更新数据库中的数据

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本文介绍如何更新现有数据。Microsoft Office Access 2007提供用于更新现有记录,包括数据表、 窗体、 查询和查找和替换的工具数目。

执行操作时,请记住,更新数据不与输入新数据的流程相同。有关数据库中输入新数据的信息,请参阅文章添加到数据库的一个或多个记录

本文内容

数据库设计如何影响更新

数据类型如何影响更新

表字段属性如何影响更新

使用窗体更新数据

使用数据表更新数据

使用更新查询更改现有数据

使用追加查询向表添加记录

使用级联更新更改主键和外键的值

数据库设计如何影响更新

如果您是刚接触 Access 或不熟悉关系数据库的概念,请阅读本部分。大型更新变得更加容易时您了解一些数据库设计的基本原则执行。

Access 数据库不可意义与Microsoft Office Word 2007文档或Microsoft Office PowerPoint 2007幻灯片平台中的文件。典型的 Access 数据库而是表集合加上一组对象围绕这些表 — 窗体、 报表、 查询和等等。

此外,这些对象必须遵守设计原则一组或数据库将正常工作,甚至完全失败。反过来,这些设计原则影响输入数据的方式。执行操作时,请记住下列事实有关数据库对象和设计。

  • (如称为值列表的列表类型) 的几个例外,Access 将所有数据都存储在一个或多个表中。表的数目取决于设计和数据库的复杂程度越高。虽然您可以查看或更新在窗体、 报表,或通过查询返回的结果中的数据,Access 将仅在表中存储的数据。

  • 每个表应存储数据的单个问题、 类别或用途。例如,业务联系人信息的表格不应包含销售信息。如果是这样,查找正确的信息可以变得困难,无法完成。

  • 每个表中的字段应接受只是一种数据类型。例如,您不应设置为接受数字字段中存储的笔记。如果您尝试在此类字段中输入文本时,Access 会显示一条错误消息。

  • 有一个例外,一条记录中的字段应只接受一个值。例如,正确设计的数据库将阻止您在地址字段中输入多个地址。这是与Microsoft Office Excel 2007,这样,默认情况下,在单个单元格中输入任意数量的姓名、 地址或图像,除非您设置该单元格以接受数量有限的数据类型。

    但是, Office Access 2007还提供了称为多值的字段的新功能。若要将多个数据附加到一条记录,并创建接受多个值的列表,您可以使用多值的字段。例如,您可以附加文本文件、 Office PowerPoint 2007幻灯片平台和任意数量的图像到记录数据库中。您也可以创建列表的名称,并根据需要选择尽可能多的那些名称。使用多值字段看起来中断数据库设计规则,因为您可以存储多个每个表字段的数据,但实际上并没有,因为 Access 强制执行规则"后台,"通过特殊的隐藏表中存储的数据。

以下链接可转到文章提供了有关主题和讨论此部分中的功能的详细信息。

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数据类型如何影响更新

如果您是刚接触 Access 或不熟悉关系数据库的概念,请阅读本部分。大型更新变得更加容易时您了解一些数据库设计的基本原则执行。

设计数据库表时,您将选择该表,有助于确保数据输入更准确流程中的字段的每个数据类型。例如,假设您指定字段的数字数据类型,因为您需要计算销售额。如果有人试图在该字段中输入文本时,Access 将显示一条错误消息,并将不允许该用户保存更改的记录中,该步骤可帮助保护您的数字。

显示如何查看数据类型

Access 现在提供了两种方法可以查看为表字段的数据类型。在数据表选项卡上,可以使用的命令或您可以在设计视图中打开表。以下几组步骤介绍如何使用这两种方法。

通过使用数据表选项卡上的命令来查看数据类型

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

  2. 单击您想要调查的字段。

  3. 数据表选项卡上的数据类型和格式组中,单击数据类型列表,以查看为该字段设置数据类型的向下箭头。

在设计视图中查看数据类型

  • 在导航窗格中,右键单击表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”。

    Access 在设计网格中,打开表,然后网格的上半部分显示每个表字段的名称和数据类型。

    设计视图中的字段

为每个表字段设置数据类型提供控制和不能在字段中输入的第一级。在某些情况下,数据类型设置阻止您根本输入任何信息。下表中的数据类型该Office Access 2007提供,并说明它们对数据输入有何影响。

数据类型

在数据输入的效果

文本

文本字段接受文本或数字字符,包括分隔的项目列表。文本字段接受备忘录字段相比较小的字符数,从 0 到 255 个字符。在某些情况下,您可以使用转换函数执行计算的文本字段中的数据。

