有关邮寄列表的提示

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

无论邮件多么灵活,将其发送给错误用户时几乎没有任何影响。可以将邮寄列表限制为仅包括名称和地址,或者可以包括每个客户的详细信息,使您可以将客户划分为不同的客户群,这对您的业务而言非常重要。

邮件对可能对特定优惠感兴趣的客户群的针对性越高,邮件的成功率就愈大。计划将三分之一到二分之一邮件活动的时间和预算投入到对邮寄列表的调整方面,使之针对适当的客户群。

本文内容

如何使用客户数据

创建邮件列表

将多个源列表合并为一个

调整收件人列表

如何使用客户数据

获取有关客户和潜在客户的信息后,跟踪他们的共同特征可能非常有用。在邮寄列表中获取的详细信息越多,在使邮寄列表具有针对性时的选项就越多。

但是,请确保您跟踪详细的数据,您将使用的数据。添加到您的邮件列表,若要保持您的列表必须执行的操作的更多工作更多的复杂程度越高。

例如,可以采用以下任何一种方式使用客户数据:

  • 打印邮件标签    创建邮件标签,需要仅姓名和地址信息。

  • 为客户在特定区域设置中的邮件    筛选邮寄列表按城市或邮政编码,,以便您可以轻松地公布促销仅对客户居住在某个位置。

  • 添加个性化问候语    通过包括收件人的第一个或最后一个个性化邮件问候语分隔到标题名字姓氏数据字段的名称中的名称。

  • 焦点在一定时间的收件人    通知客户的产品或服务适用于这些客户的阶段的生命周期 (如计划在与计划五十退休二十岁退休) 通过为 (如"1945") 的年出生收集您的客户的出生日期。

    如果您想要为生日在当前月份的所有客户提供促销礼品,您可以收集他们的出生日期作为月、 日、 年(如"2000 年 1 月 1 日")。

  • 按性别定制各个邮件    通过在您的邮件列表中包括性别 ("男性"或"女性"),每个客户仅男士或仅女士宣布新产品行。

  • 使用采购历史记录    将特殊通知发送给那些了最近的主要购买或当有新的模型喜欢品牌的通知客户。若要执行此操作,您需要跟踪客户的购买历史记录。您还可以通知客户有关类似的产品 ("购买也购买了购买此")。

  • 发送电子邮件将保存在邮政    保存在通过发送电子邮件邀请适用于其电子邮件地址的客户邮件邀请函事件的成本。首先,您可以通过执行邮件合并上和筛选没有电子邮件地址的客户地址打印的邀请函。然后,您可以通过执行电子邮件合并上和筛选的电子邮件地址的那些客户创建电子邮件邀请。

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创建邮寄列表

基本上,邮寄列表是一个文本文件,该文件将收件人记录分成公用的域。这类列表通常采用工作表或表格的形式,行中的每条记录被分成包含各个数据域的列,如下面显示的基本邮寄列表所示。

“邮件合并收件人”对话框中的基本邮寄列表。

复杂的列表可能包括其他数据域,如产品尺寸和颜色首选项、采购历史记录、出生日期及性别。

如果您是首次创建邮寄列表,则可以一直在 Microsoft Office Publisher 中执行操作。

创建邮寄列表

  1. 打开出版物。

  2. “工具”菜单上,指向“邮件和目录”,再单击“创建地址列表”

  3. 开始为列表键入信息之前,可以自定义域,即添加、删除、重命名或重新排列在“新建地址列表”对话框中出现的域。

    如何?

    1. 单击“自定义列”,然后执行以下任何一项操作:

      • 若要添加域,请单击“添加”。在“添加域”对话框中,键入新域的名称,再单击“确定”

      • 若要删除域,请在“域名”下选中该域,单击“删除”,然后单击“是”

      • 要重命名域,请在“域名”下选中该域,然后单击“重命名”。在“重命名域”对话框的“目标名称”框中键入新名称,然后单击“确定”

      • 若要更改字段的顺序,请选择您想要移动的字段,然后单击上下移按钮,直到达到所需的位置。

    2. 重复这些步骤,直到完成对域名列表的修改,然后单击“确定”

  4. “新建地址列表”对话框中,为相关的域(“职务”“名字”“姓氏”等)中的第一个条目键入信息。

  5. 完成第一个条目的信息输入后,单击“新建条目”或按 Tab。

  6. 重复步骤 3 和 4,直到完成条目添加。

  7. 单击“确定”。 

  8. “保存地址列表”对话框中的“文件名”框中,键入地址列表名称。

    默认情况下,地址列表保存在“我的数据源”文件夹中。最好在此处保存地址列表,因为这是 Microsoft Publisher 在其中寻找数据源的默认文件夹。

  9. 单击“保存”

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合并来自多个源的列表

无论您拥有邮寄列表还是购买邮寄列表,Publisher 都可以方便地组合 Publisher 中来自多个源的客户列表并编辑这些列表。通过根据其他列表(在以下程序中创建)的任意组合来组合 Publisher 邮寄列表,可以选择最适合您的列表:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

