概述:有关管理用户如何使用团队网站的最佳做法

概述:有关管理用户如何使用团队网站的最佳做法

如果是团队网站所有者,最好创建一个管理模型,即一个可解决网站策略、进程、角色和职责的模型。这样的模型有助于控制人员使用网站的方式。例如,你可能会希望要求文件签出,以便不会出现多人同时尝试编辑一个文件的情况。或者,你可能希望仅允许某些人创建子网站。本文概述了创建此类模型时可以考虑的一些想法和最佳做法。

注意: 如果想要了解创建网站的步骤,请参阅创建 SharePoint 网站

本文内容

什么是管理?

管理模型的元素

子网站创建

权限管理

信息体系结构

要求签出文件

跟踪版本

要求审批文档

及时了解更改情况

创建工作流

定义内容类型

审核跟踪

网站生命周期与停用

存储限制

自定义

导航

搜索

支持网站的角色和职责

数据保护

什么是管理?

任何网站的重要但通常不可见的部分是其管理模型 - 您建立的、用于确定小组中人员使用 SharePoint 方式的策略、角色、职责和流程的集合。

许多组织在管理中心或网站集级别为网站建立了管理模型,该模型可能是由信息技术 (IT) 部门或工作组创建并进行维护的。

如果您是某网站集中子网站(如,工作组网站)的网站所有者,创建您自己的用于解决特定问题的其他管理模型是一种不错的做法。

管理模型可让以下事项变得更加轻松:

  • 让网站用户了解何时需要创建新的子网站(与创建列表或其他网站内容相对)。

  • 确保在子网站和内容过期时将其停用,从而避免耗尽存储空间以及减少搜索结果。

  • 确保相应人员对相应内容具有访问权限。

  • 让子网站所有者了解其可以使用哪些模板和主题。

  • 顺利地将对某网站的所有权从一个用户转移给另一个用户。

管理模型的元素

管理模型需要说明下述问题:

  • 网站创建

  • 权限管理

  • 信息体系结构

  • 网站生命周期与停用

  • 存储限制

  • 信息分类

  • 自定义

  • 数据保护

  • 导航

  • 搜索

  • 支持网站的角色和职责

您可能已经通过网站集或组织级别的管理模型选定了其中部分问题,例如,您所拥有的用于存储网站的存储空间是多少、您可以对网站的外观进行自定义操作的种类。其他问题可能不相关,具体取决于您工作组网站的复杂程度,以及使用它的用户数量。但即使您不必为这些主题作决定,知道已作了哪些决定也是很好的,这样您可以通知网站用户并相应实施策略。

下面是在您设置新网站时需要考虑的一些事项。

子网站创建

您可能希望您的工作组成员能够根据用于特定项目的工作组网站创建子网站。

能够自发地创建新的子网站对组来说可能是非常有益的,但不受限制的网站创建可能会失去控制。当子网站自由涌现时,问题可能也会随之出现。例如:

  • 对用户来说,查找相应的子网站(或确定他们是否具有相应的子网站)是较为困难的。

  • 信息可能会在多个子网站中重复出现,从而耗尽宝贵的存储空间,而且在维护方面需要进行重复工作。

  • 过时的信息可能位于多个子网站中(可能会存在若干年),显示在搜索结果中。这可能会给判断哪一版本的信息是正确的带来困难。

  • 管理对众多子网站的权限可能会变成一个大麻烦,用户最终可能会不经意地访问其实际上不应该访问的信息。

  • 作为退出组的员工,他们创建的子网站可能会被舍弃,从而让其余的网站用户感到困惑并使搜索结果变得混乱。

如果您为网站创建设置一些用于解决以下区域中问题的策略,则可以节省时间和精力:

  • 谁可以创建子网站?

  • 新的子网站是否需要预先审批? 如果新的子网站需要预先审批,那么审批标准是什么,由谁授予批准?

  • 新的子网站可以使用已建立的模板和主题吗?

  • 网站中可以存储多少信息? 即信息可以占用多少服务器磁盘空间?

  • 在网站中纳入导航策略的规则是什么?

  • 信息在子网站中存储多长时间后会被删除或存档?