Memo

您可以在这种类型的字段中输入大量文本和数值数据。此外,如果数据库设计器设置为支持格式文本设置格式的字段,您可以应用文字处理程序 (如Office Word 2007) 的格式类型。例如,可以对特定字符应用不同的字体和字号,在您的文本,并使其加粗或倾斜,等等。您可以对数据来添加超文本标记语言 (HTML) 标记。

有关使用备注域中的格式文本的格式设置的详细信息,请参阅文章数据行和列中的格式

类似于文本字段,您还可以对备注字段中的数据运行转换函数。

数字

您可以在这种类型的字段中,输入数字和您可以执行计算数字字段中的值。

Date/Time

您可以在这种类型的字段中输入仅日期和时间。根据数据库设计器将字段的设置,您可能会遇到以下情况:

  • 如果数据库设计器设置输入的掩码的字段 (一系列的文字和占位符选择字段时显示的字符),您必须输入数据的空间和掩码提供的格式。例如,如果您看到的掩码类似于 mmm_dd_yyyy 格式,您必须输入的日期格式提供的空白处 — 例如,十月 2006 年 11。不能键入完整的月份名称 (如 7 月) 或两位数年份值。

  • 如果设计器没有创建输入的掩码来控制如何输入日期或时间,您可以输入使用任何有效的日期或时间格式的值。例如,您可以键入日 2006 年 11,06 年 10 月 11 日或 2006 年 10 月 11 日。

  • 数据库设计器可能会应用于字段的显示格式。中,在出现的情况下,如果没有输入的掩码时,您可以在几乎任何格式,输入一个值,但 Access 显示根据显示格式的日期。例如,您可以键入 2006 年 10 月 11,但可能设置显示格式,以便将值显示为 2006 年 10 月 11 日。

    关于输入掩码的详细信息,请参阅文章数据行和列中的格式

货币

您可以在这种类型的字段中输入仅货币值。此外,您不必手动输入货币符号。默认情况下,Access 应用在 Windows 区域设置中指定的货币符号 (¥、 £、 $、 等)。

自动编号

您可以输入或随时更改此类型字段中的数据。向表添加新记录时,access 递增自动编号字段中的值。

是/否​​

单击设置为此数据类型的字段时,Access 将显示复选框或下拉列表中,具体取决于您设置域的格式。如果设置以显示的列表的字段的格式,您可以从列表中,再次根据应用于字段的格式选择TrueFalse,或关闭。无法在列表中输入值,或直接从窗体或表中更改列表中的值。

OLE 对象

当您想要显示在其他程序中创建的文件中的数据时,您可以使用这种类型的字段。例如,您可以 OLE 对象字段中显示文本文件、 结构图 Excel 或 PowerPoint 幻灯片平台。

附件提供更快、 更轻松,并更灵活的方式查看其他程序中的数据。查看更高版本中此表的详细信息附件条目。

超链接

您可以在这种类型的字段中,输入任何数据和访问包装该 Web 地址。例如,如果在字段中键入一个值,Access 在文本周围添加统一资源定位器 (URL) 的文本,如下所示: http://www。your_text.com。如果您输入有效的 Web 地址,您的链接正常工作,否则,您的链接会导致错误消息。此外,编辑现有超链接很难因为单击超链接字段,用鼠标启动 Web 浏览器并转到链接中指定的网站。若要编辑超链接字段,您选择相邻的字段,使用 TAB 或箭头键将焦点移动到超链接字段中,,然后按 F2,以启用编辑。

附件

可以将数据从其他程序附加到这种类型的字段,但不是能键入或否则输入文本或数值数据。

有关使用附件字段的信息,请参阅文章附加文件和图形到数据库中的记录

查阅向导

查阅向导不是一种数据类型。相反,使用向导创建两种类型的下拉列表: 值列表和查阅字段。值列表使用分隔使用查阅向导时手动输入的项目列表。这些值可以独立于数据或数据库中的对象。

相反,查阅字段使用查询从一个或多个其他表在数据库中,或在另一个位置,如运行Windows SharePoint Services 3.0的服务器检索数据。查阅字段然后在下拉列表中显示的数据。默认情况下,查阅向导将表字段设置为数字的数据类型。

您可以使用查阅字段直接在表中,以及在窗体和报表。默认情况下,值的查阅字段中显示在名为组合框的列表控件的类型,使用下拉箭头的列表: 空白查阅列表 。根据如何设置了数据库设计器的查阅字段和组合框中,可以编辑列表中的项目并将项目添加至列表。若要执行此操作,数据库设计器必须设置查阅字段的属性 (属性被称为限于列表中,和设计者必须将其关闭)。

