检查文档时删除隐藏数据和个人信息

如果计划与客户或同事共享 Microsoft Word 文档的电子副本,最好检查文档中是否有可能存储在该文档本身当中或文档属性(metadata)中的隐藏数据或个人信息。由于这些隐藏信息会揭露您可能不希望公开共享的有关组织或文档本身的详细信息,因此您可能需要在与其他人共享文档之前删除这些隐藏信息。

本文介绍 Word 中的“文档检查器”功能如何帮助您查找并删除文档中的隐藏数据和个人信息。

本文内容

查找并删除隐藏数据和个人信息

隐藏数据和个人信息的类型

文档检查器可以查找并删除的信息

查找并删除隐藏数据和个人信息

您可以使用“文档检查器”查找并删除 Word 文档中的隐藏数据和个人信息。在共享 Word 文档的电子副本(例如在电子邮件附件中)之前,最好先使用“文档检查器”。

  1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的 Word 文档。

  2. 单击“文件”选项卡,单击“另存为”,然后在“文件名”框中键入一个名称以保存原始文档的副本。

    在Word 2007︰ 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,单击另存为,然后在文件名框中,以保存原始文档的副本中键入一个名称。

    重要: 最好对原始文档的副本使用“文档检查器”,因为有时可能无法恢复“文档检查器”删除的数据。

  3. 在原始文档的副本中,单击“文件”选项卡,然后单击“信息”。

    在Word 2007︰ 在原始文档的副本中,单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,指向准备,,然后单击检查文档。跳过第 4 步,并继续执行步骤 5。

  4. 单击检查问题,然后单击检查文档

  5. “文档检查器”对话框中,选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。

  6. 单击“检查”

  7. “文档检查器”对话框中审阅检查结果。

  8. 对于要从文档中删除的隐藏内容的类型,单击其检查结果旁边的“全部删除”

    重要: 

    • 如果从文档中删除隐藏内容,您可能无法通过单击“撤消”来恢复隐藏内容。

    • 如果要从保存为 OpenDocument 文本 (.odt) 格式的文档中删除隐藏的数据和个人信息,必须在每次使用此格式保存文档时都运行文档检查器。

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隐藏数据和个人信息的类型

Word 文档中可以保存几种类型的隐藏数据和个人信息。您在 Word 中查看文档时,可能无法直接看到此信息,但其他人可能会查看或检索这些信息。

隐藏信息可以包括 Word 添加到文档中以使您可以与他人协作撰写和编辑文档的数据。它还可以包括您特意指定为隐藏的信息。

Word 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息:

  • 批注、修订中的修订标记、版本和墨迹注释    如果您与其他人协作创建文档,您的文档可能包含诸如修订中的修订标记、批注、墨迹注释或版本等项目。此信息使其他人能够看到文档处理人员的姓名、审阅者批注以及对文档所做的更改。

  • 文档属性和个人信息     文档属性也称为metadata,它包括关于文档的详细信息(例如作者、主题和标题)。文档属性还包括由 Office 程序自动维护的信息(例如最近保存文档的人员的姓名以及文档的创建日期)。如果使用了特定的功能,您的文档还可能包括其他类型的个人身份信息 (PII),例如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单和模板名称。

  • 页眉、页脚和水印    Word 文档可能在页眉和页脚中包含信息。此外,您可能在 Word 文档中添加了水印。

  • 隐藏文字    Word 文档可以包含设置为隐藏文字格式的文本。如果您不了解文档是否包含隐藏文字,可以使用“文档检查器”来搜索隐藏文字。

  • 文档服务器属性    如果您的文档保存在文档管理服务器上的某个位置(如基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的“文档工作区”网站或库),该文档可能包含与此服务器位置有关的其他文档属性或信息。

  • 自定义 XML 数据    文档可能包含在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。“文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。

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文档检查器可以查找并删除的信息

在 Word 中,“文档检查器”显示几个不同的检查器,您可以通过这些检查器查找并删除特定于 Word 文档的隐藏数据和个人信息。若要获取“文档检查器”可从 Word 文档中查找并删除的不同类型的隐藏数据和个人信息的列表,请参阅下表。

注释: 

  • 如果您的组织通过添加检查器模块对“文档检查器”进行了自定义,您或许能够检查文档中是否存在其他类型的信息。

  • 如果您使用的是 Microsoft Word Starter 2010,并非所有列出的 Word 功能在 Word Starter 中都受支持。有关 Word Starter 中可用功能的详细信息,请参阅 Word Starter 功能支持

检查器名称

查找并删除

批注、修订、版本和注释

注意: 在 Word Starter 2010 中,文档检查器只删除版本和注释。

  • 批注

  • 修订中的修订标记

  • 文档版本信息

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计值”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 数据绑定字段的数据绑定链接信息(最后一个值将转换为文本)

  • 用户名

  • 模板名称

页眉、页脚和水印

  • 文档页眉中的信息

  • 文档页脚中的信息

  • 水印

隐藏文字

  • 设置为隐藏文字(“字体”对话框中提供的一种字体效果)格式的文字

    注意: 此检查器不能检测使用其他方法隐藏的文字(例如,白色背景上的白色文本)。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在文档内的自定义 XML 数据

不可见内容

  • 看不到的对象,因为已将其格式设置为不可见。

    注意: 该检查器无法检测被其他对象覆盖的对象。

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注释: 

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