有关准备出版物以进行专业印刷的提示

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果您需要桌面打印机上没有的打印选项,则可以将出版物送交专业印刷机构进行打印,它们可以在胶印机或高质量的数字打印机上复制您的出版物。

例如,您可能需要大批量打印出版物、在特殊的纸张(如牛皮纸或卡片纸)上进行打印,或者使用装订、剪裁和修整选项。

如果您需要上百甚至上千份副本,那么将出版物送交给专业印刷机构打印将是最经济而高效的方法。

Microsoft Office Publisher 2007 具有许多功能,专业印刷机构和复印店可通过这些功能更方便地准备要打印的出版物。以下提示将帮助您准备由专业印刷机构或复印店输出的出版物。

本文内容

提示 1︰ 讨论项目与专业印刷机构

提示 2︰ 始终使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003

提示 3︰ 尽早选择颜色模式

提示 4︰ 确保出版物页面是正确的大小

提示 5︰ 允许出血

提示 6︰ 避免使用综合字形

提示 7︰ 避免使用淡色较小字体的文本

提示 8︰ 正确设置数字照片和扫描的图像的尺寸

提示 9︰ 使用链接的图片

提示 10︰ 使用包和打包向导准备出版物文件

提示 1:与专业印刷机构讨论您的项目

在设计之前和设计期间向专业印刷机构咨询,以便为以后节省时间和资金。启动项目之前,要介绍您的项目和目标,并了解印刷机构的要求。

创建出版物之前,请讨论以下各项:

  • 询问印刷机构是否接受 Publisher 文件。如果您找不到接受 Publisher 文件的专业印刷机构,则可以询问将出版物提交进行打印的其他方式。大多数专业印刷机构接受 PostScript 文件或 PDF 文件,而且提供有关如何通过出版物创建这些文件的说明。

  • 告诉印刷机构您的项目的打印要求,如数量、质量、造纸原料、纸张大小、建议的颜色模式、装订、折叠、剪裁、预算、文件大小限制以及期限。始终询问印刷机构是否有所需的项目。

  • 告知印刷机构您的出版物中是否要包含扫描图片,如果要包括,那么是您自己扫描还是请专业印刷机构或服务机构扫描。

  • 是否会有任何印刷前的任务,比如补漏白和页面排版。

  • 询问任何可以节省费用的建议。

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提示 2:始终使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003

以下提示是专门为 Office Publisher 2007 和 Microsoft Office Publisher 2003 编写的。 Office Publisher 2007 包括专门为专业印刷机构使用而设计的新增和改进的功能。与使用旧版本的 Publisher 创建的出版物相比,印刷机构或服务机构更有信心承揽使用 Office Publisher 2007 或 Publisher 2003 创建的出版物。

在 Office Publisher 2007 中打开以前的出版物时,该程序尽可能多地保留以前文件的外观。但是使用旧版本的 Publisher 创建的出版物在 Office Publisher 2007 中打开时,其外观有时与您预期的不同。

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提示 3:尽早选择颜色模式

花费大量时间设计出版物之前,应决定是否要以彩色打印模式来打印出版物。如果在高质量的彩色数字打印机上打印出版物,则无需担心颜色。彩色数字打印机可以精确地再现数百万种颜色。如果计划在胶印机上打印出版物,则有几种颜色模式选项可供选择。

胶印要求专业打印机操作员设置和运行打印作业。一般情况下,打印出版物所需的每种墨迹都需要操作员进行更多的设置,同时还将增加成本。所需的墨迹数取决于所选择的颜色模式。

为出版物设置彩色打印时,可以从以下颜色模式中进行选择:

  • 任何颜色 (RGB)

  • 单色

  • 专色

  • 混色

  • 混色和专色

任何颜色 (RGB)

如果使用彩色数字打印机(如彩色桌面打印机)进行打印,则应使用 RGB(红色、绿色、蓝色)颜色模式。打印少量副本时,这是成本最低的一种打印颜色模式。RGB 颜色具有可变程度最高的任何颜色模式,但是,这样一来就很难在打印作业之间进行配色。

单色

如果使用一种颜色进行打印,则出版物中的所有内容将打印为一种墨迹(通常为黑色)的淡色。由于只需要一种墨迹,因此这是胶印机上打印成本最低的一种颜色模式。

专色

如果使用专色进行打印,则出版物中的所有内容将打印为一种墨迹 — 通常为黑色 — 的淡色和某种其他颜色(专色)的淡色(通常用作强调文字颜色)。Publisher 使用 PANTONE® 颜色处理专色作业。  

