检查工作簿时删除隐藏数据和个人信息

如果您计划共享 Microsoft Excel 工作簿的电子副本,最好检查工作簿中是否存在可能存储在工作簿本身或其文档属性(元数据)中的隐藏数据或个人信息。由于此隐藏信息可能披露您可能不想公开共享的有关组织或工作簿本身的详细信息,因此在与他人共享工作簿之前,您可能希望将其删除。

Excel 中的“文档检查器”可以帮助您找到并删除工作簿中的隐藏数据和个人信息。

注意: 您可以从您发送给其他人的工作簿中删除隐藏的数据和个人信息。但是,如果工作簿已保存为共享工作簿的工作,则不能删除注释、 批注、 文档属性和个人信息。若要从共享工作簿,第一个副本并关闭共享工作簿功能中删除此信息。

本文内容

查找并删除隐藏数据和个人信息

隐藏数据和个人信息的类型

文档检查器可以查找并删除的信息

文档检查器可以查找但不能删除的信息

查找并删除隐藏数据和个人信息

您可以使用文档检查器找到并删除工作簿中的隐藏数据和个人信息。最好先使用文档检查器,然后再共享工作簿的电子副本(比如电子邮件附件)。

  1. 打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的工作簿。

  2. 单击“文件”>“另存为”,然后在“文件名”框中键入其他名称以保存原始工作簿的副本。

    重要: 最好对原始工作簿的副本使用“文档检查器”,因为有时可能无法恢复“文档检查器”删除的数据。

  3. 在原始工作簿的副本中,单击“文件”>“信息”。

  4. 单击检查问题,然后单击检查文档

  5. 文档检查器框中,选中要检查的隐藏内容类型的框。有关各检查器的详细信息,请参阅文档检查器查找和删除的信息

  6. 单击“检查”

  7. 查看检查文档检查器框中的结果。

  8. 对于要从文档中删除的隐藏内容的类型,单击其检查结果旁边的“全部删除”。

    重要: 

    • 如果从工作簿中删除隐藏内容,则可能无法通过单击“撤消”来恢复隐藏内容。

    • 如果删除包含数据的隐藏行、列或工作表,可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。如果您不了解隐藏行、列或工作表所包含的信息内容,请关闭文档检查器,取消隐藏隐藏行、列或工作表,然后检查它们的内容。

    • 在已保存为共享工作簿(“审阅”>“共享工作簿”)的工作簿中无法使用检查器检查“批注和注释”、“文档属性和个人信息”以及“页眉和页脚”。这是因为共享工作簿使用个人信息以使不同的人能够在同一个工作簿上进行协作。要从共享工作簿中删除此信息,请先复制此工作簿,然后取消共享。要取消共享工作簿,请单击“审阅”>“共享工作簿”,然后取消选中“允许多用户同时编辑”复选框。

      注意: 取消共享功能在 Microsoft Excel 入门版 2010 中不可用。若要取消共享,您必须使用完整版本的 Excel。

    • 如果要从保存为 OpenDocument 电子表格 (.ods) 格式的电子表格中删除隐藏的数据和个人信息,需要在每次使用此格式保存电子表格时都运行文档检查器。

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隐藏数据和个人信息的类型

在 Excel 工作簿中可以保存多种类型的隐藏数据和个人信息。当您在 Excel 中查看工作簿时,可能不会马上看到此信息,但其他人可能会查看或检索这些信息。

隐藏信息可以包括 Excel 添加到工作簿中以便您与他人协作处理工作簿的数据。它还可以包括您特意指定为隐藏的信息。

例如,下面的一些项目可以充当工作簿中隐藏数据和个人信息的来源:

  • 批注和墨迹注释     如果您与他人协作创建工作簿,则工作簿可能包含批注或墨迹注释等项目。此信息可使其他人能够看到此工作簿的操作人员的姓名、审阅者批注以及对工作簿所做的更改。

  • 文档属性和个人信息    文档属性,也称为为元数据,包括有关您的工作簿,如作者、 主题和标题的详细信息。文档属性还包含由 Office 程序,如最近保存工作簿中,创建文档时,日期的人员的姓名自动维护的信息和文档的位置 (Excel 2013 或更高版本)。如果您使用特定功能,您的文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII),如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单、打印机属性(例如,打印机路径和安全打印密码)和发布网页的文件路径信息。

  • 页眉和页脚     工作簿中的页眉和页脚可以包含信息。

  • 隐藏行、列和工作表     工作簿可以有隐藏的行、列和整个工作表。如果您分发的工作簿副本中有隐藏行、列或工作表,其他人可能会取消隐藏这些对象,以便查看其中包含的数据。

  • 文档服务器属性     保存到文档管理服务器上的某个位置(如基于 Microsoft Windows SharePoint Services 的文档工作区网站或库)的演示文稿中可能会包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。

  • 自定义 XML 数据     工作簿可以有在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。文档检查器可以查找并删除这些 XML 数据。

  • 不可见内容     工作簿可以有因设置为不可见格式而看不到的对象。

  • 外部链接    工作簿可以有指向其他工作簿中的数据的链接(外部链接)。 包含此类数据的工作表的名称将随工作簿保存,但是可能不可见。

  • 嵌入文件或对象    工作簿中可以有可能包含不可见数据的嵌入文件(如 Office 或文本文档)或嵌入对象(如图表或公式)。

  • VBA 代码的宏    工作簿可以有可能包含隐藏数据的宏、VBA 模块、COM 或 ActiveX 控件、用户表单或用户定义的函数 (UDF)。

  • 可能有缓存数据的项目    工作簿可以有为数据透视表、数据透视图、切片器、日程表和多维数据集公式缓存的不可见数据。

  • Excel    工作簿可以有在 Excel Online 中输入并保存到工作薄中,但在工作簿中不可见的隐藏 Excel 调查问题。

  • 方案管理器方案    工作簿可以有使用方案管理器定义的方案。 这些方案中可能包含缓存数据或隐藏数据。

  • 筛选器    工作簿可以有可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的活动自动筛选器或表筛选器。

