灵巧工作:使用 Lync 2010 Attendant

Microsoft® Lync™ 2010 Attendant 是一种集成的呼叫管理应用程序,使您能够通过快速处理和路由电话呼叫和即时消息,实现同时高效管理大量对话。

本文内容

拨出和接收呼叫

发起呼叫的步骤

应答呼叫

拒绝呼叫的步骤

将呼叫重定向到语音邮件的步骤

呼叫过程中可以执行的操作

将呼叫置于保持状态的步骤

转接呼叫的步骤

转接呼叫前咨询预期接收人的步骤

邀请其他人加入呼叫的步骤

结束呼叫的步骤

管理多个对话

一个活动对话

多个设备对话(电话和 IM)

“联系人”列表和组

查找和添加联系人的步骤

对联系人进行排序的步骤

组织自定义组的步骤

创建空的自定义组

通过“联系人”列表创建自定义组

排列自定义组

查看标准组的步骤

显示最新搜索的步骤

团队呼叫的工作原理

将联系人添加到团队呼叫组的步骤

设置振铃延时的步骤

应答响应组代理的呼叫

应答呼叫的步骤

驻留呼叫

驻留呼叫

取回驻留呼叫的步骤

拨出和接收呼叫

拨出和接收呼叫是 Lync 2010 Attendant 中最常执行的任务。这两个过程类似于发送和接收即时消息。您在接打电话时仍然可以接收即时消息。

发起呼叫的步骤

若要呼叫“联系人”列表中的某个人,请双击其姓名,或单击姓名旁边的电话按钮。

发起呼叫

  1. 默认情况下,当您双击“联系人”列表中的姓名时,将向该联系人发出电话呼叫。

可以将默认值更改为双击时发送即时消息:

  1. 在工具栏中,依次单击“选项”按钮、下拉列表中的“选项”以及“操作和通知”选项卡。

  2. “双击联系人时执行以下操作”旁边的下拉列表中,选择“发送即时消息”

  3. “确定”

Lync Attendant 选项图标

  1. 可以通过在“搜索”框中键入联系人的姓名来搜索联系人。键入时,“联系人”列表中将出现匹配的姓名。请注意,需要花一些时间才能完成搜索的初始索引编制。

  2. 要拨打号码,请在“搜索”框中输入号码,然后双击 “搜索” 结果。

呼叫号码

应答呼叫

  • 当有人呼叫您时,Lync 主窗口的“传入”区域中将出现通知。若要应答呼叫,请双击通知上的任意位置。

传入呼叫通知

注意:  重复呼叫者(在 30 分钟内多次呼叫您的联系人)的呼叫通知的外观比较特别。可通过双击该通知或单击“接受”“拒绝”响应该呼叫。

重复呼叫者通知

拒绝呼叫的步骤

  • 若要拒绝语音呼叫,请右键单击传入呼叫通知,然后单击“忽略”。如果已启用语音邮件,则呼叫将重定向到语音邮件。

将呼叫重定向到语音邮件的步骤

  • 若要将呼叫重定向到语音邮件,请右键单击传入呼叫通知,选择“重定向”,然后选择备用号码或“语音邮件”

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呼叫过程中可以执行的操作

应答呼叫后,该呼叫会显示在“活动”区域中。使用呼叫控件可以执行各种任务。

将呼叫置于保持状态的步骤

  • 在“对话”窗口中,单击“保持”图标。

呼叫控件

转接呼叫的步骤

  1. 在“对话”窗口中,单击“转接”图标。

  2. 在“联系人”列表中,双击您要将呼叫转接到的联系人姓名。

  3. 呼叫随即从您的“对话”窗口中消失。默认情况下,如果转接失败,将显示一条错误消息。

呼叫控件

注意: 若要禁用通知,请依次单击“选项”“操作和通知”选项卡,清除相应的复选框,然后单击“确定”

转接呼叫前咨询预期接收人的步骤

  1. 在“对话”窗口中,单击“转接或合并呼叫前咨询”按钮。该呼叫将置于保持状态。

呼叫控件

  1. 在“联系人”列表中,单击接收人的“电话”图标。(或者,单击其“IM”图标来通过即时消息进行咨询。)

