测试文档的可读性

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当 Outlook 和 Word 完成拼写和语法检查后, 您可以选择显示有关文档的阅读级别的信息, 包括可读性分数, 具体取决于以下测试:

您使用的是哪种 Office 程序?

Outlook

  1. 单击“文件”,然后单击“选项”。

  2. 单击“邮件”,然后在“撰写邮件”下单击“拼写检查和自动更正”。

  3. 单击“校对”。

  4. 在“在 Outlook 中更正拼写时”下,确保已选中“随拼写检查语法”复选框。

  5. 选中“显示可读性统计信息”复选框。

启用此功能后, 打开要检查的邮件, 然后检查拼写。当 Outlook 完成拼写和语法检查后, 它将显示有关文档的阅读级别的信息。

Word

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

  2. 单击“校对”。

  3. 在“在 Word 中更正拼写和语法时”下,确保已选中“随拼写检查语法”复选框。

  4. 选择“显示可读性统计信息”。

启用此功能后, 打开要检查的文件, 然后通过按 F7 或 "审阅" > "拼写和语法"检查拼写。当 Word 完成拼写和语法检查后, 它将显示有关文档的阅读级别的信息。

重要: 必须更正或忽略文档中的所有拼写错误, 才会显示可读性统计信息。如果文件中仍有任何红色的波浪线, 则不会显示可读性统计信息。

您使用的是哪种 Office 程序?

Outlook

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。

  2. 单击“拼写”选项卡,然后单击“拼写检查和自动更正”。

  3. 单击“校对”。

  4. 在 "在Outlook 中更正语法时" 下, 选中 "随拼写检查语法" 复选框。

  5. 选中“显示可读性统计信息”复选框。

启用此功能后, 打开要检查的文件, 然后通过按 F7 或转到 "文件" > "检查拼写" 来检查拼写。当 Outlook 或 Word 完成拼写和语法检查后, 它将显示有关文档的阅读级别的信息。

Word

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Word 选项”。

  2. 单击“校对”。

  3. 请确保已选中 "随拼写检查语法"。

  4. 在 "在Word 中更正语法时" 下, 选中 "显示可读性统计信息" 复选框。

了解可读性分数

各种可读性测试均根据每个单词平均字节数和每个句子的平均单词数进行评定。下列部分说明每种测试如何对文件可读性打分。

Flesch Reading Ease 测试

此测试按百分制评定文本的分数。分数越高的文档越容易理解。大多数标准文件的分数应能达到 60 到 70。

计算 Flesch Reading Ease 分数的公式为:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

式中:

ASL = 语句平均长度(单词数除以语句数)

ASW = 单词的平均音节数(音节数除以单词数)

Flesch-Kincaid Grade Level 测试

按美国年级水平 评定文本的得分。例如,文档的分数为 8.0 表示一个八年级水平的人能够理解该文档的内容。大多数文档的分数应能达到大约 7.0 到 8.0。

计算 Flesch-Kincaid Grade Level 分数的公式为:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

式中:

ASL = 语句平均长度(单词数除以语句数)

ASW = 单词的平均音节数(音节数除以单词数)

了解语言是如何影响可读性分数的

文档所用语言可能会影响 Office 程序检查和显示可读性分数的方式。

  • 如果将 Word 设置为检查其他语言文字的拼写和语法,并且文档中包含多种语言的文字,Word 将显示最后检查到的语言的文字可读性统计信息。例如,文档中有三个段落 — 第一段是英文,第二段是法文,第三段是英文 — Word 只显示英文段落的可读性统计信息。

  • 对于英文文档中的一些欧洲语言,Word 只显示有关计数和平均值的信息,而不显示可读性。

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