检查文档中是否存在隐藏数据和个人信息

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如果您打算与客户端或同事共享电子 Microsoft Office Word 文档的副本,则最好查看隐藏的数据或可能存储在文档本身或文档属性 (元数据) 中的个人信息的文档。由于此隐藏的信息可以有关您的组织或文档本身不想公开共享的详细信息,您可能希望与其他人共享文档之前删除这些隐藏的信息。

这篇文章介绍Microsoft Office Word 2007中的文档检查器功能如何帮助您查找并删除隐藏的数据和个人信息在文档中。

本文内容

在 Word 文档中存储哪些类型的隐藏的数据和个人信息?

哪些信息可以文档检查器查找并删除从 Word 文档?

如何查找和 Word 文档中删除隐藏的数据和个人信息?

Word 文档中存储哪些类型的隐藏数据和个人信息?

几种类型的隐藏的数据和个人信息可以保存在 Word 文档。当您查看文档中Office Word 2007,但有其他人可以查看或检索这些信息可能此信息可能不会立即显示。

隐藏的信息可以包含数据的Office Word 2007添加到文档以使您可以在撰写和编辑与其他人协作。它也可以包括特意指定为隐藏的信息。

Word 文档可以包含下列类型的隐藏数据和个人信息:

  • 批注、修订中的修订标记、版本和墨迹注释    如果您与其他人协作创建文档,您的文档可能包含诸如修订中的修订标记、批注、墨迹注释或版本等项目。此信息使其他人能够看到文档处理人员的姓名、审阅者批注以及对文档所做的更改。

  • 文档属性和个人信息   文档属性,也称为为元数据,包括有关您文档,如作者、 主题和标题的详细信息。文档属性还包括由 Office 程序,如最近保存的文档和创建文档时的日期的人员的姓名自动维护的信息。如果您使用的特定功能,您的文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII),如电子邮件头、 发送供审阅信息、 传送名单和模板名称。

  • 页眉、 页脚和水印   Word 文档可以包含页眉和页脚中的信息。此外,您可能会向 Word 文档添加水印。

  • 隐藏文字    Word 文档可以包含设置为隐藏文字格式的文本。如果您不了解文档是否包含隐藏文字,可以使用“文档检查器”来搜索隐藏文字。

  • 文档服务器属性    如果您的文档被保存到文档管理服务器上的某个位置(如基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的“文档工作区”网站或库),文档可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。

  • 自定义 XML 数据    文档可能包含在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。“文档检查器”可以查找并删除这些 XML 数据。

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“文档检查器”可以从 Word 文档中查找并删除哪些信息?

在Office Word 2007,文档检查器显示多个不同的检查器,使您能够查找并删除隐藏的数据和个人信息的特定于 Word 文档。有关不同类型的隐藏的数据和个人信息的文档检查器可以查找并删除从 Word 文档的列表,查看下面的表。

注意: 如果您的组织通过添加检查器模块对“文档检查器”进行了自定义,您或许能够检查文档中是否存在其他类型的信息。

Office Word 2007

检查器名称

查找并删除

批注、修订、版本和注释

  • 批注

  • 修订中的修订标记

  • 文档版本信息

  • 墨迹注释

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计信息”“自定义”选项卡中的信息

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 数据绑定字段的数据绑定链接信息(最后一个值将转换为文本)

  • 用户名

  • 模板名称

页眉和页脚

  • 文档页眉中的信息

  • 文档页脚中的信息

  • 水印

隐藏文字

  • 设置为隐藏文字(“字体”对话框中提供的一种字体效果)格式的文字

    注意: 此检查器不能检测使用其他方法隐藏的文字(例如,白色背景上的白色文本)。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在文档内的自定义 XML 数据

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如何查找并删除 Word 文档中的隐藏数据和个人信息?

您可以使用文档检查器可以查找并删除隐藏的数据和个人信息在Office Word 2007及更早版本中创建的 Word 文档中。最好使用文档检查器,然后共享电子副本的 Word 文档中,例如在电子邮件附件。

  1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的 Word 文档。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,单击另存为,然后在文件名框中,以保存原始文档的副本中键入一个名称。

    重要: 最好对原始文档的副本使用“文档检查器”,因为有时可能无法恢复“文档检查器”删除的数据。

  3. 在原始文档的副本中,单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,指向准备,,然后单击检查文档

  4. 文档检查器对话框中,选择复选框以选择要检查的隐藏内容类型。有关单个检查器的详细信息,请参阅文档检查器可以查找并从 Word 文档中删除哪些信息?

  5. 单击“检查”

  6. “文档检查器”对话框中审阅检查结果。

  7. 对于要从文档中删除的隐藏内容的类型,单击其检查结果旁边的“全部删除”

    重要: 

    • 如果从文档中删除隐藏内容,您可能无法通过单击“撤消”来恢复隐藏内容。

    • 如果您想要从文档保存为 OpenDocument 文本 (.odt) 格式时删除隐藏的数据和个人信息,您必须在每次文档保存为此格式运行文档检查器。

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