此颜色模式至少需要两种墨迹,而且随着墨迹种类的增加也会增加胶印机上的打印成本。

注意: 在某些情况下,打印专色可能比使用混色要昂贵得多。短期运行的作业通常就是这种情况。

混色

如果使用此颜色模式,则将通过混合不同百分比的混色墨迹:蓝绿色、洋红色、黄色和黑色(通常简称为 CMYK,即蓝绿色、洋红色、黄色、黑色)对出版物进行全色打印。尽管您可以混合这四种墨迹以获得几乎整个范围的颜色,但有些颜色却无法获得。例如,CMYK 颜色模式无法生成金属色或高饱和度颜色。

混色打印始终要求使用这四种 CMYK 墨迹设置打印机,同时还要求打印机操作员具备使某种墨迹的效果与其他墨迹的效果对齐(称作套准)方面的技术。这些要求使混色打印比专色打印更昂贵。

混色和专色

由于此颜色模式混合了混色打印(四种墨迹)与一种或多种专色墨迹,因此是最昂贵的打印颜色模式。仅当您需要全色与无法使用 CMYK 生成的高饱和度颜色或金属色时才需要使用此颜色模式。

选择颜色模式

在 Microsoft Office Publisher 中选择颜色模式时,“颜色选取器”仅显示在所选的颜色模式中可用的那些颜色。例如,如果将颜色模式设置为“单色”,则只能选择使用该单色墨迹颜色生成的线条颜色、填充颜色和文字颜色。如果将颜色模式设置为“专色”,则只能选择可以使用专色墨迹生成的线条颜色、填充颜色和文字颜色。

要为出版物选择颜色模式,请执行下列操作:

  1. “工具”菜单上,指向“专业印刷工具”,然后单击“彩色印刷”

  2. “彩色印刷”对话框的“将所有颜色定义为”下,单击要使用的颜色模式。

    “彩色印刷”对话框

  3. 如果选择“专色”“混色和专色”,则可以单击“新建墨迹”按钮选择其他专色墨迹。

  4. 单击“确定”

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提示 4:确保出版物页面尺寸正确

创建出版物之前,应确定所需的已完成的印刷出版物的尺寸。请确保向专业印刷机构咨询。

确定所需的页面尺寸后,请在“页面设置”对话框中进行设置。

确保此阶段在“页面设置”对话框中所选的页面尺寸就是所需的大小。开始设计出版物之后,很难更改页面尺寸。而且,专业印刷机构很难按照不同于您所设置的页面尺寸来打印出版物。

值得注意的是,在页面设置和打印中,页面尺寸和纸张大小是两个不同的概念:

  • 页面尺寸通常是指已完成页面的大小(剪裁之后)。

  • 纸张大小通常是指将用于打印出版物的纸张的大小(剪裁之前)。

在许多情况下,纸张大小需要大于页面尺寸,以便考虑出血和打印机标记,或使您能够在每张纸上打印多个页面。

如果要在一张纸上打印多个副本或页面以创建小册子,则可以轻松地在 Publisher 中执行此操作。在一张纸上打印多个页面以便可以进行折叠和剪裁以形成一系列页面的操作称作拼版。

提示: 要得到最佳拼版效果,请在设置出版物之前与专业印刷机构进行讨论。专业印刷机构可能会使用第三方拼版程序对出版物进行拼版。

按照常规,无论您是否使用拼版,都应将页面尺寸设置为项目的最终尺寸。

  • 名片、索引卡和明信片大小    如果要在一个 Letter 规格(8.5 英寸 x 11 英寸)的纸张上打印多个小项目(如名片),则应将出版物页面尺寸设置为卡片的尺寸(对于名片为 2 英寸 x 3.5 英寸),而不是设置为将要在其上进行打印的纸张尺寸。在“页面设置”对话框中,可以设置将在每张纸上打印的份数。

    如何?

    1. 在出版物中,单击“文件”菜单上的“页面设置”,设置页面尺寸,然后单击“高级”

    2. “自定义页面尺寸”对话框的“版式类型”下,单击“每版打印多页”或其他相应的选项。

    3. “选项”下的“侧边距”“上边距”“水平跨度”“垂直跨度”框中,输入所需的值。

    4. 单击“确定”两次。

      根据所选的纸张大小和已输入的边距值,Publisher 将在页面上容纳尽可能多的项目副本。您仍将在出版物窗口中只看到一个副本,但当打印此出版物时,Publisher 将在一张纸上打印多个副本。

