添加或更改查阅列

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有时,您希望跟踪的值位于另一个表中。例如,假定您希望记录“订单”表中订单的客户。但是,所有客户的信息是通过“客户”表跟踪的。您可以创建一个查阅列,在组合框或列表框控件中显示客户信息。然后,当选择该控件中的客户时,相应的值(如客户的主键值)会存储在订单记录中。  

本文说明什么是查阅列以及如何创建查阅列。

如果您想要了解如何以编程方式查找表中的值,请参阅参考文章DLookup 函数。有关如何创建多值的查阅列的信息,请参阅文章添加或更改查阅列,允许您存储多个值

本文内容

查阅列是什么?

在数据表视图中创建查阅列

通过使用字段列表窗格中创建查阅列

在设计视图中创建查阅列

了解绑定的值和显示值的查阅列中

查阅字段属性简介

使用查阅向导

更改查阅列

将字段更改为查阅列

什么是查阅列?

查阅列(或字段)是表中的字段,其中的值是从另一个表或值列表中检索而来的。可以使用查阅列显示组合框或列表框中的选项列表。选项可以来自表或查询,也可以是您提供的值。可以通过设置字段的“查阅”字段属性手动创建查阅列,也可以通过完成查阅向导自动创建查阅列。如果可能,应该使用查阅向导创建查阅列。查阅向导可简化创建过程,自动填写适当的字段属性并创建适当的表关系。

查阅列

可以在数据表视图或设计视图中创建查阅列。

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在数据表视图中创建查阅列

默认情况下,在您打开表时,会在数据表视图中打开该表。在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中单击“查阅列”,可以添加查阅列。执行此操作会启动查阅向导,该向导将引导您完成创建查阅列的过程。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开该表。 

  4. “数据表”选项卡上的“字段和列”组中,单击“查阅列”

    Access 功能区图像

    将启动“查阅向导”。

    选择表/查询或值列表的查阅向导页

  5. 在查阅向导的第一页上,指明希望查阅列基于表或查询中的值还是基于所键入的值列表。

    最常见的查阅列类型显示从相关表或查询中查找的值。

  6. 单击下一步,,然后按照说明完成向导。有关完成向导的详细信息,请参阅使用查阅向导部分。

在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。

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使用字段列表窗格创建查阅列

如果使用的数据库包含多个表,则可以通过从“字段列表”窗格中拖动字段来开始创建查阅字段的过程。“字段列表”窗格显示数据库内其他表中可用的字段。在通过该方式创建查阅列时,查阅向导会自动启动,您拖到数据表的字段将成为查阅列中的一个字段。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开该表。 

  4. 在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中,单击“添加现有字段”。

    Access 功能区图像

    随即会显示“字段列表”窗格。

  5. 单击某个表旁边的加号 (+),以显示该表中字段的列表。

  6. 将所需字段从“字段列表”窗格拖动到数据表视图下的表中。

  7. 当插入行出现时,将该字段放到适当位置。

    插入线显示将插入字段的位置

    将启动“查阅向导”。

  8. 按照说明完成向导。有关完成向导的详细信息,请参阅使用查阅向导部分。

    完成该向导后,查阅列显示在数据表视图下的表中。

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在设计视图中创建查阅列

除了在数据表视图中创建查阅列外,还可以在设计视图中创建查阅列。使用设计视图时,可以使用在数据表视图中所使用的相同查阅向导来创建查阅列。不过,在设计视图中,您对所有字段属性具有完全访问权限,因此可以直接编辑这些字段属性。 

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加查阅列的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  4. 在表设计网格中找到第一个可用的空行。

  5. 在第一个可用的空行中,单击“字段名称”列中的单元格,然后为该查阅列键入字段名称。

  6. 接下来,单击该行内“数据类型”列中的单元格,单击下拉箭头,然后选择“查阅向导”

    将启动“查阅向导”。

    选择表/查询或值列表的查阅向导页

  7. 在查阅向导的第一页上,指明希望查阅列基于表或查询中的值还是基于所键入的值列表。

    最常见的查阅列类型显示从相关表或查询中查找的值。

  8. 单击下一步,,然后按照说明完成向导。有关完成向导的详细信息,请参阅使用查阅向导部分。

在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看字段属性。要查看专用于查阅列的属性,请单击“查阅”选项卡。

