添加或更改允许您存储多个值的查阅列

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

有时候,您需要的值存储在另一个表中。例如,假设您有一个问题跟踪数据库,并且想要跟踪已分配了问题的正式员工和临时员工。有关这些人的信息在“联系人”表中进行跟踪。您可以创建一个多值查阅列,在组合框或列表框控件中显示名称。选择要为其分配问题的人员时,他联系人 ID 值会存储在问题记录中。

本文介绍什么是多值查阅列以及如何向表添加查阅列,还介绍如何将现有列转换为多值查阅列。

如果您想要了解如何以编程方式查阅值中的表,请参阅参考文章DLookup 函数。有关多值字段的详细信息,请参阅多值字段指南

在大多数数据库管理系统(包括早期版本的 Access)中,在一个字段中只能存储一个值。从 Microsoft Office Access 2007 开始,可以创建一个保存多个值的字段,例如分配了问题的人员列表。多值字段适合某些情况,例如,在使用 Office Access 2007 处理 Windows SharePoint Services 3.0 列表中存储的信息,并且该列表所包含的某个字段使用的是 Windows SharePoint Services 3.0 中的可用字段类型时。

本文内容

什么是多值的查阅列?

在数据表视图中创建多值的查阅列

通过使用字段列表窗格中创建多值的查阅列

在设计视图中创建多值的查阅列

使用查阅向导创建多值的查阅列

了解绑定的值和显示值中的多值的查阅列

查阅字段属性简介

更改多值字段的查阅列的设计

什么是多值查阅列?

多值查阅列是表中的一个字段,该字段的值是从另一个表或值列表中检索而来的。使用多值查阅列可以在组合框或列表框中显示选项列表。选项可以由表或查询提供,也可以是您输入的值。由于查阅列是多值的,因此您可以选择列表中的多个项目。

可以通过设置字段的“查阅”字段属性手动创建多值查阅列,也可以通过完成查阅向导自动创建多值查阅列。您应当尽可能使用查阅向导来创建多值查阅列。查阅向导可简化创建过程,自动填写适当的字段属性并创建适当的表关系。

多值字段组合框

您可以在数据表视图或设计视图中创建多值查阅列。

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在数据表视图中创建多值查阅列

默认情况下,打开表时,表在数据表视图中打开。可以通过单击“数据表”选项卡上“字段和列”组中的“查阅列”来添加多值查阅列。这将启动查阅向导,该向导指导您完成查阅列的创建过程。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开表。 

  4. “数据表”选项卡上的“字段和列”组中,单击“查阅列”

    Access 功能区图像

    将启动“查阅向导”。

    选择表/查询或值列表的查阅向导页

  5. 在查阅向导的第一页中,必须决定要将查阅列基于表或查询中的值,还是基于您键入的值列表。

    最常用类型的多值查阅列显示从相关表或查询中查找的值。

  6. 若要了解如何完成查阅向导,请参阅使用查阅向导部分。

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使用字段列表窗格创建多值查阅列

如果您使用的数据库包含多个表,可以通过从“字段列表”窗格中拖动字段开始创建多值查阅字段。“字段列表”窗格显示数据库的其他表中可用的字段。通过这种方式创建多值查阅列时,查阅向导会自动启动,并且您拖动的字段成为您的查阅列中的字段之一。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开表。 

  4. 在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中,单击“添加现有字段”。

    Access 功能区图像

    随即会显示“字段列表”窗格。

  5. 单击某个表旁边的加号 (+),以显示该表中字段的列表。

  6. 将所需字段从“字段列表”窗格拖动到数据表视图中的表中。

  7. 当插入行出现时,将该字段放到适当位置。

    插入线显示将插入字段的位置

    将启动“查阅向导”。

  8. 若要了解如何完成查阅向导,请参阅使用查阅向导部分。

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在设计视图中创建多值查阅列

除了数据表视图,您还可以在设计视图中创建查阅列。使用设计视图时,可以使用在数据表视图中所使用的相同查阅向导来创建查阅列。但是,在设计视图中,您对所有字段属性的还具有完全访问权限,因此可以直接编辑这些属性。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要向其添加多值查阅列的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  4. 在表设计网格中找到第一个可用的空行。

  5. 在第一个可用的空行中,在“字段名”列中单击,然后键入多值查阅列的字段名。

  6. 在该行的“数据类型”列中单击,单击箭头,然后在下拉列表中选择“查阅向导”