如果您不能直接编辑查阅列表中的值,您需要添加或更改预定义的值,列表中或用作查阅字段的源的表中的数据。有关执行此操作的信息,请参阅文章添加到数据库的一个或多个记录中的"编辑查阅字段中的项目"的部分。

最后,当您创建查阅字段时,您可以选择设置以支持多个值。执行此操作时的结果列表中显示每个列表项,旁边的复选框,您可以选择或清除为许多根据需要的项目。下图显示了一个典型的多值的列表:

复选框列表。

有关创建多值的查阅字段和使用结果列表的信息,请参阅文章使用存储多个值的列表多值字段指南

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表字段属性如何影响更新

如果您是刚接触 Access 或不熟悉关系数据库的概念,请阅读本部分。您无法成功执行大型更新,除非您了解如何为表字段设置的属性影响更新。

在设计数据库时,您通常首先设计一个或多个表。您决定每个表中将包含哪些类型的数据,设置主键 — 唯一标识每条记录 (行) 的字段,为每个表,并创建表之间的关系。

该过程的一部分,您可以在每个表来设置属性的字段。例如,您可以设置用于接受不超过 50 个字符的文本字段,您可以设置数字字段以只接受货币值。

您可以通过使用设计视图设置大多数字段属性。但是,您还可以通过使用在功能区中的Microsoft Office Fluent 用户界面部分组中的命令来设置一些属性。例如,您可以通过使用开始选项卡上的字体组中的命令来设置文本和备注字段的可视格式。有关使用这些命令的详细信息,请参阅文章数据行和列中的格式

显示如何设置或更改为表字段的属性。

Access 现在提供了两种方法可以查看表字段的属性,您可以在数据表选项卡上使用的命令或您可以在设计视图中打开表。以下几组步骤介绍如何使用这两种方法。

通过使用数据表选项卡上的命令来查看表属性

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

  2. 单击数据表选项卡,然后使用数据类型和格式组中的命令来查看每个表字段的属性。

在设计视图中查看表属性

  1. 在导航窗格中,右键单击表,然后单击设计视图

    Access 将在设计网格中打开表。

  2. 如果尚未选中它,请在网格中,在字段属性的下半部分中,单击常规选项卡,。

    - 或 -

    若要查看的查阅字段的属性,请单击查阅选项卡。

    查阅字段是使用硬编码的值,列表,或者从数据库中的一个或多个表中检索的值的查询的表字段。默认情况下,查阅字段向您的列表窗体中显示这些值。根据数据库设计器将查阅字段的设置,您可以从该列表中选择一个或多个项目。

    查阅字段通常混淆 Access 的新用户,因为项的列表显示在一个位置 (Access 将创建查阅字段中的数据的列表),但数据可以驻留在另一个位置 (包含数据的表)。请记住,更新查阅字段中的数据时,您必须更新源表 (第二个位置)。无法更新从该列表的查阅字段。

下表列出了在数据输入影响最大的表属性,并说明了它们的影响。

属性

在表设计网格中的位置

可能的值

当您尝试输入数据时的行为

字段大小

常规”选项卡

0 到 255

字符限制仅适用于设置为文本数据类型的字段。如果您尝试输入多个指定的字符数,该字段剪切其。

必需

常规”选项卡

是/否​​

打开时,此属性,则必须在字段中,输入一个值,Access 将不允许您保存任何新数据,直到完成该字段。关闭时,该字段将接受空值,表示该字段可以保留为空。

注意: Null 值不等于零。零是数字,并访问可以在计算中使用它。空值是缺少、 未定义或未知的值。

允许零长度字符串

常规”选项卡

是/否​​

打开时,您可以输入零长度字符串,不包含字符的字符串。若要创建零长度字符串,键入一对双引号没有间距 (""),然后按 ENTER。

Indexed

常规”选项卡

是/否​​

当索引的表字段时,Access 会阻止您添加重复值。

输入掩码

常规”选项卡

预定义或自定义设置的文字和占位符字符

输入的掩码强制您输入的预定义格式的数据。当您选择的字段的表或窗体上的控件中显示掩码。例如,假设您单击日期字段,请参阅此设置的字符: MMM-日-年。输入掩码就是该组的字符。它将强制您为四位数字,而不是两个输入三个字母缩写,如日、 月值和年份值。因此如果您看到该掩码,您可以输入如 2006 年 10 月月 15 日的日期。

