有关准备出版物以进行专业印刷的提示

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如果你需要桌面打印机上没有的打印选项, 你可以将出版物带到可在平版印刷机或高质量的数字打印机上重现你的工作的专业打印机。

例如, 您可能希望以更大的数量打印出版物、在特殊纸张上打印 (例如 vellum 或卡片纸), 或者使用装订、裁切和精加工选项。

如果需要数百个副本甚至数千个, 专业印刷机构可能是打印出版物的最经济和最有效的方法。

Microsoft Office Publisher 2007具有许多功能, 使专业打印机和复印店能够更轻松地为打印过程准备出版物。以下提示将帮助你准备出版物以供专业印刷机构或复印店输出。

提示 1: 与您的专业印刷机构讨论您的项目

在设计过程之前和期间与专业印刷机构联系, 以便在以后节省时间和金钱。开始项目之前, 请描述你的项目和目标, 并了解你的打印机要求。

创建出版物之前, 请讨论以下内容:

  • 询问打印机是否接受 Publisher 文件。如果找不到需要的专业打印机, 可以询问提交出版物以进行打印的其他方式。大多数商业版打印机都接受 PostScript 文件或PDF文件, 它们将提供有关如何从您的出版物创建这些文件的说明。

  • 告诉打印机你的项目打印需求, 如数量、质量、纸张大小、纸张大小、建议的颜色模式、装订、折叠、剪裁、预算、文件大小限制和截止时间。始终询问打印机是否具有所需的库存项。

  • 让打印机知道你的出版物是否将包含扫描的图片, 如果是, 则是要自行扫描还是让专业印刷机构或服务机构扫描它们。

  • 询问是否有任何预先按下任务, 例如补漏白和页面拼版。

  • 请提出可节省你的资金的任何建议。

提示 2: 尽早选择你的颜色模式

在花费大量时间设计出版物之前, 请确定是否要以彩色打印出版物。如果将出版物打印到高质量的数码彩色打印机, 则无需担心颜色。数码彩色打印机精确复制上百万种颜色。如果您计划在平版印刷机上打印出版物, 您有多个颜色模型选项。

平版印刷要求专业印刷机操作员设置和运行打印作业。通常情况下, 打印出版物所需的每种墨迹都需要更多的操作设置, 并增加成本。所需的墨迹数量取决于所选的颜色模型。

当您为出版物设置彩色打印时, 可以从以下颜色模式中进行选择:

  • 任何颜色 (RGB)

  • 单色

  • 专色

  • 印刷色

  • 印刷色和专色

任何颜色 (RGB)

如果使用数字彩色打印机 (如彩色桌面打印机) 打印, 请使用 RGB (红色、绿色、蓝色) 颜色模式。打印一些副本时, 这是要打印的费用最少的颜色模式。RGB 颜色具有任意颜色模型的最高变化程度, 但这使得在打印作业之间进行颜色比较困难。

单色

如果使用一种颜色进行打印, 则出版物中的所有内容都将打印为一种墨迹的淡色, 这通常是黑色。这是在平版印刷机上打印的开销最小的颜色模型, 因为它只需要一种墨迹。

专色

如果使用专色进行打印, 则出版物中的所有内容都将打印为一种墨迹的淡色 (通常为黑色), 另一种颜色的淡色 (通常用作强调文字颜色)。Publisher 使用专色作业的 PANTONE ®颜色。

此颜色模式至少需要两个墨迹, 并可在每个添加的墨迹上增加打印的费用。

注意: 在某些情况下, 打印专色可能比使用印刷色更昂贵。这通常是短期运行的作业的事例。

印刷色

如果你使用此颜色模式, 则会通过组合混色墨迹蓝绿色、洋红、黄色和黑色的各种百分比 (通常为 CMYK (蓝绿色、洋红、黄色、Key), 以全色方式打印出版物。虽然你可以组合这四种墨迹来获得几乎一系列的颜色, 但无法获取某些颜色。例如, CMYK 颜色模式无法生成金属色或高度饱和的颜色。

混色打印始终要求以四种 CMYK 墨迹设置印刷机。它还需要 "按下" 运算符部分的技能, 将一种墨迹的形象与其他人进行对齐, 这称为 "注册"。这些要求使得混色打印比专色打印更昂贵。

印刷色和专色

这种颜色模式的打印成本最高, 因为它将混色打印 (四种墨迹) 与一种或多种专色墨迹组合在一起。仅当你希望同时使用全色和不能使用 CMYK 生成的高度饱和色或金属色时, 才使用此颜色模式。