  • 折叠式小册子大小    如果出版物是折叠一次或多次的纸张(如三栏式小册子或贺卡),则在折叠它之前页面尺寸应与完成的尺寸相等。不应考虑将小册子的每一版面看作单独的页面。例如,如果出版物是一个将要在 Letter 规格的纸张上打印的三栏式小册子,则请在“页面设置”对话框中单击“Letter”页面尺寸。

  • 小册子大小    如果出版物是一本具有多个折叠页面的小册子(例如目录或杂志),则在折叠纸张之后页面尺寸应与单个页面相等。例如,如果出版物页面尺寸为 5.5 英寸 x 8.5 英寸,则可以在一张 Letter 规格的纸的正反两面并排打印这些页面。Publisher 中的小册子打印功能将对页面进行排列,以便当您组合和折叠已打印的纸张时,页面按正确顺序进行编号。

    设置在 Publisher 中小册子

    1. “文件”菜单上,单击“页面设置”

    2. 在右侧的任务窗格中,单击“高级”

    3. “自定义页面尺寸”对话框的“版式类型”下,单击“小册子”。在“边距参考线”下,输入所需的度量,然后单击“确定”两次。

    4. “文件”菜单上,单击“打印设置”,再单击“出版物和纸张设置”选项卡。

    5. “打印选项”下,选择“横折小册子”

    6. “纸张”下,选择可以并排容纳两个页面的纸张大小。在“方向”下单击“横向”

    7. 单击“打印机详细信息”选项卡。

    8. 单击将用于进行打印的打印机的“打印机名称”。如果不知道专业印刷机构将使用的打印机或照排机的类型,则可以跳过此步骤,也可以选择您自己的打印机并打印一个校对副本。

    9. 单击“确定”

      专业印刷机构将确保对于用来打印小册子的设备,对应的打印机和纸张设置都正确无误。

  • 复杂拼版    某些拼版可能涉及在一张纸上打印的大量页面,该纸张随后被多次折叠并在三个边上进行剪裁以产生一组按顺序编号的页面。此类拼版只能通过使用第三方拼版程序进行。

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提示 5:允许出血

如果出版物中包含要打印到页面边缘的元素,则请将这些元素设置为出血。出血是元素扩展到出版物页面之外的位置。出版物打印到大于已完成的页面尺寸的纸张大小上,然后被剪裁。由于大多数打印设备(包括胶印机)无法打印到纸张边缘,而且剪裁纸张可能会留下狭窄的空白未打印边缘,因此必须考虑出血。

要在 Publisher 中创建出血,需要放大要出血的元素,以便它们至少超出页面边缘 0.125 英寸。

包含出血的出版物

如果元素是在 Publisher 中创建的自选图形,则可以轻松地拉伸它。但如果图形为图片,则必须多加注意以确保图形保持比例,或在剪裁页面后不丢失要保留的图片部分。

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提示 6:避免使用综合字形

字样通常提供了不同的字体,以表示字样中的变体。例如,字样 Times New Roman 实际上是四种字体:

  • Times New Roman

  • Times New Roman Bold

  • Times New Roman Italic

  • Times New Roman Bold Italic

为简化变体的使用,当您向 Publisher 中的文字应用加粗或倾斜格式时,Microsoft Windows 将应用相应的字体(如果它可用)。例如,如果选择一些采用 Times New Roman 字体的文字,然后单击“格式”工具栏上的“加粗”,Windows 会将文字的字体替换为 Times New Roman Bold。

很多字样没有单独用于表示加粗和倾斜的字体。向这些字体应用加粗或倾斜格式时,Windows 将采用该样式创建一个综合版本的字样。例如,字样 Comic Sans MS 没有斜体版本。向采用 Comic Sans MS 字体的文字应用倾斜格式时,Windows 将通过倾斜字符使文字呈现倾斜外观。

大多数桌面打印机会按照预期的样式打印综合字形,但高端打印设备(如照排机)通常不会按照预期的样式打印综合字体。请确保出版物在交付给专业印刷机构时不包含任何综合字形。

检查是否存在要打印的单独字体

要确保没有任何综合字形,需要知道您所使用的字样以及可用作单独字体的变体。要查看出版物中使用的字样,请执行下列操作:

  • “工具”菜单上,指向“专业印刷工具”,然后单击“字体”

    “字体”对话框将显示出版物中使用的所有字样。

要查看字样的哪些样式变体可用作单独字体,请执行下列操作:

  1. “开始”菜单上,单击“运行”

  2. 运行对话框中,在打开框中,键入字体,,然后单击确定

    “字体”窗口将打开并显示计算机上安装的所有字体和字体变体的列表。

  3. “视图”菜单上,确保“隐藏变体(如粗体、斜体等)”选项旁边没有复选标记,然后单击“详细信息”