您还可以使用购买,如 Microsoft 列表生成器的列表。

指定要添加的列表

  1. 工具菜单上,单击邮件和目录,然后单击邮件合并,以打开邮件合并任务窗格。

    如果出版物连接至收件人列表,则请验证连接,然后单击“邮件合并”任务窗格中的“编辑收件人列表”。如果出版物没有连接至现有的收件人列表,则请单击“创建收件人列表”下的某一选项,单击“下一步: 创建或连接到收件人列表”,然后选择所需的列表。

  2. “邮件合并收件人”对话框的“添加到收件人列表”下,执行以下任何一项操作:

    • 单击“选择现有列表”,在“选择数据源”对话框中选择一个数据源,然后单击“打开”

    • 单击从 Outlook 联系人中选择(如果您是 提示您选择的邮件配置文件,单击所需的配置文件),然后单击确定。在选择联系人对话框中,选择文件夹或通讯组列表,然后单击确定

    • 单击“键入新列表”,在“新建地址列表”对话框中添加所需的条目,然后单击“确定”

组合列表时解决不一致问题

将一个邮寄列表添加到另一个时,在添加列表中的一个或多个字段可能没有匹配现有列表中。例如,要添加的地址列表可能包括公司名称字段中,但原始列表可能不。

Publisher 将提示您通过打开“添加到收件人列表”对话框来修复各个源列表中的域之间的不匹配。

  1. “添加到收件人列表”对话框中,在“匹配”列中选择未选中的域,在“包含匹配域的收件人列表域”列表中选择要使其对应的域,然后单击“匹配”

  2. “匹配域”对话框中,验证所选的域是否在“与以下收件人列表域匹配”下列出,或者选择另一个域,然后单击“确定”

  3. 如果您需要添加到您的收件人列表以进行匹配的新字段,选择您想要添加新列表 (在添加到收件人列表对话框中左侧的列表) 中,单击添加,然后单击确定的字段。添加的域显示在添加到收件人列表的新域下。

    提示: 通过在新域添加到收件人列表框中,选择,然后单击删除删除添加的字段。

“添加到收件人列表”对话框的图像

Publisher 不会提示我时,如何匹配字段?

  • “邮件合并”任务窗格的“其他项目”下,单击“地址域”,然后单击“匹配域”

保存组合列表的快捷方式

您可以在其他邮件中创建了用于组合列表快捷方式。当您编辑组合的列表中的各个条目时,编辑的条目也会更新原始源文件中可以编辑该文件时。如果您不想要更新的原始源文件,请将收件人列表导出到一个新的文件。

  1. “邮件合并”任务窗格(“步骤 3:创建合并出版物”)的“准备跟踪此邮件”下,单击“保存收件人列表快捷方式”

  2. “保存文件”对话框的“文件名”框中,键入组合地址列表的名称。

    默认情况下,地址列表保存在“我的数据源”文件夹中。最好在此处保存地址列表,因为这是 Microsoft Office Publisher 在其中寻找数据源的默认文件夹。

  3. 单击“保存”

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调整收件人列表

当各个源列表中的域都匹配时,所有的记录都会显示在“邮件合并收件人”对话框中的现有列表中,在该对话框中,可以筛选、排序和选择要在电子邮件合并中包括的收件人。选中要包括的每个收件人旁边的复选框,并清除要排除的每个收件人旁边的复选框。

选中或清除所有的项

  • 选中或清除标题行中的复选框。

对列表中的项进行筛选

如果要仅使用列表中的某些条目,则可以按特定域或条件来筛选列表。筛选列表后,可以使用复选框包括和排除记录。

  1. 单击要作为筛选依据的项目的列标题旁边的箭头。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 单击要显示的所有记录对应字段为空(空白)

    • 单击要显示的所有记录对应的字段中包含的信息(非空白)

    • 单击(高级)以打开筛选和排序对话框中,您可以使用多个条件对其进行筛选。

      注意: 您可以通过单击下调整收件人列表邮件合并收件人对话框中的筛选器中打开筛选和排序对话框。

  3. 提示: 如果您的数据源包含共享相同的信息,记录,并且有 10 个或更少的唯一值的列中,您可以筛选按特定信息。例如,如果有多个地址将澳大利亚列为国家或地区,您可以筛选澳大利亚

  4. “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。要再次显示所有的记录。请单击“(全部)”

对列表中的项目排序

如果要按字母顺序查看项目,可对列表中的项目进行排序。

  • “邮件合并收件人”对话框中,单击要作为排序依据的项目的列标题。

    例如,如果要按姓氏的字母顺序显示列表,则请单击“姓氏”列标题。

  • 要使用多个条件进行排序,请单击“调整收件人列表”下的“排序”。在“筛选和排序”对话框中,选择要作为排序依据的条件。

查找重复收件人

要防止重复的邮件,可以在大多数(但不一定是全部)域匹配的组合列表中查找并删除记录。

  1. “邮件合并收件人”对话框中,单击“查找重复收件人”

  2. “查找重复收件人”对话框中,仅使要包括的那些条目处于选中状态,然后单击“确定”

查找特定的收件人或具有相同特征的一组收件人

要标识某个人或具有相同特征(如姓氏、邮政编码或出生月份等)的一组人,可以搜索列表。

  1. “邮件合并收件人”对话框中,单击“查找收件人”

  2. “查找条目”对话框的“查找”文本框中,输入要查找的特征,指定要搜索的域,然后单击“查找下一处”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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