灵巧工作:安排和加入联机会议

您可以在 Microsoft® Outlook® 中使用 Microsoft® Lync™ 2010 的联机会议加载项来安排 Microsoft Lync Online 会议。您还可以使用 Lync Online 开始计划外会议以讨论一些需要立即引起注意的事项。

您要做什么?

安排联机会议

设置会议访问和演示者选项

使用“现在开会”开始计划外会议

加入计划的联机会议

加入计划外会议

连接到会议音频

首次使用 Lync Online 时选择音频连接选项

更改默认音频选项

邀请未安装 Lync 的人员

安排联机会议

若要创建联机会议邀请,请按以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft® Outlook®“日历”的“开始”选项卡上的“新建”组中,单击“新建联机会议(在 Microsoft® Outlook® 2010 中)或“联机会议”(在 Microsoft® Office Outlook® 2007 中)。

Outlook“日历”中的“新建联机会议”按钮

  1. 在会议请求中,在“收件人”框中键入要邀请参加会议的人员的电子邮件地址(用分号隔开)。

  2. 在会议请求中,在“主题”框中键入会议的主题。

  3. (可选)在会议请求正文中,在“加入联机会议”链接上方键入额外的会议详细信息。
    不要修改会议请求中的任何现有文本。否则,可能会妨碍别人加入会议。

  4. (可选)在会议请求中,在“会议”选项卡上的“显示”组中单击“日程安排助理”。使用“日程安排助理”可以确保所有人都可以在您选择的时间参加会议。

  5. 在会议请求中,在“联机会议”组中单击“会议选项”,然后根据需要接受或更改默认选项。

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设置会议访问和演示者选项

默认联机会议选项最适合小型会议,或者与组织内的人员进行共享和协作会话。如果您要安排与组织外的人员进行联机会议,或者会议规模非常大,则使用“联机会议选项”对话框可帮助您确定以下信息:

  • 谁应在获准参加会议之前在大厅中等待? (这只适用于使用 VoIP 音频的会议。)

  • 谁应该在会议期间具有演示者权限?

若要设置访问和演示者选项,请执行以下操作:

  1. 在创建的会议请求中,在“会议”选项卡的“联机会议”组中单击“会议选项”。

会议邀请中的“会议选项”按钮

  1. 在“会议选项”对话框中,选中“自定义此会议的访问权限和演示者”复选框。

  2. 在“访问”和“演示者”下,选择适用于您要安排的会议规模和类型的选项。有关指导,请参阅此过程末尾的屏幕快照和表。

  3. 单击“音频和电话”以查看会议音频会议信息。如果您未看到“音频和电话”选项,这意味着您的会议将仅使用 VoIP 音频,并且没有为您的组织启用 PSTN(公用电话交换网)音频会议。有关详细信息,请与 IT 管理员联系。

访问选项控制哪些参与者在演示者允许加入之前必须在大厅中等待。

Lync 会议访问选项

下表详细说明了每个选项。

访问选项

谁在大厅中等待

何时选择此选项

仅组织者(已锁定)

所有人

您不希望他人在会议开始之前查看您的讲义或 Microsoft® PowerPoint® 幻灯片

我从公司邀请的人员

在您的网络中没有帐户的人员,或者没有受到邀请的人员

您正在讨论一些敏感或机密的内容。

我公司的人员

在您的网络中没有帐户的人员

所有参与者都在您的组织的网络中拥有帐户。

包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)

没有人(默认条件)

您邀请外部参与者。

通过电话拨入的人员将绕过大厅

当会议“已锁定”(选项 2)时此复选框关闭并且不可操作;选中选项 2 和 3 时此复选框关闭但是可选择;在没有访问限制时此复选框在默认情况下打开(此处显示的选项 4)。

演示者选项控制在安排会议时为哪些参与者自动授予“演示者”权限。

设置演示者选项

下表详细说明了其中的每个选项。

演示者选项

谁是演示者

何时选择此选项

仅组织者

仅安排会议的人员

用于参与者不必与会议内容进行交互的演示。请注意,您可以在会议期间指定新增演示者。

我公司的人员

您邀请的每个人在您的网络上都有帐户

用于组工作会议,参与者都在您的组织内工作,并且可以共享和修改会议内容。

包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)