注意: 请记住,输入的掩码仅控制如何输入数据,不显示如何访问该数据。例如,您可以输入日期为 15-2006,但 Access 可能会将值存储为 10152006-即,不带格式的字符。然后,在表、 窗体或报表中查看日期时,Access 可能会设置其显示为 2006 年 10 月 15。

有关创建和使用输入的掩码的详细信息,请参阅文章数据行和列中的格式

显示控件

查找选项卡

值取决于为该字段设置数据类型

对于文本和数字的字段,您可以选择文本框、 列表框或组合框控件。表示是复选框、 文本框或组合框控件之间的任何字段,可以选择 /。

注意: 如果以外列表框组合框中选择任何内容,Access 会隐藏查阅选项卡上的其余属性。

行来源类型

查找选项卡

表/查询
值列表
字段列表

如果您设置为列表框组合框显示控件属性框中,您可以将此属性设置为表/查询值列表字段列表。反过来,此属性控制可以使用行来源属性中的值的类型。请参阅下一项。

行来源

查找选项卡

取决于行来源类型属性。

如果行来源类型属性设置为表/查询时,该属性字段可以包含表或查询的名称。如果属性设置为值列表中时,此属性将包含用分号 (;) 分隔的值的列表。如果行来源类型属性设置为字段列表中时,此属性将包含的表、 查询或结构化查询语言 (SQL) 语句的名称。

限于列表

查找选项卡

是/否​​

当用户在组合框控件中输入文本,设置为时,Access 找到匹配的值。将另一种方法,该设置使键入提示。设置也可防止用户编辑直接从列表或组合框控件列表中的项目。相反,用户必须编辑的项目,在行来源属性框中,或对于查阅字段,编辑表中包含的查阅字段的源数据的项目。有关使用查阅字段的详细信息,请参阅文章添加到数据库的一个或多个记录中的"编辑查阅字段中的项目"的部分。

允许编辑值列表

查找选项卡

是/否​​

启用或禁用为值列表,而不是查阅字段的编辑列表项目命令。若要启用该查阅字段的命令,请列表项目编辑窗体属性中输入有效的窗体名称。允许编辑值列表命令将出现在您打开,请右键单击列表框或组合框控件的快捷菜单。运行命令时,将显示编辑列表项目对话框。或者,如果您是在列表项目编辑窗体属性框中指定的窗体的名称,Access 将启动,而不是对话框中的窗体。

您可以从列表框中运行的编辑列表项目命令的组合框控件位于窗体和位于表和查询结果集。必须在设计视图或浏览视图中; 中打开窗体表和查询结果集必须在数据表视图中打开。

列表项目编辑窗体

查找选项卡

在数据输入窗体的名称

如果在此表属性中指定的数据输入窗体的名称,在用户运行的编辑列表项目命令时,将打开该窗体。否则,用户运行命令时,将显示编辑列表项目对话框。

有关设计数据库表和设置属性的详细信息,请参阅下列文章。

  • 数据库设计基础介绍基本概念,如规划数据库、 设计数据和规范化 — 将数据拆分为相关表和消除多余的数据的过程。

  • 数据库中的创建表说明了如何创建表、 添加主键 (唯一标识每个行或表格中的记录的字段),以及如何设置数据类型和表属性。

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使用窗体更新数据

使用窗体更新少量数据。在这种情况下,"小"意味着您想要手动更新的记录的任何数字。窗体可以提供更轻松、 更快和更准确地进行方法编辑和更新少量数据。

如何使用窗体以编辑数据取决于表单的设计。窗体可以包含的任意数量的控件,例如列表、 文本框、 按钮和数据表— 类似于 Excel 工作表的网格。反过来,每个窗体控件从读取数据或者将数据写入基础的表字段。您可以对给定控件所执行的操作取决于设置为基础表字段,为该字段,设置的任何属性的数据类型以及可能是多个数据库设计器设置为每个控件的属性。有关数据类型和字段属性是如何影响数据输入的详细信息,请参阅上文的数据类型如何影响输入数据的方式表字段属性影响方式输入数据

以下各节介绍如何使用最常见的数据输入控件。如果您有有关特定数据库的问题,请联系系统管理员或数据库设计器。

添加或编辑文本的文本框中

Access 使用文本和备注字段用于提供一个文本控件。通常情况下,您可以判断基础字段是文本或备注的控件,这通常反映了的基础表字段大小的大小。例如,如果将控件绑定到接受不超过 50 个字符的文本字段中,则控件的大小相应地。相反,如果将控件绑定到备注字段中,您可以调整控件的大小以显示一个或两个文本段落,而无需滚动。

