演示 PowerPoint

在向组演示准备好的演示文稿时,您很可能希望始终控制演示内容、进度和显示的内容。进行 Microsoft PowerPoint 演示提供了一种专业方法进行联机演示。任何人都不能编辑您演示的内容;但如果您选择这样做,其他人可以在上面做标记以突出重点。

您希望执行什么操作?

在计划的会议开始之前上载 PowerPoint 文件

控制可以下载演示文稿的人员

演示 PowerPoint

演示已上载到会议的 PowerPoint 文件

演示尚未上载的 PowerPoint 文件

停止显示演示文稿

控制演示时其他人可以查看的内容

将任何人指定为演示者

在演示过程中更改演示者

为多个演示者进行准备

更换演示者

为演示文稿添加批注

允许其他人添加注释

在 PowerPoint 演示文稿中插入图像

保存批注文件的副本

在计划的会议开始之前上载 PowerPoint 文件

如果已安排会议,您可能希望在会议开始之前将演示文稿上载到会议。

  1. 通过单击邀请中的“联机加入”“加入联机会议”链接,从 Microsoft Outlook 打开会议。

  2. 在会议窗口中,单击“共享”,然后单击“PowerPoint 演示文稿”

  3. 双击要添加的 PowerPoint 文件,然后单击“打开”。在上载并转换该文件以进行演示后,将在会议窗口右侧的会议讲台区域中显示幻灯片。

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控制可以下载演示文稿的人员

为了将焦点集中在您演示的内容上并避免分散注意力,您可能希望限制可以下载您的演示文稿或讲义的人员。

  • 在上载演示文稿后,在会议讲台中单击“内容列表”,单击文件旁边的箭头,指向“提供给”,然后单击以下操作之一:

    • 组织者    仅允许安排会议的人员下载文件。当您要进行演示并且在您进行演示之前不希望会议中的人员获取内容时,可能希望选择此选项。

    • 演示者    仅允许演示者将文件下载到其计算机中。

    • 所有人   允许组织者、演示者和与会者将文件下载到其计算机中。

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演示 PowerPoint

您可以演示已上载到会议的 PowerPoint 演示文稿,或浏览到 PowerPoint 文件并开始演示。

演示已上载到会议的 PowerPoint 文件

  1. 在会议窗口中,单击“共享”,单击“最近的内容”,然后单击文件名。

演示尚未上载的 PowerPoint 文件

  1. 在会议窗口中,单击“共享”,然后单击“PowerPoint 演示文稿”

  2. “共享 PowerPoint”对话框中,浏览到要演示的 PowerPoint 文件,然后双击该文件。您可能需要留出额外的时间以上载并转换要演示的文件。

注意: 无论何时进行主动演示时,都会高亮显示名称右侧的音频图标,悬停文本会显示“(您的名字)正在通话”。

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停止显示演示文稿

要停止显示演示文稿,请执行以下操作:

  • 在会议讲台的上角,单击“停止共享”

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控制演示时其他人可以查看的内容

如果您不希望与会者提前查看演示文稿,您可以将其锁定到您的视图。不过,其他演示者仍然可以提前查看演示文稿。

1.在会议窗口中,顶端的会议名称下,单击“加入信息和会议选项”链接,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中的“权限”下,“私下查看”下拉列表中,单击“仅演示者”

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将任何人指定为演示者

要将参加会议的任何人指定为演示者,请执行以下操作:

  1. 在会议窗口中顶端的会议名称下,单击“加入信息和会议选项”链接,然后单击“会议选项”

  2. “联机会议选项”对话框中的“演示者”下,单击“包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)”

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在演示过程中更改演示者

在会议期间,演示者可以轮流演示 PowerPoint 幻灯片。当一个人在演示时,其他人可以跳至演示文稿的特定位置,或者打开单独的文件然后开始演示。

为多个演示者进行准备

1. 在会议窗口中,顶端的会议名称下,单击“加入信息和会议选项”链接,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中“权限”下的“私下查看”下拉列表中,请确保选中“仅演示者”“每个人”

更换演示者

  • 在会议窗口中,单击“共享”,单击“PowerPoint 演示文稿”,在“共享 PowerPoint”对话框中浏览到要演示的 PowerPoint 文件,然后双击该文件。

  • 准备开始演示的其他演示者可以在演示的恰当时间单击会议讲台中的“接任演示者角色”。此选项可用于未进行演示的所有演示者。但是,仅当前的演示者可以使用“停止共享”选项来结束演示。

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为演示文稿添加批注

为演示文稿添加注释仅在演示文稿顶层或共享版本上进行标记,而不会修改实际文件。

  • 要开始在 PowerPoint 演示文稿上书写或绘图,请使用会议讲台底部的工具。

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允许其他人添加注释

要允许与会者在 PowerPoint 幻灯片中书写或绘图,请执行以下操作:

1. 在会议窗口中,顶端的会议名称下,单击“加入信息和会议选项”链接,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中“权限”下的“为演示文稿添加批注” 列表中,单击“每个人”“仅演示者”

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在 PowerPoint 演示文稿中插入图像

在进行演示时,可通过执行以下操作,在 PowerPoint 文件中插入图像。

  • 在会议窗口的会议讲台底部的注释工具中,单击“插入图像”图标,然后浏览并双击您希望插入的图像。

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保存批注文件的副本

  • 在会议窗口的会议讲台底部的注释工具中,单击“与注释一起保存”图标,然后浏览到您所选的位置并单击“保存”

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