咨询

注意: 在咨询预期接收人时,新的“对话”窗口会打开。原始呼叫者会保持连接,其对话将置于保持状态并移至“保持”区域。通过双击可以在对话之间切换。

  1. 如果接收人同意接受转接,请单击“呼叫此联系人,连接”按钮。

Communicator

注意: 如果接收人不同意接受转接,则结束咨询。要继续与呼叫者对话,请单击“保持/继续呼叫”按钮。然后您可以与呼叫者通话,并在结束对话之前进行记录。

如果转接成功,将不会显示任何可视的指示 — 呼叫会从您的“对话”窗口中消失。如果转接失败,将显示一条错误消息,除非您在“选项”窗口中禁用了通知。

邀请其他人加入呼叫的步骤

  • 若要在电话会议期间添加联系人,请单击“添加”图标,然后双击联系人姓名或将联系人从“联系人”列表拖动到“对话”区域。还可以使用拨号盘输入移动电话号码。

呼叫控件

结束呼叫的步骤

  • 若要结束对话,请单击“结束对话”图标。

呼叫控件

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管理多个对话

主窗口的“对话”区域(左侧)是进行所有对话活动的位置。通过留意“传入”、“活动”和“挂起”(保持)对话,您可以同时管理多个对话。

一个活动对话

  • 请记住,此时“活动”区域中的对话就是您正在进行的对话。若要应答传入呼叫或将挂起呼叫移动到“活动”区域,只需双击该呼叫即可。

多个设备对话(电话和 IM)

  • 如果多个活动对话中只有一个语音对话,则您可以同时维护多个对话。例如,您可以在维护两个其他即时消息 (IM) 对话时接受传入呼叫。在这种情况下,此时无论正在进行的哪个 IM 对话进入“活动”区域,语音对话即使显示在屏幕的“挂起”区域也仍然处于活动状态(用红色箭头指示)。

Attendant 中的多个对话

双击呼叫者通知或对话将其移至“活动”区域。

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“联系人”列表和组

“联系人”列表是您最常联系的同事、家人、朋友和合作伙伴所组成的列表。该列表显示联系人是否空闲,并且您可以通过右键单击联系人姓名,然后单击“属性”来查看其他联系人的详细信息。只需单击或双击鼠标,即可发起电话呼叫,开始即时消息 (IM) 会话,启动电子邮件对话或开始会议。

查找和添加联系人的步骤

使用“搜索”框查找要添加到“联系人”列表中的人员。

  1. 在“搜索”框中键入联系人的显示名或电子邮件地址。“搜索结果”中将显示所有匹配的姓名。可能需要一分钟才能完成搜索。

注意: 默认情况下,Lync 2010 Attendant 会列出 Active Directory® 域服务及 Microsoft® Outlook 邮件和协作客户端的“联系人”列表中的所有匹配用户。

  1. 右键单击联系人的姓名,然后指向“添加到联系人列表”。此时会显示您的自定义组列表。

  2. 单击自定义组,或单击“新组”为该联系人创建一个新组。

添加到联系人列表

对联系人进行排序的步骤

您可以按不同的标准(例如显示名、状态或公司)对联系人进行排序。对联系人排序可让您轻松而快速地整理和查找您的队友并与他们联系。

  1. 在“联系人”列表的顶部单击“排列依据”旁边的箭头。显示名是 Lync 2010 Attendant 中的默认排序顺序。

  2. 在下拉列表中,选择排序条件(例如状态)。

注意:  不能隐藏状态为“脱机”或“未知”的联系人。

组织自定义组的步骤

为了快速找到相关的联系人,可以将这些联系人组织为自定义组。例如,您可能有名为 Development、Sales 和 My Team 的自定义组。

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创建空的自定义组

您可以通过组列表创建自定义组。在向自定义组添加联系人之前,该自定义组为空。

  1. “组列表”中,单击“自定义”旁边的加号。此时组列表中会显示一个新组。

  2. 键入组的名称,然后按 Enter。

自定义组

通过“联系人”列表创建自定义组

可以创建直接填入所选联系人的自定义组。

  1. 选择“联系人”列表中的一个或多个联系人,或者使用“搜索”框查找联系人。

注意: 若要选择多个联系人,请在按住 Ctrl 的同时单击姓名,或在按住 Shift 的同时单击相邻的姓名。

  1. 右键单击某个联系人,然后指向“添加到联系人列表”

