本保留草稿仅 10 的主要版本,主要版本将保留最早的版本。次要版本与相关联的五个最早主要版本 — 例如 1.2 或 2.3 — 被删除,而主要版本-1,2,依此类推 — 将保留,除非您的库也限制主要版本。

限制版本数量通常是一种好做法。它意味着您能够节省服务器上的空间,减少用户的混乱。但是,如果出于法律原因或其他原因,组织必须保存所有版本,请不要进行任何限制。

注意: 如果您的组织限制它将存储的版本的数量,在达到限制时,将永久删除较早的版本。它们不会发送到回收站。

有关详细信息启用和设置版本控制,包括限制,请参阅启用和配置版本控制列表或库

您可以配置哪些人可以查看列表项和文件的草稿。两种情况下会创建草稿:

  • 创建或更新在库中文件的次要版本时同时跟踪主要版本和次要版本。

  • 当列表项或文件创建或更新,但还没有在列表或库要求内容审批时批准。

跟踪主要版本和次要版本时,您可以指定用户是否必须有文件编辑权限才能查看和读取次要版本。 应用此设置时,具有文件编辑权限的用户可以处理文件,而仅有文件读取权限的用户无法查看次要版本。 例如,在编辑文件时,您可能不希望有权访问库的每个人都能查看批注或修订。 如果同时跟踪主要版本和次要版本,并且还没有用户发布主要版本,则文件对于无权查看草稿项目的用户是不可见的。

需要内容审批时,您可以指定是否通过具有权限的编辑,或仅作者用户和用户有权审批项目中读取权限的人员可以查看正在等待审批的文件。如果同时跟踪主要和次要版本,作者必须发布主要版本,该文件可以提交供审批之前。当需要内容审批,具有读取内容的权限,但不具有查看草稿项目的权限的用户将看到姓氏已批准或主要版本的文件。

您可以限制多少个列表项的版本或列表或库,有助于节省服务器空间中保存文件。如果您的团队创建大量的版本,版本数限制可能会帮助您的团队更好地管理和找到以前的版本。例如,如果您的团队通过几个月份或年份保留许多版本。

s,它可能很难成员浏览以找到所需版本的版本历史记录。如果您的工作组需要查看或保留其早期版本的任何,或者不限制要保留或设置为高数字保留的版本的数量的版本的数量。

如果您的库同时跟踪主要版本和次要版本,您可以选择要保留,并为每个多少次要版本主要版本保留的文件的主要版本的数目。默认情况下,每个主要版本都可以有多达 511 草稿 (次要版本)。

根据方式工作组一起工作,您的团队可能更可能需要其最新的次要版本,例如最近编辑过的版本。一段时间,您的团队可能不太可能需要较旧的次要版本。通常情况下,主要版本代表里程碑,如提交以供审阅或出版物,而次要版本是在未准备好供所有网站参与者读取的进度的工作文件。

如果列表或库限制主要版本的数量,达到限制时,会删除最早的版本。例如,如果只保留 20 个版本,并且您的工作组创建 25 个版本,则仅 6 至 25 保留版本。如果创建另一个版本,则仅 7 至 26 保留版本。如果该列表或库限制版本,您应该确保参与者是注意达到版本限制时,将删除早期版本。

在库中的保留的次要版本的主要版本的数量限制,次要版本时将删除以前的主要版本达到版本限制。例如,如果您的工作组创建 15 个主要版本保留草稿仅 10 的主要版本,主要版本将保留最早的版本。次要版本与相关联的五个最早主要版本 — 例如 1.2 或 2.3 — 被删除,而主要版本-1,2,依此类推 — 将保留,除非您的库也限制主要版本。

自动创建库时,并不在创建列表时被启用版本控制。使用列表管理权限的任何人都可以打开或关闭版本控制。多个网站上在于相同管理网站的人员的列表和库从网站继承权限。除了启用版本控制功能,网站所有者 (或管理列表或库的其他人) 决定是否需要内容审批,可以查看草稿项目,以及是否需要签出。每个这些决策具有版本控制的工作原理的影响。例如,如果管理库中的人决定要求签出,版本号仅时创建签入的文件。是否需要内容审批,直到文件已批准的权限,这样做的任何人不会应用主要版本的数字。

