更改 Office 365 中非活动邮箱的保留期

非活动邮箱用于在员工离职后保留其电子邮件。如果已向邮箱应用诉讼保留、就地保留、Office 365 保留策略或与电子数据展示事例相关联的保留,且相应的 Office 365 用户帐户已删除,则此邮箱会变为非活动邮箱。由于在邮箱变为非活动邮箱之前将其置于保留状态,因此非活动邮箱的内容会在此保留期内保留。保留期定义了“可恢复项目”文件夹中的项目的保留持续时间。如果“可恢复项目”文件夹中的项目的保留期过期,则此项目会从非活动邮箱中永久删除(清除)。在邮箱变为非活动邮箱后,可更改分配给非活动邮箱的保留或 Office 365 保留策略的持续时间。

重要: 我们推迟了创建新的就地保留以使邮箱处于非活动状态的截止日期(2017 年 7 月 1 日)。但今年晚些时候或明年初,用户将不能在 Exchange Online 中创建新的就地保留。到时候仅可使用诉讼保留和 Office 365 保留策略创建非活动状态的邮箱。但是,现有的就地保留中的非活动邮箱仍受支持,并且用户可继续管理非活动状态邮箱的就地保留。这包括更改就地保留的持续时间,以及通过删除就地保留来永久删除非活动状态的邮箱。

准备工作

  • 必须使用 Exchange Online PowerShell 更改非活动邮箱的诉讼保留的保留期限。不能使用 Exchange 管理中心 (EAC)。但可使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 更改就地保留的保留期。可使用 Office 365 安全和合规性中心 或 安全和合规性中心 PowerShell 更改 Office 365 保留策略的保留期。

  • 若要连接 Exchange Online PowerShell 或 安全和合规性中心 PowerShell,请参阅下列主题之一:

  • 请注意,与电子数据展示事例相关联的保留是无限保留,也就是说没有可更改的保留期。项目将永久保留,或一直保留到删除保留且删除非活动邮箱时。

  • 有关非活动邮箱的详细信息,请参阅 Office 365 中的非活动邮箱

第 1 步:识别非活动邮箱上的保留

由于可能会对非活动邮箱应用不同类型的保留或者一个或多个 Office 365 保留策略,因此第一步是识别非活动邮箱上的保留。

在 Exchange Online PowerShell 中运行以下命令,显示组织中所有非活动邮箱的保留信息。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

如果 LitigationHoldEnabled 属性的值为 True,则表示非活动邮箱被置于诉讼保留状态。如果对非活动邮箱应用就地保留、电子数据展示保留或 Office 365 保留策略,则保留或保留策略的 GUID 会显示为 InPlaceHolds 属性的值。例如,下面显示了四个非活动邮箱的结果。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

下表辨识用于使每个邮箱非活动的五种不同的保留类型。

非活动邮箱

保留类型

如何识别非活动邮箱上的保留

Ann Beebe

诉讼保留

LitigationHoldEnabled 属性设置为 True

Pilar Pinilla

就地保留

InPlaceHolds 属性包含应用于非活动邮箱的就地保留的 GUID。可判断这是就地保留,因为此 ID 开头没有前缀。

可在 Exchange Online PowerShell 中使用 Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL 命令,获取非活动邮箱上就地保留的相关信息。

Mario Necaise

安全和合规性中心 中的组织范围内 Office 365 保留策略

InPlaceHolds 属性为空。这表示一个或多个组织范围内(或 Exchange 范围内) Office 365 保留策略应用于非活动邮箱。

在这种情况下,可在 Exchange Online PowerShell 中运行 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令,获取组织范围内 Office 365 保留策略的 Guid 列表。应用于 Exchange 邮箱的组织范围内保留策略的 GUID 以 mbx 前缀开头;例如 mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02

若要识别应用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略,请在 安全和合规性中心 PowerShell 中运行以下命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Carol Olson

安全和合规性中心 中应用于特定邮箱的 Office 365 保留策略

InPlaceHolds 属性包含应用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略的 GUID。可判断这是应用于特定邮箱的保留策略,因为此 GUID 以 mbx 前缀开头。请注意,如果应用于非活动邮箱的保留策略的 GUID 以 skp 前缀开头,则表示该保留策略应用于 Skype for Business 对话。

若要识别应用于非活动邮箱的 Office 365 保留策略,请在 安全和合规性中心 PowerShell 中运行以下命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

运行此命令时请务必删除 mbxskp 前缀。

Abraham McMahon

安全和合规性中心 中的电子数据展示事例保留

InPlaceHolds 属性包含应用于非活动邮箱的电子数据展示事例保留的 GUID。可判断这是电子数据展示事例保留,因为此 GUID 以 UniH 前缀开头。

可在 安全和合规性中心 PowerShell 使用 Get-CaseHoldPolicy cmdlet,获取与非活动邮箱上的保留相关联的电子数据展示事例的相关信息。例如,可运行命令 Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name,显示非活动邮箱上事例保留的名称。运行此命令时请务必删除 UniH 前缀。

