有关准备电子邮件邮寄列表的提示

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无论如何聪明电子邮件是,如果将其发送给不正确的人员将具有的影响小。

越多,您设定您邮件可能会更大的特定优惠感兴趣的客户群成功的电子邮件活动的费率。在第三个和您的电子邮件活动的时间和到针对合适的客户群您邮寄列表的预算半之间花计划。

可以限制姓名和电子邮件地址向您的邮件列表,或者您可以包括有关每个客户的更多详细信息,以便您可以分类到您的企业有意义的段的客户。

本文内容

如何使用客户数据

创建邮寄列表

将多个源列表合并为一个

调整收件人列表

如何使用客户数据

获取有关您的客户和潜在客户的信息之后,跟踪它们共同具有的属性可能是非常有用。您在您的邮件列表,必须针对您的邮件的更多选项中捕获的更多详细信息。

但是,请确保您跟踪详细的数据,您将使用的数据。添加到您的邮件列表,若要保持您的列表必须执行的操作的更多工作更多的复杂程度越高。

例如,您可能在任何通过以下方式使用客户数据。

  • 为客户在特定区域设置中的邮件    筛选邮寄列表按城市或邮政编码,,以便您可以轻松地公布促销仅对客户居住在某个位置。

  • 添加个性化问候语    通过包括收件人的第一个或最后一个个性化邮件问候语分隔到不同的标题名字姓氏数据字段的名称中的名称。

  • 焦点在一定时间的收件人    通过按出生年份收集您的客户的出生日期通知的产品或服务的客户适用于这些客户的阶段的生命周期 (如在与计划五十退休二十岁退休计划)(如"1945")。

    如果您想要为生日在当前月份的所有客户提供促销礼品,您可以收集他们的出生日期作为月、 日、 年(如"2000 年 1 月 1 日")。

  • 按性别定制各个邮件    通过在您的邮件列表中包括性别 ("男"或"女性"),每个客户仅男士或仅女士宣布新产品行。

  • 使用采购历史记录    将特殊通知发送给那些了最近的主要购买或当有新的模型喜欢品牌的通知客户。若要执行此操作,您需要跟踪客户的购买历史记录。您还可以通知客户有关类似的产品 ("客户购买您也发现此项目非常有用的项")。

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创建邮寄列表

在其最基本邮寄列表是将收件人记录分成的常见字段的文本文件。此类列表通常收回工作表或表,使用其自己的行中的每条记录的窗体分隔到包含单个数据字段,例如此处显示的基本邮寄列表的列。

“邮件合并收件人”对话框中的基本邮寄列表。

复杂的列表可能包括其他数据字段,如产品大小和颜色首选项、 历史记录、 出生日期和性别购买。

如果您首次创建邮件列表中,您可以执行此操作不退出 Publisher。

创建收件人列表

  1. 工具菜单上,指向邮寄和目录,,然后单击创建地址列表

  2. 键入您的列表的信息在开始之前,您可以自定义通过添加、 删除、 重命名、 字段或重新排列显示在新建地址列表对话框中的域。

    操作方法

    1. 单击自定义列,然后执行下列任意操作:

      • 若要添加字段,请单击添加。在添加域对话框中,为新字段中,键入一个名称,然后单击确定

      • 若要删除字段,选择在字段名称字段,然后单击删除

      • 若要重命名字段,选择在字段名称字段,然后单击重命名。在重命名字段对话框中,在框中,键入新名称,然后单击确定

      • 若要更改字段的顺序,请选择您想要移动的字段,然后单击上下移按钮,直到达到所需的位置。

    2. 重复这些步骤,直到完成修订的字段名称列表,然后单击确定

  3. 新建地址列表对话框中,键入第一个条目 (标题名字姓氏,等) 相关的字段中的信息。

  4. 输入完第一个条目的信息,单击新建条目或按 TAB。

  5. 重复步骤 3 和 4,直到完成条目添加。

  6. 单击“确定”

  7. 保存地址列表对话框中,键入您在文件名框中的地址列表的名称。

    默认情况下,地址列表被保存在我的数据源文件夹中。最好保留地址列表在这里,因为这是默认文件夹 Microsoft Publisher 数据源的外观。

  8. 单击“保存”。

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组合多个来源的列表

如果您有或购买邮件列表,Publisher 容易组合字符串和更改客户列表,请在 Publisher 中的多个源。您可以选择最适合您在以下程序中创建其他列表中的任意组合组合 Publisher 邮寄列表:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

您还可以使用购买,如 Microsoft 列表生成器的列表。

指定要添加的列表

  1. 工具菜单上,单击邮件和目录,然后单击电子邮件合并以打开电子邮件合并任务窗格。

    如果出版物连接到的收件人列表中,验证连接,然后单击电子邮件合并任务窗格中的编辑收件人列表。如果出版物未连接到现有的收件人列表中,单击下创建收件人列表,其中一个选项,然后单击下一步: 创建或连接到的收件人列表