  • 隐藏名称    工作簿可以有可能是隐藏数据的来源的隐藏名称。

文档检查器可以查找并删除的信息

在 Excel 中,文档检查器显示自己检测到的项目,以便帮助您查找和删除特定于 Excel 工作簿的隐藏数据和个人信息。 下表列出了文档检查器可以在工作簿中找到并删除的隐藏数据和个人信息的类型。

注释: 

  • 并非此表中列出的所有 Excel 功能在 Microsoft Excel 入门版 2010 中均受支持。 有关 Excel Starter 中的可用功能的详细信息,请参阅 Excel Starter 功能支持

  • 如果您的组织已向文档检查器添加了自定义的检查器模块,您可能会看到其他类型的信息。

对于这些项目:

文档检查器可以查找并删除的信息:

批注和注释

  • 批注

  • 墨迹注释

注意: 在 Excel 入门版 2010 中,文档检查器只删除注释。

文档属性和个人信息

  • 文档属性,包括“文档属性”对话框的“摘要”“统计值”“自定义”选项卡中的信息

  • (Excel 2013 或更高版本)将文件从清理文档位置,请单击删除所有现有文档所在的位置。文档所在的位置不会被添加回时关闭 Excel 2013 之前保存的文件或更高版本并重新打开该文件。

  • 电子邮件标题

  • 传送名单

  • 请求审阅信息

  • 文档服务器属性

  • 文档管理策略信息

  • 内容类型信息

  • 用户名

  • 打印机路径信息

  • 方案备注

  • 用于发布网页的文件路径

  • 定义的名称和表名称的批注

  • 非活动外部数据连接

页眉和页脚

  • 工作表页眉中的信息

  • 工作表页脚中的信息

隐藏行和列

  • 隐藏行

  • 包含数据的隐藏列

    注释: 

    • 如果您的工作簿中存在不包含数据的隐藏列而且这些列位于包含数据的列之间,则也会检测到并删除这些空隐藏列。

    • 如果您的工作簿中的隐藏行或列包含数据,则删除它们可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。如果您不清楚隐藏行或列所包含的信息内容,请关闭文档检查器,取消隐藏隐藏行或列,然后检查它们的内容。

    • 文档检查器不检测可能位于隐藏列中的形状、图表、控件、Microsoft ActiveX 对象和控件、图片或 SmartArt 图形。

    • 如果他们是表格表头、 列表标题或数据透视表的一部分,不删除隐藏的行或隐藏的列。这些行和列将取消隐藏。

隐藏工作表

  • 隐藏工作表

    注意: 如果工作簿的隐藏工作表包含数据,那么删除它们可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。如果您不了解隐藏工作表所包含的信息内容,请关闭文档检查器,取消隐藏隐藏工作表,然后检查它们的内容。

自定义 XML 数据

  • 可能存储在工作簿内的自定义 XML 数据

不可见内容

  • 因设置为不可见格式而看不到的对象

    注意: 文档检查器无法检测被其他对象覆盖的对象。

文档检查器可以查找但不能删除的信息

文档检查器可以检测到可能具有在您的工作簿中不可见的数据的下列项目。 它不能为您删除这些项目,因为可能导致工作簿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目,并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目,如静态图片。

对于这些项目:

文档检查器可以找到:

外部链接

指向其他工作簿中的数据的链接。 包含保存在工作簿中,但在工作簿中不可见的数据的工作表的名称。 外部链接包括以下位置中使用的外部引用:

  • 工作表单元格

  • 名称

  • 对象,如文本框或形状

  • 图表标题

  • 图表数据系列

嵌入文件或对象

可能有在工作簿中不可见的数据的嵌入文件(如 Office 或文本文档)或嵌入对象(如图表或公式)。 下面是一些对象类型的示例:

  • 位图图像对象

  • Microsoft 公式 3.0 对象

  • Microsoft Graph 图表对象

  • Microsoft PowerPoint 演示文稿对象

  • Microsoft Visio 绘图对象

  • Microsoft Word 文档对象

  • OpenDocument 文本对象

VBA 代码的宏

可能在工作簿中有隐藏数据的宏或 VBA 项目。 这包括:

  • 宏,包括 Excel 4.0 宏工作表 (XLM)

  • VBA 模块

  • COM 或 ActiveX 控件

  • 用户表单,包括 Excel 5.0 表单

  • 用户定义的函数 (UDF)

包含缓存数据的 BI 功能

可能有保存到工作簿中,且可能包含不可见的数据的缓存数据的 BI 功能。 文档检查器可以检查可能有数据透视表缓存、切片器缓存或多维数据集公式缓存的下列项目:

  • 数据透视表和数据透视图

  • 切片器和日程表

  • 多维数据集公式

Excel 调查

在 Excel Online 中创建并保存到工作簿中,但在工作簿中不可见的 Excel 调查问题。

方案管理器方案

使用方案管理器定义并可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的方案。

筛选器

可能导致工作簿中包含缓存数据或隐藏数据的筛选器。 文档检查器可以检查为您的数据应用的自动筛选器和表筛选器。

隐藏名称

可能将隐藏数据存储到工作簿中的隐藏名称。

注释: 

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