更新外部引用(链接)时的控制

创建外部引用(也称为链接)时,您可以控制是否使外部引用保持最新状态,以及何时对其进行更新。如果有其他用户更改了单元格中的值,则 Microsoft Excel 不会查找新的值,除非您指示它这么做。

了解有关外部引用的更多信息

包含链接的工作簿称为目标工作簿,链接到它的工作簿称为源工作簿。如果您打开的工作簿(称为目标文件)包含指向其他工作簿或文件(称为源文件)的链接,并且源文件发生改变,那么您打开的工作簿中的链接显示的可能是过时的信息。

工作簿包含链接

1. 目标工作簿包含外部引用。

2. 外部引用(或链接)是对源工作簿中单元格区域的引用。

3. 源工作簿包含在目标工作簿中检索和放置的单元格和实际值。

控制指向其他工作簿的链接

当源工作簿和目标工作簿在同一台计算机上同时打开时,链接将自动更新。当打开了目标工作簿而未打开源工作簿时,信任栏可能会对您发出警告,询问是否更新链接。可以控制信任栏是否向您发出警告,以及当警告不出现时是否更新所有链接。如果工作簿包含多个链接,也可只更新其中部分链接。

手动更新工作簿中的所有链接或不更新链接

  1. 关闭所有工作簿。如果某个源工作簿处于打开状态,而其他工作簿已关闭,则更新将不一致。

  2. 打开包含链接的工作簿。

  3. 要更新这些链接,请在信任栏上单击“选项”,然后单击“启用此内容”。

只手动更新指向其他工作簿的部分链接

  1. 关闭所有工作簿。

  2. 打开包含链接的工作簿。

  3. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

    数据连接

  4. 在“”列表中,单击要更新的链接对象。

    若要选择多个链接,请在按住 Ctrl 的同时单击每个链接对象。

    若要选择所有链接,请按 Ctrl+A。

  5. 单击“更新值”。

控制更新所有链接的启动提示

您可以决定是在启动时还是在启动后自动更新链接。

不请求更新该工作簿的链接,让我控制链接是否更新

警告: 此选项影响该工作簿的所有用户。如果选择不更新链接并且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据是否过期。

  1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 选择所需的选项。

注意: 即使指定 Excel 不应该询问是否更新链接,如果存在任何断开的链接,您仍然会得到通知

确定出现启动提示时是否更新链接

在“启动提示”对话框中您可以做出许多决定。

如果忘记是否创建链接

  1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 单击“不显示该警告,同时也不更新自动链接”。

有可能在工作簿之间移动或复制区域、工作表或图表时不小心创建一个链接。请打开工作簿,找到所创建的链接,然后断开该链接或将其替换为某一值。

断开与源文件的链接

重要: 如果要断开与源的链接,则所有使用源的公式都将转换为其当前值。例如,链接 =SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25) 将转换为 =45。因为此操作无法撤消,所以可能要保存文件版本

  1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

  2. 在“”列表中,单击要断开的链接。

    • 若要选定对同一源文件的多个链接,请按住 Ctrl 单击各个链接对象。

    • 要选择所有链接,请按 Ctrl+A。

  3. 单击“断开链接”。

  4. 如果链接使用了已定义名称,则该名称不会被自动删除。您可能还要删除该名称。

    删除名称

  5. “公式”选项卡上的“已定义名称”组中,单击“名称管理器”

  6. 在“名称”列中,单击要删除的名称,然后单击“删除”。

  7. 如果您使用了外部数据区域,则查询参数还可能使用其他工作簿中的数据。您可能需要检查或删除任何这些类型的链接。

用计算结果替换单一公式

如果用公式的值来替换公式,则 Excel 将永久删除该公式。如果不小心用值替换了公式,并希望还原该公式,请在输入或粘贴值后,立即单击“撤消按钮图像

  1. 选择包含公式的单元格。
    如果公式是数组公式,请选择包含数组公式的区域。
    选择包含数组的区域   

    1. 在数组区域中,单击任意单元格。

    2. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”,然后单击“定位条件”。

    3. 在“定位条件”对话框中,单击“当前数组”。

  2. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制按钮图像

  3. 单击“粘贴按钮图像

  4. 单击“粘贴选项按钮图像 旁边的箭头,然后单击“数值按钮图像

如果知道没有连接到源

单击“不更新”。Excel 无法更新没有连接的源。例如,源可能在网络上,而您无法连接到该网络。

如果希望数据保持原样,不希望用新数据代替

单击“不更新”。

如果上一次曾试图更新,但所用时间很长

单击“不更新”。如果数据不需要保持最新,则可以不更新全部链接以便节省时间。打开工作簿之后,在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”,然后仅从所需的源更新链接。

如果其他人创建了工作簿,且您不知道为何出现此提示

单击“不更新”。 请与工作簿的所有者联系。 您也可以查看工作簿中有哪些链接。 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

如果每次对提示的回答都相同,且不希望再次看到它

您可以固定的方式回答启动提示,以及避免在此工作簿中看到启动提示。

对所有打开的工作簿都不提示,并自动更新链接   

此选项影响计算机上打开的每个工作簿。在另一台计算机上打开该工作簿的用户不会受到影响。

  1. 单击“文件”选项卡,单击“选项”,然后单击“高级”类别。

    在 Excel 2007 中,单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,单击“Excel 选项”,然后单击“高级”类别。

  2. 在“常规”下,清除“请求自动更新链接”复选框。如果清除此复选框,则链接将自动更新,并且不显示任何警告。

对此工作簿的所有用户都以相同方式进行提示   

警告: 此选项会影响该工作簿的所有用户。如果选择不更新链接且不显示提示,则该工作簿的用户将不知道数据过期。

  1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中,单击“编辑链接”。

  2. 单击“启动提示”。

  3. 选择所需的选项。

注意: 如果有任何失效链接,你仍会收到通知。

如果知道 Excel 试图连接的工作簿是可用的

单击“更新”。这将确保您拥有最新的数据。

如果您使用参数查询

如果源工作簿没有打开,指向参数查询的链接就不能更新。

  1. 单击“不更新”。

  2. 关闭目标工作簿。

  3. 打开源工作簿。

  4. 打开目标工作簿。

  5. 单击“更新”。

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