此外,您可以设置用于支持格式文本格式的备注字段。然后可以对文本应用不同的字体、 大小、 样式和颜色。

在文本框中编辑文本

  • 将光标放在文本框中,并更改数据。请记住,不能对文本或备注字段中的数字执行计算。

应用格式文本格式

注意: 仅当文本框绑定到备注字段时,您可以按照以下步骤。请参阅在查看表字段的属性,本文前面的步骤。

  1. 在数据表视图中打开表后,选择备注字段。通常情况下,您可以查找名为"注释"字段笔记中,"或"说明"。

  2. 开始选项卡上,在字体组中,使用按钮和菜单的文本格式。

    可以应用不同的字体和大小,使文本加粗或倾斜、 更改颜色,依此类推。

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使用数据表更新数据

您可以直接在数据表视图 (行和列网格类似于 Excel 工作表) 中更改数据。您可以更改表、 查询结果集和窗体显示数据表中的数据。

通常情况下,当您需要更改只有少量记录或单个记录的各个部分使用数据表。如果您熟悉 Excel,数据表应为相对易于理解,,您可以更改无需更深入地了解的访问权限,如能够创建和运行查询。

执行操作时,请记住下列事实。

  • 您不需要显式保存所做的更改。Access 将它们提交到表格中时将光标移动到同一行中的新字段,或者当您将指针移到另一个行。

  • 默认情况下,应设置 Access 数据库中的字段,以接受特定类型的数据,例如文本或数字。必须输入域设置为接受的数据的类型。如果您未,Access 会显示一条错误消息。

  • 字段可能会应用了输入的掩码。输入的掩码是一套强制您输入数据以特定格式的文字和占位符字符。例如,输入的掩码邮政编码可能需要符合法语格式,而电话号码输入的掩码可能要求您输入数字德语格式的数据。

    关于输入掩码的详细信息,请参阅文章数据行和列中的格式

  • 除附件和多值的列表,您可以在大多数字段中输入只有一个值。如果您不知道某一字段是否接受附件,请,联系您的数据库设计器或系统管理员联系。您始终可以识别多值的列表,因为 Access 将显示每个列表项旁边的复选框。

更改数据表中的数据

  1. 在导航窗格中,双击表或查询,其中包含您想要更改的数据。

    默认情况下,Access 将打开的表或查询在数据表视图中,类似于 Excel 工作表的网格。

  2. 单击或否则为将焦点放在要更改的第一个字段和编辑数据。

  3. 要移动到下一个域,请按 TAB,使用其中一个箭头键,或单击下一步字段。

    当您按选项卡上,默认情况下时,Access 将使用 Windows 区域设置来确定是否向左或向右移动光标。如果计算机设置为使用从左到右读取语言,将光标向右移动,按 TAB 键时。如果计算机设置为读取从右到左的语言,将光标移动到左侧。

格式文本将格式应用于备注字段中的数据

  1. 表或查询结果在数据表视图中打开,选择备注字段。

    通常情况下,您可以查找名为"注释"字段"备注"或"说明"。如果仍找不到备注字段,请参阅在查看表字段的属性,本文前面的步骤。

  2. 开始选项卡上,在字体组中,使用按钮和菜单的文本格式。

    可以应用不同的字体和大小,使文本加粗或倾斜、 更改颜色,依此类推。

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使用更新查询更改现有数据

使用更新查询中添加、 更改或删除一个或多个现有记录的一部分 (但并非所有)。可以更新查询视为功能强大的窗体的查找和替换对话框。您输入的选择条件 (大致相当于搜索字符串) 和更新条件 (大致相当于替换字符串)。与对话框中,更新查询可以接受多个条件,使您可以更新大量记录一次,并允许您更改多个表中的记录。

请记住,您不能使用更新查询添加整个记录。若要执行此操作,您可以使用追加查询。

有关详细信息,请参阅文章向表通过使用追加查询添加记录

注意: 使用更新查询的最安全方法是首先创建测试选择条件的选择查询。例如,假设您要更新的一系列是/否字段从到给定的客户。为此,请添加条件,向您的选择查询直到返回所有所需的记录为该客户。确保您有正确的记录后,您将您的选择查询转换为更新查询、 输入更新条件,然后运行查询以更新所选的值。本部分中的步骤解释如何创建选择查询,然后将其转换为更新查询。