    将启动“查阅向导”。

    选择表/查询或值列表的查阅向导页

  7. 在查阅向导的第一页上,指明希望查阅列基于表或查询中的值还是基于所键入的值列表。

    最常见的查阅列类型显示从相关表或查询中查找的值。

  8. 若要了解如何完成查阅向导,请参阅使用查阅向导部分。

在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看字段属性。要查看专用于查阅列的属性,请单击“查阅”选项卡。

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使用查阅向导创建多值查阅列

查阅向导将在下列情况下启动:在数据表视图中创建查阅列时;从“字段列表”窗格中将字段拖到在数据表视图中打开的表中时;在设计视图中选择“数据类型”列中的“查阅向导”时。该向导将指导您完成创建查阅列所需的步骤,并自动设置适当的字段属性以匹配您的选择。该向导还会在需要的位置创建表关系和索引,以支持查阅列。

在向导的第一页中,必须决定要将查阅列基于表或查询还是基于您输入的值列表。在大多数时候,如果您的数据库已正确设计,并且您的信息划分到基于主题的表中,则应当选择表或查询作为查阅列的数据源。

  • 创建基于表或查询的多值查阅

    1. 在“查阅向导”中,单击“我希望查阅列查阅表或查询中的值”,然后单击“下一步”

    2. 从列表中选择一个表或查询,单击“下一步”

    3. “可用字段”下,单击要包括在查阅中的字段。

    4. 单击大于号按钮 (>) 可将您选择的字段移到“选定字段”列表中。单击双大于号按钮 (») 可将所有字段移到“选定字段”列表中。然后单击“下一步”

    5. 可以选择在一到四个字段上对查阅项进行排序,单击“下一步”

    6. 如果需要,调整查阅字段中列的宽度,然后单击“下一步”

    7. “是否要为该查阅存储多个值?”下,选中“允许多值”复选框。

      注意: 必须选中此复选框才允许存储多个值。

    8. 单击“完成”

      在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。

    9. 要保存表,请单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击保存

      键盘快捷方式 CTRL + S

  • 根据输入的值创建多值查阅

    1. 在查阅向导中,单击“自行键入所需的值”,然后单击“下一步”

    2. 输入列的数。然后,键入每个值。若要移动到下一列或行,请按 TAB。

    3. 完成值的输入后,单击“下一步”

    4. 如果您指定在步骤 2 中的多个列,您必须选择将用于唯一标识每个值的列。在可用字段框中,双击要使用唯一标识每个值的列。

      注意: 如果您没有在步骤 2 中指定多个列,此步骤不会显示。

    5. 在查阅向导中,键入查阅列的标签。

    6. “是否要为该查阅存储多个值?”下,选中“允许多值”复选框。

      注意: 必须选中此复选框才允许存储多个值。

    7. 单击“完成”

      在单击“完成”后,将创建一个查阅列,其字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。

    8. 要保存表,请单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击保存

      键盘快捷方式 CTRL + S

  • 创建多值字段后,当您在数据表视图中查看表时,该字段作为复选框下拉列表显示。

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了解多值查阅列中的绑定值和显示值

Access 已经在许多版本中支持单值查阅字段。多值查阅字段是 Office Access 2007 的新增功能。查阅字段的用途是用更有意义的内容(例如姓名)来替代显示数字(例如 ID,或其他外键值)。例如,Access 可以显示联系人姓名而不显示联系人 ID。联系人 ID 号是绑定值。Access 自动在源表或查询中找出联系人 ID 并替换为联系人姓名。联系人姓名是显示值。

如同具有显示值和绑定值的单值查阅字段,多值查阅字段也具有显示在用户界面中的显示值和存储在表中的绑定值。对于多值字段中的每个条目,显示值都是基于绑定值进行“查找”的。

这意味着 Access 通常会显示与存储在字段中的绑定值不同的查阅到的显示值。例如,执行名为“联系人扩展信息”的查询所得到的一组员工 ID 值可能存储在名为“分配给”的字段中。这些员工 ID 值是绑定值。但是,由于“分配给”是一个查阅字段,因此 Access 在查询结果中显示一系列查阅到的值,在本例中为联系人姓名。联系人姓名是显示值。 

