查找和替换电子邮件中的文本或项目

在 Outlook 中,可使用编辑工具在电子邮件中查找和替换简单的文本或短语。还可通过通配符和代码来扩展搜索范围,查找包含特定字母或字母组合的单词或短语。还可以查找并替换格式 - 例如,按字号、样式、语言和段落标记进行搜索,或查找和替换不同的名词形式或动词时态,例如 message 和 messages 以及 use 和 used。

使用“查找”选项,可快速搜索特定单词或短语的每个匹配项。

  1. 在要创建的电子邮件或项目的“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“查找”。

    选择“设置文本格式”,然后选择“编辑”,打开下拉列表

  2. 在“查找内容”框中,输入想要搜索的文本。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 若要查找单词或短语的每个实例,请选择“查找下一处”。

    • 若要一次查找特定单词或短语的所有实例,请选择“在以下项中查找”>“主文档”。

提示: 若要取消正在执行的搜索,请按 Esc。

可自动替换单词或短语 - 例如,可用 Apex 替换 Acme。

注意: 替换文本将使用与被替换文本相同的大小写。例如,如果搜索“AKA”并将其替换为“Also known as”,则结果也将是“ALSO KNOWN AS”。

  1. 在要创建的电子邮件或项目的“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“替换”。

    在 Outlook​​ 的“设置​​文本格式”中的“编辑”下,选择“替换”。

    注意: 也可从“查找”对话框选择“替换”选项卡。

  2. 在“查找和替换”对话框中,选择“替换”选项卡,然后在“查找内容”框中,键入想要搜索的文本。

  3. 在“替换为”框中,键入替换文本。

    在 Outlook 中,“查找和替换”对话框。

  4. 请执行下列操作之一:

    • 若要查找文本的下一个匹配项,请选择“查找下一处”。

    • 若要替换文本的匹配项,请选择“替换”,Outlook 移动到下一个匹配项。

    • 若要替换所有文本,请选择“全部替换”。

提示: 若要取消正在执行的替换,请按 Esc。

若要直观地扫描文档以查找单词或短语的每个匹配项,可搜索所有匹配项并在屏幕上突出显示它们。虽然在屏幕上突出显示文本,但文档打印时不会突出显示。

  1. 在正在创建的电子邮件或邮件中,在“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“查找”。

  2. 在“查找内容”框中,键入想要搜索的文本。

  3. 选择“阅读突出显示”>“全部突出显示”。

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    注意: 若要在屏幕上关闭突出显示,请选择“阅读突出显示”>“清除突出显示”。

高级查找和替换

可搜索的内容不仅仅是文本。通过 Outlook,可搜索格式,例如粗体或斜体、字体、段落标记、空格、书签甚至语言。

可以搜索和替换或删除字符格式。可以搜索特定单词或短语并更改字体颜色,例如,可搜索特定的格式(如加粗)并进行更改。

  1. 在要创建的电子邮件或项目的“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“替换”。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 若要查找特定格式的文本,请在“查找内容”框中键入想要搜索的文本。

    • 若要仅查找格式,请将“查找内容”框留空。

  3. (可选)在“搜索选项”下,选中一个搜索复选框。

  4. 选择“格式”,然后选择想要查找和替换的格式选项。

    在“查找和替换”对话框中,选择“格式”,然后选择下拉列表中的某个选项。

    注意: 

    • 如果看不到“格式”,请选择“更多”。

    • 在 Outlook​​ 的“查找和替换”对话框中,选择“更多”按钮,查看其他选项。

  5. 在“替换为”框中,选择“格式”,然后选择替换格式选项。

    注意: 如果还想要替换“查找内容”框中输入的文本,那么在“替换为”框中,键入替换文本。

  6. 请执行下列操作之一:

    • 若要查找和替换指定格式的每个实例,请选择“查找下一处”>“替换”。

    • 若要替换指定格式的所有实例,请选择“全部替换”。

可搜索和替换特殊字符以及文档元素,如制表符和手动分页符。例如,可查找所有双倍段落标记并将其替换为单倍段落标记。

  1. 在正在创建的电子邮件或邮件中,在“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“查找”。

  2. 选择“特殊格式”,然后选择一个项。

    在“查找和替换”对话框中,选择“特殊格式”,然后选择列表中的某个选项。

    注意: 

    • 如果看不到“特殊格式”,请选择“更多”。

    • 在 Outlook​​ 的“查找和替换”对话框中,选择“更多”按钮,查看其他选项。

  3. 若要替换该项,请选择“替换”选项卡,然后在“替换为”框中,键入要用于替换的内容。

  4. 选择“查找下一处”、“查找全部”、“替换”或“全部替换”。

    提示: 若要取消正在执行的搜索,请按 Esc。

可使用通配符搜索文本。例如,可使用星号 (*) 通配符搜索字符串(例如,使用“s*d”将找到“sad”和“started”)。

使用通配符查找和替换文本

  1. 在要创建的电子邮件或项目的“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“查找”或“替换”。

  2. 在“搜索选项”下,选中“使用通配符”复选框。

    注意: 如果看不到“搜索选项”,请选择“更多”。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 选择“特殊格式”,再选择一个通配符,然后在“查找内容”框中键入任何其他文本。有关详细信息,请参阅本节后面的“要查找和替换的项目的通配符”下的表格。