若要辨识与非活动邮箱上的保留相关联的电子数据展示事例,请运行以下命令。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

注意: 不建议对非活动邮箱使用电子数据展示保留。这是因为电子数据展示事例针对有时间限制的法律问题相关特定事例。有时法律案件可能会结束,与该案例相关的保留也将随之删除,从而电子数据展示事例将关闭(或被删除)。实际上,如果应用于某非活动邮箱的保留与电子数据展示事例相关联,并解除保留或关闭(或删除)电子数据展示事例,则非活动邮箱将被永久删除。

有关 Office 365 保留策略的详细信息,请参阅 Office 365 中的保留策略概述

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第 2 步:更改非活动邮箱的保留期

在确定了非活动邮箱上设置的保留的类型(以及是否设置多个保留)后,下一步就要更改保留期了。

更改诉讼保留的保留期

下面介绍了如何使用 Exchange Online PowerShell 更改非活动邮箱上设置的诉讼保留的保留期。不能使用 EAC。运行以下命令,更改保留期。在此示例中,可将保留期更改为无限期。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

结果就是,非活动邮箱中的项目会无限期地保留,或者一直保留到删除保留设置或更改保留期。

提示: 标识非活动邮箱的最佳方式是使用可分辨名称Exchange GUID 值。使用下列值之一有助于避免意外指定错误的邮箱。

更改就地保留的保留期

可使用 EAC 或 Exchange Online PowerShell 更改就地保留的保留期。

使用 EAC 更改保留期

  1. 如果您知道要更改的就地保留的名称,请转到下一步。如果不知道,请运行以下命令,获取非活动邮箱上设置的就地保留的名称。使用您在Step 1中获得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 在 EAC 中,转到“合规性管理”>“就地电子数据展示和保留”。

  3. 选择要更改的就地保留,再单击“编辑“编辑”图标

  4. 在“就地电子数据展示和保留”属性页上,单击“就地保留”。

  5. 根据当前的保留期执行下列操作之一:

    1. 单击“无限期保留”可以无限期地保留项目。

    2. 单击“指定自接收日期起保留邮件的天数”可以在特定的时间段内保留项目。键入所需的项目保留天数。

    更改就地保留的持续时间的屏幕截图
  6. 单击“保存”。

使用 Exchange Online PowerShell 更改保留期

  1. 如果您知道要更改的就地保留的名称,请转到下一步。如果不知道,请运行以下命令,获取非活动邮箱上设置的就地保留的名称。使用您在Step 1中获得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 运行以下命令,更改保留期。在此示例中,更改后的保留期为 2,555 天(大约 7 年)。

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    若要将保留期更改为无限期,请使用 -ItemHoldPeriod unlimited。

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详细信息

  • 如何计算非活动邮箱中项目的保留期?   保留期从邮箱项目的接收或创建原始日期开始计算。

  • 当保留期过期时,会怎么样?   当“可恢复的项目”文件夹中邮箱项目的保留期过期时,系统会将此项目从非活动邮箱中永久删除(清除)。如果非活动邮箱上设置的保留没有指定的保留期,则“可恢复的项目”文件夹中的项目永远都不会清除(除非您更改非活动邮箱的保留期)。

  • Exchange 保留策略是否仍对非活动邮箱有效?   如果邮箱在变为非活动邮箱时应用了 Exchange 保留策略(Exchange Online 中的邮件传递记录管理或 MRM 功能),则删除策略(配置了 Delete 保留操作的保留标记)会继续对非活动邮箱有效。也就是说,在保留期过期时,标记有删除策略的项目会移到“可恢复项目”文件夹中。当项目的保留期过期时,这些项目会从非活动邮箱中清除。

    相反,分配给非活动邮箱的保留策略中包含的所有存档策略(配置了 MoveToArchive 保留操作的保留标记)会遭到忽略。也就是说,在保留期过期时,非活动邮箱中标记有存档策略的项目会保留在主邮箱中。这些项目不会移到存档邮箱或其中的“可恢复的项目”文件夹内。由于用户无法登录非活动邮箱,因此没有理由消耗数据中心资源来处理存档策略。

  • 若要检查新的保留期,请运行下列命令之一。   第一个命令适用于诉讼保留;第二个命令适用于就地保留。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • 托管文件夹助理 (MFA) 还会处理非活动邮箱,就像处理常规邮箱一样。   在 Exchange Online 中,MFA 大约每 7 天处理一次邮箱。更改非活动邮箱的保留期后,您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 立即开始处理非活动邮箱的新保留期。运行以下命令。

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • 如果对非活动邮箱应用了大量保留,并不会显示所有保留 GUID。   可运行以下命令,显示应用于非活动邮箱的所有保留(除诉讼保留外)的 GUID。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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