标记要跟进的电子邮件

标记要跟进的电子邮件

通过标记电子邮件,您可以跟踪对您发送的邮件的答复。 您也可以确保跟踪收到的邮件。 在任何一种情况下,您都可以包含提醒通知。

如果必须及时答复邮件,请使用收件人的标志。

提示:  请谨慎使用此功能。 某些收件人可能不喜欢将提醒添加到其 Outlook。

  1. 选择 "发送" 之前,在 "邮件" 选项卡上的 "标记" 组中,选择 "后续标志",然后选择 "自定义"。

  2. 选择 "为收件人标记"。

  3. 在 "收件人" 下的 "标记" 下,选择 "标志" 列表中的标志。

  4. 默认情况下,任务附带一个提醒。 若要发送不带提醒通知的标志,请清除 "提醒" 复选框。

    收件人收到的标志文本显示在 " 信息栏 " 中。

    邮件信息栏中显示的针对收件人的标志和提醒。

如果您必须对即将发送的邮件执行后续操作,请为自己设置提醒。

  1. 选择 "发送" 之前,在 "邮件" 选项卡上的 "标记" 组中,选择 "后续标志"。

  2. 选择要在何时提醒您此邮件的标志。

    默认情况下,以下标志开始日期、截止日期和提醒可用:

标记

开始日期

截止日期

员工

今天

当前日期

当前日期

今天的工作日结束时间前一小时

明天

当前日期加一天

当前日期加一天

当前日期的开始时间加一个工作日

本周

当前日期加两天,但不晚于本周最后一个工作日

本周最后一个工作日

当前日期的开始时间加两个工作日

下周

下周第一个工作日

下一周的最后一个工作日

下周第一个工作日的开始时间

无日期

无日期

无日期

当前日期

自定义

当前日期

当前日期

当前日期

或者,选择 "自定义" 以创建列表中未显示的 "开始日期" 和 "截止日期"。 选择"确定"关闭对话框。

收件人收到的标志文本显示在信息栏中。

注意:  如果想要通过指定开始截止日期或在提醒通知出现时更改来自定义标志,请按照标志中的步骤提醒和收件人关注内容。 可以清除 "为收件人标记" 复选框,以自定义只有你看到的标志。

若要为您和收件人标记新邮件,请执行下列操作:

  1. 在 "邮件" 选项卡上的 "标记" 组中,选择 "后续标志",然后选择 "添加提醒"。

  2. 选择 "为收件人标记"。

    若要发送不带提醒通知的标志,请清除 "提醒" 复选框。

  3. 选中 "为我标记" 复选框,如果需要,还可选中 "提醒" 复选框。

  4. 你可以为我的标志指定开始日期截止日期

  5. 在 "标志" 列表中,选择要显示的标记文本。 您也可以在框中键入自定义文本,然后按 ENTER。

    注意:  如果您使用的是 IMAP 电子邮件帐户,则不能更改标志文本或设置开始日期截止日期

  6. 如果选中 "为我标记" 或 "收件人标志" 的 "提醒" 复选框,请指定提醒的时间。

  7. 选择“确定”。

    标志文本显示在信息栏中。

    带有后续操作提醒的邮件的信息栏

标志将出现在邮件列表和邮件中。

  1. 在邮件列表中,右键单击邮件标志。

  2. 单击“清除标志”。

    邮件列表中右键单击菜单上的“清除标志”命令

如果邮件在其自己的窗口中打开,请单击 "邮件>后续标志" > "清除标志"。

功能区上的“清除标志”命令

删除标志时,提醒也会被删除。

"提醒" 是在需要执行操作时显示的弹出警报。

  1. 在邮件列表中,右键单击邮件标志。

  2. 单击“自定义”。

  3. 取消选中 "提醒" 框。

    设置提醒、开始和截止日期的自定义对话框

如果邮件在其自己的窗口中打开,请单击 "邮件>后续>自定义",然后取消选中 "提醒" 框。

发送使用标志的邮件后,您可以搜索答复。

注意:  默认情况下,已发送的邮件保存在“已发送邮件”文件夹中。 如果您使用的是 Microsoft Exchange 帐户并手动或使用自动存档将已发送邮件移动到 Outlook 数据文件(.pst),则此功能不可用。

