检查演示文稿时删除隐藏数据和个人信息

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如果您打算共享PowerPoint演示文稿的副本,或将其发布到网站,则最好查看演示文稿中的隐藏的数据或可能在演示文稿或其metadata中存储的个人信息。可能不想公开共享,您可以删除之前共享演示文稿的详细信息。

您可以查找并删除演示文稿中隐藏的信息的方法之一是在PowerPoint中使用文档检查器功能。

本文内容

查找并删除隐藏数据和个人信息

隐藏数据和个人信息的类型

文档检查器可以查找并删除的信息

查找并删除隐藏数据和个人信息

  1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的演示文稿。

  2. 文件选项卡,选择另存为,,然后在文件名框中,以保存原始演示文稿的副本中键入一个名称。

    重要:   它是最好是在原始演示文稿的副本上使用文档检查器,因为它始终不可能无法还原文档检查器删除的数据。

  3. 在原始演示文稿,在文件选项卡上的副本中选择信息

  4. 单击检查问题,然后检查文档

  5. 文档检查器对话框中,选择复选框以选择要检查的隐藏内容类型。有关单个检查器的详细信息,请参阅信息文档检查器可以查找并删除

  6. 单击“检查”

  7. “文档检查器”对话框中审阅检查结果。

  8. 对于要从文档中删除的隐藏内容的类型,单击其检查结果旁边的“全部删除”

    • 如果从演示文稿中删除了隐藏内容,则可能无法通过单击“撤消”来还原删除的内容。

    • 如果要从保存为“OpenDocument 演示文稿(.odp)”格式的演示文稿中删除隐藏的数据和个人信息,必须在每次使用此格式保存演示文稿时都运行文档检查器。

隐藏数据和个人信息的类型

PowerPoint演示文稿中,可以保存多种类型的隐藏的数据和个人信息。虽然此信息可能不会立即显示,仍可能会,并可能检索从演示文稿。

隐藏的信息可以包含数据的PowerPoint将添加到演示文稿,使您可以与其他人创建演示文稿进行协作。它也可以包括特意指定为隐藏的信息。

PowerPoint演示文稿可以包含下列类型的隐藏的数据和个人信息:

  • 批注和墨迹注释   与其他人创建演示文稿中进行协作,如果您的演示文稿可能包含项目如批注或墨迹注释。此信息可以使其他人可以看到处理您的演示文稿、 审阅者和向演示文稿所做的更改批注的人员的姓名。

  • 修订跟踪数据   当您协作处理存储在云中共享文档时,为Office 365PowerPoint 2016存储数据有关进行了更改,向文档和进行了更改。

  • 文档属性和个人信息     文档属性也称为 metadata,包括有关您的演示文稿的详细信息,如作者、主题和标题。文档属性还包括 Office 程序自动保留的信息,如最近保存文档的人员的姓名和创建文档的日期。如果您使用了特定功能,文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII),如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单以及发布网页的文件路径信息。

  • 不可见的幻灯片内容    演示文稿可能包含因设置为不可见格式而看不到的对象。

  • 幻灯片外内容     PowerPoint演示文稿可以包含的对象未立即看到因为他们已拖离幻灯片到关闭幻灯片区域。此幻灯片外内容可包括文本框、 剪贴画、 图形和表格。

  • 演示文稿备注    备注部分中的PowerPoint演示文稿可以包含您可能不希望公开共享,尤其是仅用于提供演示文稿的人员编写的备注,是的文本。

  • 文档服务器属性     如果您的演示文稿被保存到文档管理服务器上的某个位置(如基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的文档工作区网站或库),演示文稿可能会包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。

  • 自定义 XML 数据    演示文稿可能包含在文档自身内不可见的自定义 XML 数据。文档检查器可以查找并删除这些 XML 数据。

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文档检查器可以查找并删除的信息

在PowerPoint,文档检查器显示多个不同的检查器,使您能够查找并删除隐藏的数据和个人信息特定于 PowerPoint 演示文稿。有关不同类型的隐藏的数据和个人信息的文档检查器可以查找并删除演示文稿中的列表,查看下面的表。

如果您的组织通过添加检查器模块自定义了“文档检查器”,您也许能够检查演示文稿中是否存在其他类型的信息。

检查器名称

查找并删除

批注和注释

  • 批注

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计值”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 用于发布网页的文件路径

修订跟踪数据

有关谁具有编辑文件和编辑数据。

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不可见的幻灯片内容

  • 因设置为不可见格式而看不到的对象

    此检查器不检测被其他对象覆盖的对象。

幻灯片外内容

  • 在演示文稿中不能直接看到的内容或对象(因为它们位于幻灯片区域外),包括:

    • 剪贴画

    • 文本框

    • 图形

    • 表格

      “文档检查器”不检测或删除具有动画效果的幻灯片外对象。

演示文稿备注

  • 添加到演示文稿的“备注”部分的文本

“文档检查器”不能删除添加到演示文稿的“备注”部分中的图片。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在演示文稿内的自定义 XML 数据

文档检查器可以查找但不能删除的信息

文档检查器会检测可能不可见的演示文稿中的数据的以下项目。因为这可能会导致无法正常运行的演示文稿,它不能为你删除这些项目。您可以检查每个项目,找到并确定您是否想要手动删除或替换没有隐藏的数据,例如静态图片的项目。

对于这些项目:

文档检查器可以找到:

嵌入文件或对象

可能有在工作簿中不可见的数据的嵌入文件(如 Office 或文本文档)或嵌入对象(如图表或公式)。 下面是一些对象类型的示例:

  • 位图图像对象

  • Microsoft 公式 3.0 对象

  • Microsoft Graph 图表对象

  • Microsoft PowerPoint 演示文稿对象

  • Microsoft Visio 绘图对象

  • Microsoft Word 文档对象

  • OpenDocument 文本对象

宏或 VBA 代码

可能已隐藏您的演示文稿中的数据的宏或 VBA 项目。这其中包括:

  • VBA 模块

  • COM 或 ActiveX 控件

文档检查器和个人数据

修订跟踪引入PowerPoint 2016生成 8403 的Office 365内部人员中的数据,演示文档检查器的限制。例如,我们假设凯利和 Linda 协作处理演示文稿的Office 365中。修订跟踪数据 (即,用户名和当他们进行编辑的时间) 将添加到演示文稿。如果 Mohammed 随后在PowerPoint 2013中打开的演示文稿,在文件以删除个人数据运行文档检查器,在该版本的PowerPoint文档检查器无法检测和删除修订跟踪数据添加到演示文稿, Office 365新版PowerPoint凯利和 Linda 使用。Mohammed 不能删除在升级到最新版本的PowerPoint ,然后运行文档检查器不跟踪数据的修订

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