选择一种颜色模式

当你在 Microsoft Office Publisher 中选择一种颜色模式时, 颜色选取器仅显示您选择的颜色模型中可用的颜色。例如, 如果将颜色模式设置为单色, 则只能选择一种墨迹颜色的线条、填充和文本颜色。如果将颜色模式设置为 "专色", 则只能选择可使用专色墨迹进行的线条、填充和文本颜色。

提示 3: 确保出版物页面大小正确

创建出版物之前, 您应该决定所需的已完成的印刷出版物的大小。请务必咨询专业印刷服务机构。

确定所需的页面大小后, 在 "页面设置" 对话框中进行设置。

请确保在此阶段中, 您在 "页面设置" 对话框中选择的页面尺寸就是所需的大小。开始设计出版物之后, 很难更改页面大小。此外, 专业印刷机构将在打印出版物时遇到与您设置的页面尺寸不同的页面。

请务必注意, 在 "页面设置和打印" 中, 页面大小和纸张大小是两种不同的用途:

  • 页面尺寸始终是指修整后完成的页面的大小。

  • 纸张大小始终是指在裁切前打印出版物的纸张的大小。

在许多情况下, 纸张大小需要大于页面尺寸才能允许出血和打印机标记 , 或允许您在每张纸上打印多页。

如果要在一张纸上打印多个副本或页面以创建小册子, 可以在 Publisher 中轻松地执行此操作。在一张纸上打印多个页面, 以便折叠和裁剪它们以形成一个页面序列, 称为拼版。

提示: 若要使用拼版获得最佳效果, 请在设置出版物之前与专业印刷机构联系。专业印刷机构可能会使用第三方拼版程序来拼版您的出版物。

通常情况下, 无论你是否要使用拼版, 都应将页面大小设置为项目的最终大小。

  • 名片、索引卡和明信片大小   如果要打印多个小项目 (如名片), 请在单个 letter 规格 (8.5 英寸 x 11 英寸) 工作表上, 将出版物页面尺寸设置为卡片的尺寸 (2 英寸 x 3.5 英寸用于名片), 而不是打印所需打印的纸张大小 on. 在 "页面设置" 对话框中, 您可以设置要在每张纸上打印的份数。

    操作方法

    1. 在 "页面设计" 选项卡上, 单击 "页面设置" 组中的 "对话框启动器"。

    2. 在 "页面设置" 对话框中的 "版式类型" 下, 单击 "每版打印多页" 或另一个相应的选项。

    3. 在 "选项" 下, 在 "侧边距上边距水平跨度" 和 "垂直跨度" 框中输入所需的值。

    4. 单击“确定”。

      根据所选的纸张大小和输入的边距值, Publisher 会在页面上容纳任意数量的项目副本。在出版物窗口中仍然只能看到一个副本, 但是打印出版物时, Publisher 会在一张纸上打印多个副本。

  • 折叠式小册子大小   如果您的出版物是一个或多个折叠的纸张 (如三栏式小册子或贺卡), 则页面尺寸应与折叠前的大小完全相同的纸张。不应考虑将小册子的每个面板作为单独的页面。例如, 如果您的出版物是用来在 letter 规格的纸张上打印的三栏式小册子, 请在 "页面设置" 对话框中单击 "信纸" 页面大小。

  • 小册子大小   如果出版物是具有多个折叠页面的小册子 (例如, 目录或杂志), 则页面大小应与折叠棋子后的单个页面相同。例如, 如果您的出版物页面尺寸为5.5 英寸 x 8.5 英寸, 那么您可以在单个 letter 尺寸的纸张的两面上并排打印这些页面。Publisher 中的小册子打印功能排列页面, 以便在您组合和折叠打印的工作表时, 页面的顺序正确。

    若要设置小册子, 请参阅设置和打印 letter 规格的小册子或新闻稿

  • 复杂拼版   某些拼版可能涉及打印在单个工作表上的大量页面, 然后将其折叠几次, 并在三面上裁剪以生成一组按顺序编号的页面。这种拼版只能通过使用第三方拼版程序来完成。

提示 4: 允许出血

如果出版物中有要打印到页面边缘的元素, 请将其设置为出血。出血是指元素延伸到出版物页面外的位置。将出版物打印到大于完成的页面大小的纸张大小, 然后进行裁剪。"出血" 是必需的, 因为大多数打印设备 (包括平版印刷机) 都不能打印到纸张边缘, 而裁剪纸张可能会留下 unprinted 边缘的细白色边缘。

