更新外部引用(链接)时的控制

创建对其他工作簿的外部引用(也称为链接)时,可以控制何时以及何时更新这些工作簿。 这一点很重要,因为如果其他人更改了链接单元格的值,Excel 不会更新链接并显示新值,除非你将其告知。

包含链接的工作簿称为目标工作簿,它所链接到的工作簿称为工作簿。 你可以将多个源工作簿链接到单个目标工作簿。

工作簿包含链接

1. 目标工作簿包含外部引用(链接)。

2. 外部引用(或链接)是对源工作簿中的单元格或区域的引用。

3. 源工作簿包含链接的单元格或区域,以及返回到目标工作簿的实际值。

注意: 虽然对可以链接到的工作簿的数量没有限制,但通常最好将其链接到尽可能少的位置。 否则,您可能会遇到公式重新计算的性能问题。 也可以交叉链接工作簿,其中每个工作簿都用作源和目标,但这可能会令人困惑且难以管理。

当源和目标工作簿在同一台计算机上打开时,链接将自动更新。 当打开了目标工作簿而未打开源工作簿时,信任栏可能会对您发出警告,询问是否更新链接。 可以控制信任栏是否向您发出警告,以及当警告不出现时是否更新所有链接。 如果工作簿包含多个链接,也可以选择仅更新某些链接。

在以下部分中,我们将查看用于管理链接更新方式的最常见选项。

  1. 关闭所有源工作簿。 如果某个源工作簿处于打开状态,而其他工作簿已关闭,则更新将不一致。

  2. 打开目标工作簿。

  3. 若要更新链接,请在信任栏上单击 "更新"。 如果不想更新链接,请关闭信任栏(在右侧查找X )。

  1. 打开包含链接的工作簿。

  2. 转到 "数据>查询 & 连接" > "编辑链接"。

    数据连接

  3. 在“”列表中,单击要更新的链接对象。

    你可以通过ctrl + 单击,或使用ctrl + A选择单个工作簿。

  4. 单击“更新值”。

    Excel 的 "编辑链接" 对话框,从数据 > 查询 & 连接 > 编辑链接

  1. 找到要用作外部引用的新源的工作簿,并记下其位置。

  2. 在目标工作簿中,选择包含要更改的外部引用的单元格。

  3. 在 " 编辑栏 " 按钮图像 中,查找对另一个工作簿的引用(如 C:\Reports\ [[.xlsx]),并将该引用替换为新源工作簿的位置。

在打开文件时,你可以决定是否更新此工作簿中的链接(打开文件时未更新),或者在不提示用户的情况下自动更新此工作簿中的链接。

警告: 此选项影响该工作簿的所有用户。 如果选择不更新链接并且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据是否过期。

  1. 转到 "数据>查询 & 连接" > "编辑链接"。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 从以下三个选项中选择一个:

  • 让用户选择显示警报

  • 不显示该警告,也不更新自动链接

  • 不要显示 "通知" 和 "更新" 链接。

注意: 

  • 自动和手动更新选项-公式链接始终设置为 "自动"。

  • 即使指定 Excel 不应该询问是否更新链接,如果存在任何断开的链接,您仍然会得到通知

当打开 "编辑链接" 对话框("数据" >查询 & 连接> "编辑链接")时,你将看到用于处理现有链接的多个选项。 你可以通过ctrl + 单击,或使用ctrl + A选择单个工作簿。

Excel 的 "编辑链接" 对话框,从数据 > 查询 & 连接 > 编辑链接
  • 更新值

    这将更新所有选定的工作簿。

  • 更改源

    如果你希望将现有链接指向另一个源,此选项将非常有用。 例如,您可能拥有上一年的工作簿,并且需要在新的一年开始时指向新工作簿。 选择 "更改源" 将启动 "文件资源管理器" 对话框,您可以在其中浏览到新的源工作簿。 如果工作簿中包含多个工作表,系统将提示您指定要链接到的工作表,只需单击所需工作表,然后单击"确定"