请参阅创建网站或子网站,了解详细信息。

权限管理

组织的关键业务信息的完整性、机密性和隐私性取决于网站的安全程度,特别是选择向哪些人员授予网站访问权。

对网站访问权的授予和限制称为管理权限,这是您作为网站所有者最重要的职责之一。

下面是您在制定权限策略时需要牢记的一些提示。

  • 按照最低权限原则操作:向用户授予执行其已分配的任务所需的最低权限级别。

  • 通过将用户添加至标准、默认组(如“成员”、“访问者”和“所有者”)向用户授予访问权。使大多数用户成为“成员”或“访问者”组的成员,从而限制“所有者”组中用户的数量。

  • 使用权限继承创建整齐有序、易于展现的层次结构。也就是说,避免向个人授予权限,而是与组协作。如果可能,仅向子网站授予来自工作组网站的继承权限,而不是向其授予独有权限。

  • 对内容进行组织以利用权限继承:考虑按照安全级别来划分内容 – 专门为敏感文档创建网站或库,而不是使它们分散在较大的库中并通过独有权限进行保护。

请参阅了解 SharePoint 中的权限级别编辑列表、库或单个项目的权限,了解有关设置权限的信息。

信息体系结构

网站信息体系结构类似于书的目录:它可决定如何组织网站中的信息(其网页、文档、列表和数据)并将其呈现给网站用户。信息体系结构常记录为网站内容、搜索关键字、数据类型和其他概念的层次列表。

要创建信息体系结构,必须分析要在网站中显示的信息。下面是一些您可用来创建信息体系结构的问题:

  • 在网站中您将拥有哪些类型的内容? 如何将网站转换为子网站、列表、库等?

  • 信息将如何显示在网站中?

  • 网站用户将如何浏览网站?

  • 如何使信息面向特定访问群体?

  • 如何配置和优化搜索?

信息体系结构的某部分可能包含信息分类。

如果您正在处理的信息对公司具有很高的价值,则需要特殊安全性或遵守法规遵从规则,您可能需要设置分类方案来确定需要仔细管理内容的特定类型。

在将信息组织到特定列表和库中之后,您可以使用管理功能来控制管理内容的方式。例如:

要求签出文件

要求签出文件时,可确保在文件签入前,只能有一人可编辑该文件。要求签出文档可防止出现多人同时更改的情况,多人同时更改会造成编辑冲突并导致混淆。要求签出还有助于提醒团队成员在签入文件时添加批注,这样便可更轻松的跟踪每个文件版本中所做的更改。有关详细信息,请参阅设置库以要求签出文件

跟踪版本

如需保留早期文件版本,库可帮助跟踪、存储和恢复文件。可选择以同一方式跟踪所有版本。或者选择将一些版本指定为主要版本(例如,向手册添加新的章节),将一些指定为次要版本(例如,修正拼写错误)。为帮助管理存储空间,可选择想要存储的每个文件类型的数量。有关版本控制的详细信息,请参阅列表或库中版本控制的工作原理

可指定要求审批文档。在经由有权限的人员批准或拒绝前,文档处于待定状态。可控制哪些组的成员可在审批文档前查看文档。如果库中包含重要的准则或流程,且在其可供查看前需要最终确定下来,这时此功能就十分有用了。有关文档审批的详细信息,请参阅要求审批列表或库中的项目

库支持 RSS 技术,以便工作组成员可自动接收和查看合并位置中新闻和信息的更新或反馈。可使用 RSS 技术在库发生更改时发出警报,例如存储在库中的文件发生更改时。通过 RSS 源,工作组成员可查看已更改的文件的汇总列表。还可以创建电子邮件警报,在文件变更时发出通知。有关 RSS 源的详细信息,请参阅管理网站或网站集的 RSS 源

文档库和内容类型可使用组织为业务流程定义的工作流,例如管理文档审批或审阅。组可将业务流程(称为工作流)应用到其文档,指定需按顺序执行的操作,例如审批或转换文档。工作流是一种可自动通过一系列有序操作或任务移动文档或项目的方式。库默认可用三种工作流:审批 - 将文档路由到一组人员进行审批;收集反馈 - 将文档路由到一组人员进行反馈并将文档返回到将工作流发起为编译的人员;收集签名 - 将文档路由到一组人员以收集其电子签名。有关工作流的详细信息,请参阅 SharePoint 中随附的工作流概述

如果组可使用多种文件类型(例如工作表、演示文档和文档),可启用并定义多种内容类型来扩展库的功能。内容类型可增加库的灵活性和一致性。每种内容类型可指定一个模板,甚至是工作流进程。模板充当格式设置、所有样本文字和应用到该类文档(例如部门名称或合同编号)的属性的起点。有关内容类型的详细信息,请参阅内容类型和内容类型发布简介