    • 在“查找内容”框中,直接输入一个通配符。有关详细信息,请参阅本节后面的“要查找和替换的项目的通配符”下的表格。

    注意: 如果还想要替换“查找内容”框中输入的某个项,那么在“替换为”框中,键入替换文本。

  4. (可选)如果还想要替换“查找内容”框中输入的项,请选择“替换”选项卡,然后在“替换为”框中输入要用于替换的内容。

  5. 选择“查找下一处”、“查找全部”、“替换”或“全部替换”。

    提示: 若要取消正在执行的搜索,请按 Esc。

要查找和替换的项目的通配符

  • 选中“使用通配符”复选框后,Outlook 只查找与指定内容精确匹配的文本。请注意,“区分大小写”和“全字匹配”复选框不可用(灰显)以表示这些选项已自动开启,无法关闭这些选项。

  • 若要搜索已定义为通配符的字符,请在字符前面键入一个反斜杠 (\)。例如,键入“\?”可查找问号。

  • 若要对通配符和文本进行分组,以指示计算顺序,可使用括号。例如,键入“<(pre)*(ed)>”可以找到“预排序的”和“已阻止的”。

  • 若要搜索表达式并将其替换为经过重新排列的表达式,可使用 \n 通配符。例如,在“查找内容”框中键入“(Ashton) (Chris)”,并在“替换为”框中键入“\2 \1”。Outlook 将找到“Ashton Chris”,并将其替换为“Chris Ashton”。

若要查找

键入

示例

任意单个字符

?

s?t 可以找到“sat”和“set”

任何字符串

*

s*d 可以找到“sad”和“started”

单词开头

<

<(inter) 可以找到“interesting”和“intercept”,但不能找到“splintered”。

单词结尾

>

(in)> 可以找到“in”和“within”,但不能找到“interesting”

指定字符之一

[ ]

w[io]n 可以找到“win”和“won”

此范围内的任一字符

[-]

[r-t]ight 可以找到“right”和“sight”。范围必须是升序

除了括号内范围中的字符之外的任一字符

[!x-z]

t[!a-m]ck 可以找到“tock”和“tuck”,但不能找到“tack”或“tick”

前一个字符或表达式的 n 个匹配项

{n}

fe{2}d 可以找到“feed”,但不能找到“fed”。

前一个字符或表达式的至少 n 个匹配项

{n,}

fe{1,}d 可以找到“fed”和“feed”。

前一个字符或表达式的 nm 个匹配项

{n,m}

10{1,3} 可以找到“10”、“100”和“1000”

前一个字符或表达式的一个或多个匹配项

@

lo@t 可以找到“lot”和“loot”

使用下面的代码可以查找字母、格式、域或特殊字符。请注意,有些代码只有开启或关闭“使用通配符”选项时才能使用。

可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码

若要查找

键入

段落标记 ( 段落标记 )

^p(启用“使用通配符”选项时,在“查找内容”框中不起作用),或 ^13

制表符 ( 制表符 )

^t^9

ASCII 字符

^nnn,其中 nnn 是字符代码。

ANSI 字符

^0nnn,其中 0 是零,nnn 是字符代码

长划线 ( — )

^+

短划线 ( – )

^=

脱字号

^^

手动换行符 ( 手动换行符 )

^l^11

分栏符

^n^14

分页符或分节符

^12(替换时,插入分页符)

手动分页符

^m(启用“使用通配符”选项时,还会查找或替换分节符)

不间断空格 ( 不间断空格 )

^s

不间断连字符 ( 不间断连字符 )

^~

可选连字符 ( 可选连字符 )

^-

只能在“查找内容”框中使用的代码(开启“使用通配符”时)

若要查找

键入

图片或图形(仅限嵌入式)

^g

只能在“查找内容”框中使用的代码(关闭“使用通配符”时)

若要查找

键入

任意字符

^?

任意数字

^#

任意字母

^$

Unicode 字符

^Unnnn,其中 nnnn 为字符代码

图片或图形(仅限嵌入式)

^1

脚注标记

^f^2

尾注标记

^e

^d

域左大括号(当域代码可见时)

^19

域右大括号(当域代码可见时)

^21

批注

^a^5

分节符

^b

全角空格 (Unicode)

^u8195

半角空格 (Unicode)

^u8194

空白区域

^w(常规空格、不间断空格和制表符的任意组合)

只能在“替换为”框中使用的代码

若要查找

键入

Microsoft Windows 剪贴板内容

^c

查找内容”框的内容

^&

可转到电子邮件中的特定项,例如页面、书签或行。

  1. 在正在创建的电子邮件或邮件中,在“设置文本格式”选项卡上的“编辑”组中,选择“查找”>“转到”。

    在“设置文本格式”选项卡的“编辑”组中,选择“查找”,然后选择“转到”。

  2. 在“定位目标”列表中,选择某个项。

    在“查找和替换”对话框中的“转到”选项卡上,选择“定位目标”选项以开始操作。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 若要转到特定项,在“输入”框中,键入项的相应标识信息,然后选择“转到”。

    • 若要转到指定类型的下一个或上一个项目,请将“输入”框留空,然后选择“下一处”或“上一处”。

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