注意:  如果在库中操作的用户要共同创作文档,请不要把库配置为要求签出。所需文档签出时用户无法共同创作。

若要了解如何启用为列表或库的版本控制,请参阅启用和配置版本控制列表或库

如果在库中启用版本控制,则将其设置的人员确定是否要跟踪主要和次要版本,并确定谁可以查看的次要版本。在大多数情况下,内容审批是必需的只有的文件,并且用户有权审批项目、 所有者可以看到次要版本。在其他库,可以编辑文件在库中,任何人或具有读取权限到库中的任何人可以看到所有版本。审核版本后,具有读取权限的列表或库中的所有人可以看到版本。

虽然列表没有主要版本和次要版本,但处于“待定”状态的任何项目都被视为草稿。大多数情况下,只有项目的创建者以及具有“完全控制”或“设计”权限的人员才能够查看草稿。对于这些人员,草稿显示为“待定”状态,但其他人只会在版本历史记录中看到最新的“已批准”版本。如果文件被拒绝,则它将处于“待定”状态,直至拥有必需权限的人员删除该文件。

默认情况下,待定项目或文件是仅对其创建者和到有权限管理列表、 用户可见,但您可以指定是否其他组的用户可以查看项目或文件。如果您的库设置为跟踪主要和次要版本,编辑该文件的人员必须首先发布主要版本的文件。

设置文档的审批的详细信息,请参阅要求审批网站列表或库中的项目

注意: 配置某些列表和库中的草稿安全允许所有网站用户看到了挂起已批准版本。

如果在启用了版本控制的库中签出文件,则在您每次重新签入该文件时,都会创建一个新版本。此外,如果启用了主要版本次要版本,则您可以在签入时指定签入哪种类型的版本。在要求签出的库中,仅在签入时创建版本。

在不要求签出的库中,在您打开文件之后第一次保存时,将创建一个新版本。随后的每次保存都会覆盖您第一次保存时创建的版本。如果您关闭应用程序,然后重新打开文档,则在第一次保存时会再次生成一个版本。这会导致版本数量急剧增加。

在检查的详细信息放大和缩小,请参阅签出、 签入或放弃对库中的文件的更改

注意:  如果正在共同创作文档,不要将其签出,除非有正当理由需要阻止其他用户在文档中工作。

要求签出可以帮助您的工作组进行最大的版本控制,因为人员专门指定何时创建版本是。将创建一个版本,仅当某人签出文件、 更改它,然后将其签回到。不需要签出时,某个人首先将文件保存和此版本时更新该用户关闭时创建的版本。如果该人员或其他人打开,并再次保存该文件,则将创建另一个版本。根据情况,您可能不想多个版本,以创建,例如,如果您必须关闭一个文件来完成对文件进行更改之前加入会议。

需要签出时,用户无法将文件添加、 更改文件,或更改首先签出文件的文件属性。当用户签入文件中时,将提示他们提供他们所做更改的有关注释这有助于创建更有意义的版本历史记录。

注意: 如果库存储在 Microsoft Project (.mpp) 文件与您的网站上的任务列表同步,则应清除需要签出框。

要求签出的详细信息,请参阅将库设置为要求签出文件的设置

列表和库拥有会有所不同,具体取决于应用于用户或特定组的权限级别的权限与版本控制和签出。可以编辑权限级别的任何人可以以不同方式配置这些权限,或者可以使用自定义的权限级别创建新组。

这些权限使灵活地管理您的库的方式。例如,您可能希望有人来不能删除文件的版本,而无需删除文件本身的权限。删除版本中的权限不是相同的权限删除项目,以便您可以提供自定义的控件的级别。

下表显示了的权限,与版本控制和签出和相关的默认权限级别适用于。

权限

默认权限级别

查看版本

完全控制、 设计参与,并阅读

删除版本

完全控制,设计和参与讨论

替代签出

完全控制和设计

审批项目

完全控制和设计

有关权限的详细信息,请参阅了解 SharePoint 中的权限级别

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