了解查阅列中的绑定值和显示值

使用查阅列的目的是用名称等更有意义的内容替换 ID(或其他外键值)等数字显示。例如,Access 可以显示联系人姓名,而不显示联系人 ID 号。联系人 ID 号是绑定值。通过在源表或查询中自动查找联系人 ID 号来查找联系人姓名。联系人姓名是显示值。

查阅列中的绑定值和显示值

1. 显示值

2. 绑定值

查阅列具有显示在用户界面中的显示值以及存储在控件中的绑定值。显示值是基于绑定值“查找”的。这意味着 Access 通常会显示与存储在字段中的绑定值不同的查阅到的显示值。例如,在“订单”表示例中,“客户”表中的客户 ID 值存储在“订单”表内的“客户”字段中,这是绑定值。但是,由于“客户”字段是查阅字段,因此 Access 显示找到的值,在此例中为客户名称。客户名称是显示值。  

了解查阅字段的显示值与其绑定值之间的差别非常重要。默认情况下,显示值自动显示在数据表视图中。但绑定值是存储的值以及在查询条件中使用的值,并且是 Access 默认情况下在与其他表的联接中使用的值。

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查阅字段属性简介

可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看查阅字段属性。要查看专用于查阅列的属性,请单击“查阅”选项卡。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加查阅列的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  4. 单击“字段名称”列中对应于查阅列的单元格。

  5. “字段属性”下,单击“查阅”选项卡。

    将显示查阅字段属性。

在设置第一个属性(“显示控件”)时,可用属性的列表发生变化以反映您的选择。可以通过设置查阅字段属性来更改查阅列的行为。请注意,在使用查阅向导创建查阅列时,由该向导为您设置查阅字段属性。

查阅字段属性

设置此属性

若要

显示控件

将控件类型设置为“复选框”、“文本框”、“列表框”或“组合框”。“组合框”是最常见的查阅列选项。

行来源类型

指定是使用另一个表或查询中的值填充查阅列,还是使用您指定的值列表中的值填充查阅列。您还可以选择用表或查询中字段的名称来填充该列表。

行来源

指定为查阅列提供值的表、查询或值列表。在“行来源类型”属性设置为“表/查询”或“字段列表”时,此属性应设置为表或查询的名称或者代表查询的 SQL 语句。在“行来源类型”属性设置为“值列表”时,此属性应包含分号分隔的值列表。

绑定列

指定行来源中的列,该列提供由查阅列存储的值。该值的范围是从 1 到行来源中的列数。

注意: 提供要存储的值的列不一定与显示列是同一个列。

列计数

指定行来源中可以在查阅列中显示的列数。要设置显示哪些列,请在“列宽”属性中提供列宽。

列标题

指定是否显示列标题。

列宽

输入每个列的列宽。如果不希望显示某列(如 ID 号),请将宽度指定为 0。

列表行数

指定在显示查阅列时出现的行数。

列表宽度

指定在显示查阅列时出现的控件的宽度。

限于列表

选择用户是否可以输入未在列表中找到的值。

允许多值

指定查阅列是否使用多值字段并允许选择多个值。

有关多值字段的详细信息,请参阅文章多值字段指南

允许编辑值列表

指定是否可以编辑基于值列表的查阅列中的项。在此属性设置为“是”时,如果右键单击基于单列值列表的查阅字段,您将看到“编辑列表项目”菜单选项。如果查阅字段中包含多个列,则忽略此属性。

列表项目编辑窗体

指定一个现有窗体,用于编辑基于表或查询的查阅列中的列表项目。

仅显示行来源值

在“允许多值”设置为“是”时,仅显示与当前行来源匹配的值。

查阅列中的绑定值由“绑定列”属性确定。查阅列中的显示值是“列宽”属性中表示的具有非零宽度的列。

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使用查阅向导

查阅向导会在以下情况下启动:在数据表视图中创建查阅列时,将字段从“字段列表”窗格拖动到数据表视图下打开的表时,以及在设计视图中选择“数据类型”列中的“查阅向导”时。该向导将指导您完成创建查阅列所需的步骤,并自动设置适当的字段属性以匹配您的选择。该向导还会在需要的位置创建表关系和索引,以支持查阅列。

在该向导启动时,您必须决定使查阅列基于表或查询还是基于所输入的值列表。在大多数情况下,如果数据库设计正确并且您的信息按主题拆分为不同的表,则应选择表或查询作为查阅列的数据源。