  2. 邮件合并收件人对话框中的添加到收件人列表,请在下,请执行以下任一操作:

    • 单击选择现有列表,在选择数据源对话框中,选择数据源,然后单击打开

    • 单击从 Outlook 联系人中选择(如果系统提示您选择邮件配置文件时,请单击配置文件的 您希望),然后单击确定。在选择联系人对话框中,选择文件夹或通讯组列表,然后单击确定

    • 单击键入新列表,添加要在新建地址列表对话框中的条目,然后单击确定

组合列表时解决差异

将一个邮寄列表添加到另一个时,在添加列表中的一个或多个字段可能没有匹配现有列表中。例如,要添加的地址列表可能包括Company 名称字段中,但原始列表可能不。

Publisher 会提示您打开添加到收件人列表对话框中的各种源列表中的字段之间修复不匹配。

  1. 添加到收件人列表对话框中,选择匹配列中的未选中的字段,选择要使其在收件人列表具有匹配字段的字段列表中,对应的字段,然后单击匹配

  2. 匹配域对话框中,验证列出在收件人列表域匹配下所选的字段或选择另一个,,然后单击确定

  3. 如果您需要添加到您的收件人列表以进行匹配的新字段,选择您想要添加新列表 (在添加到收件人列表对话框中左侧的列表) 中,单击添加,然后单击确定的字段。添加的域显示在添加到收件人列表的新域下。

    提示: 通过在新域添加到收件人列表框中,选择,然后单击删除删除添加的字段。

“添加到收件人列表”对话框的图像

Publisher 不会提示我时,如何匹配字段?

  • 更多项目电子邮件合并任务窗格中单击地址域,然后单击匹配域

保存的快捷方式合并列表

您可以在其他邮件中创建了用于组合列表快捷方式。当您编辑组合的列表中的各个条目时,编辑的条目也会更新原始源文件中可以编辑该文件时。如果您不想要更新原始源文件,请将收件人列表导出到一个新的文件。

  1. 电子邮件合并任务窗格 (第 3 步: 选择电子邮件合并输出),在准备跟踪此邮件,下单击保存到收件人列表的快捷方式

  2. 文件保存对话框中,键入您在文件名框中的组合的地址列表的名称。

    默认情况下,地址列表被保存在我的数据源文件夹中。最好保留地址列表在这里,因为这是 Microsoft Office Publisher 寻找数据源的默认文件夹。

  3. 单击“保存”。

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调整收件人列表

邮件合并收件人对话框中,您可以在其中筛选的现有列表中显示不同的源列表匹配,所有记录中的字段排序,请并选择要在电子邮件合并中包括的收件人。选择您想要包括的每个收件人旁边的复选框,然后清除要排除的每个收件人旁边的复选框。

选中或清除所有项目

  • 选中或清除标题行中的复选框。

筛选列表中的项目

如果您想要仅使用某些条目列表中,您可以筛选按特定字段或条件的列表。筛选列表后,您可以使用对应的复选框包括或排除记录。

  1. 单击要作为筛选依据的项目的列标题旁边的箭头。

  2. 执行下列操作之一:

    • 单击以显示的所有记录对应字段为空(空白)

    • 单击要显示的所有记录对应的字段中包含的信息(非空白)

    • 单击(高级)以打开筛选和排序对话框中,您可以使用多个条件对其进行筛选。

      注意: 您可以通过单击邮件合并收件人调整收件人列表下的筛选器中打开筛选和排序对话框。

  3. 提示: 如果您的数据源包含共享相同的信息,记录,并且有 10 个或更少的唯一值的列中,您可以筛选按特定信息。例如,如果有多个地址将澳大利亚列为国家或地区,您可以筛选澳大利亚。

  4. 邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击(全部)

对列表中的项目排序

如果您想要查看项目 按字母顺序,您可以对项排序列表中。请执行下列操作之一:

  • 邮件合并收件人对话框中,单击要作为排序依据的项目的列标题。

    例如,如果您想要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击姓氏列标题。

  • 若要使用多个条件进行排序,请单击在邮件合并收件人对话框中的调整收件人列表下的排序。在筛选和排序对话框中,选择要作为排序依据的条件。

    单击确定以返回到电子邮件合并任务窗格。

查找重复项

若要防止重复的邮件,您可以查找并消除大多数 (但不是一定所有) 字段与匹配组合列表中的记录。

  1. 邮件合并收件人对话框中,单击查找重复项

  2. 查找重复项对话框中,使您想要包括的那些条目处于选中状态,然后单击确定

查找特定收件人或组中的收件人的共享公共属性

若要标识个人或组人共享通用属性 (如姓氏、 邮政编码或出生月份),可以搜索列表。

  1. 邮件合并收件人对话框中,单击查找收件人

  2. 查找条目对话框中,键入您想要查找查找文本框中,指定您想要搜索的域,然后单击查找下一个属性。

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