  2. 单击“新建组”

  3. 键入组的名称,然后按 Enter。

  4. 若要添加多个联系人,只需将他们从“联系人”列表拖动到组中即可。

排列自定义组

默认情况下,自定义组按字母顺序排列。要重新排列自定义组,请执行下列某项操作:

  • 将组拖放到列表中的其他位置。

  • 右键单击组,然后单击“向上移动组”“向下移动组”

  • 单击某个组将其选中,然后按 ALT+SHIFT+向上键或 ALT+SHIFT+向下键。

查看标准组的步骤

Lync 2010 Attendant 包括三个标准组:“常用”“有空”“所有联系人”

  • “常用”组按降序列出您最近通过 Lync 2010 Attendant 联系过的人员姓名。

  • “有空”组列出状态不处于“离开”、“未知”或“脱机”的所有联系人。

  • “所有联系人”组列出已添加到“联系人”列表中的所有联系人(作为通讯组列表的成员添加到此列表中的联系人除外)。

显示最新搜索的步骤

  • 单击“上一搜索”可显示使用 Lync 2010 Attendant 的最新搜索条件和结果。

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团队呼叫的工作原理

您可以将联系人添加到能够代表您应答呼叫的团队呼叫组。您可以随时编辑团队呼叫组的成员。

将联系人添加到团队呼叫组的步骤

  1. 在工具栏中,单击“查看或更改呼叫转接设置”

Attendant 呼叫转接图标

  1. 在“呼叫转接设置”中的“当我收到呼叫时执行以下操作”下,选择“打给我和我的团队呼叫组”

呼叫转接设置

  1. “添加代表您应答呼叫的团队呼叫组成员”下,单击“添加”

  2. 键入可以应答呼叫的联系人的姓名,然后单击“确定”

重要: 必须为选作团队组成员的每个联系人启用“企业语音”。

添加团队呼叫

设置振铃延时的步骤

启用团队呼叫后,请务必设置振铃延时。开启振铃延时后,传入呼叫会首先拨打您的电话,然后在一段延时后拨打您的团队呼叫组的电话。

  1. 若要设置振铃延时,请单击“振铃延时”

设置振铃延时

  1. 选中“打开振铃延时”复选框,然后设置振铃延时时间。

  2. 在您完成后,请单击“确定”

  3. 在底部再次单击“确定”,保存并应用这些设置。

注意: 保存这些设置之前,您应该选中该复选框以在 Outlook 中指定的工作时间内应用这些设置。

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应答响应组代理的呼叫

作为响应组代理人,已选择您来帮助应答一个或多个组的电话呼叫。您可以使用 Lync 2010 Attendant 来应答和管理进入您所在组的电话呼叫。

  • 服务器管理员指定您作为响应组的代理时,您将在 Lync 2010 Attendant 中看到通知,告知您已被添加到哪个组。

应答呼叫的步骤

当您登录到某个组时,您便可以进行呼叫。

  1. 传入呼叫通知会在“通过”字段中显示哪个组向您发送呼叫。

  2. 若要应答呼叫,只需单击通知即可。

响应组通知

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驻留呼叫

当您收到需要转接到其他部门的呼叫时,您可以将呼叫驻留在保持队列中(而不是将呼叫置于保持状态)。然后,保持队列为您提供取回号码,您可以使用该号码取回呼叫。请确保您的支持团队已配置了驻留呼叫功能。

驻留呼叫

  1. 应答传入的呼叫通知。

  2. 若要驻留呼叫,请单击“保持”按钮下的下拉菜单,然后选择“驻留呼叫”

驻留呼叫

  1. 成功驻留呼叫后,您将收到包含取回号码的通知。

  2. 将取回号码告知呼叫要转接到的人员或部门。

立即驻留

取回驻留呼叫的步骤

  • 如果可以看到通知,请单击“取回”

  • 或者,在搜索框中输入驻留呼叫的取回号码。然后,您将连接到驻留的呼叫者。

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