检索数据透视表数据时每次检索一个报表筛选项

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如果数据透视表连接到外部开放式数据库连接 (ODBC) 数据源包含大量数据时,此数据检索可能导致您的计算机以用完内存或查询运行缓慢。若要防止这些问题,请应用到数据透视表报表检索仅源数据所需的值,具体取决于所选的项目的当前集的报表筛选器。

本文内容

检索报表筛选数据的概述

检索报表筛选数据的每个项目或所有项目

检索报表筛选数据概述

使用数据透视表和数据透视图向导中的“数据透视表字段高级选项”对话框,可以配置报表筛选器,以便从数据透视表的数据源检索所选数据。默认情况下,当您创建或刷新报表时,Microsoft Office Excel 会检索该数据透视表的所有源数据,其中包括筛选出的数据(在报表中不显示)。如果将报表筛选器配置为仅检索在筛选器中指定的项的数据,您就能够根据需要检索数量更少的数据。每次在筛选器中显示不同项时,都仅检索该新项的数据的子集。您可以配置任意数目的报表筛选器,然后根据需要加以应用。

对性能的影响

当配置报表筛选器以便为一个或多个(但不是所有)项检索数据时,用于汇总完整数据集的“(全部)”项不可用(灰显),“显示报表筛选页”命令(在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”旁的箭头时会显示该命令)也不可用。每次选择不同项时,检索的数据会较少,但是还需要等待数据检索。如果您的计算机与外部数据源断开连接,则在重新连接到数据源之后才能选择其他项。不过,使用此选项与使用其他选项相比可以处理更大量的数据。

如果您检索所有项的全部数据,那么初始数据检索操作将花费时间较长,但是以后在报表筛选器中选择新项时,将不会出现延迟,这是因为您需要的所有数据都已加载到计算机的内存中。选择“(全部)”项,您还可以打开完整数据集的汇总,并重新组织报表以便在其他区域中使用报表筛选器。如果要检索的数据总量在计算机可用内存限制范围内,则利用“(全部)”选项会实现更多功能。

移动报表筛选器

如果拖动被配置为检索到另一个位置,例如,如果您尝试行标签,使其所有项目的所有数据的报表筛选 Excel 尝试都检索的数据的所有项目,并利用计算机资源可能会运行。但是,您可以防止用户执行此操作。有关详细信息,请参阅部分中检索报表筛选数据的每个项目或所有项目

当报表筛选器不可用时为项检索数据

在以下情况下无法使用此功能:

  • 基于 OLAP 数据库源数据的报表会根据需要自动查询数据,所以请不要使用此功能。

  • 数据透视表正与一个或多个其他数据透视表共享数据缓存。

  • 正在查询的外部数据库的 ODBC 驱动程序不支持的参数查询。所有 Microsoft Office 所提供的 ODBC 驱动程序支持参数查询。您可以与第三方驱动程序供应商以确定他们的驱动程序是否具有此支持。

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为每一项或所有项检索报表筛选数据

注意: 只能对连接到 ODBC 数据源的数据透视表使用此功能。您必须使用数据透视表和数据透视图向导来完成下列步骤。

  1. 为了启动数据透视表和数据透视图向导,请按 ALT+D+P。

    提示

    为了将数据透视表和数据透视图向导添加到“快速访问”工具栏,请执行下列操作:

    1. 单击该工具栏旁的箭头,然后单击“其他命令”

    2. “从下列位置选择命令”下,选择“所有命令”

    3. 在该列表中,选择“数据透视表和数据透视图向导”,单击“添加”,然后单击“确定”

  2. 在该向导的“步骤 1”页上,选择“外部数据源”,然后单击“下一步”

  3. 在该向导的“步骤 2”页上,单击“获取数据”

  4. 连接到数据源。

    有关如何连接到 ODBC 数据源的详细信息,请参阅使用 Microsoft Query 检索外部数据

  5. 在该向导的“步骤 3”页上,单击“布局”

  6. “布局”对话框中,将一个或多个字段拖动到“报表筛选”区域。

  7. 对于每个报表筛选字段,执行下列操作:

    1. 双击该字段。

      将显示“数据透视表字段高级选项”对话框。

    2. 要在每次从报表筛选器中选择一个新项时仅从数据源中检索最新数据,请单击“每选择一个报表筛选字段项都检索外部数据源(节省内存)”

      为了防止报表筛选字段被移动到“行标签”“列标签”“值”区域,请选中“禁用对该字段进行透视(建议)”复选框。

      要回到默认操作,即每次从报表筛选器中选择新项时都从数据源检索所有数据,请单击“同时检索所有报表筛选字段项涉及的外部数据(减少透视次数)”

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