有关邮寄列表的提示

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无论你的邮件多么聪明, 如果将其发送给错误的人, 它的影响将会很小。你可以将邮件列表限制为名称和地址, 或者你可以包含有关每个客户的更多详细信息, 以便你可以将客户分类到对你的业务有意义的段。

您在可能对特定服务感兴趣的客户段上进行邮寄的目标越多, 您的邮件的成功率就越大。在邮件市场活动的第三和一半之间计划 devoting, 以优化您的邮寄列表, 以便针对适当的客户群。

如何使用客户数据

获取有关客户和潜在客户的信息后, 跟踪它们所共有的属性可能非常有用。您在邮件列表中捕获的详细信息越多, 您拥有的邮件目标的选项就越多。

但请确保你跟踪的详细数据是你将使用的数据。添加到邮件列表的复杂性越多, 您必须执行的操作就越多, 才能维护您的列表。

例如, 你可以采用以下任何方式使用客户数据:

  • 打印邮件标签    创建邮件标签, 只需输入姓名和地址信息。

  • 向特定区域设置中的客户发送邮件    按城市或邮政编码筛选邮件列表, 以便您可以轻松地向居住在某个位置的客户发出促销通知。

  • 添加个性化问候语    通过将收件人的名字或姓氏通过分隔为 "标题"、"名字" 和 "姓氏数据" 字段, 对邮件进行个性化设置。

  • 关注特定年龄的收件人    将客户的出生日期作为出生年份, 通知客户适用于这些客户生命周期的产品或服务 (例如, 规划在其 twenties 中进行退休与淘汰 fifties 的计划) (如 "1945")。

    如果要向当前月份的所有客户提供促销礼品, 可以将其出生日期作为月、日、年(如 "1 月1日, 2000") 进行收集。

  • 按性别调整单独的邮件    通过在邮件列表中包括每个客户的性别 ("男" 或 "女"), 仅向男或仅宣布新产品线。

  • 使用购买历史记录    向最近的主要购买者发送特殊公告, 或在你有最喜爱的品牌的新型号时通知客户。若要执行此操作, 您需要跟踪客户的购买历史记录。你还可以通知客户类似的产品 ("购买了你购买的产品的客户也购买了此内容")。

  • 发送电子邮件以在邮资上保存    通过向提供其电子邮件地址的客户发送电子邮件邀请, 为仅限邀请的活动保存邮件成本。你可以首先通过对没有电子邮件地址的客户执行邮件合并和筛选来解决你的打印邀请。然后, 你可以通过对具有电子邮件地址的客户执行电子邮件合并和筛选来创建电子邮件邀请。

创建邮寄列表

最基本的是, 邮件列表是将收件人记录分隔到公共字段中的文本文件。此类列表通常采用工作表或表的形式, 其中每条记录都在其自己的行中分隔, 并分成包含各个数据字段的列, 如下面所示的基本邮件列表。

“邮件合并收件人”对话框中的基本邮寄列表。

复杂列表中可以包含其他数据字段, 例如产品大小和颜色首选项、购买历史记录、出生日期和性别。

如果你是首次创建邮件列表, 则可以在不离开 Publisher 的情况下执行它。有关详细信息, 请参阅为邮件合并创建地址列表

合并多个源中的列表

无论您是使用邮件列表还是购买了邮件列表, publisher 都可以轻松地在 publisher 中合并和编辑来自多个来源的客户列表。你可以通过在 Excel、Outlook 和 Access 中创建的其他列表的任意组合来组装你的 Publisher 邮件列表, 从而选择最适合的方式。

指定要添加的列表

  1. 在 "邮件" 选项卡上, 单击 "邮件合并>分步执行邮件合并向导"。

    如果出版物已连接到收件人列表, 请验证连接, 然后在 "邮件" 选项卡上, 单击 "编辑收件人列表"。如果出版物未连接到现有的收件人列表, 请在 "邮件合并" 窗格中, 单击 "下一步: 创建或连接到收件人列表", 然后选择所需的列表。

  2. 在 "邮件合并收件人" 对话框中的 "添加到收件人列表" 下, 执行下列任一操作:

    • 单击 "键入新列表", 在 "新建地址列表" 对话框中添加所需的条目, 然后单击"确定"

    • 单击 "使用现有列表", 在 "选择数据源" 对话框中选择数据源, 然后单击 "打开"。

    • 单击 "从 Outlook 联系人中选择" (如果您是 提示选择邮件配置文件, 请单击所需的配置文件), 然后单击"确定"。在 "选择联系人" 对话框中选择文件夹或通讯组列表, 然后单击"确定"

解决组合列表时的矛盾

当您向另一个邮件列表添加邮件列表时, 添加的列表中的一个或多个域可能在现有列表中没有匹配项。例如, 要添加的地址列表中可能包含 "公司名称" 字段, 但原始列表可能不包含。