带有显示显示值的数据表与显示绑定值的数据表

1. 显示值。

2. 绑定值。

了解多值查阅字段的显示值和绑定值之间的差别很重要。显示值默认情况下自动在数据表视图中显示。而绑定值则是存储在查阅字段中以及在查询条件中使用的值,Access 默认情况下使用绑定值联接其他表。

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查阅字段属性简介

可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看查阅字段属性。要查看专用于查阅列的属性,请单击“查阅”选项卡。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加查阅列的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  4. 单击字段名称列中的查找列的名称。

  5. “字段属性”下,单击“查阅”选项卡。

    显示查阅属性。

    多值查阅字段属性

当您设置的第一个属性 (显示 Control) 值时,可用属性的列表更改以反映您的选择。您可以设置查阅字段属性来更改查阅列的行为。请注意,当您使用查阅向导创建查阅列,查阅字段属性为您设置向导。

查阅字段属性

设置此属性

若要

显示控件

将控件类型设置为“复选框”、“文本框”、“列表框”或“组合框”。“组合框”是最常见的查阅列选项。

行来源类型

指定是使用另一个表或查询中的值填充查阅列,还是使用您指定的值列表中的值填充查阅列。您还可以选择用表或查询中字段的名称来填充该列表。

行来源

指定表、 查询或值的查阅列提供值的列表。当行来源类型属性设置为表/查询字段列表中时,为表或查询名称,或者代表查询的 SQL 语句,应设置此属性。在行来源类型属性设置为值列表,此属性应包含用分号分隔的值的列表。

绑定列

指定行来源中的列,该列提供由查阅列存储的值。该值的范围是从 1 到行来源中的列数。

注意: 提供要存储的值的列不一定与显示列是同一个列。

列计数

指定行来源中可以在查阅列中显示的列数。要设置显示哪些列,请在“列宽”属性中提供列宽。

列标题

指定是否显示列标题。

列宽

输入每个列的列宽。如果不想显示列(例如 ID 列),可将宽度指定为 0。

列表行数

指定在显示查阅列时出现的行数。

列表宽度

指定在显示查阅列时出现的控件的宽度。

限于列表

选择是否可以输入列表中没有的值。

允许多值

指定查阅列是否使用多值字段并允许选择多个值。

允许编辑值列表

指定是否可以编辑基于值列表的查阅列中的项。如果此属性设置为“是”,则当您右键单击基于单列值列表的查阅字段时,将看到“编辑列表项目”菜单项。如果查阅字段中包含多个列,则忽略此属性。

列表项目编辑窗体

指定一个现有窗体,用于编辑基于表或查询的查阅列中的列表项目。

仅显示行来源值

在“允许多值”设置为“是”时,仅显示与当前行来源匹配的值。

查阅列中的绑定值由“绑定列”属性确定。查阅列中的显示值是“列宽”属性中表示的具有非零宽度的列。

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更改多值字段的查阅列的设计

要更改多值查阅列的设计,必须在设计视图中编辑查阅字段属性,但有一个例外情况:如果查阅列基于单列值列表,且“允许编辑值列表”属性设置为“是”,则您可以通过右键单击多值查阅列,然后单击“编辑列表项目”在数据表视图或窗体视图中更改值列表。

编辑基于值列表的多值查阅列的列表

可以在值列表中添加值,更改值列表,或者设置默认值。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

  3. 在“导航”窗格中,双击包含多值字段的表。

    该表将在数据表视图中打开。

  4. 右键单击多值查阅列中的任意单元格。

  5. 单击“编辑列表项目”

  6. 更改值列表,然后单击“确定”

从基于值列表的多值查阅列更改为基于表或查询的多值查阅列

  1. 首先,删除基于值列表的现有多值字段。

    1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

    2. “打开”对话框中,选择并打开数据库。

    3. 在设计视图中打开表。

    4. 在设计网格中选择多值字段。

      要选择字段,请单击字段的行选择器。

    5. 设计选项卡的工具组中,单击删除行

      “设计”选项卡上的“工具”组

      随即会显示确认提示。

    6. 确认提示出现后,单击“是”可删除该字段及其包含的所有数据。要取消操作,请单击“否”

  2. 现在,可以创建新的多值字段。

    若要创建新的多值的字段,请参阅部分创建多值的查阅列在数据表视图

更改多值查阅列的设计

若要更改多值的查阅列,您可以在设计视图中打开表和修改查阅字段的属性。有关查阅字段属性的信息,请参阅介绍查阅字段属性部分。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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