如果存在一组敏感文件,且了解文件的使用方式会有所助益,那么就可定义一个策略,允许启用“审核”事件跟踪,例如文件更改、复制或删除。有关设置审核的详细信息,请参阅配置网站集的审核设置

网站生命周期与停用

诸如文档工作网站和讨论网站之类的网站在其失去效用之后会保留下来,这样会耗尽宝贵的存储空间并使搜索结果变得混乱。最好是为查看网站及其内容设置一个日程(每年至少设置一次),以确定它们是否值得保留。

同时也应谨记,组织中的大型管理模型可能也会寻找过时的网站。例如,管理员可能会自动删除已 90 天未使用的网站。作为网站所有者,会收到一封电子邮件,提醒即将执行此操作。有关生命周期和停用策略的详细信息,请参阅网站关闭策略

存储限制

管理员可能已经对您的组所能使用的磁盘空间大小设置了限制。您需要弄清楚是否存在限制,如果存有限制,请确定网站、网页和库的存储量所占的比重。

默认情况下,SharePoint Server 对可以上载到文档库的单个文档的大小强制实行 50 MB 的限制。另外,默认情况下,工作组网站所有者在存储量达到存储配额的 90% 时会收到通知。

在了解自己的存储限制后,可使用版本或审核跟踪等功能确保网站不超出限制。有关详细信息,请参阅管理网站集存储限制

自定义

您的组织很可能会拥有一些标准化的外观方案、网站模板或网站布局(首选或必选)。那么用户可以自定义其网站和网页的外观的程度又如何呢?

要控制自定义操作,您可以决定锁定您的工作组中具有自定义权限的人员,还可以选择使用标准化的网页布局来确保满足某些需求,例如,使网站所有者显示在所有网站的左上角。

您可能还需要设置有关用户可以在其子网站中使用的功能的准则。例如,您可能需要询问不使用 Web 部件的用户是否需要任何自定义编码。

另一方面,您可能会为您工作组中的每一个人提供 SharePoint Designer,以便他们可以根据需要进行任何更改。

有关网站自定义的详细信息,请参阅自定义团队网站网站和页面自定义简介

导航

使用导航元素可以帮助用户浏览所需内容。您可以自定义的两个导航项目是顶部链接栏和“快速启动”。

通过使用每个列表或库的设置页,您可以选择显示在“快速启动”上的列表和库。还可以更改链接的顺序、添加或删除链接,以及添加或删除链接组织到的各部分。例如,如果“列表”部分有太多列表,则可以为能够在其中包括指向任务列表的链接的“任务列表”添加新的部分。

顶部链接栏在网站中每个网页的顶部显示一排选项卡,为网站用户提供了一种访问网站集中其他网站的方法。创建新的网站时,可以选择是否将该网站包含在父网站的顶部链接栏中,还可以选择是否使用父网站中的顶部链接栏。

有关网站导航的详细信息,请参阅网站导航简介自定义团队网站上的导航

搜索

内容显示在多个位置,其中包括网站、列表、库、Web 部件和列。默认情况下,当某人搜索您的网站时,该网站的任何子网站上的所有内容将会显示在搜索结果中。

作为网站所有者,您可以选择是否将您网站上的内容显示在搜索结果中。如果您阻止某网站的内容显示在搜索结果中,则其之下的所有子网站的内容也会被禁止显示在搜索结果中。

默认情况下,具有受限权限的内容不会显示在搜索结果中,对其没有访问权限的用户无法读取这些内容。您可以进行相应更改,以便受限制的内容可以显示在搜索结果中,但对这些内容没有访问权限的用户却无法打开这些内容。

请参阅 SharePoint Online 搜索管理概述在 SharePoint 中配置内容搜索 Web 部件,了解有关搜索的详细信息。

支持网站的角色和职责

最好是定义角色和职责,以减少因职员循环加入或退出工作组而在网站上产生的混乱。下面是一些关于哪些人员对您的网站执行何种相应操作的阐述内容:

  • 培训:对于首次使用此产品的用户来说,基本导航、搜索和文档管理培训可能是非常有用的。

  • 支持:您可能希望您工作组中的指定专家可以解决问题,并成为管理员的联系人。

  • 遵守法律或组织准则:有时,这可能只是维护指向相应准则的最新链接的问题,但最好是有一个人负责。

请参阅规划网站和管理用户管理网站集管理员,了解有关角色的详细信息。

数据保护

备份和恢复功能可防止数据意外丢失。备份频率以及恢复级别和速度由管理员设置。请参阅有关 SharePoint 中备份和恢复的概述管理 SharePoint Online 网站集回收站

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