查找人员和联系人

查找人员和联系人

随着联系人列表的增长,不经过一番查找很难快速找到合适的联系人或人员。可使用 Outlook 中的搜索功能快速查找人员。

搜索联系人

  1. 选择屏幕底部的“人员”。

    单击“人员”

  2. 在联系人列表之上,将光标放在“搜索联系人”框中。

    单击“人员”选项卡上的“搜索联系人”

    注意: 你可能尝试使用过“搜索人员”框,它位于“开始”选项卡的右上角。仅当键入联系人的姓名(或其姓名的一部分)时此它才有用。不能使用此框搜索电话号码或地址等内容。

    “搜索人员”框与“搜索联系人”框比较

  3. 键入要搜索的人员姓名其他信息,如电话号码或公司名称。

    提示:  你可以搜索完整或部分的信息。例如,如果要搜索名叫“彭克仪”的人,你可以键入这一全名或“pen”,后者代表姓氏的前三个字符。

  4. 从搜索结果中选择所需的人员。

    单击搜索结果中您想要的人员

    注意: 搜索结果将返回该人员的姓名和联系人照片。

缩小搜索范围

搜索全部或部分信息时获得的结果太多?考虑进一步优化搜索。当你选择“人员”选项卡上的“搜索人员”框时,将显示“搜索工具”选项卡。

提示: 也可以通过按 Ctrl+E 打开“搜索工具”选项卡。

“搜索工具”选项卡

搜索工具”选项卡上有许多有助于缩小搜索范围的选项可用,包括以下各组选项:

  • 适用范围    更改要搜索的文件夹。

  • 针对联系人信息中包含电话号码或其他特定类型的信息的人员优化   搜索。

  • 选项    使用以前的搜索或更改高级搜索选项。

在“联系人”中,执行下列操作之一:

  • 在“搜索联系人”框中,键入姓名或其他联系信息。

    “搜索联系人”框

  • 按 Ctrl+E。

可以搜索完整或部分信息。例如,可输入部分企业名称或电话号码。

  • 在任何卡片视图(如“名片”或“地址卡”)中,单击卡片旁边显示的字母顺序索引中的某个字母。

  • 在任何 表 视图(如“电话列表”或“按公司”)中,单击列标题,以根据与列相关的条件对联系人进行排序。列标题的部分示例包括“全名”、“职务”、“公司”和“类别”。

还可从 Outlook​​ 中的任何文件夹搜索联系人。若要实现此目的,请执行以下操作:

  • 在“开始”选项卡上,在“查找”组中的“查找联系人”框中,键入联系人的姓名。

    可输入部分姓名(如“崔根”)、名字或姓氏、电子邮件地址、显示名称或公司名称。

缩小搜索范围

单击“搜索联系人”框时,将显示“搜索工具”选项卡。使用搜索命令可以优化搜索,以帮助查找联系人。

功能区中“搜索”选项卡上的“搜索工具”

  • 范围    更改在搜索中包含的 Outlook 文件夹。

  • 优化    基于分类,或电话号码、地址或所选联系人字段等条目搜索项。

  • 选项    查看并重复使用以前的搜索或更改高级搜索选项。

从收件箱中搜索

你还可以从邮箱中的任何文件夹搜索联系人。

  • 在“开始”选项卡上,在“查找”组中的“查找联系人”框中,键入要查找的人员姓名。

    你可以输入部分姓名、名字或姓氏、电子邮件地址、显示名称或公司名称。

使用“搜索通讯簿”框进行搜索

通讯簿搜索框

  • 在“标准 工具栏”的“搜索通讯簿”框中,键入要查找的联系人姓名。第一次搜索 Outlook 联系人。如果未找到匹配项,请搜索其他所有可用通讯簿(包括已添加的任何通讯薄)。

    提示: 可输入部分姓名(如“崔根”)、名字或姓氏、“显示为”名称、电子邮件别名或公司名称。若要快速打开之前搜索过的联系人,请单击“搜索通讯簿”框旁边的箭头,然后单击所需姓名。

找到姓名或电子邮件地址后,填写邮件地址

  1. 在新邮件中,单击邮件头中的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”框。

  2. “搜索”框中键入姓名。

  3. 双击“姓名”列表中的姓名,然后单击“确定”。

    为什么在通讯簿中看不到姓名列表(列)?

