模板和信纸

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如果经常发送类似电子邮件,可使用电子邮件模板。而信纸通过彩色背景、图案和设计,为电子邮件提供一致的外观。

如果需要不断重复发送几乎相同的电子邮件,

例如状态电子邮件,则可以使用电子邮件模板来节省时间。

可以创建类似于电子邮件的电子邮件模板。

单击“开始”>

“新建电子邮件”,

向模板添加所需内容,

例如文本、文档。

如果 Outlook 配置为在电子邮件中自动包括您的签名,

请不要在模板中包括签名。

选择签名,然后按 Delete。

如果打算每次向相同用户发送这封电子邮件,

现在可以将这些用户添加到“收件人”和“抄送”行。

或者,也可以在发送电子邮件之前添加或删除收件人。

由于这封电子邮件将成为模板,

您甚至可以为自己添加一些文字提醒。

例如,

我将添加一条备注来提醒自己在主题中包括月份。

在撰写该电子邮件之后,请不要发送它,

而是将它另存为模板。

单击“文件”>“另存为”。

单击“保存类型”旁边的箭头,

然后单击“Outlook 模板”。

请不要更改上面这里的模板保存位置,这一点非常重要。

为模板提供一个方便记忆的名称,单击“保存”。

当您关闭电子邮件时,

将出现一个对话框,询问您是否保存所做的更改。

这适用于电子邮件,而不适用于刚刚保存的模板,因此单击“否”。

现在已准备好使用模板。

下面的步骤可能最初有点令人困惑,

但是单击数下就可以弄明白。

在“开始”选项卡上,不要单击“新建电子邮件”,而是单击“新建项目”。

转到“其他项目”,单击“选择窗体”。

单击“查找范围”旁边的向下箭头,

单击“文件系统中的用户模板”,我们的模板就在这里。

如果看不到您的模板,请再次尝试上一步骤,

确保选中“文件系统中的用户模板”。

Outlook 将仅查找此特定位置中您的模板。

选择该模板,然后单击“打开”。

现在,可以进行需要的更改,这样做不会更改模板。

例如,向主题添加月份,

删除供自己查看的注释,

键入“里程碑 B”的状态,

插入项目的当前日程表。

仔细检查邮件的发件人,然后单击“发送”。

接下来,为日历、任务和联系人创建模板。

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