创建选择查询

  1. 打开包含要更新的记录的数据库。

  2. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    查询设计器中打开,显示设计选项卡,并显示表对话框中打开。

  3. 选择包含要更新,然后单击添加的记录的表,然后单击关闭

    或多个表显示为查询设计网格的上半部分中的一个或多个 windows 和 windows 列出每个表中的所有字段。下图显示了包含一个典型表的查询设计器。

    查询设计器中的表

  4. 双击您想要更新的域。查询设计器的下半部分中的字段行中显示所选的字段。

    您可以在下半部分中,添加一个表字段,每个列,或者,您可以添加一个表中的所有字段快速通过双击星号 (*) 的表字段列表的顶部。下图显示了添加的所有字段的查询设计器。

    添加了所有表字段的查询

  5. 或者,可以在设计网格的“条件”行中输入一个或多个条件。下表显示了一些示例条件,并说明了其作用于查询的效果。

条件

效果

> 234

返回所有大于 234 的数字。若要查找所有小于 234 的数字,请使用 < 234。

>= "Callahan"

返回从callahan 直至字母表末尾的所有记录

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

2-月-06 1 日,星期五 (ansi-89) 通过从返回的日期。如果数据库使用 ansi-92 通配符字符,而不是井号使用单引号 (') 引起来。示例: 之间 2/2/2006年和"12/1/2006年

Not "德国"

查找字段的具体内容并不完全等于“德国”的所有记录。此条件将返回包含除了“德国”以外的其他字符的记录,例如“德国(欧元)”或“欧洲(德国)”。

Not "T*"

查找所有不以 T 开头的记录。如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集,则使用百分号 (%) 替代星号。

Not "*t"

查找所有不以 t 结尾的记录。如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集,则使用百分号 (%) 替代星号。

In(加拿大,英国)

在列表中,查找包含“加拿大”或“英国”的所有记录。

Like "[A-D]*"

在文本字段中,找到以字母 A 到 D 开头的所有记录如果数据库使用 ansi-92 通配符字符集,而不是星号使用百分号 (%)。

Like "*ar*"

查找包含字母序列“ar”的所有记录。如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集,则使用百分号 (%) 替代星号。

Like "Maison Dewe?"

查找满足以下条件的所有记录:以“Maison”开头并包含另一个含有 5 个字母的字符串,且该字符串的前 4 字母是“Dewe”而最后的字母未知。如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集,则使用下划线 (_) 替代问号。

#2/2/2006#

查找 2006 年 2 月 2 日的所有记录。如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集,则用单引号(而不是井号)将日期括起来 ('2/2/2006')。

< Date() - 30

返回 30 天以前的所有日期。

Date()

返回包含当天日期的所有记录。

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

返回从今天起三个月内的所有记录。

Is Null

返回包含 Null(空或未定义)值的所有记录。

Is Not Null

返回包含值的所有记录。

""

返回包含零长度字符串的所有记录。当需要向必填字段添加值但还不知道添加什么值时,使用零长度字符串。例如,某个字段可能需要传真号码,但有些客户可能没有传真机。在这种情况下,可以输入中间没有空格的一对双引号 ("") ,而不输入号码。

  1. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”

    验证查询返回要更新的记录。根据需要您可以选择不需要的字段,并按 DELETE 键删除它们,您可以将其他字段拖动到设计网格中,和直到查询结果满意,您可以更改您的条件。

  2. 转到下列步骤。

更新记录

  1. 在“设计”选项卡上的“查询类型”组中,单击“更新”。

    这将更改为更新查询选择查询。Access 会在查询设计器的下半部分中添加更新到行。

    具有单个更新条件的更新查询

  2. 找到包含要更改的数据的字段,然后为该字段的更新到行中输入表达式 (这会更改您的数据)。

    下表显示了一些示例表达式并说明它们对数据进行了哪些更改。

表达式

结果

“销售人员”

在“文本”字段中,将文本值更改为“销售人员”。

# #8/10/06

在日期/时间字段中,变为 06 年 8 月月 10 日的日期值。

在“是/否”字段中,将值“”更改为“”。

"PN" & [商品编号]

将“PN”添加到每个指定部件号的开头。

[单价] * [数量]

将名为“单价”和“数量”字段中的值相乘。

[运费] * 1.5

将名为“运费”的字段中的值增大 50%。

DSum("[数量] * [单价]",
"订单详细信息", "[产品ID]=" & [产品ID])