  4. 查看在出版物中使用的字样是否有可用于要使用的样式的单独字体。

如果字样只列出了一个变体,则意味着没有单独的字体可用于加粗、倾斜或加粗倾斜格式。大多数只有一种可用字体的字样都是装饰字体,并不设计为在其他变体中使用。

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提示 7:避免对小字号文字使用淡色

如果彩色文字采用小字号,则请使用纯专色墨迹颜色或使用可以由纯混色墨迹组合构成的颜色。避免使用颜色的淡色。

Publisher 将淡色打印为纯墨迹颜色的屏幕或百分比。近距离查看时,屏幕将显示为点模式。例如,50% 的绿色淡色将打印为 50% 的纯绿色墨迹的屏幕。

实底色和淡色文字的放大版本

当淡色文字采用小字号时,构成屏幕的点可能不足以清晰定义字符的形状。生成的文字将变得模糊或出现斑点并很难阅读。如果淡色为混色(使用多种墨迹),则墨迹套准的排列可能会有缺陷,会在文字中添加模糊的边缘。

如果要为小字号文字着色,请确保使用将打印为实底色墨迹而非淡色墨迹的颜色。以下是一些可能的可选颜色:

  • 黑色

  • 白色

  • 蓝绿色

  • 洋红色

  • 黄色

  • 红色(100% 洋红色、100% 黄色)

  • 绿色(100% 蓝绿色、100% 黄色)

  • 蓝色(100% 蓝绿色、100% 红色)

  • 任何专色的 100% 淡色

注意: 对于采用较大字号的文字(大约 18 磅以及更大),淡色不是问题。务必与专业印刷机构讨论要以淡色显示的字体。

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提示 8:正确设置数字照片和扫描图像的尺寸

由画图程序、扫描程序或数码相机创建的图形由不同颜色的方格(称作像素)组成。图形包含的像素越多,它所显示的细节就越多。

图片分辨率以每英寸像素 (ppi) 表示。每个图片都包含一定数目的像素。放大图片将降低分辨率(更少的 ppi),缩小图片将增大分辨率(更多的 ppi)。

如果图片分辨率太低,则打印的图片会变得模糊。如果图片分辨率太高,则出版物的文件将过大,而且打开、编辑和打印所需的时间就更长。分辨率超过 1,000 ppi 的图片根本无法打印。

如果图片的分辨率大于打印机可打印的分辨率(例如,在 300-ppi 打印机上打印 800-ppi 图片),则打印机将花费更长的时间来处理图像数据,而不会在打印纸张上显示任何细节。请尝试使图片分辨率与打印机的分辨率匹配。

计划由专业印刷机构打印的彩色图片应该介于 200 到 300 ppi 之间。图片的分辨率可以较高 — 高达 800 ppi — 而不应较低。  

注意: 有时,您会看到图片分辨率以每英寸点数 (dpi) 而非 ppi 表示。这两个术语通常可以互换使用。

有效分辨率

无论在出版物中放大还是缩小图片,图片都包含相同数量的信息。如果您要在放大图片时在图片中显示更多的细节,则需要从有效分辨率较高的图片开始。

出版物中的每个图片都有一个有效分辨率,有效分辨率考虑图形的原始分辨率以及图片在 Publisher 中的缩放效果。例如,一个放大 200%、原始分辨率为 300 ppi 的图片的有效分辨率为 150 ppi。

要查找出版物中的图片的有效分辨率,请执行下列操作:

  1. “工具”菜单上,单击“图形管理器”

  2. “图形管理器”任务窗格的“选择图片”下,单击图片旁边的箭头,然后单击“详细信息”

  3. “详细信息”窗口中的“有效分辨率”域以每英寸点数 (dpi) 显示分辨率。

减少高分辨率图形

如果只有几个分辨率过高的图形,则在打印它们时不会出现问题。但如果有多个高分辨率图形,则在降低其分辨率的情况下出版物将更高效地打印。

重要: 降低图形的分辨率之前,请向专业印刷机构咨询所需的分辨率。

在 Publisher 中,可以通过压缩降低一个、几个或所有图片的分辨率。

  1. 在 Publisher 中,选择要降低其分辨率的一个或多个图片,右键单击其中一个图片,然后单击“设置图片格式”

  2. “设置图片格式”对话框中,单击“图片”选项卡。

  3. 单击“压缩”

  4. “压缩图片”对话框的“目标输出”下,单击“专业印刷”