  1. 执行下列操作之一:

    • 在 "已发送邮件" 文件夹中打开原始邮件。

    • 在 "待办事项栏" 中打开已标记的已发送邮件。

    • 打开作为对原始邮件的答复的任何邮件,选择信息栏,然后选择 "打开原始标记的邮件"。

  2. 选择 "信息栏",然后选择 "查找相关邮件"。

    将显示 "高级查找" 对话框,并开始搜索对已标记邮件的响应的邮件。

删除或清除提醒或标志时,邮件曾经为待办事项会丢失。 如果您希望某个指示器已完成已标记邮件所需的操作,请将其标记为 "已完成"。 标志变成复选标记。 在 "任务" 中,您可以更改视图以查看所有已完成的项目(直到删除项目)。

  1. 在邮件列表中,单击该邮件。

  2. 右键单击标志。

  3. 单击 "标记完成"。

邮件列表中右键单击菜单上的“标记完成”命令

不再需要跟踪邮件时,您可以清除邮件上的标志。

执行下列操作之一:

  • 您向尚未发送的邮件添加了标志,但现在希望删除该标志    

    1. 在邮件草稿中,在 "邮件" 选项卡上的 "标记" 组中,选择 "后续标志"。

    2. 选择 "清除标志"。

  • 您发送了一条消息,该邮件对您自己或其他人使用了标志,但现在希望删除该标志    

    执行下列操作之一:

    1. 删除待办事项栏中已标记的邮件。

      这也会删除邮件文件夹中的邮件。

    2. 右键单击邮件出现在 Outlook 中的任意位置,然后选择 "标记完成" 或 "清除标志"。

      注意:  邮件的收件人仍能看到该标志。 删除标志时,它仅影响所看到的内容。

  • 将显示标志提醒,并且您希望删除标志    

    1. 出现提醒通知时,右键单击它,然后选择 "标记完成" 或 "清除标志"。

      告诉我 "标记完成" 和 "清除标志" 有何区别

      标记完成     该项目仍带有后续标志,但带有删除线的标记。 如果 "待办事项栏" 或 "任务" 配置为显示所有任务和待办事项(无论它们是否完整),则会显示邮件,直到您将其从邮件文件夹中删除。

      清除标志     将删除邮件中的标志,并且不会在视图(如待办事项栏和任务)中显示消息记录。

      如果要保留已完成项目的记录,请使用 "标志完成"。 但是,一旦删除邮件,该项目将从所有 Outlook 视图中完全消失。

  • 对已标记邮件的答复将到达,并且您希望删除该标志    

    1. 在 "阅读窗格" 或打开的邮件中,选择 "信息栏",然后选择 "打开原始标记的邮件"。

    2. 在 "邮件" 选项卡上的 "标记" 组中,选择 "后续标志"。

    3. 选择 "清除标志"。

您可以标记收到的邮件,提醒您稍后执行后续操作或执行操作。 若要标记收到的邮件,请执行下列操作之一:

  • 在邮件列表中,选择邮件旁边的 "标志" 列。

    除非已更改默认标志,否则标志将使用今天的日期作为开始日期截止日期

  • 在邮件列表中,右键单击邮件旁边的 "标志" 列。 选择任务的截止日期。

    例如,如果您选择 "下一周",则会设置下个星期一的开始日期和下一个星期五的截止日期。 选择 "自定义" 以使用列表中未显示的 "开始日期" 和 "截止日期"。

选择"确定"后,"信息栏" 中将显示标志文本。

已标记的邮件显示在待办事项栏、任务和日历日常任务列表中。

默认情况下,以下标志选项可用。

标记

开始日期

截止日期

员工

今天

当前日期

当前日期

今天的工作日结束时间前一小时

明天

当前日期加一天

当前日期加一天

当前日期的开始时间加一个工作日

本周

当前日期加两天,但不晚于本周最后一个工作日

本周最后一个工作日

当前日期的开始时间加两个工作日

下周

下周第一个工作日

下一周的最后一个工作日

下周第一个工作日的开始时间

无日期

无日期

无日期

当前日期

自定义

当前日期

当前日期

当前日期

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