选择表/查询或值列表的查阅向导页

基于表或查询的查阅列

如果选择“使用查阅列查阅表或查询中的值”选项,则在单击“下一步”后,查阅向导会显示可用于为查阅列提供值的表的列表。若要只查看表,请单击“表”。若要只查看查询,请单击“查询”。若要同时查看表和查询,请单击“两者”。在选择表或查询后,单击“下一步”

显示要选择的表和查询的查阅向导页

查阅向导列出表或查询中的可用字段。对于要包含在查阅列中的每个字段,单击该字段,然后单击大于号按钮 (>) 将其移动到“选定字段”列表中。请注意,当您在查阅列中进行选择时,除了选择要提供存储值的字段外,还应选择希望可见的字段。完成后,请单击“下一步”

选择字段的查阅向导页

查阅向导显示的一页,允许您指定可用于对查阅列进行排序的字段。该排序是可选的。完成后,请单击“下一步”

设置排序顺序的查阅向导页

您可以调整将显示在查阅列中的列的宽度。如果缩小某个字段的宽度使其不再可见,则该字段将不会显示在查阅列中。例如,可以使用此功能防止显示某个 ID 列。完成后,请单击“下一步”

调整列宽的查阅向导页

在查阅列中选择行时,可以将该行中的值存储在数据库中,也可以以后使用该值执行操作。下图所示的向导页允许您选择提供该值的字段。应该选择唯一标识该行的字段。通常,源表的主键值是一个很好的选择。完成后,请单击“下一步”

选择绑定值的查阅向导页

在查阅向导的最后一页上,应该键入查阅列的名称,该名称将成为表中该字段的名称。 

查阅向导最后一页

如果希望允许在显示查阅列时选择多个值,然后存储这些值,请选中“允许多值”复选框。请注意,选中该复选框会将查阅列更改为多值字段。

有关多值字段的详细信息,请参阅文章多值字段指南添加或更改查阅列,允许您存储多个值

基于值列表的查阅列

如果选择了“自行键入所需的值”选项,则在单击“下一步”后,查阅向导会显示一个网格,您可以在其中为查阅列键入值。

用于输入值的查阅向导网格

首先,输入希望查阅列包含的列数。接下来,在该网格中键入值。您可以调整将显示在查阅列中的列的宽度。如果缩小某个字段的宽度使其不再可见,则该字段将不会显示在查阅列中。完成后,请单击“下一步”

在查阅列中选择行时,可以将该行中的值存储在数据库中,也可以以后使用该值执行操作。下图所示的向导页允许您选择提供该值的字段。应该选择唯一标识该行的字段。完成后,请单击“下一步”

选择绑定值的查阅向导页

在查阅向导的最后一页上,应该输入查阅列的名称,该名称将成为表中该字段的名称。如果希望允许在显示查阅列时选择多个值,然后存储这些值,请选中“允许多值”复选框。请注意,选中该复选框会将查阅列更改为多值字段。 

查阅向导最后一页

有关多值字段的详细信息,请参阅文章多值字段指南添加或更改查阅列,允许您存储多个值

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更改查阅列

若要更改的查找列,可以在设计视图中打开表,然后修改查阅字段的属性。有关查阅字段属性的信息,请参阅查阅字段属性简介部分。如果基于值列表的查阅列并且允许编辑值列表属性设置为,您可以编辑数据表视图或窗体视图中的列表项。若要编辑数据表视图或窗体视图中的列表项︰

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击包含多值字段的表或窗体。

    将在数据表视图中打开表,或在窗体视图中打开窗体。

  4. 右键单击查阅列,然后单击快捷菜单上的“编辑列表项目”

  5. 更改值列表,然后单击“确定”

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将字段更改为查阅列

要将现有字段更改为查阅列,可在设计视图中打开要更改字段所在的表,在该字段的“数据类型”列中单击,单击下拉列表,然后选择“查阅向导”。接下来,按照查阅向导中的说明进行操作以创建查阅列。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加查阅列的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  4. 找到要更改为查阅列的字段。

  5. 接下来,单击该行“数据类型”列中的单元格,单击下拉箭头,然后选择“查阅向导...”

    将启动“查阅向导”。

    选择表/查询或值列表的查阅向导页

  6. 在查阅向导的第一页上,指明希望查阅列基于表或查询中的值还是基于所输入的值列表。

    最常见的查阅列类型显示从相关表或查询中查找的值。

  7. 单击下一步,,然后按照说明完成向导。有关完成向导的详细信息,请参阅使用查阅向导部分。

在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看字段属性。要查看专用于查阅列的属性,请单击“查阅”选项卡。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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