您邀请的每个人

用于与在您的网络中没有帐户的人员之间的组工作会议

我选择的人员

您和您选择的参与者

用于具有多个演示者的演示。

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使用“现在开会”开始计划外会议

 要使用“现在开会”命令开始计划外会议,请执行以下步骤:

  1. 在 Lync 主窗口中单击“显示菜单”箭头 “选项”箭头 ,然后单击“现在开会”。

开始“现在开会”联机会议或电话会议

  1. 在组对话窗口中,单击“人员选项”菜单 Lync“人员选项”按钮 ,然后执行以下操作之一:

    • 要邀请“联系人”列表中的人员,请单击“通过姓名或电话号码邀请”,选择一个或多个联系人,然后单击“确定”。

    • 要通过发送电子邮件邀请别人,请单击“通过电子邮件邀请”,复制会议信息,然后填写会议请求。

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加入计划的联机会议

若要加入计划的联机会议,请执行以下操作:

  1. 在 Outlook 日历中,单击要加入的会议。

  2. 在会议请求中,单击“加入联机会议”。

Communicator

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加入计划外会议

您可能获邀参加计划外会议、“现在开会”会议或已进行的会议:

  • 在任务栏最右侧的通知区域出现的通知中,单击“加入”。

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连接到会议音频

可以将 Lync 配置为每次按相同的方式连接到会议音频,或者提示您选择一个选项。

首次使用 Lync Online 时选择音频连接选项

首次加入 Lync 会议或电话会议时,将显示“加入音频会议”对话框。

请注意,根据 Lync 在组织中的配置方式,您可能会看到不同的选项。

“加入音频会议”对话框

若要连接到会议音频,请执行以下步骤:

  1. 在“加入音频会议”窗口中,选择所需的选项。关详细信息,请参阅该过程末尾的表。

  2. (可选)选中“不再显示此信息”复选框,以将您的音频连接选项用于每个会议。

  3. 单击“确定”以加入会议。

“加入音频会议”选项

何时选择此选项

不加入音频

您将使用 ACP 提供的电话号码拨入会议。

使用 Lync(集成音频和视频)

您将使用 Lync 内置的计算机音频和视频集成功能。

我的电话号码:

您希望 Microsoft® Lync™ Server 2010  通信软件呼叫您。您可以在文本框中指定一个新的电话号码,或使用其中一个显示的号码。这些号码是您在“Lync - 选项”对话框的“电话”选项中输入的号码。

更改默认音频选项

  1. 在 Lync 主窗口中,单击“选项”按钮 Lync 选项按钮

  2. 在“Lync - 选项”对话框中,单击“电话”,然后在“正在加入电话会议”下方的“从以下位置加入会议音频”框中,执行以下操作之一:

    • 若要在会议期间使用集成计算机音频,请单击“Lync”。

    • 若要让音频会议提供商呼叫您,请从列表中选择一个电话号码。

      注意:  此选项在 Lync Online 的当前版本中不可用。

    • 若要通过电话呼入会议,单击“不加入音频”。

      “选项”对话框“电话”选项卡 - 加入电话会议

  3. (可选)在“加入电话会议”下面,选中“在加入前提醒我确认或选择其他音频源”复选框。如果您的音频首选项经常更改,请选择此选项。

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邀请未安装 Lync 的人员

您的组织内部或外部人员可以从未安装 Lync 的计算机中加入 Lync 会议。

当您邀请的人员打开会议请求并单击“加入联机会议”链接时,将会看到下面的一个或多个选项,具体取决于您的组织(或您邀请的人员的组织)的配置方式:

加入选项

备选会议客户端

使用您的 Web 浏览器加入会议

Microsoft® Lync™ Web App

重要:  Lync Web App 要求使用最新版本的 Microsoft Silverlight 浏览器插件。如果尚未安装 Silverlight,您必须具有管理员权限才能安装该插件。

下载并安装 Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

使用 Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 或 Microsoft® Office Communicator 2007

有关详细信息,请参阅 Office.com 上的 Lync Online 帮助中的从未安装 Lync Online 的计算机上加入

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