    上次使用通讯簿时可能使用了“更多列”搜索选项。单击“搜索”旁边的“仅姓名”,以还原姓名列表视图。

    搜索其他列

其他搜索方法

在电子邮件的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”框中键入姓名时,Outlook 会自动检查键入的姓名是否与通讯簿中的其中一个姓名相匹配。如果有匹配项,则会自动填写显示名称和电子邮件地址,以便发送邮件。如果没有匹配项,“检查姓名”对话框则会提示提供更多信息。如果多个姓名都包含所键入的字母,则可从列表中选择所需姓名。如果找不到键入的姓名,则可能需要在另一个通讯簿中查找或创建新的 联系人。

如果在框中键入电子邮件地址或别名,且该人员或通讯组列表在通讯簿中,则会自动填写显示名称,以替代键入的文本。

  1. 在“标准”工具栏上,单击“通讯簿按钮图像

    提示: 还可从“工具”菜单以及打开的邮件中打开通讯簿。在邮件中,在“邮件”选项卡的“姓名”组中,单击“通讯簿”。

  2. 在“通讯簿”列表中,单击要在其中搜索姓名的通讯簿。

    通讯簿列表中的通讯簿(全局地址列表 (GAL) 除外)都是从联系人中的文件夹创建的。默认情况下,主要 Outlook 联系人文件夹的内容构成了 Outlook 通讯簿。此外,还会列出创建的其他联系人文件夹,除非已设置一个属性来阻止其显示。Microsoft Exchange GAL 由组织的管理员创建并管理。

    “通讯簿”列表
    在显示的列表中,联系人包含主要 Outlook 联系人中的联系信息。“异地办公室”和“个人”是创建用于保存特定 Outlook 联系人组以便于整理的联系人文件夹示例。
  3. 在“搜索”框中,键入要搜索的姓名或部分姓名。

    搜索名称

    若要使用其他信息(如头衔或位置)搜索姓名,请单击“更多列”,并输入该信息。可在此框中根据多个条件进行搜索。在每个条件后,键入一个逗号。将搜索包含的每个列(也称为此信息的字段)。

    为什么在通讯簿中看不到姓名列表(列)?

    上次使用通讯簿时可能使用了“更多列”搜索选项。单击“搜索”旁边的“仅姓名”,以还原姓名列表视图。

    搜索其他列

    注释: 

    • 如果在当前查看的通讯簿中找不到所需姓名,请在另一个通讯簿中查找。通讯簿列表可包含多个通讯簿,每个通讯簿都包含不同的信息。 在任意列中搜索项目

    • 若要在 LDAP Internet 目录 中搜索地址电子邮件地址,可通过单击“开头字符”或“包含字符”,根据姓名的开头字符或姓名包含的字符搜索姓名。

    1. 在“通讯簿”对话框中,单击“通讯簿”列表中的另一个通讯簿。

    2. 若要查看 Outlook 联系人列表中的联系人,请在“通讯簿”列表中,单击“Outlook 通讯簿”下的所需联系人文件夹名称。

      联系人必须是“电子邮件”字段或“传真”字段中的条目,才能在 Outlook 通讯簿/“联系人”文件夹中显示。

找到姓名或电子邮件地址后,填写邮件地址

  1. 在新邮件中,单击邮件头中的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”。

  2. 使用上一节(即在通讯簿中查找名称)中所述的步骤查找姓名或电子邮件地址。

  3. 双击通讯簿列表中的姓名或电子邮件地址,然后单击“确定

    为什么在通讯簿中看不到姓名列表(列)?

    上次使用通讯簿时可能使用了“更多列”搜索选项。单击“搜索”旁边的“仅姓名”,以还原姓名列表视图。

    搜索其他列

  1. 在“标准”工具栏上,单击“通讯簿按钮图像

    提示: 还可从“工具”菜单以及打开的邮件中打开通讯簿。在邮件中,在“邮件”选项卡的“姓名”组中,单击“通讯簿”。

  2. 在“通讯簿”列表中,单击要在其中搜索姓名的通讯簿。

    “通讯簿”列表

  3. 对于“搜索”框,请单击“更多列”。

  4. 键入要搜索的信息或部分信息。例如,键入电话号码、位置或人员的头衔。

    注释: 

    • 可在此框中根据多个条件进行搜索。在每个条件后,键入一个逗号。将搜索包含的每个列(也称为此信息的字段)。

    • 可在“搜索”框中包含人员的姓名或部分姓名,以优化搜索。

    • 如果找不到所查找的人员,则可能需要在另一个通讯簿中查找。并非所有通讯簿都包含相同的字段。

高级查找功能允许使用多个关键字或条件查找人员。这与使用“搜索”框中的“更多列”选项执行的搜索相似,但此功能是在单独的字段中输入搜索条件,而不是在一个框中用逗号隔开的方式输入。根据所输入人员的联系信息,并不是所有字段都适用于搜索。

高级查找允许查看根据特定关键字或条件要搜索哪些字段。

  1. 在“标准”工具栏上,单击“通讯簿按钮图像

    提示: 还可从“工具”菜单以及打开的邮件中打开通讯簿。在邮件中,在“邮件”选项卡的“姓名”组中,单击“通讯簿”。

  2. 在“通讯簿”列表中,单击要在其中搜索姓名的通讯簿。

    选择要从列表中搜索的通讯簿

  3. 单击“高级查找”。

  4. 在“查找 ”框的相应字段中键入信息。

    键入搜索条件以查找某些内容

    包含的信息越详细,搜索结果就越精确。

    注意: 如果找不到所查找的人员,则可能需要在另一个通讯簿中查找。并非所有通讯簿都包含相同的信息。

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