Publisher 将提示您通过打开 "添加到收件人列表" 对话框来修复各种源列表中的域之间的不匹配。

  1. 在 "添加到收件人列表" 对话框中, 选择 "匹配" 列中未选中的域, 在 "与域匹配的收件人列表域" 列表中选择要将其与之对应的字段, 然后单击 "匹配"。

  2. 在 "匹配域" 对话框中, 验证您所选的域是否列在 "匹配收件人列表" 域下, 或者选择另一个域, 然后单击"确定"

  3. 如果需要将新字段添加到收件人列表以进行匹配, 请在新列表中选择要添加的字段 ("添加到收件人列表" 对话框中的左侧列表), 单击 "添加", 然后单击"确定"。添加的域显示在 "要添加到收件人列表的新域" 下。

    提示: 在 "要添加到收件人的新字段" 列表框中选择添加的字段, 然后单击 "删除", 将其删除。

“添加到收件人列表”对话框的图像

当 Publisher 没有提示时如何匹配域?

  • 在 "邮件合并" 任务窗格中的 "其他项目" 下, 单击 "地址域", 然后单击 "匹配域"。

保存组合列表的快捷方式

你可以创建合并列表的快捷方式, 以便在其他邮件中使用。每当编辑组合列表中的单个条目时, 如果该文件可用于编辑, 则编辑的条目也会在原始源文件中更新。如果不希望更新原始源文件, 请将收件人列表导出到新文件。

  1. 在 "邮件合并" 任务窗格 (步骤 3: "创建合并出版物") 中的 "准备跟踪此邮件" 下, 单击 "保存收件人列表的快捷方式"。

  2. 在 "文件保存" 对话框中, 在 "文件名" 框中键入组合地址列表的名称。

    默认情况下, 地址列表保存在 "我的数据源" 文件夹中。最好是在此处保留地址列表, 因为这是 Publisher 在其中查找数据源的默认文件夹。

  3. 单击“保存”。

优化收件人列表

当不同源列表中的字段匹配时, 所有记录都显示在 "邮件合并收件人" 对话框中的现有列表中, 您可以在其中筛选、排序和选择要包括在电子邮件合并中的收件人。选中要包含的每个收件人旁边的复选框, 然后清除要排除的每个收件人旁边的复选框。

选中或清除所有项目

  • 选中或清除标题行中的复选框。

筛选列表中的项目

如果您只想使用列表中的某些项, 则可以按特定字段或条件筛选列表。筛选列表后, 您可以使用复选框来包括和排除记录。

  1. 单击要作为筛选依据的项目的列标题旁边的箭头。

  2. 执行下列操作之一:

    • 单击 " (空白) " 以显示相应字段为空白的所有记录。

    • 单击 " (非空白) " 以显示对应域包含信息的所有记录。

    • 单击 " (高级) " 以打开 "筛选和排序" 对话框, 您可以使用该对话框根据多个条件进行筛选。

      注意: 你也可以通过单击 "邮件合并收件人" 对话框中 "优化收件人列表" 下的 "筛选", 打开 "筛选和排序" 对话框。

  3. 提示: 如果数据源中包含共享相同信息的记录, 并且列中有10个或更少的唯一值, 则可以按特定信息进行筛选。例如, 如果有多个地址将 "澳大利亚" 列为 "国家或地区", 则可以按 "澳大利亚" 进行筛选。

  4. "邮件合并收件人" 对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录, 请单击 " (全部)"。

对列表中的项目排序

若要按字母顺序查看项目, 可对列表中的项目进行排序。

  • 在 "邮件合并收件人" 窗格中, 单击要作为排序依据的项目的列标题。

    例如,如果要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击“姓氏”列标题。

  • 要使用多个条件进行排序, 请在 "优化收件人列表" 下单击 "排序"。在 "筛选和排序" 对话框中, 选择要作为排序依据的条件。

查找重复项

若要防止重复邮件, 你可以在你的组合列表中查找并删除最多 (但不是全部) 域匹配的记录。

  1. 在 "邮件合并收件人" 对话框中的 "优化收件人列表" 下, 单击 "查找重复项"。

  2. 在 "查找重复项" 对话框中, 将只选中要包含的那些项, 然后单击"确定"

查找共享公共属性的特定收件人或收件人组

若要标识共享通用属性 (如姓氏、邮政编码或出生月份) 的个人或组, 您可以搜索该列表。

  1. 在 "邮件合并收件人" 对话框中的 "优化收件人列表" 下, 单击 "查找收件人"。

  2. 在 "查找条目" 对话框中, 在 "查找文字" 框中输入要查找的属性, 指定要搜索的一个或多个字段, 然后单击 "查找下一个"。

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