当前表中的产品 Id 值匹配名为订单详细信息的表中的产品 Id 值字段中的值相乘来此表达式更新销售总额命名一个名为单价字段中的值数量。

Right([收货方邮政编码], 5)

截断文本或数字字符串中最左边的字符,保留最右边的五个字符。

IIf(IsNull([单价]),0,[单价])

更改为零 (0) 名为单价字段中的 null (未知或未定义) 值。

  1. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”

    将出现一条警告消息。下图显示的消息:

    更新查询警告消息

  2. 单击以运行查询。

    注意: 您可以关闭通知消息。要执行此操作,请单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,单击Access 选项,单击高级确认,清除动作查询复选框。

  3. 若要查看您的更新查询的结果在任一开始选项卡或设计选项卡的视图组中,单击视图,然后单击数据表视图。您也可以单击 Access 状态栏上的数据表视图按钮。

    注意: 运行查询时,您可能发现某些字段未显示结果集。如果您的查询中包含不更新的域,Access 会默认情况下删除这些字段。例如,您可能包含为帮助确保您的查询返回和运行正确的记录的两个表中的 ID 字段。如果不更新这些 ID 字段,Access 将删除它们。

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使用追加查询向表添加记录

追加查询的最常见用途之一是将源数据库中的一个或多个表中的一组记录添加到目标数据库中的一个或多个表。例如,假设您获得了一些新的客户和数据库中包含有关这些客户的信息的表格。若要避免手动输入新数据,您可以将其追加到相应的表或表数据库中。您还可以使用追加查询:

  • 追加根据条件的记录。例如,您可能想要追加的姓名和地址的客户订单未完成。

  • 其他表中不存在的一个表中的字段的一些情况下追加记录。例如,假设您客户表包含 11 个字段,另一个数据库中的客户表中的字段匹配的字段的 9。您可以使用追加查询的匹配的字段中添加数据,并忽略其他。

从一个数据库到另一个数据库追加的数据创建追加查询的过程遵循以下基本步骤:

  • 打开源数据库 (包含您想要追加的记录的数据库),并创建只返回的记录的选择查询,您想要追加。

  • 将该选择查询转换为追加查询。

  • 将目标表和字段添加到追加查询。如果要将记录追加到另一个数据库,您第一次打开该数据库,然后选择表。

  • 运行查询以追加记录。

注意: 开始之前,请备份数据。如果发生误操作,您可以从目标表中,删除追加的记录,但手动删除大量记录会花费很长时间。在遇到备份可以帮助您更少的时间修复任何错误。

创建选择查询

  1. 打开源数据库,包含您想要追加的记录的数据库。

  2. 在“<ui>创建</ui>”选项卡上的“<ui>其他</ui>”组中,单击“<ui>查询设计</ui>”。

    显示查询设计网格中,并显示显示表对话框。

  3. 选择包含要追加,请单击添加,然后单击关闭所需的记录的表。

    表显示为查询设计网格的上半部分中的一个窗口。窗口将列出表中的所有字段。此图显示在查询设计器中的一个典型表:

    查询设计器中的表

  4. 拖动要追加到查询设计网格的字段行的下半部分中的表中的字段。

    在下半部分中,您可以添加一个表字段,每个列。若要快速添加所有字段,单击表字段列表顶部的星号 (*)。下图显示了添加多个表字段的查询设计器:

    设计网格中具有三个字段的查询

    下图显示了添加的所有字段的设计器:

    包含所有表字段的查询。

  5. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”

    验证查询返回要追加的记录。根据需要您可以清除显示复选框,或按 DELETE 键删除不需要的字段。您可以将其他字段拖动到设计网格查询结果满意,直到。

  6. 继续执行后面的步骤。

将查询转换为追加查询

  1. “设计”选项卡上的“查询类型”组中,单击“追加”

    将出现“追加”对话框。

  2. 此时,您可以追加到同一数据库中的另一个表中的记录,或将记录追加到另一个数据库中的表。

    • 将记录追加到同一个数据库中的表

      1. 追加对话框中,单击当前数据库(如果尚未选中),然后从表名称列表中选择目标表。

      2. 单击“确定”。

        步骤 4 中的上一节,在查询设计网格添加部分或全部源表中的字段。如果您在该步骤添加整个表,Access 现在向整个目标表的追加到行中,如下所示:

        包含两个表中所有字段的追加查询

        - 或 -

        如果步骤 4 中上一节中,添加了个别字段,并且源表和目标表中的字段名匹配,Access 会自动添加的目标字段名称中的追加到行中,如下所示:

        具有匹配字段的追加查询

        - 或 -

        如果您添加了个别字段,并且某些或所有源表和目标表中的名称不都匹配,则 Access 将在追加到行不匹配的字段留空。单击每个空白字段,然后选择所需的结果列表中,从来源字段,如下所示。

        选择追加查询的目标字段

      3. 若要预览所做的更改,请单击视图

      4. 返回到设计视图,然后单击运行以追加记录。

    • 将记录追加到另一个数据库中的表

      1. 在“追加”对话框中,单击“其他数据库”。

      2. 文件名字段中,键入位置和目标数据库的名称。

      3. 表名称字段中,键入目标表的名称,然后单击确定

        - 或 -

        单击浏览并使用第二个追加对话框查找目标数据库。找到并选择目标数据库之后,请单击确定。关闭第二个对话框。在第一个对话框中,在表名称字段中,输入与目标表的名称,然后单击确定

        键入与目标表的名称,然后单击确定以关闭第一个追加对话框。

        步骤 4 中的上一节,在查询设计网格中字段行到添加部分或全部源表中的字段。如果您在该步骤添加整个表,Access 现在向整个目标表的追加到行中,如下所示:

        包含两个表中所有字段的追加查询

        - 或 -

        如果您在步骤 4 和中的源表和目标表匹配的字段名称中添加了个别字段,Access 自动添加目标字段名称中的追加到行中,如下所示:

        具有匹配字段的追加查询

        - 或 -

        如果您添加了个别字段,并且某些或所有源表和目标表中的名称不都匹配,则 Access 将在追加到行不匹配的字段留空。单击每个空白字段,然后从结果列表中,选择所需的目标字段如下所示:

        选择追加查询的目标字段

      4. 若要预览所做的更改,请单击视图

      5. 切换到设计视图,然后单击运行以追加记录。

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使用“查找和替换”对话框更改数据

查找和替换对话框中提供的另一种方法更快、 更轻松更改少量数据。说明如何使用对话框中已超出了本文的范围。

有关使用对话框中的信息,请参阅使用查找和替换对话框中更改数据一文。

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使用级联更新更改主键和外键的值

有时,您可能需要更新主键值。如果该主键用作外键,可以通过外键的所有子实例自动更新您的更改。

提醒,主键是唯一标识数据库表中的每一行 (记录) 的值。外键是相匹配的主键的列。通常外, 键位于其他表中,并且它们使您能够之间创建关系 (链接) 表中的数据。

例如,假设一个产品 ID 号用作主键。一个 ID 号唯一标识一个产品。使用该 ID 号作为订单数据的表中的外键。这样,因为的随时某人将为该产品,订单 ID 成为顺序的一部分,您可以找到每个产品,涉及的所有订单。

有时,这些 ID 号 (或其他类型的主键) 更改。此时,您可以更改您的主键值,并且具有自动级联通过所有相关的子记录所做的更改。您可以通过启用参照完整性和级联更新两个表之间启用此行为。

执行操作时,请记住下列规则:

  • 您可以启用级联更新仅对主键字段设置为文本或数字的数据类型。设置为自动编号数据类型的字段,不能使用级联更新。

  • 您可以启用仅具有一个一对多关系的表之间的级联更新。

下面的步骤解释如何创建关系,并启用级联更新对该关系。

创建关系

  1. 在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“关系”。

  2. 设计选项卡上的关系组中,单击显示表

    显示显示表对话框。

  3. 如果尚未选中它,请单击表格选项卡,选择您想要更改,请单击添加,然后单击关闭的表。

    您可以按 shift 键以选择多个表,也可以单独添加每个表。选择仅在关系的"一"和"多"方表。

  4. 关系窗口中的主键从表关系的"一"端上拖放它关系的"多"方表的外键字段上。

    显示编辑关系对话框。下图显示了对话框中:

    “编辑关系”对话框

  5. 选择实施参照完整性复选框,然后单击创建

  6. 转到下一组步骤。

启用级联更新主键中

  1. 如果未按照上一节中的步骤操作,打开包含要更改的关系的数据库。

  2. 在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“关系”。

    关系窗口显示,并显示在数据库中表之间的联接 (显示为连接线)。下图显示了一个典型的关系:

    两个表之间的关系

  3. 右键单击父级和子级的表之间的连接线,然后单击编辑关系

    显示编辑关系对话框。下图显示了对话框中:

    具有现有关系的“编辑关系”对话框

  4. 选择级联更新相关字段,确保实施参照完整性复选框已选中,然后单击确定

有关创建关系的详细信息。请参阅下列文章:

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