若要在 Publisher 中创建出血, 请放大要出血的元素, 以便它们以至少0.125 英寸的速度延伸页面边缘。

包含出血的出版物

如果该元素是您在 Publisher 中创建的自选图形, 则可以轻松地将其拉伸。但是, 如果该形状是图片, 则必须更小心, 确保不会使图片不成比例, 也不会丢失在裁切页面时要保留的图片部分。

提示 5: 避免使用综合字体样式

字体通常设计为不同的字体以表示字样中的变体。例如, 字样 New Roman 实际上是四种字体:

  • Times New Roman

  • 宋体

  • 新增罗马字斜体

  • 新增罗马字粗斜体

若要简化使用变体, 请在 Publisher 中对文本应用粗体或斜体格式时, Microsoft Windows 会应用相应的字体 (如果可用)。例如, 如果您选择 "黑体" 中的某些文本, 然后单击 "格式" 工具栏上的 "加粗", 则 Windows 会替换为新的罗马字加粗字体。

许多字体没有单独的字体来表示加粗和倾斜。当你对这些字体应用粗体或斜体格式时, Windows 会在该样式中创建一个合成版本的字样。例如, 字样漫画 Sans MS 没有斜体的字体版本。当你在漫画 Sans MS 中对文本应用倾斜格式时, Windows 将通过 slanting 字符来使文本看起来倾斜。

大多数桌面打印机会按预期打印合成字体样式, 但高端打印设备 (如照排机) 通常不会按预期打印合成字体。当你将出版物提交到专业印刷机构时, 请确保出版物中没有任何合成字形样式。

检查要打印的单独字体

若要确保你没有任何合成字形, 你需要知道你正在使用的字样以及哪些变体可用作单独的字体。若要查看在出版物中使用的字样, 请执行下列操作:

  • 在 "文件" 选项卡上, 单击 "信息", 然后单击 "管理嵌入的字体"。

    "字体" 对话框显示出版物中使用的所有字样。

若要查看字样的哪些样式变体可用作单独的字体, 请执行下列操作:

  1. 在 "开始" 菜单上, 单击 "运行"。

  2. 在 "运行" 对话框中的 "打开" 框中, 键入 "字体", 然后单击"确定"

    "字体" 窗口将打开, 并显示计算机上安装的所有字体和字体变体的列表。

  3. 检查您的出版物中使用的字样是否有单独的字体可用于要使用的样式。

如果字样仅列出且仅有一个变体, 则没有单独的字体可用于加粗、倾斜或加粗倾斜格式。只有一种可用字体的大多数字样都是装饰字体, 而不是专门用于其他变体。

提示 6: 避免对小字号的文本使用淡色

如果彩色文本为较小的字号, 请使用纯色墨迹的颜色或可由纯色印刷色墨迹组合构成的颜色。避免使用颜色的淡色。

Publisher 将淡色打印为纯墨迹颜色的屏幕或百分比。近时间查看时, 屏幕显示为点图案。例如, 50 的绿色淡色打印为 50% 的绿色墨迹屏幕。

实底色和淡色文字的放大版本

当彩色文本为较小的字号时, 构成屏幕的点可能不足以明确定义字符的形状。结果文本模糊或 speckled 且难以阅读。如果淡色为混色 (使用多个墨迹), 墨迹的注册可能会 imperfectly 对齐, 这可能会向文本添加模糊边缘。

如果要以小字号为文本着色, 请确保使用将打印为纯色墨迹的颜色, 而不是淡色。以下是一些可能的颜色选项:

  • 黑色

  • 白色

  • 蓝绿色

  • 紫红色

  • 资料

  • 红色 (100% 洋红, 100% 黄色)

  • 绿色 (100% 蓝绿色、100% 黄色)

  • 蓝色 (100% 蓝绿色、100% 红色)

  • 任何专色的100淡色

注意: 对于字号较大的文本 (约18磅和更大), 淡色不会有问题。请务必与专业印刷机构讨论要淡色的字体。

提示 7: 适当调整数字照片和扫描图像的大小

由画图程序、扫描程序或数码相机创建的图形由不同颜色的方形 (称为像素) 组成。图形具有的像素越多, 显示的详细信息就越多。

图片的分辨率以每英寸像素 (ppi) 表示。每张图片都具有有限数量的像素。放大图片会减小分辨率 (较少 ppi)。放大图片会增加分辨率 (越 ppi)。

如果图片分辨率过低, 则打印的块状将更多。如果图片分辨率过高, 则出版物的文件大小会变得不必要, 并且需要较长的时间才能打开、编辑和打印。超过 1000 ppi 的图片根本不能打印。