    注意: 通过从 "更改源" 对话框中选择工作簿,可以将工作簿重新指向其自身。 这将对原始链接的源工作簿的任何公式进行服务器的链接。

  • 打开源

    这将打开源工作簿。

  • 断开链接

    重要: 如果要断开与源的链接,则所有使用源的公式都将转换为其当前值。 例如,link = SUM ([预算 .xlsx] 年度!C10: C25)将转换为源工作簿中的值的总和。 由于此操作无法撤消,你可能需要先保存文件的一个版本。

    1. 在 "数据" 选项卡上的 "查询 & 连接" 组中,单击 "编辑链接"。

    2. 在“”列表中,单击要断开的链接。

      你可以通过ctrl + 单击,或使用ctrl + A选择单个工作簿。

    3. 单击“断开链接”。

      注意: 

      • 如果链接使用的是已定义名称,则不会自动删除该名称,因此你可能还希望删除该名称。

      • 要删除名称,请执行以下操作:

      • 如果使用外部数据区域,查询参数也可能使用其他工作簿中的数据。 您可能需要检查或删除任何这些类型的链接。

      • “公式”选项卡上的“已定义名称”组中,单击“名称管理器”

      • 在“名称”列中,单击要删除的名称,然后单击“删除”。

  • 检查状态

    这只是在 "编辑链接" 窗格中显示通知,无论链接的工作簿是否仍然是有效的源。 它应显示"确定",但如果不这样做,则需要检查源工作簿。 在许多情况下,源工作簿可能已被移动或删除,请剪切该链接。 如果工作簿仍然存在,可以使用 "更改源" 选项重新链接工作簿。

  • 是否可以将单个公式替换为其计算值?

    可以。 如果用公式的值来替换公式,则 Excel 将永久删除该公式。 如果意外将公式替换为值,并且想要还原公式,请在输入或粘贴值后立即单击 "撤消" “撤消”按钮

    1. Ctrl + C复制公式。

    2. Alt + E + S + V将公式粘贴为其值,或转到 "开始>剪贴板">粘贴> "粘贴值"。

  • 如果未连接到源,该怎么办?

    单击“不更新”。 Excel 无法更新没有连接的源。 例如,源可能在网络上,而您无法连接到该网络。

  • 不希望将当前数据替换为新数据

    单击“不更新”。

  • 我已尝试最后一次更新,但花费的时间太长

    单击“不更新”。 如果数据不需要保持最新,则可以不更新全部链接以便节省时间。 打开工作簿之后,在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”,然后仅从所需的源更新链接。

  • 其他人创建了工作簿,但我不知道我为什么会看到此提示

    单击 "不更新",然后联系工作簿的所有者。 您还可以调查工作簿中的链接。 在 "数据" 选项卡上的 "查询 & 连接" 组中,单击 "编辑链接"。

  • 每次都以相同的方式回答提示,并且不希望再次看到它

    您可以固定的方式回答启动提示,以及避免在此工作簿中看到启动提示。

    • 对所有打开的工作簿都不提示,并自动更新链接    

      此选项影响计算机上打开的每个工作簿。 在另一台计算机上打开该工作簿的用户不会受到影响。

      1. 转到 "文件" > "高级"选项> "高级"。

      2. 在“常规”下,清除“请求自动更新链接”复选框。 如果清除此复选框,则链接将自动更新,并且不显示任何警告。

    • 对此工作簿的所有用户都以相同方式进行提示    

      警告: 此选项会影响该工作簿的所有用户。 如果选择不更新链接且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据过期。

      转到 "数据" >查询 & 连接> ">启动提示编辑链接",然后选择所需选项。。

      注意: 如果有任何失效链接,你仍会收到通知。

  • 如果使用参数查询怎么办?

    1. 单击“不更新”。

    2. 关闭目标工作簿。

    3. 打开源工作簿。

    4. 打开目标工作簿。

    5. 单击“更新”。

    如果源工作簿没有打开,指向参数查询的链接就不能更新。

  • 为什么不能选择 "手动" 作为特定外部链接的更新选项?

    公式链接始终设置为 "自动"。

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