查找会议室

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创建会议要求时,通常要包含会议或事件的会议地点,此项操作也很简单。您可以使用通讯簿查找会议室。

注意: 此功能要求您使用 Microsoft Exchange Server 2007 帐户。大多数家庭和个人帐户,请勿使用 Microsoft Exchange。详细信息,有关 Microsoft Exchange 帐户以及如何确定哪个版本的 Exchange 帐户的连接,请参阅另请参阅部分中的链接。

  1. “文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“会议要求”

    键盘快捷方式要创建一个新的会议请求,请按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. “主题”框中,键入会议或事件的说明。

  3. 若要打开通讯簿若要查看哪些聊天室可用,位置框旁边,单击聊天室会议要求中的“会议室”按钮

    如果看不到“会议室”按钮,可能已经:

    • 打开了约会而不是会议要求。

    • 单击了工具栏上的“新建”,而不是在“文件”菜单上打开会议要求。默认情况下,在日历中时,单击“文件”菜单上的“新建”可打开约会。

      在这两种情况下,直到至少添加了一个其他人才显示“会议室”按钮。这会将约会更改为会议要求。若要将约会更改为会议要求,请在“约会”选项卡上的“显示”组中,单击“调度助手”

  4. 完成会议要求并发送它。

    如何?

    1. “开始时间”“结束时间”列表中,单击会议的开始时间和结束时间。如果是全天事件,请选中“全天事件”复选框。

      全天事件是 24 小时事件,从第一天午夜持续到第二天午夜。

      注意: 默认情况下会使用计算机系统上的当前时区设置来安排会议。如果要根据其他时区安排会议,请在“会议”选项卡上的“选项”组中,单击“时区”

    2. 键入要与收件人共享的任何信息,附加上任何文件,或创建会议工作区网站。

      有关会议工作区的详细信息,请参阅简介会议工作区

    3. “会议”选项卡上的“显示”组中,单击“调度助手”

      调度助手帮助您查找会议的最佳时间。

    4. 单击“添加与会者”

    5. “选择与会者及资源”对话框的“搜索”框中,键入要邀请参加会议的人员或资源的名称,然后单击“搜索”

    6. 从结果列表中选择名称。单击“必选”“可选”“资源”;然后单击“确定”

      “必选”“可选”与会者显示在“会议”选项卡上的“收件人”框中,并且“资源”显示在“地点”框中。

      调度助手会显示一个忙/闲网格,以指示与会者是否有空。绿色垂直线表示会议开始。红色垂直线表示会议结束。

      闲/忙网格

      “建议时间”窗格指出会议的最佳时间,最佳时间是指多数与会者都有空的时间。最佳会议时间显示在窗格的顶部。若要选择任一建议的时间,请单击“建议时间”窗格中的时间建议。也可以在忙/闲网格上手动选择时间。

      “建议时间”窗格

    7. 若要使会议定期召开,请在“会议”选项卡上的“选项”组中,单击“重复周期”,选择定期模式,然后单击“确定”

      在会议要求中添加定期模式后,“会议”选项卡将变为“定期会议”

    8. “会议”选项卡上的“显示”组中,单击“约会”

    9. 单击“发送”

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