  5. “立即应用压缩设置”下,选择要压缩出版物中的所有图片还是仅压缩所选的图片,然后单击“压缩”

  6. 如果出现一条消息,询问您是否应用图片优化,则请单击“是”

    300-ppi 版本的相同图片将替换高分辨率原始图片。

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提示 9:使用链接图片

在出版物中插入图片时,可以将它们嵌入出版物中或链接至图片文件。将图片作为链接插入出版物中可降低出版物的大小,并使印刷机构可以单独编辑任何图片,或一批管理所有图片的颜色。

如果插入链接图片,请确保将图片文件以及出版物一起交给专业印刷机构。如果使用“打包向导”准备进行专业印刷的出版物,则链接图片将包括在打包文件中。

将出版物和链接图片一起提供非常重要,尤其是在使用 Encapsulated PostScript (EPS) 图形时更是如此,这是因为您无法以 EPS 格式保存 Publisher 中的图片。如果将 EPS 图形作为单独的链接文件提供,则它将只可供专业印刷机构使用。

要将图片作为链接插入,请执行下列操作:

  1. “插入”菜单上,指向“图片”,然后单击“来自文件”

  2. “插入图片”对话框中,通过浏览找到所需的图片,然后单击它。

  3. 单击“插入”旁边的箭头,然后单击“链接到文件”

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提示 10:使用“打包向导”准备出版物文件

“打包向导”可将出版物及其链接文件打包为可交付给专业印刷机构的单个压缩文件。使用“打包向导”时,Publisher 将执行下列操作:

  • 保存文件的副本,并嵌入有嵌入权限的那些 TrueType 字体。

  • 创建一个压缩的存档文件,其中包括出版物以及它的所有链接图形。

  • 创建打印机可能优先使用的 PDF 文件。

    注意: 仅在安装加载项后,您可以保存为 PDF 或 XPS 文件从2007 Microsoft Office 系统程序。有关详细信息,请参阅启用支持其他文件格式,如 PDF 和 XPS

  • 将打包文件复制到所选的驱动器中。

运行“打包向导”

  1. “文件”菜单上,指向“打包”,然后单击“带至专业印刷机构”

  2. “带至专业印刷机构”任务窗格的“出版物的打印方式:”列表中,选择所需的选项:

    如果您要使用胶印服务,则请选择“专业出版”

    如果要使用高端复印店,则请选择“高质量打印”

    如果要自定义 PDF 设置以便与目标打印机上的设置匹配,则请单击“Other”,然后选择所需的设置。

  3. 单击“打印选项”

  4. “打印选项”对话框中,进行所有需要的更改(包括打印机标记),然后单击“确定”

    询问印刷服务机构是否需要选择任何“打印机标记”选项。

  5. “选择要修复的项目”下,修复 Publisher 已确定的任何问题。

  6. 要创建 PDF 文件,请在“导出”下选中“创建一个 PDF”复选框。

    可以将出版物另存为 .zip 文件和/或 PDF 文件。默认情况下,二者都处于选中状态。如果您不确定专业印刷机构首选哪种文件,则请将二者保留选中状态。

  7. 单击“保存”

  8. 在“打包向导”中,选择要将文件导出到的位置,然后单击“下一步”

    如果将多个出版物打包,则请将每个打包的出版物保存到一个单独的文件夹中。否则,“打包向导”将覆盖任何已经存在的打包出版物。

    可以将文件保存到可移动介质、硬盘驱动器、外部驱动器或网络驱动器中。

    将文件保存到可移动媒体

    如果您将存放在磁盘中的出版物带到印刷服务机构,则请单击相应的驱动器(通常为可移动介质的 D 或 E 盘,如可写的 CD 或 USB 闪盘)。

    将文件保存到硬盘驱动器、 外部驱动器或网络

    如果将文件放在外部驱动器、网络或计算机的硬盘驱动器中,则请单击“浏览”,选择所需的驱动器和文件夹,然后单击“确定”

    如果专业印刷机构通过网站提交文件,则稍后您可将文件上载到网站上。

  9. 选中或清除“打印复合校样”复选框,然后单击“确定”

    默认情况下,“打印复合校样”复选框始终处于选中状态。将文件发送到专业印刷机构之前,请使用复合校样复查并获取印刷版的出版物中包含的任何错误。如果专业印刷机构修复了文件中的错误,则通常会增加印刷成本。

    注意: 如果您将文件打包后对出版物进行了更改,则请确保再次运行“打包向导”,以使所做的更改包括在要带到专业印刷机构的出版物中。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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