如果图片分辨率大于打印机可以打印的分辨率 (例如, 300-ppi 打印机上的 800-ppi 图片), 则打印机会花费更多的时间来处理图像数据, 而不会在打印部分中显示更多详细信息。尝试将图片分辨率与打印机分辨率进行匹配。

您计划由专业印刷机构打印的彩色图片应位于200和 300 ppi 之间。图片的分辨率可以较高-高达 800 ppi), 但不应具有较低的分辨率。

注意: 有时可能会看到图片分辨率表示为每英寸点数 (dpi), 而不是 ppi。这些术语通常互换使用。

有效分辨率

无论在出版物中放大还是缩小图片, 图片都包含相同数量的信息。如果你想要在放大图片时显示更多详细信息, 你需要从具有更高有效分辨率的图片开始。

出版物中的每个图片都包含有效分辨率,有效分辨率考虑了图形的原始分辨率,以及在 Publisher 中缩放时的效果。例如,原始分辨率为 300 ppi 的图片在放大 200% 后,有效分辨率为 150 ppi。

要查找出版物中的图片的有效分辨率,请执行下列操作:

  1. 在 "视图" 选项卡上, 选中 "图形管理器" 旁边的复选框。

  2. 在 "图形管理器" 任务窗格中的 "选择图片" 下, 单击图片旁边的箭头, 然后单击 "详细信息"。

  3. 在 "详细信息" 窗口中, "有效分辨率" 域以每英寸点数 (dpi) 显示分辨率。

缩小高分辨率图形

如果你只拥有分辨率过高的几个图形, 则打印它们时可能没有问题。如果你有多个高分辨率的图形, 则可以更高效地打印你的出版物, 但如果降低分辨率, 就会更高效。

重要: 在降低图形分辨率之前, 请咨询专业印刷服务以了解所需的分辨率。

在 Publisher 中,可以通过压缩降低一个、几个或所有图片的分辨率。

  1. 在 Publisher 中, 选择要缩小其分辨率的一个或多个图片, 右键单击其中一个, 然后单击 "设置图片格式"。

  2. 在 "设置图片格式" 对话框中, 单击 "图片" 选项卡。

  3. 单击“压缩”

  4. 在 "压缩图片" 对话框中的 "目标输出" 下, 单击 "专业印刷"。

  5. “立即应用压缩设置”下,选择要压缩出版物中的所有图片还是仅压缩所选的图片,然后单击“确定”

  6. 如果出现一条消息, 询问您是否要应用图片优化, 请单击"是"

    300-ppi 版本的同一张图片将替换分辨率较高的原始图片或图片。

提示 8: 使用链接的图片

将图片插入到出版物中时, 您可以将其嵌入到出版物中或链接到图片文件。在出版物中将图片作为链接缩小出版物的大小, 并使打印机可以单独编辑任何图片, 或在一批中管理所有图片的颜色。

如果插入链接的图片, 请确保将图片文件和出版物一起送到专业印刷机构。如果你使用 "打包向导" 准备用于专业印刷的出版物, 则链接的图片将包含在打包的文件中。

使用封装的 PostScript (eps) 图形时, 如果您不能保存 Publisher 格式的图片, 则发送带链接图片的出版物尤为重要。只有当将 EPS 图形提供为单独的链接文件时, 它才可用于您的专业打印机。

若要将图片作为链接插入, 请执行下列操作:

  1. “插入”菜单上指向“图片”,然后单击“从文件”

  2. 在 "插入图片" 对话框中, 通过浏览找到所需的图片, 然后单击它。

  3. 单击“插入”旁边的箭头,然后单击“链接到文件”

提示 9: 使用 "打包向导" 准备出版物文件

"打包向导" 将把出版物及其链接文件打包到一个压缩文件中, 您可以将其带到专业印刷机构。当您使用打包向导时, Publisher 会执行以下操作:

  • 保存文件的副本并嵌入那些授予嵌入权限的 TrueType 字体。

  • 创建压缩的存档文件, 其中包含出版物和其链接的所有图形。

  • 创建你的打印机可能首选使用的PDF文件。

    注意: 仅在安装加载项后, 才能从2007 Microsoft Office 系统程序保存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息, 请参阅保存或转换为 PDF 或 XPS

  • 将打包的文件复制到您选择的驱动器。

若要运行打包向导, 请参阅使用打包向导保存文件以进行商业印刷

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